網絡時代下高校辦公自動化的運用與發(fā)展

陳婷

(福建師范大學協(xié)和學院，福建 福州 350108)

一、辦公自動化給高校辦公工作格局帶來的變化

辦公室是學校日常辦事機構，對內是綜合、協(xié)調、管理、服務的行政部門，對外是學校精神面貌的展示窗口，在工作中擔任著輔助決策、參謀助手、中樞紐帶等職能，是高校不可或缺的重要職能部門。辦公自動化的發(fā)展帶來信息科技現(xiàn)代化在辦公領域中的廣泛運用，對先前傳統(tǒng)的辦公方式和制度都帶來了極大的沖擊，逐步推行辦公室自動化，對規(guī)范工作制度、提高辦公室的工作效率和質量都有極大作用，使辦公室日常工作向科學化、程序化、標準化發(fā)展。

1.信息的收集和查詢

輔助領導做好參謀、決策是辦公室的重要工作職責之一，傳統(tǒng)辦公要求辦公人員經常讀書、看報，收集各類重大信息、素材，做好有關輔助決策信息的歸檔、處理，以便隨時查閱和輔助領導進行參謀，提供有效的決策方案。辦公自動化是一種高效率的人機系統(tǒng)，通過以計算機為核心的辦公設備進行處理，可以快速地對各類信息

二、辦公自動化在高校辦公中的具體運用

三、辦公自動化在高校辦公中的發(fā)展建設

傳統(tǒng)辦公格局向辦公自動化的發(fā)展勢在必行，是高校改革發(fā)展的必然趨勢。如何做好傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的過渡，科學、合理地實現(xiàn)這一轉型是高校辦公發(fā)展建設的重要任務。

1.提高認識，完善各項辦公軟、硬件設備

隨著高校辦學規(guī)模的逐步擴大、高校辦公任務的日益增加，高校各級領導應充分認識到辦公自動化發(fā)展是高校改革的必然趨勢，推行辦公自動化是加強高校現(xiàn)代化管理的重要內容，應納入高校全局建設的整體規(guī)劃中。在實際工作運行中，應根據(jù)學生規(guī)模、機構設置等做好統(tǒng)籌規(guī)劃和分步實施，不斷完善各項辦公軟、硬件設備的采購，并定期落實好系統(tǒng)更新和后期維護，以“方便快捷、安全高效”為原則做好辦公自動化的推行。

2.深化意識，建立健全各項規(guī)章制度

信息化建設發(fā)展日新月異，更新?lián)Q代頻繁。在辦公自動化的實際運行中，必須嚴格建立各項規(guī)章制度以保證辦公系統(tǒng)的高效、穩(wěn)定運行。逐步建立辦公系統(tǒng)的安全性、信息的有效性、日常管理的規(guī)范性等方面的工作職責和使用制度，做到有章可循、獎罰分明。采用辦公自動化，可以將學校的常規(guī)工作、校務公開等通過網絡公示，使學校的管理工作規(guī)范化、透明化、民主化。同時，學校應根據(jù)辦公運行的實際變化情況與時俱進，做好調查研究并及時完善修訂，確保規(guī)章制度的有效性和可操作性。

3.強化培訓，提高辦公人員業(yè)務素質

辦公自動化是人機智能化系統(tǒng)工程，是通過網絡平臺和軟件運行來實現(xiàn)信息的傳遞和功能的轉化。有道是：再高級的系統(tǒng)設備也需要人工來操作運用，操作得當將有助于提高工作效率，操作不當則將給工作帶來不可彌補的損失。這樣精細、嚴格的工作狀態(tài)和復雜、高技術的辦公裝備，就要求辦公人員除了具備一定的思想政治素質和業(yè)務知識水平外，還需要具備現(xiàn)代化科學管理方面的知識以及熟悉辦公自動化發(fā)展所需的計算機知識、英語水平、辦公軟件操作、網絡平臺運用等技術。因此，為了更好地實現(xiàn)辦公自動化真正服務于工作、服務于人民，必須強化辦公人員的業(yè)務培訓、相關部門間的工作經驗交流等，提高辦公人員的業(yè)務素質，使之更好地適應現(xiàn)代辦公自動化的需求。

4.凈化環(huán)境，加強辦公網絡平臺監(jiān)管

網絡平臺作為辦公自動化的一個重要功能，對辦公環(huán)境提出了嚴格的要求。隨著全社會計算機的普及和網絡的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代校園網、互聯(lián)網、資源共享等平臺日益成熟，微博、QQ群、貼吧等信息發(fā)布渠道日益增多，雖然信息的暢通渠道可以方便學校了解校情民意、集思廣益，但同時也必須注意網絡環(huán)境的凈化，加強網絡平臺的監(jiān)管，避免個別群體惡意制造不良輿論環(huán)境、網絡黑客入侵等危害辦公信息安全。

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