淺談爐峪口煤礦OA系統(tǒng)的應(yīng)用和先進(jìn)性

邢志玲

（太原煤氣化股份有限公司爐峪口煤礦，山西 太原 030203）

1 爐峪口煤礦OA系統(tǒng)的構(gòu)成

（1）爐峪口礦現(xiàn)在的辦公自動化系統(tǒng)是管理型的，通過它可實(shí)現(xiàn)與太原煤氣化集團(tuán)公司的辦公對接。其主要功能包括信息的產(chǎn)生、收集、加工、存儲和查詢，如公文處理、文檔管理、電子報(bào)表、電子郵件、會議管理、檢索等。它是一個協(xié)作的“過程”，作為個體無法單獨(dú)完成，必須是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫支持的全員工作模式，需硬件和軟件共同支持來完成。

（2）辦公自動化的硬件分為：①辦公信息的輸入、輸出設(shè)備，如打印機(jī)、掃描儀等。②信息處理設(shè)備，指各種個人計(jì)算機(jī)、工作站或服務(wù)器等。③信息傳輸設(shè)備指通訊公司專線、計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)。④信息存儲設(shè)備如數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、文件服務(wù)器等。

（3）辦公自動化軟件。其中，基礎(chǔ)軟件有以O(shè)ffice辦公軟件、小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫軟件等獨(dú)立支持它的各種基本功能的軟件為主，這些軟件用來解決各自的辦公自動化是不成問題的，但要實(shí)現(xiàn)全員信息的交流、工作協(xié)同，則需用到辦公自動化應(yīng)用軟件。目前，這種大型的應(yīng)用軟件沒有通用的產(chǎn)品，需要我們的辦公自動化開發(fā)商在一定的平臺上，按本礦的具體情況量身開發(fā)。

（4）數(shù)據(jù)庫。本礦使用了專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，在對數(shù)據(jù)庫中的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、處理的基礎(chǔ)上，按對組織主要功能的不同分類形成專用數(shù)據(jù)庫。

2 OA系統(tǒng)在管理中的作用和先進(jìn)性

OA在提升爐峪口煤礦辦公效率的同時(shí)，更重要的是提升了執(zhí)行力。手工的審批在速度和效率上跟不上時(shí)代的發(fā)展，更重要的是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者無法有效地監(jiān)控到員工日常的工作。很多管理制度的確立，在執(zhí)行花費(fèi)了很長時(shí)間后都沒有得到有效反饋，也就沒有辦法改進(jìn)和提升，所以造成管理層的政令很難有效執(zhí)行。

（1）建立了統(tǒng)一的通訊基礎(chǔ)平臺，實(shí)現(xiàn)了本礦內(nèi)部郵件互通，提高了工作效率。

（2）建立了統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺，實(shí)現(xiàn)本礦內(nèi)部各種消息（辦電子公告、文件、函件等）的發(fā)布與傳遞，進(jìn)行充分的信息共享與傳遞，將跨地區(qū)、組織、部門的員工緊密地聯(lián)系在一起。

（3）實(shí)現(xiàn)了移動辦公，解決了領(lǐng)導(dǎo)和員工因出差而不能查看文件的難題，只要有網(wǎng)絡(luò)與通訊平臺的支持，就可以隨時(shí)隨地進(jìn)行辦公。

（4）知識的沉淀和痕跡的保留。對企業(yè)來說，都會存在員工流失問題，流失的員工等同于資源的流失。企業(yè)需要有一個平臺來記錄員工日常的核心工作和他所掌握的公司的核心資源，以方便后續(xù)員工快速交接和跟進(jìn)，避免企業(yè)造成損失。同時(shí)，對于將新員工培養(yǎng)成一個適崗的員工，企業(yè)需要花費(fèi)很大的代價(jià)，通過OA系統(tǒng)把相同崗位的員工所從事的工作的痕跡和經(jīng)驗(yàn)共享給新員工，這會大大縮短新員工的培訓(xùn)時(shí)間，并節(jié)省培訓(xùn)費(fèi)用。

（5）加強(qiáng)對員工日常行為的考核。企業(yè)對員工的考核只停留在印象打分上，不利于留住人才。通過OA系統(tǒng)，可以把員工工作情況所產(chǎn)生的成績作為依據(jù)來對員工進(jìn)行動態(tài)的績效考核。使企業(yè)在快速發(fā)展中快速積累所需要的人才。

3 OA給本礦帶來的實(shí)際效益列舉

（1）實(shí)現(xiàn)了自動化的文件審批流程。在以前的文件審批中，由礦辦文員持文件找各個相關(guān)部室領(lǐng)導(dǎo)來處理，處理周期長、效率低，而有了辦公自動化后，只要一打開電腦就能處理文件，隨時(shí)隨地，既節(jié)約了人力、物力，又提高了效率。

（2）二級單位送報(bào)表是由各部室把打印好的報(bào)表交由該單位文書，再由文書親自送往公司，現(xiàn)在，通過辦公自動化可先由各對口單位發(fā)起人起草、審核，再由部門領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)審核，接著由礦辦文書蓋章，最后由發(fā)起人上報(bào)對應(yīng)部門文書及相關(guān)人員。通過對過去和現(xiàn)在的對比，發(fā)現(xiàn)管理更規(guī)范，操作更方便、快捷了。

（3）實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案管理到電子檔案管理的轉(zhuǎn)變。檔案管理中包含了收文檔案、發(fā)文檔案、會議檔案、各種人事檔案等，根據(jù)各自不同的特點(diǎn)分層分級管理，如收發(fā)文檔案管理分別按照時(shí)間先后、類別來歸類整理；人事檔案則按照部門、崗位來歸類等，這樣在查閱檔案時(shí)可以更加方便。電子檔案管理使工作處理流程規(guī)范化，避免了繁重的人工整理過程，大大提高了工作效率，電子檔案就相當(dāng)于有了一個“移動著的檔案室”，其中有近3年的文件，按照不同的類別都各自歸檔，井然有序，一次到位，不必重復(fù)，查詢也比較方便。

（4）多用戶不同權(quán)限操作，數(shù)據(jù)自動備份，保證數(shù)據(jù)安全。辦公自動化可以設(shè)置多個用戶，并且根據(jù)工作需要為每個用戶設(shè)置不同權(quán)限，從而提高了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保密性和安全性，滿足了對各種崗位和各類文件的管理和控制需求。

4 本礦未來OA系統(tǒng)的發(fā)展方向

在未來的發(fā)展中，我們將實(shí)現(xiàn)如會議管理、設(shè)備管理、財(cái)務(wù)管理等與日常辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，對于本礦，更是存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如人力資源管理、產(chǎn)量管理、井下人員定位系統(tǒng)、監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)等，煤礦的主要信息往往都在這些系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該與這些系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使各級高層領(lǐng)導(dǎo)人員能夠有效地獲得煤礦的基本信息，提高整個公司的反應(yīng)速度和決策能力。

總之，辦公自動化在本礦已經(jīng)廣泛應(yīng)用，并取得了良好的效果，下一步將進(jìn)一步拓展它的應(yīng)用范圍，進(jìn)一步集成井下的各種重要信息，為高層領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持，從而真正做到全礦的信息化發(fā)展，并積極占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使本礦的發(fā)展形成良性循環(huán)。