淺談公益林管理站檔案的利用與服務(wù)

張 俊

（新疆布爾津縣公益林管理站，新疆 阿勒泰 836600）

進(jìn)入21世紀(jì)，檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展過程中的地位日益重要，尤其在當(dāng)前，檔案的價(jià)值與其開發(fā)、利用、服務(wù)程度對一個(gè)單位更是有著舉足輕重的作用。檔案資源如何進(jìn)行開發(fā)利用與服務(wù)，是擺在檔案管理工作者面前的重要課題。

1 公益林管理站檔案利用的價(jià)值體現(xiàn)

檔案記載著歷史，有著極為重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值：其一，檔案作為各種文件、信息、材料的匯總，其來源于工作實(shí)踐，同樣指導(dǎo)著工作實(shí)踐。在檔案工作實(shí)踐中，我們可以通過縱向若干年的歷史檔案資料或具有典型意義的某段歷史，為單位發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)規(guī)律，為我們創(chuàng)新思路。其二，檔案工作本身就是一種重要的社會(huì)行為，與其他部門的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)有著密切聯(lián)系?！凹埞P千年會(huì)說話”，檔案資料的原始憑證作用在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的作用日益突出，為人們解決歷史遺留問題提供了可靠的依據(jù)。從這一角度來說，檔案的價(jià)值是無法估量的。

1.1 檔案對公益林管理站的經(jīng)濟(jì)價(jià)值體現(xiàn)

布爾津縣公益林管理站承擔(dān)著國家天然林保護(hù)、三北防護(hù)林建設(shè)和生態(tài)公益林建設(shè)等重大項(xiàng)目的建設(shè)任務(wù)，文書檔案管理工作成效直接影響和制約著其的建設(shè)和發(fā)展。公益林管理站的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)始終圍繞著森林資源的培育、開發(fā)和利用。森林資源建檔及檔案管理工作，不但掌握森林資源動(dòng)態(tài)變化趨勢，而且還能科學(xué)評價(jià)森林經(jīng)營利用效果，為編制林業(yè)規(guī)劃、計(jì)劃和合理安排各項(xiàng)生產(chǎn)提供有效依據(jù)，從而最大化地提升本站的經(jīng)濟(jì)效益。

1.2 檔案對綜合管理的社會(huì)價(jià)值體現(xiàn)

社會(huì)價(jià)值是檔案價(jià)值的最終體現(xiàn)。通過本管理站所存儲的文件材料，可以清楚認(rèn)識到公益林管理站發(fā)展的各個(gè)歷史時(shí)期的政策變化、單位發(fā)展變化及其結(jié)果，體現(xiàn)了檔案文件實(shí)現(xiàn)單位范圍內(nèi)社會(huì)秩序的效果。

1.3 檔案對知識利用的創(chuàng)新價(jià)值體現(xiàn)

檔案記載著歷史，它所包含的豐富的社會(huì)知識和科學(xué)文化知識，為現(xiàn)階段知識的創(chuàng)新再利用提供了各種必要的基礎(chǔ)材料。變存貯型為研究服務(wù)型，深層次地開發(fā)檔案信息產(chǎn)品，編研檔案信息精品，把所藏檔案信息充分發(fā)揮出來。在嚴(yán)肅的科學(xué)分析之后，必將產(chǎn)生新的符合實(shí)際的知識點(diǎn)，對單位發(fā)展起到不可估量的作用。

2 公益林管理站檔案管理服務(wù)的現(xiàn)實(shí)選擇

當(dāng)前，檔案事業(yè)雖然隨著信息化社會(huì)的建設(shè)快速發(fā)展。但是，很多人對檔案工作的認(rèn)識仍存在著偏差。僅僅簡單地認(rèn)為檔案工作就是保管檔案，把那些紙質(zhì)的文件、信息、合同等資料存儲起來，更有甚者竟把檔案部門想象成保密部門，天機(jī)不可泄露。這些偏差勢必制約檔案工作的正常發(fā)展。因此，筆者認(rèn)為，本站檔案工作要想充分發(fā)揮其作用，必須緊密聯(lián)系工作實(shí)際，從檔案管理服務(wù)入手，提高檔案利用率。

2.1 轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，強(qiáng)化檔案信息服務(wù)功能

信息服務(wù)的目的就是最大限度地滿足利用者的需要，要求及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供檔案信息。就目前來說，本站檔案服務(wù)基本上是接待閱覽、編印檔案史料等，形式單一，沒有發(fā)揮出檔案工作應(yīng)有的作用。

