應(yīng)用型本科院校建立班級檔案的意義與實踐——以齊齊哈爾工程學院為例

黑龍江 郭學玲 鄭洪波

班級是實施教育教學的基本單位，班級檔案則是從班級建立到學生畢業(yè)的過程中，班級集體和同學個人從事各項活動時形成的具有保存價值的不同形式、不同載體的歷史記錄。班級檔案和學校的其他檔案一樣都是高校的寶貴財富，是國家和社會的重要信息資源。

1 建立班級檔案的意義

學生畢業(yè)離校后，學校檔案部門保存下來的大都是學校各部門在管理學生時諸如學籍表、課程表、學生成績等零星材料，而學生生活、學習和參加各種活動的記錄材料、獲獎材料等都被學生帶走，甚至丟失了。因此，有必要在高校建立班級檔案及配套管理制度。

1.1 有利于班級管理的規(guī)范化與科學化

大學班級管理是高校管理的前沿陣地，班級管理的規(guī)范與否直接影響到學校教育和管理的成效。輔導員、班級干部可以通過班級檔案全面地掌握班集體情況，通過對班級檔案的分析，及時把握班級發(fā)展方向，引導班級朝著正確的方向發(fā)展。班級檔案應(yīng)成為班級工作的重心，圍繞這個重心有利于形成良好的學風、班風，展示學生自我管理、自我服務(wù)的能力，進而促進班集體建設(shè)，實現(xiàn)班級管理的規(guī)范化與科學化。

1.2 有利于培養(yǎng)大學生檔案意識

班級檔案是班級同學親自動手收集、整理和保管的，每名同學都會積極參與，主動工作。班級檔案不僅是他們大學學習、生活的記錄，也是全體同學辛勤勞動的結(jié)晶。在班級檔案管理工作的過程中，班級同學能夠逐漸加深對檔案和檔案工作的認識，從而在班級管理實踐中，自覺養(yǎng)成重視檔案、收集檔案、保護檔案和利用檔案的意識。

1.3 有利于健全高校檔案工作

近年來，教育部、省、市等相關(guān)部門的評估工作對高校檔案工作產(chǎn)生了極大的推動作用。班級檔案在高校的教學與管理工作中發(fā)揮著重要的作用，是一個班級乃至群體形象的縮影，形成內(nèi)容充實完整的班級檔案，是對高校檔案工作的補充和完善。

1.4 有利于開展素質(zhì)教育工作

一卷完整的班級檔案不僅是高校教學與管理工作的經(jīng)驗積淀，也是一部人才培養(yǎng)與素質(zhì)教育的生動教材。班級檔案記載著同學們在校期間的各種活動及表現(xiàn)，是對班集體及每個學生進行綜合考評的重要依據(jù)，也是學校開展素質(zhì)教育工作的重要實踐性資料。從一定意義上說，班級檔案是窺視高校素質(zhì)教育的一個窗口。在建立班級檔案管理工作體系的過程中，也提高了學生的綜合素質(zhì)，如檔案意識、集體意識、動手能力、團結(jié)協(xié)作精神等。

2 高等學校建立班級檔案的實踐

2008年3月，齊齊哈爾工程學院（原齊齊哈爾職業(yè)學院）就著手開始進行班級檔案建設(shè)工作。

2.1 組織制度設(shè)計與搭建平臺

2.1.1 組織構(gòu)建與規(guī)范制度

在各班級增設(shè)班級檔案員，引入“學長制”管理模式，系內(nèi)同專業(yè)高年級檔案員協(xié)助系兼職檔案員工作，指導低年級檔案員進行班級檔案建設(shè)。建立從學校專職檔案員→系級兼職檔案員→班級檔案員的三級階梯式的組織管理架構(gòu)。制定系級兼職檔案員檢查、學校專職檔案員抽查班級檔案建設(shè)的兩級檢查制度。制定激勵制度。一是給予班級檔案員加獎學金評定綜合素質(zhì)量化考核分5分；二是每年表彰優(yōu)秀班級檔案員。

2.1.2 開設(shè)檔案管理選修課程和業(yè)務(wù)培訓

學生畢業(yè)后，無論從事何種職業(yè)，都離不開檔案，培養(yǎng)大學生的檔案意識，為他們就業(yè)后所從事的工作順利開展提供有力保障。2012年11月，學院開設(shè)了檔案管理選修課程，主要學習檔案收集、整理、裝訂等技能。開展校內(nèi)三級培訓。一是學校專職檔案員培訓全校班級檔案員；二是各系兼職檔案員培訓系內(nèi)班級檔案員；三是班級檔案員之間開展跨系、跨班經(jīng)驗交流。

2.2 班級檔案建設(shè)內(nèi)容

班級和學生的各項活動是班級檔案的重要來源，班級檔案記錄了班級建設(shè)和學生成長的過程。班級檔案主要內(nèi)容有：班級概況（班級學生名單及個人信息、班主任、班干部等）、班級大事記、班級組織開展的主題活動、專業(yè)學習、職業(yè)生涯教育、社會實踐、黨（團）活動、影像資料、班級工作手冊等。

2.3 班級檔案建設(shè)要求

設(shè)立檔案角，張貼《班級檔案工作制度》、《班級檔案歸檔制度》、《班級檔案借閱制度》等管理制度、班級檔案索引和檔案人員分工框架圖，并按檔案內(nèi)容分類立檔裝盒。

2.4 班級檔案建設(shè)所需技能

班級檔案建設(shè)的技能主要是掌握和做好班級檔案的收集、整理、保管和利用工作。

2.4.1 班級檔案的收集工作

檔案的收集工作，是把分散在個人手中的檔案集中到一起，進行統(tǒng)一保管的工作。它是檔案工作基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是首要工作環(huán)節(jié)。一是建立班級檔案歸檔工作制度；二是做好班級檔案分類和歸檔材料的人員分工；三是班級檔案員按時收集歸檔材料。

2.4.2 班級檔案的整理工作

檔案的整理工作是通過對檔案的分類、立卷、排列、編目，使檔案變無序為有序的過程。主要是：校核和登記檔案材料、分類整理班級檔案、建立檔案裝具、及時填寫歸檔材料目錄。

2.4.3 班級檔案的保管工作

保管和日常維護是檔案材料安全的保障。班級檔案材料應(yīng)每月收集一次，每學期末檢查清點材料數(shù)量，并認真進行整理。

2.4.4 班級檔案的借閱與移交

對借出的班級檔案材料及時做好借閱登記，并及時收回。班級檔案在畢業(yè)學年的上學期期末移交系級檔案室保存，防止時間過長丟失。

2.4.5 班級檔案的利用

班級檔案庫可以為高校在建校周年慶典、畢業(yè)生返校、優(yōu)秀畢業(yè)生介紹，乃至教學評估時提供大量的歷史資料。

目前，學院班級檔案管理施行四年多以來，班級檔案的形式和載體呈現(xiàn)出多樣化態(tài)勢，但還有待于我們進一步創(chuàng)新發(fā)展。