對高校檔案編研工作的思考

陳 敏

（瀘州醫(yī)學(xué)院 檔案館，四川 瀘州 646000）

對高校檔案編研工作的思考

陳 敏

（瀘州醫(yī)學(xué)院 檔案館，四川 瀘州 646000）

檔案編研工作是高校檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，做好高校檔案編研工作對高校的發(fā)展具有深遠的意義，如何加強高校檔案編研工作，使之更好地為新時期快速發(fā)展的高校服務(wù)，是本文思考的主要內(nèi)容.

高校檔案；檔案編研；思考

高校檔案編研工作是高校檔案部門在研究現(xiàn)有館藏內(nèi)容的基礎(chǔ)上，根據(jù)高校發(fā)展和社會的需要有目的有針對性地編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著等等，然后以一定的成果形式提供給利用者的過程.做好檔案編研工作，對于高校教學(xué)、管理、科研等工作以及社會的發(fā)展有著積極的意義.進入新世紀(jì)后，高校改革和發(fā)展的速度以及信息化的飛速發(fā)展，對高校檔案編研工作提出了更高的要求.新形勢下，高校檔案部門除了在原來的基礎(chǔ)上認真開展檔案編研工作，開發(fā)出檔案本身具有的潛在價值，為高校和社會的發(fā)展提供具有前瞻性和實用性的檔案信息材料外，還要適應(yīng)信息時代發(fā)展的步伐，利用信息化時代先進的硬件和軟件設(shè)施，多渠道、多形式地開發(fā)和展示高校檔案編研成果，更好地滿足利用者的需求，以便為高等教育事業(yè)以及社會的發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù).

1 高校檔案編研工作的意義

1.1 高校檔案編研工作是高校檔案工作的基本內(nèi)容，是推動高校教學(xué)、管理、科研等各項工作的有效《.中華人民共和國檔案法》第二十三條明確規(guī)定：“各級各類檔案館應(yīng)當(dāng)配備研究人員，加強對檔案的研究整理，有計劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內(nèi)發(fā)行.”《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》第二章第十二條也對高校檔案編研工作提出了明確要求：“高校檔案部門應(yīng)加強編研工作，對檔案資料進行研究整理，編輯出版.參加學(xué)校信息網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)和校內(nèi)編史修志，編寫或配合有關(guān)部門編寫重要參考資料.”由此可見，高校檔案編研工作是高校檔案工作的基本內(nèi)容，是高校檔案工作的一個重要環(huán)節(jié).通過檔案編研工作，把高校館藏浩瀚的檔案資料進行有目的的選題、選材、加工編輯、總纂和審核之后，以高層次的服務(wù)形式提供給高校教學(xué)、管理、科研等工作使用，有效避免了重復(fù)查閱原始檔案的繁瑣、減少對檔案資料的磨損、大大提高了檔案利用服務(wù)的效率，為高校各項工作的推進提供參考和依據(jù)，是推動高校教學(xué)、管理、科研等各項工作的有效途徑.

1.2 高校檔案編研工作對高校加強對外宣傳和信息交流方面起著積極的作用.檔案編研成果是高校信息開放的重要媒介，是高校內(nèi)部師生員工以及社會認識了解高校歷史文化的窗口.高校檔案編研成果，如教學(xué)匯編、規(guī)章制度匯編、任免文件匯編、重要會議簡介、科研成果匯編、學(xué)生獲獎情況等為高校教學(xué)、管理和科研工作者提供了真實有效的工作參考和依據(jù)，對高校各項工作的發(fā)展起著不可替代的作用.同時，其他的高校編研成果如學(xué)校歷史沿革匯編、歷年大事記匯編、高校歷年年鑒、名師名家簡介、學(xué)生就業(yè)情況、專業(yè)設(shè)置情況簡介等讓高校內(nèi)外人士更多地了解該高校，起到對外宣傳和信息交流的積極作用.今年恰逢瀘州醫(yī)學(xué)院60周年大慶，在此之前學(xué)院檔案館積極與其他單位和部門合作，積極開發(fā)學(xué)院檔案編研成果，在校慶之際向?qū)W院師生員工、各屆校友和社會各界人士以圖片展覽、廣播、視頻展播等方式生動展示了學(xué)院的發(fā)展歷程、取得的教學(xué)和科研成果、知名校友簡介資料以及學(xué)院建校60年來取得的其他成績.此次展示得到了大家的一致好評，提高了瀘州醫(yī)學(xué)院在社會上的知名度，加深了學(xué)院廣大師生、歷屆學(xué)子對母校的了解和認同，加強了學(xué)校與社會的聯(lián)系，取得了良好的社會效果，同時也在某種程度上提升了人們對檔案和檔案重要性的認識.

