淺析高校辦公室秘書工作的角色定位及素質(zhì)培養(yǎng)

陳育芳

（福建對外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 福州 350016）

高校辦公室是學(xué)校的綜合協(xié)調(diào)部門，具有上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)各方的重要作用，而高校辦公室秘書作為秘書群體的重要組成部分，隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，高校對辦公室秘書的要求越來越高。

一、高校辦公室秘書崗位的工作特點

（一）工作性質(zhì)的綜合性

從校內(nèi)來看，辦公室需要與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各部門、師生員工加強(qiáng)聯(lián)系，共同做好公文、會務(wù)、信息、安全、信訪、接待、采購等各類事務(wù)的溝通、協(xié)調(diào)、督查及落實，并圍繞學(xué)校的教學(xué)、科研、行政、服務(wù)等開展工作。從校外來看，辦公室工作質(zhì)量的高低、服務(wù)態(tài)度的好壞，很大程度上代表了學(xué)校的水平，影響著社會各界對學(xué)校的看法。辦公室主要開展對外交流與合作，與上級主管單位、相關(guān)政府部門、其他兄弟院校等進(jìn)行方方面面的接觸，協(xié)調(diào)做好學(xué)校的對外聯(lián)絡(luò)、交流與合作事宜。

（二）高校環(huán)境的特殊性

高校作為人才舉薦、知識密集之地，是以學(xué)術(shù)管理為主要特點的機(jī)構(gòu)。由此可見，高校管理系統(tǒng)由許多個子系統(tǒng)構(gòu)成，各子系統(tǒng)由于不同的管理職能以及管理權(quán)限構(gòu)成了高校管理系統(tǒng)的管理網(wǎng)絡(luò)，而高校辦公室作為網(wǎng)絡(luò)通道的溝通者貫穿于系統(tǒng)的整體，使系統(tǒng)高速運(yùn)行，促使網(wǎng)絡(luò)簡潔、通暢。高校辦公室的這種重要作用決定了其在高校管理系統(tǒng)中的地位，由此關(guān)系到辦公室秘書的知識涵養(yǎng)、文化品位等素質(zhì)要求，以及工作理念、方式方法等客觀需要。

（三）服務(wù)對象的復(fù)雜性

首先，高校發(fā)展及評價標(biāo)準(zhǔn)逐步轉(zhuǎn)向人才培養(yǎng)、內(nèi)涵建設(shè)、質(zhì)量立校、特色興校為核心，尋求國際合作、對臺合作、校地合作、校企合作、校校合作等發(fā)展策略。其次，高校領(lǐng)導(dǎo)崗位客觀上要求辦公室及其秘書在黨務(wù)、政務(wù)工作上給予更多的協(xié)助。再次，辦公室及其秘書工作更加復(fù)雜，秘書的服務(wù)層次和服務(wù)水平需要不斷提高。最后，高校辦公室秘書的工作對象具有復(fù)雜性和多變性的特點，內(nèi)容包括輔助決策、綜合承辦、公文辦理、會議組織、信息處理、調(diào)查研究、機(jī)要保密、信訪工作等。

（四）素質(zhì)要求的時代性

高校秘書人員應(yīng)該強(qiáng)化信息意識，努力拓寬信息渠道，建立校內(nèi)校外的信息網(wǎng)絡(luò)，提高對信息的處理質(zhì)量，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確、及時的信息資料。首先，培養(yǎng)信息意識，具有強(qiáng)烈的信息意識，養(yǎng)成主動發(fā)現(xiàn)、搜集、過濾、運(yùn)用各種有用信息的習(xí)慣，形成對信息的科學(xué)、正確認(rèn)識。其次，掌握信息能力，主要包括信息采集和捕捉能力、信息檢索能力、信息鑒別和處理能力、信息應(yīng)用能力等。最后，遵守信息道德，主要包括遵守法律法規(guī)、恪守道德準(zhǔn)則、抵制不良信息、保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)、尊重個人隱私等。

二、高校辦公室秘書工作的角色定位

（一）領(lǐng)導(dǎo)事務(wù)的參謀者

辦公室及其秘書應(yīng)該從抓大事、謀全局、當(dāng)高參等方面出發(fā)，全面搜集信息，深入調(diào)查研究，充分討論醞釀，提出預(yù)選方案，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、各級領(lǐng)導(dǎo)的黨務(wù)、政務(wù)決策提供參考，并及時進(jìn)行督促、落實、評估和反饋，使辦公室真正成為校領(lǐng)導(dǎo)的“智囊團(tuán)”和“思想庫”。辦公室秘書能對校內(nèi)外的信息展開搜集、分析、比較、判斷和整理，把有用的信息、合理化建議及備選方案提供給校領(lǐng)導(dǎo)，做到問題的針對性、分析的全面性、觀點的正確性、措施的可行性、出臺的適宜性。

