論客戶往來對賬工作的改善

○牛彩香

（全怡藝科技（深圳）有限公司 廣東 深圳 518055）

一、客戶往來對賬工作的重要性

在市場競爭激烈的今天，買方市場是多數(shù)企業(yè)所面臨的市場局面。為了促進銷售穩(wěn)定增長、拓寬銷售渠道、擴大市場份額，企業(yè)一般會采取給予客戶一定賬期及信用額度的賒銷銷售方式，這樣也就產(chǎn)生了應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款是企業(yè)極其重要的流動資產(chǎn)，也是極其容易產(chǎn)生拖欠、呆壞賬的資產(chǎn)。應(yīng)收賬款管理可分為事前防范、事中監(jiān)控、事后跟進三個階段。事前防范即客戶合作之前的基本情況調(diào)查、簽訂合同、開立新戶、初步授信等；事中監(jiān)控即客戶合作過程中的信用調(diào)整、監(jiān)控預(yù)警、發(fā)貨退貨管理、結(jié)算管理等；事后跟進即客戶往來對賬、欠款清收、責(zé)任追究等。客戶往來對賬是應(yīng)收賬款管理鏈條中重要一環(huán)，其工作質(zhì)量的好壞、效率的高低，直接影響著公司應(yīng)收賬款的管理水平及資產(chǎn)的安全完整。

為了防范因賒銷而產(chǎn)生的應(yīng)收賬款風(fēng)險，廠家與客戶（以下簡稱廠商）之間定期的往來賬目核對就成為一項極其重要的工作，客戶往來對賬工作是確認廠商之間債權(quán)債務(wù)關(guān)系、防范舞弊、及時發(fā)現(xiàn)差錯、厘清債權(quán)債務(wù)金額、加強應(yīng)收賬款管理的專項工作，此項工作是財務(wù)工作的重點，也是財務(wù)工作的難點。

二、客戶往來對賬工作中存在的問題

廠家作為經(jīng)營活動中債權(quán)方，應(yīng)積極、主動、及時地與作為債務(wù)方的商家展開對賬工作。在實務(wù)工作中，客戶往來對賬工作在以下八個方面存在問題，嚴重影響著客戶往來對賬工作。

1、實施對賬的主體?？蛻敉鶃韺~是財務(wù)工作的重點，需要財務(wù)人員親自去核對。但在實際工作中，由于客戶數(shù)量較多、區(qū)域分布范圍較廣，且距離公司路程較遠，而財務(wù)人員人數(shù)、精力有限，難以做到與每個客戶均親自對賬，所以常常需要委托負責(zé)該客戶的業(yè)務(wù)員將財務(wù)人員制作的對賬單帶給客戶核對、確認。業(yè)務(wù)人員對這種工作安排常常心有怨言，認為是業(yè)務(wù)人員在做財務(wù)的工作，分散了其專心于業(yè)務(wù)工作的時間精力。

2、對賬周期。客戶往來對賬周期通常有按月、按季兩種，極少按年進行。及時對賬，能盡早發(fā)現(xiàn)賬目差錯及舞弊，保證賬目清晰準確，但對賬周期縮短，又會導(dǎo)致廠商雙方用于對賬事務(wù)的工作量增加。

3、對賬方式。對賬方式也直接影響對賬事務(wù)的工作量，按照廠商對賬人員是否見面來區(qū)分，可以分為現(xiàn)場對賬和遠程對賬（包括函證、郵件、傳真、網(wǎng)上對賬）?，F(xiàn)場對賬即廠商對賬人員到一方辦公現(xiàn)場核對賬目，并現(xiàn)場確認；遠程對賬即廠商對賬人員不見面，而是通過掛號信、快遞、郵件、傳真、網(wǎng)絡(luò)方式傳遞對賬單。其中，網(wǎng)上對賬則是由廠家或商家人員登錄到對方商務(wù)網(wǎng)站，自主核對賬目，廠家與超市客戶之間多采用這種對賬方式。

4、對賬內(nèi)容。財政部2002年12月制定下發(fā)的《內(nèi)部會計控制規(guī)范——銷售與收款（試行）》第二十四條規(guī)定“企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期與往來客戶通過函證等方式，核對應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來款項”。財政部、證監(jiān)會等五部委2010年4月發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第9號——銷售業(yè)務(wù)》第十二條規(guī)定“企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專人通過函證的方式，定期與客戶核對應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來款項”。但目前多數(shù)客戶往來對賬只是核對應(yīng)（預(yù)）收賬款的金額。

5對賬范圍?？蛻敉鶃碣~目的金額包括期初余額、本期發(fā)生額（提貨、退貨、回款等）、期末余額。有的對賬人員認為廠商雙方期末余額能核對相符，就不必再費時費力地核對發(fā)生額，只有在雙方期末余額核對不符時才需要核對發(fā)生額。

