推進(jìn)工程建設(shè)行業(yè)管理信息化的深化應(yīng)用（之二）
——標(biāo)準(zhǔn)化促進(jìn)信息化的建設(shè)

◎ 同望V3企業(yè)架構(gòu)平臺(tái)-總架構(gòu)師 項(xiàng)目管理咨詢顧問(wèn) 李鴻君

我們?cè)谟懻撔畔⒒瘯r(shí)，為了強(qiáng)調(diào)人比軟件更重要經(jīng)常會(huì)說(shuō)“不管怎么說(shuō)軟件就是個(gè)工具”，這個(gè)認(rèn)知是否正確？管理信息化系統(tǒng)是否也可以簡(jiǎn)單地說(shuō)成是個(gè)“工具”呢？針對(duì)這一觀點(diǎn)，首先我們從應(yīng)用的視角上給工程建設(shè)領(lǐng)域常用的工具軟件和管理系統(tǒng)做個(gè)簡(jiǎn)單的區(qū)分。

【工具軟件】

泛指單體的造價(jià)、算量、財(cái)務(wù)、CAD等軟件，它們目的明確、目標(biāo)單一、信息量不大，以單崗位應(yīng)用為主，主要是用來(lái)提高某個(gè)領(lǐng)域的工作效率，只考慮“做法”的實(shí)現(xiàn)即可，有手工替代之便。

這類軟件是用計(jì)算機(jī)編碼提供的功能來(lái)滿足使用者的操作需求，并且隨著時(shí)間的推移，經(jīng)過(guò)軟件的多次改善升級(jí)，功能與需求之間會(huì)越來(lái)越趨于一致，“功能與需求”是收斂關(guān)系。工具軟件是可以“花錢從軟件商那里買來(lái)的”。

【管理系統(tǒng)】

企業(yè)管理信息化系統(tǒng)是一套復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它是集企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、管理規(guī)則、業(yè)務(wù)體系、工藝工法；企業(yè)管理理論、項(xiàng)目管理技術(shù)；軟件設(shè)計(jì)、硬件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)，應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)等諸多知識(shí)和技術(shù)于一體。這些知識(shí)和技術(shù)要通過(guò)一套復(fù)雜的分析、架構(gòu)、設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)等工序才能成為一個(gè)有機(jī)的整體，而這個(gè)系統(tǒng)的需求與功能隨著時(shí)間和空間的變化，始終處于“收斂”與“分離”的循環(huán)往復(fù)狀態(tài)。

管理系統(tǒng)既不是模擬現(xiàn)實(shí)的人對(duì)人的管理方式，也不是管理理論的簡(jiǎn)單軟件化，它是以企業(yè)為單位進(jìn)行整體設(shè)計(jì)的。它不但要考慮企業(yè)的“做法”還要考慮企業(yè)的“想法”，因此，可以說(shuō)企業(yè)管理信息化系統(tǒng)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的一部分，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的延長(zhǎng)。企業(yè)管理信息化系統(tǒng)是不能簡(jiǎn)單地從軟件商那里買來(lái)的，而是企業(yè)與軟件商等共同合作構(gòu)建的。那么，如何建立企業(yè)管理信息化系統(tǒng)呢？

一、信息化的目的與達(dá)成的條件

要想搞清楚如何建立信息化系統(tǒng)，首先要理解：

■企業(yè)信息化的目的是什么?

■達(dá)到目的需要什么條件？

近年來(lái)工程建設(shè)行業(yè)在利用信息化管理方面取得了初步的成果，主要解決了：

1.通過(guò)信息化的普及，使企業(yè)對(duì)信息化有了初步的認(rèn)知。

2.部分業(yè)務(wù)的信息化，使得工作效率有了提升，并在利用信息化管理方面有了一定的經(jīng)驗(yàn)積累。

信息化資質(zhì)達(dá)標(biāo)活動(dòng)，從客觀上積極地推動(dòng)了施工企業(yè)的信息化建設(shè)，但是隨著企業(yè)對(duì)信息化的理解，反過(guò)來(lái)這個(gè)活動(dòng)又引起了企業(yè)對(duì)信息化現(xiàn)狀的困惑，企業(yè)信息化到底能為企業(yè)帶來(lái)什么？目的是什么？