首先，服務(wù)方式必須由“被動(dòng)式”轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃?dòng)式”?！暗瓤蜕祥T”的傳統(tǒng)服務(wù)方式封閉了本站檔案信息體現(xiàn)價(jià)值的眾多途徑，與當(dāng)前社會(huì)信息化發(fā)展趨勢極不協(xié)調(diào)。因此，我們必須沖破“接檔案、管檔案”的陳舊觀念，樹立檔案工作以服務(wù)、利用為中心的觀念。具體措施應(yīng)當(dāng)為：研究檔案利用者的利用需求，主動(dòng)提供檔案信息；編制多樣化的檢索工具，形成一個(gè)全功能、高效益的檢索系統(tǒng)；加強(qiáng)檔案編研工作，將檔案的精華系統(tǒng)全面、集中地向領(lǐng)導(dǎo)決策者、科研工作者提供；進(jìn)行有效的檔案宣傳、交流，提高檔案的管理和利用等。

其次，檔案信息服務(wù)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)由單一型向多元化發(fā)展。主要是通過現(xiàn)代電子技術(shù)建立檔案信息庫、檔案信息共享機(jī)制等。如檔案信息資源的數(shù)字化開發(fā)與利用、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化組織管理等都是本站今后檔案管理信息化的主要內(nèi)容。當(dāng)然，在利用現(xiàn)代科技擴(kuò)展檔案信息服務(wù)內(nèi)容的同時(shí)，還應(yīng)考慮到本站檔案信息的組織方式、檢索方式、獲得方式具有復(fù)雜性、多樣性、專業(yè)性、技術(shù)含量高等特點(diǎn)，對檔案管理者的使用能力也要進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。

第三，檔案資源應(yīng)當(dāng)由封閉向開放轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代公益林管理站的發(fā)展，其需要掌握的信息是全方位、立體式的，不僅需要自身的檔案信息資源，還需要地區(qū)、自治區(qū)林業(yè)系統(tǒng)及系統(tǒng)以外單位的信息資源支持。因此，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，本站的檔案信息資源應(yīng)當(dāng)著眼于檔案部門獲取檔案信息、提供檔案信息的能力，檔案部門除了充分開發(fā)利用自身檔案信息資源外，還必須積極構(gòu)建利用外部網(wǎng)絡(luò)信息資源體系。如在建設(shè)本身檔案信息資源庫的同時(shí)，可以將自己納入全地區(qū)林業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)資源庫中，以此實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

第四，檔案信息服務(wù)手段應(yīng)當(dāng)由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主體的現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案信息服務(wù)也隨之發(fā)生了巨大變化，更快、更多、更便捷，是現(xiàn)代檔案信息管理發(fā)展的必然趨勢。在公益林管理站的實(shí)際工作中，會(huì)涉及到一些查閱公益林資源檔案的情況，現(xiàn)在的方法基本上還是通過借閱文本檔案原件的方法來進(jìn)行，有時(shí)甚至是通過指派專人的方式進(jìn)行，增加了工作量。比如阿勒泰地區(qū)林業(yè)局要查閱本單位自2005年實(shí)施河谷林封育項(xiàng)目以來，封育區(qū)內(nèi)樹苗生長情況，我們需要到林區(qū)拍照，派專人攜帶照片、文字材料送往地區(qū)林業(yè)局，或把這些材料裝成一個(gè)檔案袋帶往地區(qū)林業(yè)局。這不僅耗費(fèi)人力、物力、財(cái)力，且效率也不高。如果實(shí)現(xiàn)了公益林資源檔案的網(wǎng)絡(luò)化、信息化，我們可以直接通過公益林資源數(shù)據(jù)庫查詢功能進(jìn)行調(diào)閱、更新、傳送，就可以迅速、準(zhǔn)確地為地區(qū)林業(yè)局領(lǐng)導(dǎo)提供所需的相關(guān)公益林管理信息，為地區(qū)林業(yè)局決策做好保障工作。當(dāng)然，這是我們公益林檔案工作信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢。