6、對賬單格式。對賬單是采用廠家格式，還是商家格式，是根據(jù)廠家或商家哪一方更有話語權(quán)來決定。不過無論是廠家還是商家格式的對賬單，都只是確認截止某一日期雙方的債權(quán)債務(wù)金額，并無催收貨款的內(nèi)容，實務(wù)中存在商家確認欠廠家貨款但就是不歸還的現(xiàn)象。按民法通則規(guī)定，一般民事法律關(guān)系普遍適用的訴訟時效期間為2年，而對賬單是否引起訴訟時效中斷的問題，司法實踐中的認識并不統(tǒng)一。有觀點認為，對賬單只是當(dāng)事人業(yè)務(wù)往來中的債權(quán)債務(wù)結(jié)算憑證，字面上沒有催收的內(nèi)容，不能認定債權(quán)人主張權(quán)利引起訴訟時效中斷；也有觀點認為，雖然對賬單上沒有催收的內(nèi)容，但當(dāng)事人對賬的行為本身，則隱含著催收債權(quán)的意思，應(yīng)認定為是向債務(wù)人主張權(quán)利，引起訴訟時效的中斷。

7、對賬確認方式。對賬確認的規(guī)范方式應(yīng)該是簽章（簽名加蓋章），即加蓋廠商雙方的公章或?qū)~專用章，并由雙方對賬人員簽名。實務(wù)中常常遇到對賬單上商家加蓋的是發(fā)票專用章、收款專用章，但這些印章確認的對賬單并沒有法律效力。有的業(yè)務(wù)人員為了掩蓋其舞弊行為，甚至使用偽造的客戶印章來確認對賬單。此外，對賬人員未簽名也是常見的問題。

8、取得對賬單后，之前的業(yè)務(wù)往來單據(jù)是否還需保存。日常業(yè)務(wù)往來中的單據(jù)，如合同、訂單、出庫單、退貨單、貨物驗收單、發(fā)票簽收單、結(jié)算單、資金往來單等單據(jù)數(shù)量大，規(guī)格大小不統(tǒng)一，難以及時取得并轉(zhuǎn)交給財務(wù)，且這些單據(jù)的搜集、整理、裝訂、保存均需耗費很大精力。實際工作中，不少人都認為只要取得了對賬單，則之前廠商業(yè)務(wù)往來中的單據(jù)就無須再保存，認為經(jīng)雙方確認的對賬單具有不容置疑、不可更改的法律效力。但實際上如果缺少雙方業(yè)務(wù)往來單據(jù)的支持、支撐，這種對賬單的效力還是有限的，在訴訟舉證活動中，如果沒有相應(yīng)原始業(yè)務(wù)單據(jù)作支撐，即使已經(jīng)確認的對賬單，也不一定能取得法院的支持。

三、客戶往來對賬工作的風(fēng)險應(yīng)對策略

《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第9號——銷售業(yè)務(wù)》中的第三條指出“企業(yè)銷售業(yè)務(wù)至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注下列風(fēng)險：（一）銷售政策和策略不當(dāng)，市場預(yù)測很不準確，銷售渠道管理不當(dāng)?shù)?，可能?dǎo)致銷售不暢、庫存積壓、經(jīng)營難以為繼；（二）客戶信用管理不到位，結(jié)算方式選擇不當(dāng)，賬款回收不力，可能導(dǎo)致銷售款項不能收回或遭受欺詐；（三）銷售過程存在舞弊行為，可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損”。通過客戶往來對賬工作，可以規(guī)避或減輕后兩項項風(fēng)險，即規(guī)避或減輕廠家所面臨的未對賬、未及時對賬或雖然對賬但對賬單無效所帶來的應(yīng)收賬款不能及時、足額收回的風(fēng)險。

根據(jù)財政部、證監(jiān)會2008年6月所印發(fā)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中，風(fēng)險應(yīng)對策略有風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險分擔(dān)和風(fēng)險承受四種。根據(jù)風(fēng)險分析的結(jié)果，結(jié)合風(fēng)險承受度，權(quán)衡風(fēng)險與收益，廠家對客戶往來對賬工作中的風(fēng)險，可以采取風(fēng)險降低的策略，即根據(jù)成本效益原則，采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧┙档惋L(fēng)險或者減輕損失，將風(fēng)險控制在風(fēng)險承受度之內(nèi)。

四、客戶往來對賬工作的改善措施

針對客戶往來對賬工作中存在的八大問題，可采取以下改善措施降低風(fēng)險。

1、“財務(wù)主導(dǎo)+業(yè)務(wù)配合”對賬分工模式。對賬工作應(yīng)由財務(wù)人員主導(dǎo)，業(yè)務(wù)人員配合完成。為降低業(yè)務(wù)人員的對賬風(fēng)險，財務(wù)人員要將對賬單上所蓋的印章與財務(wù)所保管的客戶預(yù)留印章函上印章進行比對，以防止客戶無效蓋章或業(yè)務(wù)人員私刻客戶印章的行為出現(xiàn)，及時對客戶進行電話回訪，檢查業(yè)務(wù)員是否與客戶真實對賬。此外，重要客戶的對賬工作應(yīng)由財務(wù)人員親自完成。