1.3 高校檔案編研工作是高校文化乃至社會文化建設(shè)的重要組成部分.高校檔案具有豐富的文化內(nèi)涵，因為高校不僅是為國家和社會培養(yǎng)各類高素質(zhì)人才、提高全民族思想道德素質(zhì)和科學(xué)文化素質(zhì)的地方，同時還具有創(chuàng)造和積累先進文化、傳播先進文化的功能.高校檔案是高校教學(xué)水平的歷史見證，是高校學(xué)術(shù)水平的真實記錄，是高校獨具特色校園文化的傳承載體，是社會文化的重要組成部分，檔案編研工作是對這些文化的總結(jié)、提升和宣傳.通過檔案編研工作，不但要彰顯學(xué)校的豐功偉績、辦學(xué)特色和歷史文化，更要把檔案中蘊藏的愛國、愛校等積極的精神內(nèi)容凸顯出來，向校內(nèi)外展示自身辦學(xué)成果、辦學(xué)特點以及豐富的人文精神和科學(xué)精神，在宣傳高校文化的同時主張培養(yǎng)健康、文明、科學(xué)的生活方式，形成團結(jié)友愛、平等互助、誠實守信、和諧融洽的社會關(guān)系，積極為構(gòu)建和諧校園以及和諧社會做出更大的貢獻.

1.4 檔案編研開發(fā)能提高高校檔案管理工作水平.檔案編研工作的高要求能促進高校檔案工作者業(yè)務(wù)水平的提高.高校檔案編研不僅要求檔案工作者熟悉基本的檔案業(yè)務(wù)工作，而且最重要的是，在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的同時，把思想境界提升到更高的層次，站在為高校各項工作發(fā)展思考的高度，以現(xiàn)有館藏檔案為基礎(chǔ)，積極選題，提煉出對學(xué)校發(fā)展有價值的編研成果，同時要適應(yīng)現(xiàn)代社會信息化的發(fā)展，多渠道、多形式地提供檔案編研成果服務(wù).這就要求檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)、探索、掌握各種有用的知識并用于實踐.檔案編研工作能激發(fā)檔案工作者奮發(fā)進取、取長補短，提高檔案工作能力，從而促進檔案管理水平的提高.

2 加強高校檔案編研工作的對策

2.1 加強高校檔案編研工作，搞好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作是根本.檔案編研工作是檔案部門在研究現(xiàn)有檔案館藏內(nèi)容的基礎(chǔ)上，根據(jù)需要有目的有針對性地提煉編輯出成套的成果并提供利用的過程.如果沒有扎實的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，沒有豐富的檔案館藏，檔案編研就等于是“巧婦難為無米之炊.”高校檔案內(nèi)容涉及教學(xué)、科研、行政管理、基本建設(shè)等各類別，來自各教學(xué)院系、行政管理部門、科研部門、基本建設(shè)等部門.高校檔案工作者除了熟悉《高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》，知道各部門該歸檔的基本范圍外，還要根據(jù)本校特色，結(jié)合實際，加強與各歸檔部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系.檔案部門在收檔的時候要認真鑒定，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，有歸檔價值的要移交檔案館室保存，無歸檔價值的不歸檔.此外還要通過各種渠道如網(wǎng)絡(luò)、報紙、雜志、書籍等搜集與本校相關(guān)的材料，還可以通過走訪退休職工、校友等，讓他們自愿把檔案館沒有的，但是又很珍貴的，與學(xué)校發(fā)展息息相關(guān)的檔案移交檔案部門保管.總之通過各種途徑，在去偽存真的前提下豐富檔案館藏，為檔案編研工作扎下堅實根基，做好高校檔案編研工作才有可能.

