做好高職院校印章管理工作的若干思考

程婉燕

（廈門(mén)海洋職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 廈門(mén) 361100）

印章，也稱公章、印信，是一個(gè)單位行使職能、進(jìn)行各種公務(wù)活動(dòng)，對(duì)外聯(lián)系的必要工具和重要憑證。印章不僅是代表單位權(quán)威和信譽(yù)的符號(hào)，也是對(duì)內(nèi)對(duì)外行使權(quán)力、履行職責(zé)的合法象征。高職院校印章在學(xué)校的管理以及參與其他社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中起著舉足輕重的作用，是學(xué)校身份與權(quán)威的體現(xiàn)。印章管理是辦公室工作的一個(gè)重要組成部分，具有特殊而又重要的地位。同時(shí)，印章管理也是高職院校辦公室做好服務(wù)工作的基本職能。

一、高職院校印章的分類(lèi)

高職院校的印章種類(lèi)繁多，包括校級(jí)各類(lèi)印章、校領(lǐng)導(dǎo)名章及校內(nèi)各單位印章。這些印章是學(xué)校權(quán)威的展示，是學(xué)校各級(jí)部門(mén)行使權(quán)力的象征，具有極強(qiáng)的合法性、權(quán)威性。

二、高職院校印章管理中存在的主要問(wèn)題

隨著高職院校的高速發(fā)展、辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，印章使用日趨頻繁。在日常工作中，印章的管理使用也面臨著越來(lái)越多亟待解決的問(wèn)題。

（一）印章管理制度缺失

目前，很多高職院校還未制定科學(xué)規(guī)范的管理制度和嚴(yán)格周密的印章使用審批程序；一些高職院校雖然建立了印章管理制度和用印審批程序，但在實(shí)際工作中往往形同虛設(shè)，普遍存在憑印象、憑經(jīng)驗(yàn)管理印章的現(xiàn)象。如：個(gè)別職能部門(mén)的同志貪圖方便，一味強(qiáng)調(diào)需要用印的緊急性和特殊性，未經(jīng)審批和領(lǐng)導(dǎo)批示，要求印章管理人員馬上用印。部分印章管理人員怕耽誤事，怕承擔(dān)責(zé)任，就同意用印，嚴(yán)重影響了印章使用的嚴(yán)肅性。部分印章管理人員隨意簡(jiǎn)化用印審批程序，用印審批程序不完整，甚至未經(jīng)登記、審批或是領(lǐng)導(dǎo)簽字就盲目用印，忽視用印審批程序的重要性；用印后，忽視蓋章登記和重要材料存檔。有時(shí)由于工作關(guān)系印章管理人員不在崗位，這時(shí)有人需要用印，辦公室其他同志也就幫著蓋了，造成印章管理混亂，出了錯(cuò)無(wú)法追究責(zé)任。有些學(xué)生為了能利用學(xué)生證優(yōu)惠購(gòu)買(mǎi)火車(chē)票去旅游，隨意填寫(xiě)乘車(chē)區(qū)間。如果印章管理人員不能及時(shí)認(rèn)真核實(shí)，讓這樣的學(xué)生證渾水摸魚(yú)而順利蓋章，不僅違反了誠(chéng)信原則，也會(huì)給學(xué)校的形象帶來(lái)負(fù)面影響。

（二）印章使用混亂

很多高職院校對(duì)外代表學(xué)校權(quán)威的印章即校級(jí)印章的使用和管理科學(xué)規(guī)范，對(duì)基層單位印章的管理卻不夠重視。部分基層單位印章存在無(wú)專人管理的現(xiàn)象，即使有專人管理，卻因管理人員素質(zhì)較低、業(yè)務(wù)不精，對(duì)印章的權(quán)威性和重要性認(rèn)識(shí)不足，常常導(dǎo)致印章使用不規(guī)范，印章交接隨意、用印的未及時(shí)審核，用印登記的檔案材料記錄缺失等情況。個(gè)別基層印章管理人員缺乏責(zé)任感，用印隨意，草率馬虎，未認(rèn)真審查核對(duì)用印內(nèi)容就給予用印，甚至出現(xiàn)在空白證明或紙張上用印，蓋“關(guān)系章”、“人情章”，很容易被有心之人有機(jī)可乘，嚴(yán)重影響了印章的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，甚至給高職院校造成了嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失和法律后果。個(gè)別印章管理人員加蓋印章的位置不準(zhǔn)確、文字不端正、圖形不清晰，影響了印章的嚴(yán)肅性和學(xué)校的形象。此外，因工作需要，有些臨時(shí)性的領(lǐng)導(dǎo)小組、委員會(huì)等機(jī)構(gòu)需要發(fā)文蓋章時(shí)，落款處容易漏標(biāo)（×××代章）字樣。

（三）印章保管隨意

部分印章管理人員將學(xué)校的多個(gè)印章在未上鎖的廚窗或抽屜里隨意放置，有時(shí)辦公室的同志因事全體離開(kāi)崗位，辦公室的門(mén)沒(méi)有上鎖，印章隨意放置，有的甚至直接擺放在辦公桌上；有的高職院校雖然將保管印章的抽屜及時(shí)上鎖，但辦公室多位同志都有該抽屜的鑰匙，很容易導(dǎo)致印章被盜用甚至被盜。個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)或印章管理人員對(duì)印章重要性、安全性、嚴(yán)肅性缺乏認(rèn)識(shí)，隨意攜帶印章外出，存在丟失、毀損等現(xiàn)象。

