灌區(qū)工程檔案資料應(yīng)用小析

□王衛(wèi)紅 □朱建峰（輝縣市水利局群庫(kù)灌區(qū)管理處）

群庫(kù)灌區(qū)位于河南省西北部太行山東麓，輝縣市西北部，設(shè)計(jì)灌溉面積3.36萬(wàn)hm2，始建于20世紀(jì)50年代中期，大規(guī)模建設(shè)于上世紀(jì)60、70年代。受時(shí)代和條件限制，在“全國(guó)大亂，輝縣大干”的年代中，老一代水利工作者充分發(fā)揮聰明才智，集思廣益，因地制宜，爬遍輝縣的山山水水，將輝縣的幾座中型水庫(kù)用干渠連接起來(lái)，用西水東調(diào)、北水南調(diào)的方式解決了輝縣市山區(qū)人民的吃水和灌溉問(wèn)題。也就是在那樣的施工年代，水利工程的施工資料都是用手工作業(yè)繪制，經(jīng)主要設(shè)計(jì)人員審批后就安排施工，采用公社負(fù)責(zé)制，水利技術(shù)人員現(xiàn)場(chǎng)把關(guān)施工質(zhì)量。受條件和形式限制，施工檔案資料沒(méi)有形成體制，給以后的建筑物維修和保養(yǎng)查詢檔案造成困難。

隨著時(shí)代的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的更新，所有的水利工程施工都要滿足施工檔案資料要求，施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量是一方面，施工檔案資料也是重要的組成部分。由于山區(qū)灌區(qū)的條件限制，戰(zhàn)線長(zhǎng)、澆筑方式為兩頭澆筑，多數(shù)地方水電使用不便，給現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員提交及時(shí)施工驗(yàn)收資料造成困難，也給監(jiān)理人員把關(guān)施工資料帶來(lái)不便。由于多數(shù)是山區(qū)作業(yè)，漿砌石渠道施工時(shí)，還要使用當(dāng)?shù)貐⒓咏ㄔO(shè)的老一代匠人，他們形成的概念就是把活干好，不管什么資料。由此形成的習(xí)慣也漸漸的令現(xiàn)場(chǎng)施工資料管理出現(xiàn)了偏差，往往不能夠滿足監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)倉(cāng)驗(yàn)收的要求。當(dāng)習(xí)慣形成慣例的時(shí)候，施工資料就失去了其真實(shí)有效性，也給以后的竣工資料歸檔帶來(lái)了麻煩，施工資料跟不上施工進(jìn)度，施工資料就失去了其時(shí)效性。在此基礎(chǔ)上，對(duì)施工檔案資料歸檔的重視要求就顯得很有必要。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，配備合格的檔案管理人員

由于歷史條件原因，水利系統(tǒng)配備的多位水利技術(shù)人員，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，在施工一線把握施工質(zhì)量已經(jīng)形成了一整套施工經(jīng)驗(yàn)，但在施工檔案管理上還有很多欠缺。沒(méi)有對(duì)施工檔案管理的形勢(shì)形成強(qiáng)有力的認(rèn)識(shí)，缺乏在此方面的創(chuàng)新精神和認(rèn)真精神。檔案管理在新形勢(shì)下已逐步形成了與主體工程質(zhì)量同等重要的地位，檔案資料的缺失就是對(duì)施工質(zhì)量的不負(fù)責(zé)。所以，主管施工的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案資料的收編工作，嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》執(zhí)行水利工程檔案的管理，加強(qiáng)對(duì)施工檔案資料管理人員的配備，組織其參加國(guó)內(nèi)相應(yīng)的檔案管理培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案資料的保密性和相應(yīng)的檔案管理職業(yè)道德，掌握施工檔案管理的專業(yè)理論知識(shí)。加強(qiáng)對(duì)施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)單位的資料歸檔要求，逐步適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的具體形勢(shì)需要。

2.檔案室的配備

工欲善其事，必先利其器。沒(méi)有合格的檔案室，即便是即時(shí)檔案資料歸檔十分合理，滿足新形勢(shì)下的歸檔要求。離開(kāi)了后續(xù)的檔案資料管理和保養(yǎng)，所有的施工資料都會(huì)在一定的期限內(nèi)發(fā)生霉變和蟲(chóng)蛀，加上紙質(zhì)的時(shí)效性，隔上一定時(shí)間后，紙質(zhì)資料就滿足不了查看的需要。所以要加強(qiáng)檔案室的建設(shè)和管理，配備合格的檔案管理器材，按照檔案管理要求，時(shí)隔一定期限，對(duì)所有的檔案資料重新進(jìn)行掃描和復(fù)印，對(duì)電子文檔進(jìn)行重新復(fù)制拷貝，以滿足檔案歸檔資料的具體要求。檔案室的建立要適應(yīng)新形勢(shì)下的要求，可按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》JGJ25-2000執(zhí)行，以便做好檔案資料的各項(xiàng)防護(hù)工作。

3.檔案資料防護(hù)工作

檔案資料歸檔以后，要完善檔案資料的管理工作，認(rèn)真進(jìn)行檔案登記造冊(cè)，電子登錄，滿足各項(xiàng)查詢需要。

檔案資料的防護(hù)工作主要包括外圍結(jié)構(gòu)的保溫、隔熱、溫、濕度要求，內(nèi)部資料防火、防潮、防水、防日光及紫外線照射，防塵、防污染、防有害生物（霉、蟲(chóng)、鼠等）和防盜工作等。

4.檔案資料的收集

結(jié)合到山區(qū)灌區(qū)資料的收集，主要包涵以下內(nèi)容：

4.1 收集內(nèi)容

建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件及設(shè)計(jì)、工藝等文件。設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集整理勘察、設(shè)計(jì)文件、圖紙等，并按規(guī)定向建設(shè)單位歸檔部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料等。項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集積累項(xiàng)目監(jiān)理文件和監(jiān)督、檢查施工項(xiàng)目文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況等。施工單位負(fù)責(zé)收集其承包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理等。

4.2 收集范圍

反應(yīng)與灌區(qū)工程建設(shè)有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查看利用價(jià)值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全、歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案等。具體為項(xiàng)目前期科研、項(xiàng)目規(guī)劃、相關(guān)設(shè)計(jì)、項(xiàng)目批復(fù)、項(xiàng)目成立、招投標(biāo)、合同簽訂、施工開(kāi)工、過(guò)程和竣工驗(yàn)收文件等。

4.3 紙質(zhì)檔案歸檔要求

所有歸檔資料應(yīng)滿足檔案法要求，根據(jù)歸檔資料歸檔期限單獨(dú)分開(kāi)編制成冊(cè)，根據(jù)具體歸檔內(nèi)容要求，單獨(dú)一卷總張數(shù)不宜超過(guò)300張，以線裝形式加封面、目錄、卷內(nèi)備考表等。歸檔圖紙應(yīng)以竣工圖為準(zhǔn)并加蓋竣工圖紙，圖紙應(yīng)詳細(xì)標(biāo)明設(shè)計(jì)修改、施工技術(shù)聯(lián)系單修改4要素等，標(biāo)注清晰明了。所有歸檔資料應(yīng)有歸檔申請(qǐng)表、歸檔明細(xì)表等。施工資料應(yīng)包含施工照片、影像資料等，照片資料應(yīng)每張應(yīng)注明4要素，影像資料應(yīng)在文件名上注明時(shí)間、內(nèi)容等。