出版企業(yè)文檔編輯與管理規(guī)范問(wèn)題研究

劉紅芹

出版企業(yè)文檔編輯與管理規(guī)范是檔案編輯工作的有機(jī)組成部分，它是一種把有關(guān)出版文件檔案經(jīng)過(guò)編輯分類(lèi)后，按照一定的規(guī)范歸入相關(guān)檔案的管理工作。出版企業(yè)的各類(lèi)檔案資料眾多，把零碎分散的材料通過(guò)編輯歸入檔案，能夠?yàn)槌霭嫫髽I(yè)提供所需的各種資料，使這些資料不斷增值，對(duì)于匯集出版企業(yè)的信息，發(fā)揮檔案的效能具有重要的作用。規(guī)范出版文檔的編輯與管理，也是出版企業(yè)完善自身體制機(jī)制的重要內(nèi)容。

1 出版企業(yè)要高度重視和規(guī)范文檔的編輯管理

隨著中國(guó)加入世界貿(mào)易組織，中國(guó)出版企業(yè)也不斷發(fā)展壯大，新聞出版業(yè)已成為國(guó)家戰(zhàn)略產(chǎn)業(yè)，新聞出版骨干企業(yè)跨媒體、跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨國(guó)界和跨所有制重組，培育大型的出版集團(tuán)、報(bào)業(yè)集團(tuán)、期刊集團(tuán)、發(fā)行集團(tuán)，集中優(yōu)勢(shì)資源向優(yōu)勢(shì)集團(tuán)積聚，有利于優(yōu)勢(shì)集團(tuán)和名牌產(chǎn)品發(fā)揮其在新聞出版市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的強(qiáng)勢(shì)效應(yīng)和主力作用，同時(shí)也要求出版企業(yè)重視文檔編輯和規(guī)范文檔管理。

出版企業(yè)文檔在某種意義上具有平臺(tái)的作用，這些文檔支撐著出版企業(yè)編輯發(fā)行和廣告等業(yè)務(wù)的有序運(yùn)營(yíng)，以及出版生產(chǎn)和出版管理等實(shí)踐活動(dòng)的正?？茖W(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)。出版企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)決策過(guò)程中，有關(guān)文檔信息能夠提供相應(yīng)的支持力，通過(guò)對(duì)出版文檔信息的證據(jù)編輯，能夠有效地維護(hù)出版企業(yè)的利益，實(shí)際上出版文檔的編輯也是一筆無(wú)形的資產(chǎn)，它被出版企業(yè)有效利用后不僅能為企業(yè)解決有關(guān)問(wèn)題，而且還能間接創(chuàng)造出相當(dāng)可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

另外，出版企業(yè)文檔的編輯管理也是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，對(duì)于提高出版企業(yè)的市場(chǎng)占有率和提高競(jìng)爭(zhēng)力，發(fā)揮著不可低估的作用。出版企業(yè)的文檔真實(shí)記錄了其在生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)實(shí)踐中創(chuàng)造的業(yè)績(jī)和輝煌的歷史，不僅是企業(yè)文化的有機(jī)組成部分，而且也是一份最原始可信的歷史資料，凝結(jié)著出版企業(yè)人的豐富知識(shí)和開(kāi)拓創(chuàng)新精神，是一筆取之不盡的寶貴資源，也是研究出版企業(yè)成長(zhǎng)壯大的可信史料。正由于出版企業(yè)的文化大量地沉淀在文檔之中，因此加強(qiáng)出版企業(yè)文檔編輯和管理，對(duì)促進(jìn)出版企業(yè)的發(fā)展意義重大。

2 出版企業(yè)文檔編輯管理存在的問(wèn)題

2.1 文檔編輯管理意識(shí)薄弱。出版企業(yè)的發(fā)展強(qiáng)調(diào)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的雙豐收，對(duì)于出版生產(chǎn)和有關(guān)宣傳比較重視，而對(duì)于出版文檔的編輯管理不太重視，造成有的出版文檔被作為一般資料而隨意丟棄，甚至重要的文檔因堆積過(guò)多、不及時(shí)編輯整理而丟失。尤其定編定崗過(guò)程中，對(duì)于檔案人員壓縮編制或者由其他人兼職，缺乏專(zhuān)職檔案管理者，對(duì)檔案人員待遇或提拔不夠重視，有的出版企業(yè)對(duì)一些文件處理不及時(shí)，造成檔案編輯工作不到位，管理質(zhì)量低下。

2.2 檔案編輯管理人員的素質(zhì)不夠高。表現(xiàn)在出版企業(yè)中有關(guān)的檔案管理人員有的沒(méi)有接受過(guò)崗前培訓(xùn)，有的則是專(zhuān)業(yè)知識(shí)比較少或者學(xué)歷不達(dá)標(biāo)，業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)技能普遍偏低，高級(jí)職稱(chēng)較少，相關(guān)的檔案研究成果也不多。

2.3 不重視文檔的利用。文檔的本質(zhì)價(jià)值才是文檔管理得到重視的原因所在。文檔是出版企業(yè)發(fā)展的重要?dú)v史記錄，記載著出版企業(yè)前進(jìn)的足跡，具有重要的財(cái)富效應(yīng)。許多出版企業(yè)文件資源檔案儲(chǔ)備量巨大，但不重視管理和利用，在遇到問(wèn)題和需要作出重大決策時(shí)將教訓(xùn)拋諸腦后而重蹈覆轍。

3 出版企業(yè)規(guī)范文檔編輯與管理的方法

3.1 加強(qiáng)規(guī)范文檔編輯與管理的意識(shí)。在出版企業(yè)活動(dòng)中要求從領(lǐng)導(dǎo)到員工提高認(rèn)識(shí)，從思想上充分認(rèn)識(shí)到規(guī)范文檔編輯與管理的重要性，規(guī)范檔案管理不只是檔案管理人員的事情，也需要各出版部門(mén)通力合作，及時(shí)更新、整理文檔，實(shí)現(xiàn)信息共享，文檔一體化，這有利于提高整個(gè)出版企業(yè)的工作效率。

3.2 制定完善的文檔管理制度。規(guī)范文檔編輯與管理的科學(xué)化要靠制度，這種制度保障不僅促進(jìn)出版企業(yè)文檔編輯的良性循環(huán)，而且對(duì)服務(wù)出版企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展也有利。對(duì)于與出版相關(guān)的文件從制定到傳閱，從編輯歸檔到利用都要制定細(xì)則，有章可循，分明相關(guān)權(quán)與責(zé)，確保文檔真實(shí)和完整，具有長(zhǎng)期可用的歷史價(jià)值，確保文檔工作的高效、合理。

3.3 重視檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)在規(guī)范檔案管理工作中起著重要作用。提高檔案管理人員的學(xué)歷、定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行短期培訓(xùn)對(duì)于提升檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力大有裨益。對(duì)出版企業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)，也是一種對(duì)本部門(mén)知識(shí)的管理和儲(chǔ)藏，這對(duì)促進(jìn)出版企業(yè)健康發(fā)展有著重大影響。