（四）忽略印章維護(hù)

一般來(lái)說(shuō)，各高職院校的印章長(zhǎng)期使用，除了損壞或?qū)W校更名等特殊情況外極少變更。很多學(xué)校印章常年未清理，印油、字跡模糊，影響蓋章的準(zhǔn)確性，進(jìn)而有損學(xué)校的形象。

三、加強(qiáng)用印管理，維護(hù)印章權(quán)威

（一）建立健全印章管理制度

各高職院校應(yīng)建立健全印章管理制度，制訂各級(jí)用印的具體實(shí)施細(xì)則，建立嚴(yán)格的用印審批制度，規(guī)范用印的各個(gè)環(huán)節(jié)，維護(hù)印章使用的嚴(yán)肅性、規(guī)范性。同時(shí)，把相關(guān)內(nèi)容和可能出現(xiàn)的各種用印情況科學(xué)化、規(guī)范化、程序化、制度化,減少因印章管理不到位帶來(lái)的各種隱患，使單位的印章使用更加合理、高效、安全。

（二）規(guī)范使用印章

實(shí)施詳細(xì)的用印登記制度，學(xué)校對(duì)用印的審批應(yīng)實(shí)行分級(jí)管理，層層抓落實(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格用印程序，加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)印章的管理和檢查，審批應(yīng)以文字批準(zhǔn)手續(xù)為憑，執(zhí)行用印登記存檔、重要材料存檔制度，設(shè)立用印使用登記本，堅(jiān)持用印登記制度，同時(shí)注明用印日期、請(qǐng)印部門(mén)、用印事由、批準(zhǔn)人、用印人等內(nèi)容，重要材料存檔，并妥善保存?zhèn)洳?，保證用印的安全性和合法性，也使用印工作有據(jù)可查。印章管理人員一定要做到辦事照政策，用印按規(guī)定，努力做到不蓋“關(guān)系章”，不送“人情章”，充分認(rèn)識(shí)公章使用的重要性和權(quán)威性，正確發(fā)揮公章作用。一些職能部門(mén)或教師來(lái)蓋印時(shí)審批程序尚未完成，但確實(shí)需要緊急用印時(shí)，印章管理人員也不能斷然拒絕或推諉，在堅(jiān)持原則的同時(shí)，還要講究工作方法的藝術(shù)性，使學(xué)校印章的使用更加合理、高效、安全。

（三）印章的保管

重視印章的保管。高職院校的各級(jí)各類(lèi)印章尤其是學(xué)校行政公章、鋼印以及法人印章等，應(yīng)指定政治上可靠、原則性和責(zé)任心強(qiáng)、細(xì)心、認(rèn)真的專人按要求管理，應(yīng)將印章存放在有保密設(shè)施的安全場(chǎng)所，實(shí)行專人專柜管理，防止丟失或?yàn)E用。無(wú)論何種情況，印章禁止外借或是帶到辦公室之外使用。當(dāng)印章管理人員因出差或休假離開(kāi)崗位時(shí)，需交給領(lǐng)導(dǎo)指定的其他同志保管，并及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)工作流程和規(guī)章制度等注意事項(xiàng)，雙方進(jìn)行交接時(shí)，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，并適時(shí)檢查用印工作，發(fā)現(xiàn)不符合用印制度應(yīng)及時(shí)指出并督促整改。掌管印章的同志因工作調(diào)動(dòng)離開(kāi)崗位時(shí)，應(yīng)及時(shí)更換放置印章的柜、鎖，確保印章安全保管。

（四）印章維護(hù)

印章因經(jīng)常使用，許多污漬、灰塵附著于印章表面，使用時(shí)與印泥混合，常常導(dǎo)致印文模糊不清，影響蓋印質(zhì)量。因此，定期清理印章應(yīng)成為印章保管人員的長(zhǎng)期維護(hù)工作。一般情況下，可一至兩個(gè)月清洗一次，使印章保持字體清楚，確保了用印的效果，維護(hù)印章的權(quán)威性。隨著高等職業(yè)教育的迅猛發(fā)展，為保證教學(xué)、科研、學(xué)生管理等各項(xiàng)工作有序開(kāi)展，高職院校規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，印章使用日益頻繁，印章管理人員的重要性日漸凸顯。印章管理人員應(yīng)主動(dòng)提高自身業(yè)務(wù)水平，熟悉印章管理的相關(guān)工作程序，積極了解各級(jí)各部門(mén)的工作職責(zé)，根據(jù)學(xué)校的新情況、新發(fā)展、新形勢(shì)，對(duì)相關(guān)的印章管理規(guī)定及程序進(jìn)行調(diào)整、更新，保證印章的嚴(yán)肅性、權(quán)威性，更好地為全體師生服務(wù)，推動(dòng)學(xué)校更好更快發(fā)展。

[1]伍 聰.怎樣做好印章管理[J].秘書(shū)，2007，（9）：18-1.

[2]陳銀達(dá).談?wù)勅绾伪９芎褪褂糜≌耓J].秘書(shū)，2000，（3）：26.