2.2 熟悉檔案資源，廣泛收集檔案信息

檔案信息資源是開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)，沒有檔案信息資源，檔案工作就成了無源之水、無本之木，“利用服務(wù)”只能是一句空話。因此，多渠道、多途徑地廣泛收集檔案材料，把坐等收集檔案信息變?yōu)橹鲃?dòng)上門采集檔案信息。因此，目前本站檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)就是面向部門、面向職工、面向社會(huì)、面向市場收集檔案信息材料。一方面要放寬眼界、放大視覺，將一切有保存價(jià)值的檔案與本站發(fā)展有關(guān)聯(lián)的資料、文獻(xiàn)、實(shí)體納入檔案收集范圍。比如，在我們公益林管理站，每年都有50名森林管護(hù)員負(fù)責(zé)為所轄林區(qū)拍攝照片、記錄聲像等特殊檔案材料，并及時(shí)存儲到數(shù)據(jù)庫中，使之成為可利用的數(shù)字化檔案，為上級林業(yè)部門提供更為豐富的信息。另一方面，充分利用工作特點(diǎn)，通過熱情、主動(dòng)的服務(wù)，努力形成本站檔案信息資源利用與收集的良性循環(huán)。

熟悉“家底”是開展利用工作、主動(dòng)服務(wù)的重要條件。只有對各類檔案從知之皮毛到全面嫻熟，對檔案工作各環(huán)節(jié)都應(yīng)付自如，對室藏檔案內(nèi)容、數(shù)量、存放位置“如數(shù)家珍”，做到心中有數(shù)，才能有效地進(jìn)行開發(fā)利用，為利用者提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為本站發(fā)展提供決策保障。

2.3 做好基礎(chǔ)工作，開發(fā)利用檔案信息資源

檔案信息資源的收集、整理、存儲、檢索、傳輸?shù)仁菣n案的基礎(chǔ)工作。本站檔案管理雖然有了長足進(jìn)步，但在基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，仍存在或多或少的問題，在程序規(guī)范和科學(xué)方法的應(yīng)用上，還有一定的缺陷。因此，本站檔案在基礎(chǔ)工作方面應(yīng)當(dāng)做到以下幾方面：

2.3.1 評查案卷，去粗取精

在本站檔案管理中，存在一些保管期限不準(zhǔn)、重份或無查考價(jià)值的文件，刪除這些可有可無的文件可以節(jié)約儲存空間，提高查閱效率。

2.3.2 重組案卷，規(guī)范歸檔

在檔案管理實(shí)踐中，存在一些組卷過厚、內(nèi)容混雜的案卷，還有一些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷，都需要重新填寫、組卷。

2.3.3 嚴(yán)格按檔案工作規(guī)程辦事

檔案工作要從基礎(chǔ)、從點(diǎn)滴、從細(xì)節(jié)做起，嚴(yán)格按照相關(guān)法律、法規(guī)及各種規(guī)章制度進(jìn)行收、發(fā)文登記，立卷，組卷，歸檔工作，做到來文即轉(zhuǎn)、來圖即發(fā)、來檔必歸，有效保證文件資料的齊全，并將歸檔文件目錄及時(shí)錄入微機(jī)，提高工作效率和利用效率。因此，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)要求，提高錄入水平，從而保證分類準(zhǔn)確、檢索快速，達(dá)到檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.3.4 檔案人員必須轉(zhuǎn)變服務(wù)意識

樹立“以利用者為中心”和“用戶至上、周到服務(wù)”為宗旨的服務(wù)意識和質(zhì)量意識。在服務(wù)過程中，百查不厭，百問不厭，既要熱情又要細(xì)致，既要主動(dòng)又要超前，既要周到又要靈活，從而提高服務(wù)效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。

3 結(jié)束語

開展檔案編研工作是開發(fā)本站檔案信息的有效途徑之一。本站檔案信息開發(fā)主要在于林業(yè)資源的利用、生產(chǎn)經(jīng)營狀況和科研技術(shù)等資料的提取、編研。在編研時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作重點(diǎn)，主要把握林業(yè)資源特色、生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)、科學(xué)技術(shù)應(yīng)用等，有針對性、實(shí)用性地進(jìn)行選題和編寫。比如，本站管理著國家級重點(diǎn)公益林4.087萬hm2，有88個(gè)林班、1 338個(gè)小班，各林班資源、人事檔案材料基本上是以紙張為主的存儲介質(zhì)，難以永久保存，容易受到外界環(huán)境的影響而損壞，而且占用空間大，相應(yīng)的管理成本也較大。如果能建立一套林班資源檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)林班資源檔案信息的電子化、信息化，達(dá)到更新及時(shí)、調(diào)閱方便、遠(yuǎn)程共享的目標(biāo)，上級林業(yè)部門就能夠及時(shí)、快捷、方便地了解本單位森林資源、林業(yè)管理等相關(guān)情況，為上級部門判斷、決策提供方便。

總之，只有在開發(fā)利用檔案信息資源方面最大限度地滿足本站各項(xiàng)工作的需求，檔案的價(jià)值才能得到充分體現(xiàn)。