檔案信息資源開發(fā)利用對高校發(fā)展影響力之分析*

于守彩，徐保芬

(煙臺職業(yè)學(xué)院，山東煙臺264670)

檔案信息資源開發(fā)利用對高校發(fā)展影響力之分析*

于守彩，徐保芬

(煙臺職業(yè)學(xué)院，山東煙臺264670)

檔案信息資源開發(fā)利用水平的高低已成為衡量信息化建設(shè)發(fā)展水平高低的重要標(biāo)尺，分析檔案信息資源開發(fā)利用對高校發(fā)展的影響力，對推動高校健康持續(xù)的發(fā)展具有重要意義。本文從檔案信息資源開發(fā)利用對高校發(fā)展影響力的意義、本質(zhì)、目的、保障環(huán)境等幾個方面進行論述。

檔案信息資源;開發(fā)利用;高校發(fā)展

21世紀是知識經(jīng)濟社會，檔案信息資源的開發(fā)和利用越來越受世人矚目。檔案工作已深入到經(jīng)濟建設(shè)的各個方面，在各個領(lǐng)域所起的作用已日益被社會承認。做好檔案信息資源開發(fā)利用工作是促進信息化工作、推動高校發(fā)展及創(chuàng)建骨干院校建設(shè)的重要途徑。高校檔案信息資源記錄了高校管理、教學(xué)、科研和發(fā)展的歷史，是極其寶貴的資源財富。高校檔案信息資源就是為高校的教學(xué)、科研、黨政管理提供服務(wù)，使檔案在高校的發(fā)展中發(fā)揮作用、體現(xiàn)價值。高校檔案是與高校同時產(chǎn)生并一直與高校各項活動緊密相聯(lián)的，高校檔案工作的根本目的和中心任務(wù)是檔案利用，高校檔案是一種極為重要的信息資源，其使用價值是客觀存在的，要使這種使用價值發(fā)揮出來，則是當(dāng)前高校檔案工作的重點與難點。

一、加強檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

加強檔案信息資源開發(fā)利用工作是檔案工作為高校建設(shè)服務(wù)的重要途徑，檔案信息資源開發(fā)利用是充分發(fā)揮其價值和作用的重要手段，是提高高校工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。是衡量高校業(yè)績與管理水平的重要尺度。高校檔案記載著這個學(xué)校發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對研究高校的業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學(xué)分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。檔案信息資源的合理開發(fā)利用，為高校高層管理人員及時了解高校整體發(fā)展?fàn)顩r，適時調(diào)整策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為高校發(fā)展決策提供支持性證據(jù)。因此，做好檔案信息資源開發(fā)利用工作對于促進高校的全面發(fā)展，不斷提升高校的競爭力具有重要的意義。

二、檔案信息資源開發(fā)利用對高校發(fā)展影響力分析的意義

信息時代經(jīng)濟社會發(fā)展日益依賴信息資源的開發(fā)利用，檔案是社會信息資源的重要組成部分，其開發(fā)利用成效是影響高校發(fā)展的重要因素。分析檔案開發(fā)利用對高校發(fā)展的影響，能加強檔案開發(fā)利用的策略、方法等方面的研究，為更好地指導(dǎo)開發(fā)利用實踐奠定基礎(chǔ)，促使檔案信息資源能深層次、高質(zhì)量、高效率的開發(fā)和利用，為高校發(fā)展做出更大的貢獻。首先，分析檔案開發(fā)利用的影響力，堅定了檔案開發(fā)利用的方向，檔案開發(fā)利用是發(fā)揮檔案自身價值，實現(xiàn)檔案信息資源共享的途徑，從而推動了高校的全面發(fā)展。所以這項研究可促使檔案開發(fā)利用工作進一步增強服務(wù)意識，更新服務(wù)觀念，增強服務(wù)方式，提高檔案信息資源服務(wù)有及時性、針對性和實效性。使檔案開發(fā)利用工作更加科學(xué)、高效。其次，建立和完善激勵機制，從事檔案開發(fā)工作的干部職工，要解放思想，更新觀念，勇于改革，善于創(chuàng)新。要明確檔案信息開發(fā)利用，是檔案工作的最終目的，使檔案開發(fā)利用的目標(biāo)更明確，成果更實用，為高校全面發(fā)展提供更為可靠、準(zhǔn)確的信息資源。

