江蘇省采供血機(jī)構(gòu)檔案工作現(xiàn)狀調(diào)查及思考

蔡新華（江蘇省血液中心，江蘇南京，210042）

采供血機(jī)構(gòu)檔案是指采供血機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像和機(jī)讀等不同形式、載體的歷史記錄。它是采供血機(jī)構(gòu)的寶貴財(cái)富，為采供血事業(yè)的發(fā)展起到指導(dǎo)、憑證和查考作用。

為貫徹《檔案法》、《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》，江蘇省血液中心舉辦了首屆“采供血機(jī)構(gòu)檔案工作研討班”。會(huì)議期間我們對(duì)參會(huì)單位的檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查。本次參會(huì)共計(jì)31家采供血機(jī)構(gòu)，外省5家，省內(nèi)26家。

一、檔案工作現(xiàn)狀調(diào)查

1.調(diào)查對(duì)象與方法

表1 檔案管理措施

表2 人員結(jié)構(gòu)

表3 檔案設(shè)施

表4 檔案設(shè)備

表5 計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)

表6 檔案開發(fā)利用

我們選取江蘇省內(nèi)的26家作為調(diào)查分析對(duì)象，通過問卷、訪問、座談方式，最終得到有效調(diào)查資料25份。其中血液中心2家；中心血站12家（包括軍隊(duì)1家）；血站11家。

2.調(diào)查內(nèi)容設(shè)計(jì)

本次調(diào)查內(nèi)容主要是根據(jù)《江蘇省機(jī)關(guān)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》的要求，包括各采供血機(jī)構(gòu)檔案管理措施是否建立“三納入、四參加”；各檔案室基本建設(shè)包括人員配置、檔案設(shè)施、檔案設(shè)備和現(xiàn)代化建設(shè)；檔案開發(fā)與利用包括利用效果、編研成果。

3.調(diào)查數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（見表1-6）

二、檔案工作存在的問題

1.檔案管理措施不到位，人員配置不合理

少數(shù)單位對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)不強(qiáng)，重視不夠。檔案工作沒有列入年度工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)崗位職責(zé)，檔案工作人員未參加單位的重大活動(dòng)和重要會(huì)議，尤其是重大項(xiàng)目的驗(yàn)收只占64%，項(xiàng)目開箱只占44%。檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案工作人員辦公室和閱檔室沒能有效分開，不符合檔案管理基本要求。必要的防護(hù)措施不到位，檔案安全保管存在一定隱患。檔案工作人員配備不到位，長期以來，部分單位對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不到位，觀念落后，“重藏輕用”的現(xiàn)象還普遍地存在于檔案工作中。許多人片面地認(rèn)為檔案室的主要任務(wù)是保管檔案材料，檔案工作人員只要具備基本的應(yīng)用操作能力就可以了，因而致使檔案人員兼職過多，專職人員較少，人員變動(dòng)頻繁，部分工作人員專業(yè)能力不強(qiáng)，沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)不熟，檔案工作人員的職責(zé)不能正常履行。

2.檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后

一些單位檔案信息化建設(shè)沒有納入本單位發(fā)展規(guī)劃，沒有將檔案信息化與單位信息化建設(shè)同步實(shí)施，少數(shù)單位檔案室沒有配備計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件，沒有建立檔案信息檢索系統(tǒng)，檔案檢索仍停留在原始的手工檢索方式。檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)基本為空白，在檔案信息數(shù)字化方面，只有南京紅十字血液中心做了一些工作?？傊?，我省采供血機(jī)構(gòu)檔案現(xiàn)代化管理還處在初級(jí)階段。

3.檔案提供利用方式單一，編研缺乏深度

大多數(shù)單位檔案的利用主要還是被動(dòng)的你查我找，檔案編研工作薄弱，停留在大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等編研材料，層次不高，精品不多，服務(wù)單位中心工作的能力不強(qiáng)。多數(shù)單位不知編研該如何選題，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新理念。各采供血機(jī)構(gòu)也缺少相互之間的工作交流，例如，雖然25家都制定了《文件歸檔范圍和保管期限表》，但都覺得缺乏規(guī)范性，因?yàn)椴晒┭ぷ鬟^程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案，占采供血機(jī)構(gòu)檔案的絕大部分，如何管理只能靠各自對(duì)國家檔案局8號(hào)令和血站質(zhì)量管理規(guī)范的理解，所以造成檔案歸檔、保管期限不規(guī)范。

