論數(shù)理記錄在經(jīng)營管理工作中的重要作用

董習(xí)超，劉小瓊

(中國水利水電第七工程局有限公司二分局，四川成都 611730)

1 概述

水電施工企業(yè)作為市場競爭的主體及獨(dú)立經(jīng)營核算的法人單位，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤的最大化是其追求的核心目標(biāo)。在全面推行項(xiàng)目管理精細(xì)化的大環(huán)境下，很多項(xiàng)目管理者往往不注重施工過程中的數(shù)理記錄工作，從而在變化萬千的施工進(jìn)展中錯(cuò)失成本管控、變更索賠等經(jīng)營管理所必須的原始基礎(chǔ)資料，致使項(xiàng)目利益受到影響，造成多年提倡的精細(xì)化管理目標(biāo)成為空談。筆者就日常數(shù)理記錄的必要性、重要作用及記錄方法進(jìn)行了論述，以探索數(shù)理記錄在經(jīng)營管理工作中的重要作用。

2 日常數(shù)理記錄的概念

所謂日常數(shù)理記錄是指在項(xiàng)目管理過程中，對工程施工中發(fā)生的事件、資源配置情況、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)效率及合同邊界條件等進(jìn)行連續(xù)性、長期性的定性與定量記錄工作，并以臺(tái)帳式或日記式的方法記錄并反映最原始、最客觀的施工情況，克服與解決目前經(jīng)營管理工作中普遍存在的、可以定性但較難定量分析的矛盾和問題。

3 日常數(shù)理記錄工作在經(jīng)營管理過程中的作用

日常數(shù)理記錄工作對經(jīng)營工作起到的主要作用體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

3.1 對變更索賠的重要作用

工程建設(shè)特別是大型工程項(xiàng)目由于施工條件的復(fù)雜性和多變性，施工過程中不可避免地會(huì)發(fā)生大量的合同變更索賠。而在變更索賠過程中，往往會(huì)遇到這樣一些問題:如何讓對方相信你申訴的事件是客觀實(shí)際?既使相信有該事實(shí)，但你所申報(bào)的費(fèi)用金額是否真實(shí)?甚至?xí)霈F(xiàn)這樣一些情況，“我很想給予一定補(bǔ)償，但無法具體量化，并經(jīng)得起審計(jì)?！边@些問題和矛盾的產(chǎn)生，主要原因是缺失雙方能共同認(rèn)可的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與資料。因?yàn)樵诠こ淌┕み^程中受到的干擾和影響程度、人員設(shè)備效率水平等一但工程完工很難再進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)分析，且往往無法通過模型試驗(yàn)的方式進(jìn)行追索。苦于定量資料的缺乏，很多變更索賠在處理時(shí)往往是“只刮風(fēng)不下雨”，解決起來十分困難。如何化解這一矛盾和問題呢?做好現(xiàn)場數(shù)理統(tǒng)計(jì)記錄工作無疑是一把打開“神廟”的金鑰匙。

【案例】某一超大型土石方開挖工程項(xiàng)目，運(yùn)輸路線中有一長約3 km的長距離隧洞。施工過程中，由于車流量巨大，通風(fēng)散煙條件極差，長距離隧洞段通行條件十分惡劣，長時(shí)間車輛運(yùn)行能見度僅為3～5 m，安全險(xiǎn)情與事故時(shí)有發(fā)生。承包人在實(shí)施過程中采取地磅計(jì)量的方式，每班配置專人對每臺(tái)車的運(yùn)輸效率進(jìn)行詳細(xì)記錄，在三年多的時(shí)間內(nèi)詳實(shí)記錄了每天每班車輛的運(yùn)輸效率、發(fā)生的安全事故、隧洞段能見度、一氧化碳含量等，并及時(shí)將相關(guān)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)呈報(bào)監(jiān)理備案。根據(jù)大量的記錄資料，統(tǒng)計(jì)分析得出平均每臺(tái)車單循環(huán)運(yùn)輸耗時(shí)為52 min，是投標(biāo)報(bào)價(jià)水平單車運(yùn)輸耗時(shí)26 min和定額單車運(yùn)輸耗時(shí)24 min的兩倍多。根據(jù)實(shí)測效率水平，承包人提出費(fèi)用索賠金額8 000余萬元。在合同邊界條件無明顯變化的情況下，發(fā)包人對合同責(zé)任進(jìn)行了認(rèn)真界定，由于原始資料詳實(shí)齊全，最終根據(jù)承包人施工過程中的數(shù)理記錄資料，對該事件補(bǔ)償費(fèi)用達(dá)3 000余萬元。