2.2 加強高校檔案編研工作，提高檔案工作數(shù)字化水平是一個重要要求.隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校檔案數(shù)字化建設(shè)已初見規(guī)模，但是很多高校由于硬件和軟件不足的原因，檔案數(shù)字化還不成熟.檔案數(shù)字化建設(shè)不僅要求各種有價值的電子文件、影像資料等要收集入庫外，各種原有的紙質(zhì)檔案也要通過現(xiàn)代技術(shù)手段轉(zhuǎn)化入檔案數(shù)據(jù)庫，通過計算機來管理并提供利用服務(wù).原來的檔案編研工作比較傳統(tǒng)，編研人員僅憑對館藏資料的熟悉，利用手工查閱大量館藏檔案之后，對收集好的資料進行研究和編輯.傳統(tǒng)的編研工作費時費事，還會因為人為的原因造成某些重要資料收集不齊全，致使編研出來的成果不完整，降低編研成果的質(zhì)量.加強高校檔案數(shù)字化建設(shè)，大力做好高校檔案數(shù)字化建設(shè)，在編研的工程中就可以借助電腦檢索到相關(guān)資料，做到齊全完整，大大提高了編研效率.利用信息化工具編研出來的成果圖文并茂、生動形象，如利用大事記管理軟件、書籍雜志排版軟件、畫冊排版軟件、展覽管理軟件等以電子、聲像、圖片等多種形式編研圖文并茂的檔案，經(jīng)過電腦處理后以多媒體的形式展示編研成果.

2.3 提升高校檔案編研人員知識結(jié)構(gòu)和思想高度，是提高檔案編研質(zhì)量的關(guān)鍵.高校檔案工作要圍繞中心工作（即高校教學(xué)、管理、科研以及高校的發(fā)展）來進行，為高校發(fā)展提供有價值的參考和借鑒依據(jù).檔案編研要求實用、又要求創(chuàng)新，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案編研還要求編研方式多樣化、編研成果多渠道傳播，所有這些都要求檔案編研人員要具有豐富的知識結(jié)構(gòu)，還要有一定的思想高度，才能站在高校發(fā)展的高度選題立意，并運用現(xiàn)代化管理手段編研出實用又豐富多彩的成果來.編研人員的素質(zhì)，決定了檔案編研成果的質(zhì)量好壞.新形勢下高校檔案工作者不但要掌握檔案專業(yè)知識、法律法規(guī)，而且要加強對寫作學(xué)、編輯學(xué)、歷史學(xué)、文獻學(xué)等知識的學(xué)習(xí).此外，熟練操作運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備、借助電腦進行檔案數(shù)據(jù)庫的管理和檔案編研工作的編輯和多媒體制作等.提升高校檔案編研人員知識結(jié)構(gòu)和思想高度，是提高檔案編研質(zhì)量的關(guān)鍵.

2.4 巧借外力，利用高校內(nèi)外資源，優(yōu)勢互補，多渠道發(fā)展.目前國內(nèi)很多高校檔案工作人員人手少、工作繁雜、再加上網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案編研工作對檔案工作者能力的要求不斷提高，光靠檔案部門內(nèi)部閉門造車，難以開發(fā)出既符合時代要求又令人滿意的編研成果.新形勢下的檔案工作要求高校檔案部門摒棄原有的落后觀念，在保護好檔案館藏的基礎(chǔ)上，打開大門，利用高校內(nèi)部其他部門以及其他單位的人才及資源優(yōu)勢，巧借外力、積極配合、優(yōu)勢互補、多渠道發(fā)展.如我院在60周年校慶之際與一家信息技術(shù)公司合作，開發(fā)了介紹瀘州醫(yī)學(xué)院60年發(fā)展變化歷程的，可通過光感應(yīng)來翻書的“魔法書”，受到廣泛了好評.巧借外力，利用高校內(nèi)外的技術(shù)和資源，擴充編研隊伍，擴大編研信息來源，拓展信息交流渠道，優(yōu)勢互補；多渠道發(fā)展就是主動與其他單位合作，以更加有效的解決檔案信息共享并實現(xiàn)多渠道傳播，如利用廣播電視節(jié)目、聲像制品發(fā)行、報刊、文獻復(fù)制，專題展覽，檔案信息咨詢，電子網(wǎng)絡(luò)等手段來加強高校檔案編研工作.

檔案編研工作無論是對高校的自身發(fā)展，還是社會的進步都具有實際的借鑒和參考意義，對高校和社會的發(fā)展產(chǎn)生深遠的影響.高校檔案部門應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展的要求，積極思索、勤于實踐、總結(jié)經(jīng)驗，做好檔案編研工作.

〔1〕鐘倫清.檔案編研實用方法[M].中國檔案出版社，2002.

〔2〕陳迎霞.高校檔案編研工作的幾點思考[J].科學(xué)時代，2009（1）.

〔3〕董仲離.高校檔案編研工作的價值[J].蘭臺世界，2007（4）.

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1673-260X（2012）01-0147-02