三、檔案信息資源開發(fā)利用對高校發(fā)展影響力分析的本質(zhì)

分析檔案信息資源開發(fā)利用對高校發(fā)展影響力的本質(zhì)，就是對檔案開發(fā)利用的績效進行科學(xué)評估。通過科學(xué)評估檔案開發(fā)利用的績效，來達到分析檔案開發(fā)利用對高校發(fā)展影響力的目的。

績效就是有成績和效益的意思。是對社會組織和個人在一定時期內(nèi)投入產(chǎn)出情況的綜合評價。用在經(jīng)濟管理活動方面，是指社會經(jīng)濟管理活動的結(jié)果和成效;用有人力資源管理方面，是指主體行為或者結(jié)果中的投入產(chǎn)出比。

績效評估本質(zhì)上是一種過程管理，而不是僅僅對結(jié)果的考核。它是將中長期的目標(biāo)分解成年度、季度、月度指標(biāo)，不斷督促員工實現(xiàn)、完成的過程，有效的績效評估能幫助高校達成目標(biāo)?？冃гu估是一個不斷制訂計劃、執(zhí)行、改正的循環(huán)過程，也是一個不斷的發(fā)現(xiàn)問題、改進問題、找到差距進行提升，最后達到雙贏的過程。因其運用了科學(xué)、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和程序，所以能全面地、準(zhǔn)確地反映社會組織或個人的成績、效益等狀況。

總之，績效評估為決策提供了重要的參考依據(jù)、為組織發(fā)展提供了重要支持、為員工提供了一面有益的“鏡子”。

對檔案信息資源開發(fā)利用的績效進行評估，就是運用了科學(xué)、規(guī)范的評估原則和方法，對一定時期內(nèi)檔案開發(fā)利用活動中的種種數(shù)據(jù)及其成效等指標(biāo)進行定量與定性分析，做出真實、客觀、公正的綜合評判。因此，分析檔案信息資源開發(fā)利用對高校發(fā)展的影響力可以借助檔案開發(fā)利用績效評估的理論與方法。

四、檔案信息資源開發(fā)利用對高校影響力分析的目的

檔案信息資源開發(fā)利用活動受到諸多因素的干擾和制約，既有外部如經(jīng)濟、政策與法律、管理方式等因素;也有檔案管理內(nèi)部因素，具有不穩(wěn)定性，因此檔案開發(fā)利用的合理有效是高校又好又快發(fā)展的一項基礎(chǔ)性工作。對于把握經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案信息資源開發(fā)利用的目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為實現(xiàn)創(chuàng)建骨干院校的目標(biāo)服務(wù)。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用是檔案管理自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為高校重要的不可或缺的信息資源。歸根結(jié)底通過對檔案信息資源開發(fā)利用對高校影響力的分析，找出問題和差距，尋求改進的方法，以達到更為強化、優(yōu)化的效果。