企業(yè)建設(shè)信息化的目的可以總結(jié)為，支持企業(yè)的戰(zhàn)略落地，提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)競(jìng)爭(zhēng)力。為了實(shí)現(xiàn)這一目的，需要多方面條件配合，比如企業(yè)戰(zhàn)略、執(zhí)行力、需求理解、成本風(fēng)險(xiǎn)、系統(tǒng)規(guī)劃、應(yīng)用磨合等。其中，最重要也是最基礎(chǔ)的條件是“標(biāo)準(zhǔn)化”。在信息化之前要先做好標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化的信息化就像用不同標(biāo)準(zhǔn)制成的零件拼裝出來(lái)的汽車，很難駕駛。只有建立在標(biāo)準(zhǔn)化之上的信息化才真正具有競(jìng)爭(zhēng)力，因此，建設(shè)企業(yè)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化與信息標(biāo)準(zhǔn)化體系是企業(yè)達(dá)成信息化建設(shè)目的重要條件之一。

二、標(biāo)準(zhǔn)化的意義

在前述的內(nèi)容中已經(jīng)指明企業(yè)管理信息化是不能買來(lái)的，主要就在于企業(yè)管理信息化是建立在企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化之上的，也就是說(shuō)，企業(yè)不進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作，就不能到達(dá)信息化的最終目的。

標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)構(gòu)建信息化系統(tǒng)的前提和基礎(chǔ)，施工企業(yè)要進(jìn)行信息化的工作，首先就要進(jìn)行業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，沒(méi)有業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化，就無(wú)法進(jìn)行信息的標(biāo)準(zhǔn)化。沒(méi)有信息的標(biāo)準(zhǔn)化，既不能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的自動(dòng)化管理，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息的共享。

標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容與方法

1.業(yè)務(wù)的規(guī)范化

對(duì)象：可包括企業(yè)的全部業(yè)務(wù)內(nèi)容（不論未來(lái)是否是信息化的對(duì)象）。

方法：參照企業(yè)管理和項(xiàng)目管理的指導(dǎo)理論和方法。

成果：文字說(shuō)明、圖（流程圖、框架圖等）、表格等。

2.業(yè)務(wù)的數(shù)字化

對(duì)象：規(guī)范后的業(yè)務(wù)中要實(shí)現(xiàn)信息化的業(yè)務(wù)部分。

方法：以目標(biāo)為導(dǎo)向，對(duì)業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行過(guò)濾，建立數(shù)字化的模型。

成果：表格，主要描述定義等。

3.數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化

對(duì)象：可以數(shù)字化的業(yè)務(wù)。

方法：通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)分析，建立數(shù)據(jù)編碼體系。

成果：表格，主要描述分類、編碼、數(shù)據(jù)關(guān)系等。

4.架構(gòu)的模型化

對(duì)象：數(shù)字化和結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。

方法：利用各類架構(gòu)的理論、建立業(yè)務(wù)和管理的模型。

成果：架構(gòu)圖（流程圖、框架圖、分解圖）等。

5.處理的自動(dòng)化

對(duì)象：以模型化的業(yè)務(wù)內(nèi)容為主體。

方法：以業(yè)務(wù)目標(biāo)為導(dǎo)、向以業(yè)務(wù)架構(gòu)為載體，以管理規(guī)則為驅(qū)動(dòng)。

成果：系統(tǒng)設(shè)計(jì)資料（包含實(shí)體、流程、規(guī)則等）。

三、標(biāo)準(zhǔn)化工作的簡(jiǎn)介

1.業(yè)務(wù)的規(guī)范化

業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化與信息化無(wú)關(guān)，也就是說(shuō)，在進(jìn)行信息化處理之前要先搞清業(yè)務(wù)的自身的事理，將其規(guī)范化，因此在這個(gè)階段不要采用信息化的方式去理解業(yè)務(wù)（不用信息化手法規(guī)范后的業(yè)務(wù)具有普遍性，否則結(jié)論會(huì)受到信息化方法的影響）。