（二）師生員工的服務(wù)者

辦公室秘書應(yīng)該充分認(rèn)識辦公室工作的重要性，自覺地以“服務(wù)師生、獻(xiàn)身教育”為己任，凡事想在前、做在前、服務(wù)在前，不斷提高個人綜合素質(zhì)，切實為廣大教職員工提供服務(wù)。辦公室及其秘書工作把師生員工滿意與否作為檢驗和衡量工作的標(biāo)準(zhǔn)，想問題、做事情從師生員工出發(fā)，把重點放在解決師生員工反映最強(qiáng)烈、最迫切的問題上，全心全意為師生員工服務(wù)。辦公室及其秘書工作把師生員工滿意作為工作目標(biāo)，時刻站在師生的角度體驗、反思工作，努力找出癥結(jié)、迅速解決，為師生員工提供“零缺陷”服務(wù)。

（三）具體決策的督辦員

辦公室要圍繞全局性工作，抓住難點、重點、熱點問題和一個時期領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的問題，出實招、動真格、用真勁，加大督查力度，促進(jìn)工作落實。圍繞學(xué)校中心工作，認(rèn)真、按時完成上級和校領(lǐng)導(dǎo)交辦的督辦工作任務(wù)，隨時掌握督辦事項的進(jìn)展情況。對上報的督辦結(jié)果認(rèn)真審核，不符合要求的退回重辦；對未按時上報督辦結(jié)果的要查明原因，采取有力措施促其盡快辦結(jié)；對需要進(jìn)入實地督辦的要深入基層掌握第一手情況，確保上級和學(xué)校的重要決策和工作部署得到及時、全面、準(zhǔn)確的貫徹落實。

（四）內(nèi)交外聯(lián)的協(xié)調(diào)員

辦公室秘書的協(xié)調(diào)工作主要包括對外聯(lián)系和內(nèi)部協(xié)調(diào)事宜。要做好“協(xié)調(diào)員”，首先要掌握組織協(xié)調(diào)的原則，從整體出發(fā)通盤考慮問題，認(rèn)真處理好全局與局部之間的關(guān)系，做到局部利益服從全局利益、眼前利益服從長遠(yuǎn)利益；其次，要有一個好的工作態(tài)度，婉轉(zhuǎn)、妥善地處理好各部門之間的關(guān)系；再次，要注意人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，遇事主動與對方商量，共同研究解決問題的辦法；最后，在對外協(xié)調(diào)方面，要與上級部門和平級有關(guān)部門建立密切的聯(lián)系，為單位各項事業(yè)的順利發(fā)展?fàn)幦「蟮拈g接效益空間。

三、高校辦公室秘書人員的素質(zhì)要求

（一）政治素質(zhì)：高校辦公室工作的本質(zhì)要求

辦公室秘書直接服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，面向全校師生員工，與不同層次人員交往，需要處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項重要任務(wù)，客觀上需要具備良好的政治素質(zhì)。同時，辦公室秘書還肩負(fù)著宣傳公關(guān)、對外聯(lián)絡(luò)的職責(zé)，其政治方向、政治立場、政治觀點、政治紀(jì)律、政治鑒別力、政治敏銳性，不僅影響著學(xué)校的政策方針，還影響著學(xué)校的形象和威信。辦公室秘書要善于從政治上認(rèn)識問題、處理問題，始終保持清醒的頭腦、堅定的立場，抵御各種風(fēng)險，駕馭復(fù)雜局面，經(jīng)受重大考驗，任何時候都不動搖政治信仰。

（二）精神素質(zhì)：高校辦公室工作的基本前提

一是甘于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，平時早上班、晚下班、常加班，自覺培養(yǎng)不怕犧牲、甘于奉獻(xiàn)的責(zé)任意識和敬業(yè)精神。二是勤奮好學(xué)的鉆研精神，不斷加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識，努力改善工作方法。三是開拓進(jìn)取的創(chuàng)新精神，根據(jù)不同的服務(wù)對象及其形勢、任務(wù)、要求的新變化，大膽改革創(chuàng)新。四是不屈不撓的拼搏精神，圍繞學(xué)校的中心工作不斷拼搏進(jìn)取，處理好粗與細(xì)、輕與重、緩與急的關(guān)系。五是精誠合作的團(tuán)隊精神，從學(xué)校大局、整體工作出發(fā)，以高度的責(zé)任心、團(tuán)結(jié)合作的態(tài)度，齊心協(xié)力完成各項任務(wù)。