可見，日常數(shù)理統(tǒng)計(jì)記錄所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益是十分巨大的。如果沒有日積月累的記錄工作，僅憑直觀感受是很難說服談判對象的?！办F里看花”、“醉里挑燈看劍”式的洽商策略顯然無法取得談判對象的認(rèn)可。

3.2 對成本管理的作用

健全、詳細(xì)的施工過程記錄資料將大大提升成本管理的觸角和可追溯性。成本管理過程中，需要不斷核查大量成本指標(biāo)是否偏離正常值，并可防范、杜絕簽證計(jì)量過程中的弄虛作假、胡亂簽證現(xiàn)象。而審核過程中，最困難的就是如何掌握真實(shí)有效的原始記錄資料。因?yàn)槿魏螒{主觀判斷或定額計(jì)算得出的考核指標(biāo)均難免會(huì)與實(shí)際情況產(chǎn)生差異。一旦擁有了健全詳實(shí)的數(shù)理記錄資料，核定工作將變得較為簡單。例如，經(jīng)現(xiàn)場反映，一家運(yùn)輸車隊(duì)存在偷油賣油現(xiàn)象，但苦于未抓獲盜竊現(xiàn)場，無法具體核查是哪輛車、哪個(gè)人實(shí)施了上述行為。為此，項(xiàng)目經(jīng)營人員收集了該車隊(duì)車輛運(yùn)行記錄和加油卡，對每臺(tái)車產(chǎn)量與耗油指標(biāo)進(jìn)行了核定后發(fā)現(xiàn)，其中某一臺(tái)車油耗與產(chǎn)量極不匹配，鎖定目標(biāo)后，經(jīng)多方調(diào)查，最終揪出了害群之馬，在真實(shí)的數(shù)據(jù)面前，偷油者只能“伏法認(rèn)罪”。試想，如若沒有詳細(xì)的車輛運(yùn)轉(zhuǎn)和加油記錄資料，要想鎖定偷盜者將十分困難。這種管理觸角的延伸，正是得益于數(shù)理記錄。

3.3 在經(jīng)營決策過程中的作用

知己知彼、百戰(zhàn)不殆。在經(jīng)營管理工作中，只有客觀真實(shí)掌握實(shí)際經(jīng)營指標(biāo)和數(shù)據(jù)，才能對經(jīng)營方案進(jìn)行科學(xué)與正確的抉擇。在目前的項(xiàng)目管理過程中，往往存在錯(cuò)綜復(fù)雜的一個(gè)或多個(gè)對立而統(tǒng)一的利益主體。而對立利益主體之間的博弈，資訊與信息就顯得非常重要:一方若掌握詳實(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，無疑將占據(jù)極大的主動(dòng)權(quán)。例如，筆者在處理一勞務(wù)分包協(xié)作隊(duì)伍合同糾紛時(shí)，分包商以各種理由提出過分、無理的要求，將虧損金額浮夸，漫天要價(jià)。由于前期對分包協(xié)作隊(duì)伍的真實(shí)人員投入情況進(jìn)行了詳實(shí)記錄，在與其談判過程中，將其成本情況有理有據(jù)一一托出，分包商頓感氣餒，最終達(dá)成了客觀公正的談判結(jié)果。這種遵循客觀實(shí)際處理復(fù)雜問題的思路和方法，需要大量的數(shù)理記錄作為支撐。“解放思想，實(shí)事求是”是毛澤東思想的重要內(nèi)容，當(dāng)年毛澤東同志為了解中國農(nóng)村的實(shí)際情況，深入最基層調(diào)查、記錄、統(tǒng)計(jì)分析相關(guān)數(shù)據(jù)，早已為我們留下了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