2、對賬周期的確定。對賬周期的確定應(yīng)遵循重要性原則，即對交易量大的客戶、欠款客戶、逾期金額較大客戶、逾期時間較長的客戶，應(yīng)按月對賬確認；對交易量不大的客戶、余款客戶、逾期金額不大客戶、逾期時間不長的客戶，可按季度對賬確認。

3、對賬方式的確定。對賬方式的確定也應(yīng)遵循重要性原則，對交易量大的客戶、欠款客戶、逾期金額較大客戶、逾期時間較長的客戶，在條件允許時，應(yīng)由財務(wù)或業(yè)務(wù)人員親自到現(xiàn)場對賬；對交易量不大的客戶、余款客戶、逾期金額不大客戶、逾期時間不長的客戶，如果距離較遠、交通不便，則可以采用遠程對賬（包括函證、郵件、傳真）的方式。另外，為方便客戶及時核對往來賬目，廠家可以對客戶開放ERP部分權(quán)限，使其能登錄ERP，查詢其與公司的業(yè)務(wù)往來明細，實現(xiàn)自主對賬。

4、對賬內(nèi)容的確定。除了應(yīng)（預(yù)）收款項，廠商之間的業(yè)務(wù)往來還有應(yīng)付款項如廠家應(yīng)支付給商家的銷售返利，以及其他應(yīng)收（付）業(yè)務(wù)如廠家向商家或商場向廠家支付的某種押金（品質(zhì)保證金、服務(wù)保證金）。對于采用代銷模式的，還需要核對委托代銷商品與受托代銷商品，所以應(yīng)將往來對賬的內(nèi)容擴展到所有客戶往來業(yè)務(wù)，而不局限于應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等，并合理設(shè)計對賬單。

5、對賬范圍。對賬時不僅要核對余額，還要核對發(fā)生額，即使廠商雙方期末余額核對相符，也必須逐筆勾對每筆業(yè)務(wù)往來明細的發(fā)生額，以便發(fā)現(xiàn)可能存在的舞弊。如業(yè)務(wù)員以客戶名義提一單貨，但并未送交客戶而是將其侵占，然后再申請一筆等額返利記入客戶往來賬，這時雙方余額核對相符，但卻隱藏著業(yè)務(wù)人員侵占資產(chǎn)這樣的嚴重舞弊現(xiàn)象。

6、對賬單格式。范偉紅（2005）認為從訴訟時效中斷的構(gòu)成要件看，由于對賬單中缺少要求債務(wù)人盡快償還欠款的主要內(nèi)容，故對賬單不能引起訴訟時效的中斷；從對賬單的本質(zhì)看，對賬單是確認結(jié)算的憑證，只有確認債權(quán)債務(wù)而無催收的功能。對賬單通常是債權(quán)人事先設(shè)計好的固定格式內(nèi)容，如果對賬單內(nèi)容中沒有關(guān)于催收貨款的明確內(nèi)容，當(dāng)出現(xiàn)爭議時，應(yīng)作出對債務(wù)人有利的解釋，即不能認定對賬單產(chǎn)生了中斷訴訟時效的后果。因此，在情況允許的條件下，應(yīng)盡可能采用廠家格式對賬單，且由程序自動生成客戶對賬單，這樣就保證了格式、內(nèi)容的統(tǒng)一及對賬單數(shù)據(jù)與賬面數(shù)據(jù)的一致性。同時，對賬單還應(yīng)設(shè)計催還貨款的內(nèi)容，當(dāng)期末客戶為欠款，就自動在對賬單中出現(xiàn)“請貴公司籌措資金，盡快歸還所欠我公司貨款”的條款，對于期末客戶為余款的，則不必有此條款。

7、對賬確認方式。要加強對業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，使其知曉對賬之后，需要商家對賬人員在對賬單上簽字并蓋章，不能只蓋章不簽字或只簽字不蓋章。為降低對賬確認風(fēng)險，廠方需要在合作之初的立戶環(huán)節(jié)要求客戶出具預(yù)留印章函，預(yù)留印章函上應(yīng)包括客戶的公章、合同專用章、財務(wù)專用章、收貨專用章印模，同時要求客戶出具確認客戶對賬單的授權(quán)印章，以后凡是加蓋了授權(quán)印章的客戶對賬單均屬于有效確認。

8、妥善保存業(yè)務(wù)往來單據(jù)。客戶定期的對賬工作固然非常重要，但妥善保留雙方的業(yè)務(wù)往來原始單據(jù)則屬于更加基礎(chǔ)性的工作。業(yè)務(wù)往來原始單據(jù)能夠在廠商雙方對發(fā)（退）貨型號、數(shù)量、金額產(chǎn)生糾紛，甚至不得不采取的訴訟行動時起到關(guān)鍵證據(jù)的作用。

[1]范偉紅：法官實用財務(wù)會計與司法會計研究[M]．北京：人民法院出版社，2005.