高校重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的研究

張忠良

(鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 鄭州 450052)

近年來(lái)，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，高校的基建規(guī)模逐步擴(kuò)大，有些高校的新校區(qū)工程項(xiàng)目建設(shè)還是國(guó)家級(jí)或省級(jí)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)，新校區(qū)的建設(shè)使高校檔案管理面臨越來(lái)越大的挑戰(zhàn)。在新校區(qū)項(xiàng)目建設(shè)的檔案管理中，如何適應(yīng)當(dāng)前高校的新變化，搞好新校區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案歸檔和管理工作，是當(dāng)前需要認(rèn)真研究的課題，同時(shí)也是高校檔案工作者義不容辭的責(zé)任。河南省發(fā)展和改革委員會(huì)公布的2011年河南省第一批重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)名單中，我院新校區(qū)建設(shè)榜上有名。研究高校重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理對(duì)促進(jìn)我院做好新校區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作，對(duì)提高我院檔案管理工作水平、促進(jìn)檔案管理發(fā)展、規(guī)范檔案管理制度有著重要的意義。

一、充分認(rèn)識(shí)高校重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案的重要性

國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定，重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案驗(yàn)收或重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。由此可以看出，重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案驗(yàn)收對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)。此外，重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案對(duì)建設(shè)項(xiàng)目日后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有著十分重要的作用，項(xiàng)目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會(huì)直接影響新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮最大效益。

二、如何做好高校重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作

1．首先要將項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)同步管理。工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開(kāi)始，新校區(qū)項(xiàng)目建設(shè)單位就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，并制定相應(yīng)的崗位職責(zé)，成立新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確各自工作職責(zé)。如我校新校區(qū)檔案管理，設(shè)在新校區(qū)建設(shè)指揮部，新校區(qū)建設(shè)指揮部入駐新校區(qū)臨時(shí)辦公棚房后，就專門設(shè)立一間檔案資料室，并由專人負(fù)責(zé)新校區(qū)建設(shè)檔案的管理工作。

2．加強(qiáng)高校新校區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理制度建設(shè)。新校區(qū)建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期分期多、形成材料多，特別是由于其所涉及的設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位眾多，所以要想在項(xiàng)目建設(shè)檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，就要加強(qiáng)和完善有關(guān)的制度建設(shè)，這是做好項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作的根本保障。

3．充分理解高校重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案的實(shí)質(zhì)和內(nèi)容。高校重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案不能只把單一的基建施工檔案做為檔案收集內(nèi)容，它包含著諸多分類，與新校區(qū)建設(shè)相關(guān)的文書(shū)、基建、技術(shù)、聲像、會(huì)計(jì)等資料，都在收集整理內(nèi)容。包括項(xiàng)目建設(shè)從提出立項(xiàng)到建成投產(chǎn)全過(guò)程中形成的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計(jì)算材料和聲像材料;項(xiàng)目建設(shè)前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議;一些重要的聲像材料，如項(xiàng)目開(kāi)、竣工儀式的照片、錄音(像)帶，等等。

4．高校檔案部門要及時(shí)介入。國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》規(guī)定重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)驗(yàn)收要求:項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3個(gè)月之前完成。為保證工程順利竣工，高校檔案部門要及時(shí)了解、跟蹤項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，及早介入，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

5．高校檔案部門在新校區(qū)項(xiàng)目建設(shè)檔案驗(yàn)收工作中，要把工作的重點(diǎn)放在檔案初驗(yàn)、自驗(yàn)階段，各項(xiàng)歸檔材料要切實(shí)做到“圖實(shí)相符”、簽字手續(xù)完備。對(duì)初驗(yàn)、自驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)解決。在對(duì)照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，確保項(xiàng)目建設(shè)檔案的質(zhì)量。