對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的梳理，并加以規(guī)范，給出需要施加管理的位置，以及管理的方法、規(guī)則等，并用標(biāo)準(zhǔn)的格式將梳理結(jié)果加以記錄，作為日后信息化的依據(jù)（需求輸入）。業(yè)務(wù)梳理的內(nèi)容包括 ：各類名稱的定義、組織管理結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)領(lǐng)域的劃分、每個(gè)領(lǐng)域中業(yè)務(wù)流程的定義、每個(gè)業(yè)務(wù)流程上的節(jié)點(diǎn)處理方法、相關(guān)的知識(shí)支持等。

舉例1：項(xiàng)目的定義

項(xiàng)目管理周期的定義是從哪里開(kāi)始到哪里結(jié)束？為什么這樣定義？本企業(yè)的項(xiàng)目管理以什么為關(guān)注的核心，是進(jìn)度管理？成本管理？資金管理？還是其它？

舉例2：成本的定義

圖1

成本由勞務(wù)、材料、機(jī)械、經(jīng)費(fèi)構(gòu)成；

材料成本由鋼材、木材、水泥構(gòu)成；

鋼材成本由圓鋼、型鋼、板材構(gòu)成等。

各類成本對(duì)象轉(zhuǎn)換為“成本”時(shí)的條件是不同的，需要在企業(yè)內(nèi)給出統(tǒng)一的定義，這些定義是在信息化中進(jìn)行“成本自動(dòng)計(jì)算”的前提。

舉例3：竣工的定義

什么是“項(xiàng)目竣工”？項(xiàng)目的竣工包含哪些條件？竣工條件要達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)才能算為竣工？

這些內(nèi)容經(jīng)過(guò)后面的數(shù)據(jù)化、模型化等處理，為系統(tǒng)中設(shè)置“竣工自動(dòng)檢驗(yàn)”功能提供了基礎(chǔ)。

2.業(yè)務(wù)的數(shù)字化

業(yè)務(wù)規(guī)范化工作完成之后，要對(duì)規(guī)范化部分的內(nèi)容進(jìn)行研究，因?yàn)槔糜?jì)算機(jī)進(jìn)行管理與實(shí)際現(xiàn)場(chǎng)的管理是有區(qū)別的，所以要區(qū)分出可以信息化的內(nèi)容和不能信息化的內(nèi)容。

用圖1的方法將業(yè)務(wù)內(nèi)容過(guò)濾一下，看看哪些內(nèi)容是信息化的對(duì)象。

3.數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化

對(duì)業(yè)務(wù)對(duì)象進(jìn)行了數(shù)字化之后，還要對(duì)可以在系統(tǒng)中運(yùn)行的數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化的工作。

■數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化的意義：

可以結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)對(duì)象越多，系統(tǒng)就越容易標(biāo)準(zhǔn)化，建成后的系統(tǒng)應(yīng)變能力、擴(kuò)展能力、集成能力等就越強(qiáng)。

通過(guò)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化處理、極大地增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的可復(fù)用性、數(shù)據(jù)的可對(duì)比性、各項(xiàng)指標(biāo)的統(tǒng)一性、工作的高效性等。

數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化主要通過(guò)建立編號(hào)/編碼體系來(lái)實(shí)現(xiàn)的，比如：

基礎(chǔ)類編碼：組織、材料、客商、清單、財(cái)務(wù)等。

業(yè)務(wù)類編碼：標(biāo)書(shū)、合同、各類單據(jù)、成本、報(bào)表等。

管理類編碼：業(yè)務(wù)流程、審批流程、管理規(guī)則、控制規(guī)則等。

■編碼的意義：

為全部業(yè)務(wù)對(duì)象做定義（=唯一名稱）、易于分類、查詢、分析、對(duì)比等。

通過(guò)觀察企業(yè)的數(shù)據(jù)是否具有結(jié)構(gòu)化的特性，就能知道該企業(yè)的信息化工作進(jìn)行的深度如何。

數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化的工作可以分為二個(gè)步驟：

定義業(yè)務(wù)：建立業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的編號(hào)/編碼體系。