三、加強(qiáng)采供血機(jī)構(gòu)檔案工作的幾點(diǎn)思考

1.明確職責(zé)，發(fā)揮檔案室組織管理作用

首先采供血機(jī)構(gòu)檔案工作必須列入單位工作計(jì)劃和長遠(yuǎn)發(fā)展計(jì)劃，必須作為單位的一項(xiàng)重要工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，明確分管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決檔案工作中產(chǎn)生的困難和問題，不斷改善檔案的保管條件，保證檔案工作的發(fā)展與單位其它工作的發(fā)展同步。第二要明確檔案室的管理職責(zé)，不僅是對(duì)本單位檔案的管理，還應(yīng)對(duì)本單位檔案工作加強(qiáng)管理。特別是要加強(qiáng)對(duì)各科室檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督，要形成一套完整的管理考核制度，建立一個(gè)完整的管理體系。

2.提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)繼續(xù)教育

檔案工作人員要主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代的變化和檔案管理技術(shù)與手段的變化，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，在不斷提高自身業(yè)務(wù)水平與技能的同時(shí)，不斷提高自身的科學(xué)文化素質(zhì)。

要充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)發(fā)展、檔案服務(wù)質(zhì)量提高的根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。繼續(xù)教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。第一，檔案專業(yè)知識(shí)。繼續(xù)教育應(yīng)給檔案工作人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，提高其專業(yè)水平。給檔案工作人員提供吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì)，彌補(bǔ)一次性教育的不足。第二，采供血業(yè)務(wù)相關(guān)知識(shí)。采供血檔案是在采供血活動(dòng)中產(chǎn)生的，只有認(rèn)真學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會(huì)，才能制定出科學(xué)、合理、規(guī)范的規(guī)章制度和歸檔范圍保管期限。第三，現(xiàn)代信息科技知識(shí)。檔案工作人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)。這樣才能適應(yīng)信息化、規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理要求。

3.加大投入，推進(jìn)采供血機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

推進(jìn)采供血機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，就必須加大投入，配備計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、錄像機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，以提高檔案信息的管理質(zhì)量和效率。采供血機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)代化不僅是檔案設(shè)施設(shè)備的現(xiàn)代化，更需要檔案人才隊(duì)伍的現(xiàn)代化。目前采供血機(jī)構(gòu)檔案隊(duì)伍人才結(jié)構(gòu)的不合理現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案工作缺乏深度，業(yè)務(wù)水平難以提高。領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，圍繞采供血事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，根據(jù)采供血機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化發(fā)展的需要，制定檔案人才規(guī)劃，確保人才隊(duì)伍能夠長期適應(yīng)采供血機(jī)構(gòu)檔案工作的發(fā)展。

4.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

檔案管理人員要增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，深入到各職能部門和業(yè)務(wù)科室調(diào)查，了解他們對(duì)檔案信息的需求，根據(jù)各類需求特點(diǎn)，有針對(duì)性地為領(lǐng)導(dǎo)、科研、采供血業(yè)務(wù)等提供信息服務(wù)。只有將檔案信息提供給各方面利用時(shí)，才能使各部門在實(shí)踐中充分認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)其工作起到的作用，從而更進(jìn)一步地了解檔案的價(jià)值所在，增強(qiáng)利用者的檔案意識(shí)。從這個(gè)意義上講，檔案信息資源的開發(fā)利用也是最好、最直接、最實(shí)際的檔案宣傳工作。

5.加強(qiáng)交流，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

通過這次“研討會(huì)”大家一致認(rèn)為，要提高我省采供血機(jī)構(gòu)檔案工作水平，就應(yīng)該加強(qiáng)相互間的交流，取長補(bǔ)短，相互觀摩、相互學(xué)習(xí)、相互檢查、相互督促、共同進(jìn)步，促進(jìn)全省采供血檔案工作更加規(guī)范化、科學(xué)化。

我省采供血機(jī)構(gòu)檔案信息資源的共享可以根據(jù)采供血工作的需要，圍繞社會(huì)需求和社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)，在不違反保密原則的基礎(chǔ)上，讓社會(huì)公眾更多地認(rèn)識(shí)采供血工作的性質(zhì)和內(nèi)容，減少社會(huì)因不了解而造成的一些誤解，充分發(fā)揮檔案工作的作用，為采供血事業(yè)發(fā)展作出新貢獻(xiàn)。

[1]企業(yè)事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ).江蘇省檔案人員培訓(xùn)教材。

[2]韓振英.河南高校檔案工作調(diào)查及對(duì)策分析.檔案管理，2009（1）。

[3]洪虹，李金枝.淺談醫(yī)院檔案人才隊(duì)伍的建設(shè).檔案與建設(shè)，2009（10）。

[4]趙慧.如何做好檔案管理工作.檔案管理，2008（3）。

[5]于秀珍.淺談醫(yī)院檔案的提供利用工作.北京檔案，2008（6）。