芻議如何做好建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理的組織協(xié)調(diào)工作

楊立新 孫學(xué)治

（深圳恒浩建工程項(xiàng)目管理有限公司 廣東 深圳 518033）

在工程項(xiàng)目建設(shè)監(jiān)理中，除需要監(jiān)理工程師們有較強(qiáng)的專業(yè)知識和對監(jiān)理程序的充分了解之外，具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力也是十分重要的。在整個(gè)工程的建設(shè)過程中，項(xiàng)目管理總目標(biāo)與各參與方目標(biāo)之間是既相聯(lián)系又相矛盾的，要保證項(xiàng)目的參與各方圍繞項(xiàng)目開展工作，使項(xiàng)目目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，這就需要組織協(xié)調(diào)工作。只有通過積極的組織協(xié)調(diào)，才能使項(xiàng)目各方彼此溝通，促使相互了解和理解，才能使影響項(xiàng)目監(jiān)理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的各個(gè)因素處于統(tǒng)一可控之中，使項(xiàng)目系統(tǒng)結(jié)構(gòu)均衡，保證監(jiān)理工作實(shí)施和運(yùn)行過程順利，確保工程建設(shè)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。監(jiān)理工程師應(yīng)充分運(yùn)用管理學(xué)、心理學(xué)、行為科學(xué)等方面的知識、技能、方法和工具開展組織協(xié)調(diào)工作。在協(xié)調(diào)過程中應(yīng)站在多方面的角度考慮問題，充分考慮到各方的利益，盡量做到公正、科學(xué)、合理和合情，只有這樣，才能進(jìn)行有效的組織協(xié)調(diào)。

1 組織協(xié)調(diào)的定義

所謂建設(shè)工程監(jiān)理中的組織協(xié)調(diào)工作，是指為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，監(jiān)理人員所進(jìn)行的監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部人與人之間，機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)之間以及監(jiān)理組織與外部環(huán)境組織之間的溝通、調(diào)和、聯(lián)合和聯(lián)結(jié)工作，以達(dá)到在實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目總目標(biāo)中，相互理解、信任、步調(diào)一致、運(yùn)行一體化的工作。

2 常用協(xié)調(diào)方法

2.1 會議協(xié)調(diào)

監(jiān)理方采用會議協(xié)調(diào)的模式主要有工地會議、專題會議及監(jiān)理內(nèi)部會議等形式。工地會議的任務(wù)主要是對照施工實(shí)際進(jìn)度與施工計(jì)劃進(jìn)行比較，對進(jìn)度滯后情況分析其導(dǎo)致原因并提出合理建議，分析過程中出現(xiàn)的質(zhì)量及安全問題，分析形成原因，制定糾正措施；專題會議則是不定期的根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的進(jìn)度嚴(yán)重滯后、工程出現(xiàn)重大變更等必須及時(shí)解決的質(zhì)量或安全、技術(shù)問題而召開的協(xié)調(diào)會議；監(jiān)理內(nèi)部會議則是定期召開的內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)的會議，其宗旨是溝通各方信息并對實(shí)際發(fā)生的問題進(jìn)行答疑解惑，要求各方對實(shí)際問題各抒己見，最終能夠在專業(yè)知識豐富的總監(jiān)引導(dǎo)下對存在問題達(dá)成共識。

2.2 交談協(xié)調(diào)

交談協(xié)調(diào)是指監(jiān)理人員與相關(guān)人員實(shí)行面對面或電話交談來解決問題的方法。該種方式往往可使參與人員留下深刻印象，因而可在一定程度上加強(qiáng)落實(shí)力度。

2.3 書面協(xié)調(diào)

監(jiān)理人員通過采取會議紀(jì)要、工作聯(lián)系單、通知單及備忘錄等形式與相關(guān)方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，這既是工作需要也是監(jiān)理實(shí)施自我保護(hù)的方式。

3 組織協(xié)調(diào)類型

3.1 與發(fā)包人協(xié)調(diào)