6．新校區(qū)項(xiàng)目建設(shè)檔案整理工作要前移。做好項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃立項(xiàng)、勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收四個(gè)階段的資料的收集整理工作，檔案部門要參與各個(gè)階段項(xiàng)目建設(shè)檔案的驗(yàn)收。

7．把握好新校區(qū)項(xiàng)目建設(shè)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步移交。建議新校區(qū)項(xiàng)目建設(shè)的高校檔案部門，在紙質(zhì)檔案移交的同時(shí)要同步移交電子檔案，對(duì)竣工后的項(xiàng)目檔案目錄要及時(shí)進(jìn)行錄入，對(duì)工程合同、竣工驗(yàn)收的紙質(zhì)檔案要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化。

三、做好高校新校區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案歸檔管理應(yīng)注意的幾個(gè)環(huán)節(jié)

1．新校區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案的歸檔管理。根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的特點(diǎn)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)檔案管理辦法，把新校區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案歸檔與工程保證金捆在一起，采取按工程項(xiàng)目的不同階段進(jìn)行歸檔，這對(duì)保證新校區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案歸檔管理是一個(gè)行之有效的辦法，也是項(xiàng)目檔案順利移交一項(xiàng)有力的控制措施。我院2007年制定的《鄭州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理辦法》明確規(guī)定:學(xué)院從基建總投資中扣留5%，作為基建檔案保證金，待基建檔案材料歸檔驗(yàn)收合格后發(fā)還。

2．與學(xué)院各相關(guān)部門相互配合、相互協(xié)作，做好新校區(qū)建設(shè)檔案管理工作。除新校區(qū)項(xiàng)目建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)重視外，還必須得到校內(nèi)相關(guān)單位的支持，如財(cái)務(wù)處、基建處等單位的大力支持和協(xié)助。這樣重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案歸檔管理工作執(zhí)行起來(lái)更為順利，檔案管理人員才能對(duì)所歸檔案嚴(yán)格把關(guān)，從根本上杜絕重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案歸檔存在的漏洞。

3．學(xué)校檔案管理人員必須熟悉檔案管理工作，不怕麻煩，要有高度的事業(yè)心和責(zé)任感，做好新校區(qū)建設(shè)檔案管理工作。新校區(qū)重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案的歸檔管理，會(huì)在一定程度上增加歸檔的工作量、復(fù)雜性和難度。如，一個(gè)工程項(xiàng)目在沒(méi)有完成最后歸檔前，對(duì)按合同項(xiàng)目歸檔的檔案，還要分類登記建賬，管理好按合同項(xiàng)目歸檔收集的各種資料，待全部項(xiàng)目完工后統(tǒng)一整理歸檔。只有檔案管理人員有了高度的事業(yè)心和責(zé)任感，檔案管理工作才能避免發(fā)生工程建設(shè)項(xiàng)目資料出現(xiàn)混亂的狀況。

4．根據(jù)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，重要建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收以后，建設(shè)單位應(yīng)在6個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報(bào)送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目建設(shè)檔案。為落實(shí)此項(xiàng)工作，既要保證重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案向市城建部門的報(bào)送，又要保證重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案的原始、完整、準(zhǔn)確和清晰，為學(xué)校今后使用這些檔案提供保證。此項(xiàng)工作重點(diǎn)應(yīng)從項(xiàng)目建設(shè)招標(biāo)時(shí)就做起，檔案部門首先與學(xué)校新校區(qū)建設(shè)指揮部協(xié)商，在重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)招標(biāo)時(shí)就在標(biāo)書(shū)中規(guī)定資料歸檔的套數(shù)基礎(chǔ)上增加，并要求交學(xué)校歸檔的資料必須清晰、完整、準(zhǔn)確，原則上必須是原件。而對(duì)于原件只有一件的部分檔案原件，在向市城建部門移交之前復(fù)印，并加蓋“原件在城建檔案部門”的印章(便于將來(lái)使用時(shí)對(duì)原件的查考)，整理后歸檔。