（三）理論素質(zhì)：高校辦公室工作的關(guān)鍵因素

辦公室秘書要精通本崗位的業(yè)務(wù)知識，熟悉管理學(xué)、政治學(xué)、法學(xué)、心理學(xué)、社會學(xué)、文史哲等相關(guān)學(xué)科常識，掌握經(jīng)濟(jì)、法律、社交、教育科學(xué)等方面的知識。要有完善的知識結(jié)構(gòu)和扎實的專業(yè)功底，明確公文處理規(guī)范化工作的重要性，充分認(rèn)識文稿總結(jié)工作對學(xué)校日常工作正常、有序、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的意義，不斷擴(kuò)大自己的知識面。同時，辦公室秘書必須掌握秘書工作的規(guī)則和專業(yè)知識，如國家關(guān)于檔案、公務(wù)文書的有關(guān)規(guī)定和秘書學(xué)、公文寫作、文書處理、檔案管理、會議管理、調(diào)查研究等相關(guān)知識。

（四）業(yè)務(wù)素質(zhì)：高校辦公室工作的重要保證

其一，要具備處理問題能力。善于溝通、聯(lián)系，發(fā)揮、協(xié)調(diào)各方優(yōu)勢，切實解決工作中遇到的各種困難和阻礙。其二，要具備書面表達(dá)能力。公文、文件、紀(jì)要、簡報等要求秘書人員既要提高寫作能力，又要掌握公文的固定格式、規(guī)范用語、特定意義。其三，要具備現(xiàn)代辦公能力。大量現(xiàn)代化辦公設(shè)備應(yīng)用于工作中，使得辦公室秘書要適應(yīng)時代的要求，掌握這方面的知識和技能。其四，要具備高校管理能力。在工作中注意工作方式方法，掌握一定的管理藝術(shù)，堅持原則性、靈活性的統(tǒng)一。

四、高校辦公室秘書素質(zhì)的培養(yǎng)途徑

（一）及時換位理解

辦公室秘書要經(jīng)常換位思考，多看、多聽、多想、多學(xué)，努力做到作風(fēng)沉穩(wěn)精干、服務(wù)優(yōu)質(zhì)高效。辦公室秘書在人際交往中要尊重和接納每個人的個性差異與社會角色差異，全面看問題而不片面，在出現(xiàn)角色差異或思想層次差異時，要經(jīng)常換位思考，站在對方的立場觀察事物、思考問題，努力尋找與對方溝通的最佳方法。同時，增強(qiáng)公仆意識，對師生員工換位思考，工作踏實、任勞任怨、務(wù)實高效，嚴(yán)格要求自己，自覺維護(hù)辦公室的形象。

（二）準(zhǔn)確就位不越位

一是處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，秘書是參而不決、謀而不斷，決不能越過“配角”的位置扮演起舞臺上的“主角”。二是處理好與教師的關(guān)系。應(yīng)本著以教學(xué)為中心的理念，主動了解教師的工作和需要，虛心傾聽他們的意見。三是處理好與校內(nèi)其他部門員工的關(guān)系。對其他部門員工應(yīng)該要用平等、寬容的態(tài)度去對待。四是處理好與本部門同事的關(guān)系。充分發(fā)揮辦公室人員的合力作用。

（三）認(rèn)真站位不錯位

高校辦公室秘書要自覺克服“角色偏差”，培養(yǎng)和強(qiáng)化與這一崗位相對應(yīng)的責(zé)任意識、服從意識、服務(wù)意識、公共意識、保密意識等“角色意識”。一是看。深入研究，系統(tǒng)學(xué)習(xí)上級、平級、下級、年輕、年長的秘書的知識結(jié)構(gòu)、理論觀點、工作方法、表達(dá)技巧等。二是聽。多聽取別人的意見和建議，廣聽博采，相得益彰。三是讀。研讀古今中外的教育思想及理論，去粗取精，活學(xué)活用。四是練。做到勤練腦、勤練身、勤動手、勤練口。五是寫。在看、聽、讀、練的基礎(chǔ)上開展理論闡述和事實論證。

（四）提前到位勤補(bǔ)位

高校辦公室秘書要主動出擊而不被動應(yīng)對，摒棄浮躁、等待的心態(tài)，善謀實干，肯干事、敢干事、能干事、會干事。多向領(lǐng)導(dǎo)、同事虛心學(xué)習(xí)工作方法和工作形式，多與大家進(jìn)行工作中的協(xié)調(diào)、溝通。從老同志身上學(xué)習(xí)吃苦耐勞的敬業(yè)精神，從充滿活力的新同志身上學(xué)習(xí)積極努力、奮發(fā)向上、勤奮工作的信心和力量。加強(qiáng)與各科室人員的溝通、協(xié)調(diào)，密切配合，相互支持，在工作上努力做到主動補(bǔ)位，并不斷提高自身素質(zhì)，以更好地服務(wù)于學(xué)校的改革、建設(shè)與發(fā)展。

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