作為項(xiàng)目所有者并具有決策權(quán)的發(fā)包人的意見在項(xiàng)目實(shí)施中非常重要。監(jiān)理方首先應(yīng)充分了解發(fā)包人的目標(biāo)、意圖，若監(jiān)理對發(fā)包人的意圖產(chǎn)生不完整或錯(cuò)誤理解則會增大工作的難度。因此監(jiān)理方應(yīng)認(rèn)真研究項(xiàng)目目標(biāo)，做好自己的本職工作并加強(qiáng)己方工作的計(jì)劃性和預(yù)測性，充分尊重發(fā)包人，力爭主動(dòng)的為發(fā)包人著想，及時(shí)讓發(fā)包方充分了解自己的工作計(jì)劃與安排。

3.2 與承包方的協(xié)調(diào)

項(xiàng)目建設(shè)中監(jiān)理方的主要職責(zé)是三控兩管一協(xié)調(diào)，在與承包方的協(xié)調(diào)中首先應(yīng)要求承包方按圖紙及施工組織設(shè)計(jì)提供技術(shù)方案、生產(chǎn)計(jì)劃等；通過監(jiān)管幫的模式積極主動(dòng)的與承包方溝通，對施工中可能出現(xiàn)的問題提前預(yù)測，并提醒承包方注意，對設(shè)計(jì)變更或隱蔽工程應(yīng)及時(shí)進(jìn)行合理認(rèn)可，形成書面材料；一般項(xiàng)目實(shí)施中參建單位較多，因而相互間利益沖突較大，監(jiān)理應(yīng)在充分理解各方利益的基礎(chǔ)上組織各方相互配合，盡量減少相互干擾、扯皮現(xiàn)象，最終實(shí)現(xiàn)多贏的結(jié)局。

3.3 與設(shè)計(jì)單位的協(xié)調(diào)

設(shè)計(jì)單位在工程實(shí)施中負(fù)責(zé)提供圖紙、出具設(shè)計(jì)變更，及參與各類工程質(zhì)量問題處理和工程驗(yàn)收工作，其工作質(zhì)量直接影響到工程質(zhì)量、進(jìn)度及經(jīng)濟(jì)結(jié)果，因此監(jiān)理單位應(yīng)在充分尊重設(shè)計(jì)單位意見的前提下，及時(shí)密切的與設(shè)計(jì)單位溝通，并督促設(shè)計(jì)單位及時(shí)解決出現(xiàn)的設(shè)計(jì)問題，以提升設(shè)計(jì)質(zhì)量保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。

3.4 與公共部門的協(xié)調(diào)

建設(shè)項(xiàng)目涉及的公共部門如建設(shè)行政管理部門、勞動(dòng)管理部門、消防及城管部門等，監(jiān)理單位應(yīng)主動(dòng)配合承發(fā)包單位與之相互溝通以保證工程正常施工，其中總監(jiān)理工程師應(yīng)在明確其相關(guān)責(zé)任和權(quán)力的前提下具備一定的溝通協(xié)調(diào)技能，并應(yīng)具備良好的領(lǐng)導(dǎo)能力、員工培養(yǎng)能力、人際交往能力，并應(yīng)做到從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楹椭C管理模式，以便為順利地組織工程建設(shè)實(shí)施提供有力保障。

4 提高組織協(xié)調(diào)能力措施

4.1 良好的工作方法

在監(jiān)理工作中應(yīng)從大事著眼，從小事著手，認(rèn)真做好日常巡查、材料把關(guān)、進(jìn)度分析及資料整理等點(diǎn)滴工作，并以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度對待每個(gè)細(xì)節(jié)。在涉及利益沖突進(jìn)行調(diào)節(jié)時(shí)應(yīng)做到換位思考。應(yīng)善于開發(fā)己方及周圍環(huán)境的潛能，充分利用身邊可利用的力量來完成工作任務(wù)，并能充分調(diào)動(dòng)監(jiān)理單位人員及相關(guān)各方人員的積極性，以取得對方的支持和理解，為實(shí)現(xiàn)良好溝通打好基礎(chǔ)。

