基層科研單位科技檔案管理現(xiàn)狀分析及對策研究

□李 良（河南省水利科學(xué)研究院）

科技檔案是科研單位在科研活動中形成的全部檔案的總和，它不僅是科研單位所擁有的信息資源，也蘊含了單位文化傳承。同時，也是本系統(tǒng)乃至國家檔案資源的重要組成部分。科技檔案是科研管理、項目申請、人才培養(yǎng)、對外交流、優(yōu)勢宣傳等工作的重要依據(jù)，加強(qiáng)管理，提升效用，對加速科研發(fā)展，具有十分重要的意義。

1.科研檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

科技檔案管理特別是基層科研單位的科技檔案管理的現(xiàn)狀，不少處于一種不能跟上科研發(fā)展步伐的“收錄”式的低層次運行的境地。由于不能很好跟上，其在科研單位的地位，也越來越有被邊緣化的趨勢。存在的主要問題：

1.1 沒有形成與科研計劃管理相適應(yīng)的管理體系?；鶎涌蒲袉挝坏目蒲袡n案管理，在實際運行中，產(chǎn)生了滯后的被動式收集——你做好項目，我放到柜子里；封閉式管理——你管理你的科研，我管理我的檔案，有用你就用，沒用不干我的事；低層次定位——單純的收集、登記、錄入，不能著眼單位文化建設(shè)、發(fā)展定位、科研管理路徑選擇，去研究和提供參考依據(jù)及建議；權(quán)威性失缺——在科研項目在研過程中沒有介入，在科研項目驗收中，未能或沒有條件進(jìn)行檔案專項驗收。檔案的真實性，在很多的情況下，只能是報的是真，就是真;報的有水分，只能有水分。

1.2 沒有形成規(guī)范、科學(xué)、完備的制度保障。相對于人事檔案管理，科研檔案管理在制度體系的建設(shè)上，無論是專項研究投入，還是制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性上，都有不小的差距。就全國而言，目前，尚沒有一部專門的《國家科技檔案管理辦法》來統(tǒng)一、規(guī)范、考核，特別是對歸檔質(zhì)量、歸檔真實性、歸檔硬性范圍、檔案借閱要求等等方面，缺少一套嚴(yán)格的，具有可操作性的制度規(guī)范。這對基層科研單位的科研檔案管理，會造成無所適從，會造成想管而無從下手的茫然，更會造成管理人員的思想上的松懈。因此，科研檔案管理要上層次、上臺階，必先在制度完備上下功夫，其中，對考核、檢查制度、更要添列其中。

1.3 對科研檔案管理的重要性認(rèn)識有待提升。具體癥結(jié)表現(xiàn)，一是領(lǐng)導(dǎo)上口頭重視，實際忽視，在強(qiáng)調(diào)督促上一般化，在人員配備上有意無意能弱不強(qiáng)，在硬件投入不能優(yōu)先，在成果應(yīng)用上不倚重;二是具體人員，對檔案的完整性、系統(tǒng)性認(rèn)識不到位，不主動收集，不主動在第一時間到現(xiàn)場去偽存真，使檔案先天性存有不足;三是具體人員專業(yè)受訓(xùn)不夠，實際工作中只能充當(dāng)“資料”查詢角色的低層次上徘徊。

2.做好新形勢下科技檔案管理工作的有效對策

切實加強(qiáng)基層科研單位科技檔案的管理，對構(gòu)建我國科技檔案管理大系統(tǒng)，是一項不可或缺的基礎(chǔ)性工程。對支撐我國科技發(fā)展，也勢必越來越凸顯其重要性。在實際科技檔案管理動作中，要注意如下對策的采取。

2.1 國家要自上而下督促、指導(dǎo)建起科技檔案管理體系。首先，要著眼科技興國的大方略，著眼當(dāng)代科技研發(fā)手段的新趨勢，從制度規(guī)范、組織構(gòu)架和工作流程3個方面，來提升科技檔案管理的層次，進(jìn)而，為科技檔案資源全國范圍內(nèi)有效配置、開發(fā)、利用、共享提供前提。

2.2 建立健全科技檔案管理制度。制度的建立完善，是確保科技檔案管理有規(guī)可依、有章可循的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在制度體系中，要對科技檔案管理制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，定期檢查其是否達(dá)標(biāo)，并將此作為科技管理評先的一項重要內(nèi)容。對科技人員特別是項目（課題）主持人，明確規(guī)定科研項目（課題）及研究成果的歸檔范圍和質(zhì)量要求，對科技檔案管理人員，要明確項目（課題）歸檔責(zé)任，實行項目（課題）分報到具體人，從開始申包跟蹤，到驗收完結(jié)，一負(fù)責(zé)到底。對形成積累、整理立卷、歸檔驗收、補充等，都有嚴(yán)格的程序規(guī)定，使科技檔案管理工作沿著系統(tǒng)化、正規(guī)化軌道向前推進(jìn)。

2.3 加強(qiáng)科技檔案管理人才隊伍建設(shè)?？萍紮n案管理具有專業(yè)性強(qiáng)、涉及學(xué)科領(lǐng)域廣等特點，要求從業(yè)人員，不但精通檔案管理專業(yè)知識，還要對本單位所有在研項目（課題）都有一定的熟悉和了解，這就對科技檔案管理人員提出了較高的素質(zhì)要求。而往往，基層科研單位，由于受編制的制約，在進(jìn)人上，偏重于一線科研人員。長此而往，造成了基層科研單位人才的匱乏和斷代。要解決這個問題。首先，是領(lǐng)導(dǎo)要重視，注意相應(yīng)人才的引進(jìn)。作為檔案管理部門，也要多反映，多參與到科技管理決策中，以有為博有位。對引進(jìn)的人才，放手使用，讓英雄有用武之地，做到能引進(jìn)、能留住、能用得起來。其次，是對現(xiàn)有人員進(jìn)行在職培養(yǎng)，要舍得投入，讓他們參加有關(guān)部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高他們的綜合素養(yǎng)；到典型單位觀摩交流，開闊視野，開啟思路；參加本單位的學(xué)術(shù)活動，通過耳濡目染，加深對科研活動的認(rèn)識，對科研規(guī)律的理解，對科研流程的把握，對科研信息的捕捉，使自己能融入到科技檔案管理之中，成為單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科技管理決策的參謀和助手。