4 如何進(jìn)行日常數(shù)理記錄工作

要做好日常數(shù)理記錄工作，首先要弄明白記錄的主要內(nèi)容有哪些。結(jié)合筆者長期經(jīng)歷的大型水電工程施工經(jīng)驗(yàn)后認(rèn)為，現(xiàn)場數(shù)理記錄工作主要包括(但不限于):資源配置及其耗用情況、機(jī)械設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況、施工干擾影響事件、安全風(fēng)險(xiǎn)及其他施工過程中發(fā)生的偶然性或持續(xù)性的與工程項(xiàng)目施工相關(guān)的一切事宜。

那么，如何做好現(xiàn)場數(shù)理記錄工作呢?筆者認(rèn)為主要有以下幾個(gè)方面:

(1)重大項(xiàng)目特別是工期長、工程量大、資源占用較多的項(xiàng)目，一定要配置專職的記錄員。目前項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀是:在大量使用社會(huì)資源的客觀環(huán)境下，很多項(xiàng)目往往存在“以包代管”的現(xiàn)象，認(rèn)為現(xiàn)場記錄工作是畫蛇添足、多此一舉。其實(shí)不然，只要有心插柳，平?？此茻o關(guān)緊要的記錄工作最終會(huì)給項(xiàng)目經(jīng)營帶來綠蔭一片。配置專職記錄人員是否浪費(fèi)人力資源呢?從項(xiàng)目實(shí)踐看，由于記錄工作相對簡單，其人員構(gòu)成主要以外聘人員為主，使用成本低廉，與記錄資料所創(chuàng)造的巨大經(jīng)營效益相比，可謂“滄海一粟”。這種“小投入、大回報(bào)”的管理方式，在大規(guī)模土石方開挖、混凝土工程變更索賠過程中均起到了十分重要的作用。

(2)記錄工作要制度化，對相關(guān)人員應(yīng)做出硬性要求。記錄制度的建立，是有效開展記錄工作的前提。這就要求項(xiàng)目管理者要制訂與自身工程實(shí)際相符合的記錄制度。以混凝土水平運(yùn)輸為例，可以要求調(diào)度人員對各單位運(yùn)輸車輛進(jìn)出拌和系統(tǒng)的時(shí)間、產(chǎn)量進(jìn)行詳細(xì)記錄，必要時(shí)在拌和樓設(shè)置專職記錄崗位，將該項(xiàng)工作納入現(xiàn)場值班調(diào)度人員的績效考核范疇。然而，要讓生產(chǎn)一線人員(如作業(yè)隊(duì)、值班調(diào)度等)在每班施工日志上定量記錄各施工部位的資源耗用、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況等，就必須對其做出硬性要求。長期以來，國有建筑企業(yè)中生產(chǎn)管理層與經(jīng)營管理層之間存在的“畫地為牢”思維，一直束縛著管理績效的提升。在此背景下，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)營管理者必須要發(fā)揮經(jīng)營工作的引領(lǐng)作用，對生產(chǎn)作業(yè)層的記錄工作提出硬性要求，以克服生產(chǎn)一線人員日志記錄過于粗放、無法定量統(tǒng)計(jì)的矛盾和問題。因?yàn)榈谝皇仲Y料往往是最真實(shí)、最直觀反映施工實(shí)際情況的，若最原始的基礎(chǔ)資料出現(xiàn)欠缺，一旦需要通過施工日志核查經(jīng)營信息時(shí)，往往事與愿違。

(3)科學(xué)策劃，制定規(guī)范的記錄格式，使記錄工作直觀、全面、有效。記錄工作不是“眉毛胡子一把抓”式的記錄，必須有的放矢。記錄的目的是為經(jīng)營工作服務(wù)，所以記錄要素要體現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)的需求。為此，在記錄工作開展之前，一定要以經(jīng)營策劃為基礎(chǔ)，科學(xué)確立記錄項(xiàng)目、記錄內(nèi)容并制定規(guī)范合理的記錄格式，使記錄內(nèi)容簡便而不失全面，記錄數(shù)據(jù)信息簡潔而高效。

5 結(jié)語

在尋求項(xiàng)目管理精細(xì)化過程中，從基礎(chǔ)資料與數(shù)據(jù)的管控抓起，對日常事務(wù)中看似平常但實(shí)用無比的數(shù)理記錄工作進(jìn)行有效開展與實(shí)施，其對經(jīng)營績效的提升或許比很多“高談闊論”式的管理創(chuàng)新更具實(shí)際意義。