數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)：建立以編碼體系為基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)關(guān)系。

4.架構(gòu)的模型化

通過(guò)架構(gòu)業(yè)務(wù)模型，可以清楚地知道在每個(gè)區(qū)-段，要得到什么結(jié)果？要控制什么？有了業(yè)務(wù)架構(gòu)的模型，在構(gòu)筑信息化系統(tǒng)時(shí)，易于應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)的變化，優(yōu)化業(yè)務(wù)的處理過(guò)程，并在關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)施加管理控制。比如：架構(gòu)成本的全過(guò)程管理模型，通過(guò)分層、分區(qū)、分段等方法，清晰地定義出每個(gè)層/區(qū)/段的業(yè)務(wù)內(nèi)容，業(yè)務(wù)過(guò)程、管理目標(biāo)等，清晰了關(guān)注的重點(diǎn)，因此在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)就會(huì)做到有的放矢。

項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)束，成本在不同的區(qū)段以不同的形態(tài)出現(xiàn)，每個(gè)形態(tài)的業(yè)務(wù)處理方法和管控方法不同，因此表現(xiàn)形式也會(huì)不同。業(yè)務(wù)模型架構(gòu)的優(yōu)劣，直接影響了系統(tǒng)的成?。粌?yōu)秀的架構(gòu)模型是客戶、軟件商以及第三方等溝通的橋梁，它是對(duì)業(yè)務(wù)處理、管理方法、信息化實(shí)現(xiàn)等的綜合理解與展現(xiàn)。

5.處理的自動(dòng)化

系統(tǒng)自動(dòng)化處理的意義在于，由于在業(yè)務(wù)處理的過(guò)程中人為干預(yù)少，業(yè)務(wù)基本上按照預(yù)先的設(shè)定自行運(yùn)轉(zhuǎn)，因此結(jié)果數(shù)據(jù)比較客觀、具有很高的可信性。自動(dòng)化設(shè)計(jì)的方針如：

■ 系統(tǒng)要盡量設(shè)計(jì)成 “事找人”而不是“人找事”（業(yè)務(wù)流程、審批流程的自動(dòng)流轉(zhuǎn)）。

■ 成本的各種計(jì)算不設(shè)人工干預(yù)功能（在指定時(shí)間按照指定公式完成）。

■ 竣工評(píng)估報(bào)告自動(dòng)完成（按照預(yù)先制定的竣工條件，自動(dòng)計(jì)算、打分）。

原則上，除去原始的第一手?jǐn)?shù)據(jù)要由人工輸入以外，從人工輸入數(shù)據(jù)-最終的報(bào)表呈現(xiàn)之間盡可能地不設(shè)置人工干預(yù)的功能。那么系統(tǒng)是如何實(shí)現(xiàn)“自動(dòng)運(yùn)行”的呢？

就是因?yàn)榍笆?-4的標(biāo)準(zhǔn)化工作，有了規(guī)范化的業(yè)務(wù)做基礎(chǔ)、在此之上通過(guò)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化、業(yè)務(wù)架構(gòu)的模型化處理，才為系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化運(yùn)行打開(kāi)了大門。所以說(shuō)系統(tǒng)的自動(dòng)化運(yùn)轉(zhuǎn),是以業(yè)務(wù)目標(biāo)為導(dǎo)向、以架構(gòu)模型為載體，以管理規(guī)則為驅(qū)動(dòng)。而這里的規(guī)則指的是企業(yè)的管理規(guī)則，不是計(jì)算系統(tǒng)的規(guī)則，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的自動(dòng)化運(yùn)行，是企業(yè)管理與信息化的最佳結(jié)合。

在上述5個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化工作之上建立的信息化系統(tǒng)，一定能為提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力貢獻(xiàn)力量。