五、檔案信息資源開發(fā)利用對高校發(fā)展影響力的保障環(huán)境

1、檔案人員要按照國家主管部門頒布的法規(guī)或規(guī)章制度開展檔案的收集、整理、編目、鑒定、統(tǒng)計等工作，做到每一項工作都有章可循，有法可依，爭取盡快實現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，這是檔案資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。2、擴大宣傳，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。檔案工作是一項默默無聞的工作，社會知名度比較低，在這種情況下，檔案人員要抓住一切契機宣傳檔案和檔案工作的價值和作用，增強社會的檔案意識。通過廣泛宣傳檔案工作的價值，使領(lǐng)導(dǎo)重視和支持檔案信息資源的開發(fā)利用。3、加強檔案工作人員培訓(xùn)，提高自身素質(zhì)。檔案作為一種資源要為高校發(fā)展服務(wù)，檔案人員是這一工作主體，是檔案資源開發(fā)和利用的加工者，他們的能力高低，直接影響著檔案資源開發(fā)的內(nèi)容和質(zhì)量。因此，要重視檔案人才培養(yǎng)，提高檔案人員專業(yè)水平，同時，檔案人員還要掌握相關(guān)領(lǐng)域知識，能夠獨立地運用現(xiàn)代化管理手段，做一名復(fù)合型跨世紀人才。4、加大資金投入，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。檔案工作是一項基礎(chǔ)工作，它見效益需要一定時間，它的價值隨著時間的流逝逐漸釋放出來，隨著知識經(jīng)濟的到來，檔案作為資源開發(fā)和利用價值將會大放光芒。因此，我們要加大檔案的資金投入，配備現(xiàn)代化的設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。5、加強檔案信息安全保障工作。貫徹落實國家關(guān)于加強信息安全保障工作的方針政策，提高信息化條件下檔案信息安全保障能力。正確處理新形勢下檔案開發(fā)利用與保密的關(guān)系。采取有效措施和技術(shù)手段，保證檔案信息管理系統(tǒng)運行安全、可靠。注意保護檔案信息及信息產(chǎn)品的知識產(chǎn)權(quán)，保護高校利益，保護個人隱私。

六、檔案信息資源開發(fā)利用對高校發(fā)展影響力分析是做好檔案管理工作的必由之路

檔案管理工作要想更好地服務(wù)大家，就要研究高校檔案信息資源開發(fā)利用，掌握開發(fā)利用的規(guī)律，主動有效地提供高校檔案信息。高校的需求是檔案開發(fā)利用的動力，只有通過深入細致的調(diào)查研究，了解各類高校職工、學(xué)生對信息的利用需要情況，才能向他們提供最及時、有效的信息服務(wù)，有針對性地滿足他們的客觀需要。為此，各高校檔案部門一方面要總結(jié)工作經(jīng)驗，了解當(dāng)前動向，及時發(fā)現(xiàn)問題;另一方面，通過開發(fā)利用工作，收集反饋信息，掌握提供利用工作的效果和動態(tài)，并通過分析研究，提出最便捷、有效的服務(wù)方法和途徑。因此，大力加強檔案信息資源的開發(fā)與利用，是做好檔案管理工作的基本要求，是檔案工作適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇，是檔案工作在新時期實現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展的必由之路。

七、檔案開發(fā)利用方式對高校發(fā)展的直接影響

為了適應(yīng)高校健康持續(xù)的發(fā)展，檔案的開發(fā)利用方式也應(yīng)改變，即由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變，就是以主動服務(wù)為主，被動服務(wù)為輔，通過各種方式主動向外報道和介紹檔案信息，如目錄交流、咨詢服務(wù)、信息報道、公布檔案史料等;由單項報務(wù)向多項服務(wù)轉(zhuǎn)變，就是改變過去那種主要對內(nèi)提供利用方式，面向全校開放，主要為高校各方面服務(wù);由盲目服務(wù)向針對服務(wù)轉(zhuǎn)變，就是要有目的、有針對性地編輯出版專題匯編、專用手冊、專用圖集等，以滿足利用者的實際需要;由無償服務(wù)向有償服務(wù)轉(zhuǎn)變，就是無償與有償相結(jié)合，對學(xué)校公益性服務(wù)應(yīng)無償提供利用，對經(jīng)濟效益性服務(wù)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定收取一定費用。綜上所述，開發(fā)利用方式主要反映開發(fā)利用活動的過程或行為，反映檔案開發(fā)利用對高校全面發(fā)展的直接影響。

總之，通過分析檔案信息資源的開發(fā)利用工作對高校發(fā)展的影響力，了解到做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且對促進我國檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義。同時，使檔案工作者更加明確了檔案開發(fā)利用工作是檔案工作的根本目的，明確了服務(wù)方向。因此，檔案工作者要抓住機遇，從廣度和深度方面開發(fā)利用檔案信息資源，為高校健康持續(xù)的發(fā)展做出貢獻。

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2011－12－14

于守彩(1969－)，女，山東煙臺人，助理館員。