4.2 以理服人

面對施工過程中出現(xiàn)的施工方不按照監(jiān)理程序施工、不尊重監(jiān)理等現(xiàn)象，監(jiān)理人員應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行嚴(yán)格要求。對所做出的結(jié)論應(yīng)保證有章可循、有理有據(jù)，在此基礎(chǔ)上指出施工方的違規(guī)行為，并責(zé)令其停工整改。

4.3 以威信服人

監(jiān)理人員在工作中應(yīng)從衣著外形等方面入手，做到廉潔身正，不能因小利而忘義。對待施工單位應(yīng)做到理智而不魯莽、熱情而不虛偽。力求在承發(fā)包方面前樹立良好的個(gè)人形象，達(dá)到對方從內(nèi)心里尊敬并樂于服從所下達(dá)的指令。即使在施工過程中出現(xiàn)矛盾和糾紛，也可依據(jù)個(gè)人威信迎刃而解。

4.4 寬容、公正與妥協(xié)

每個(gè)人都有自己的缺點(diǎn)和弱點(diǎn)。在人際交往中，關(guān)鍵是要自己的弱點(diǎn)能讓別人接受方可進(jìn)行有效交流。作為工程建設(shè)中的斡旋單位，監(jiān)理首先應(yīng)做到與別人和諧相處，并能吸收別人所長以充實(shí)自己，即應(yīng)具備寬容的心理才是做好監(jiān)理的前提；在解決參建各方相互間矛盾沖突時(shí)，監(jiān)理應(yīng)自始至終堅(jiān)持公正的立場，做到公正的選擇解決矛盾的途徑、公正的理解和執(zhí)行合同及規(guī)范，處處將公正作為出發(fā)點(diǎn)，才能做到不喪失監(jiān)理的威信；在解決矛盾過程中對于無關(guān)緊要的環(huán)節(jié)，監(jiān)理人員應(yīng)學(xué)會妥協(xié)。但對妥協(xié)應(yīng)把握好其度，對涉及原則的問題則絕不可妥協(xié)。

4.5 避免工作的盲目性

部分監(jiān)理人員在監(jiān)理過程中不認(rèn)真審閱圖紙，不了解設(shè)計(jì)意圖及建筑使用功能，而是憑個(gè)人資歷和經(jīng)驗(yàn)發(fā)號施令，或不結(jié)合實(shí)際盲目講錯(cuò)話或模棱兩可的話，最終導(dǎo)致本來簡單的問題復(fù)雜話或?qū)е聢雒娼┗?。監(jiān)理人員應(yīng)做到接到新任務(wù)后首先吃透圖紙，充分了解工程情況，以便在處理問題時(shí)做到有理有據(jù)；監(jiān)理人員在下達(dá)指令應(yīng)注意場合、把握分寸，決不能站在業(yè)主或施工單方立場上辯解，或有意無意地為其推脫責(zé)任，導(dǎo)致雙方相互錯(cuò)覺、出現(xiàn)分歧；平時(shí)監(jiān)理人員應(yīng)與參建方保持接觸，讓對方認(rèn)識到監(jiān)理負(fù)責(zé)、正直的面貌，不給對方較勁、叫板或刁蠻的印象；一旦與施工方發(fā)生糾紛，監(jiān)理人員不可義氣待人、義氣處事，甚至對工程采取放任不管或暗中使絆的錯(cuò)誤行為。

4.6 及時(shí)化解矛盾

當(dāng)與業(yè)主發(fā)生矛盾應(yīng)盡量克制自己，不可使矛盾擴(kuò)大，并不可到處與人講，更不能指責(zé)業(yè)主向他人訴苦；工作中遇到不如意情況不能鬧情緒、消極怠工，而應(yīng)鼓足干勁，打起精神來以一個(gè)強(qiáng)者的形象將工作做得更好；在產(chǎn)生矛盾雙方處于火頭上時(shí)不可找其理論，避免不能化解矛盾反而是激化矛盾，而必須等待適當(dāng)時(shí)機(jī)冷靜處理，無論錯(cuò)在哪方面監(jiān)理方都應(yīng)以高姿態(tài)表示歉意，即使錯(cuò)誤不在己方也應(yīng)承認(rèn)自己態(tài)度不好來消除對方誤會；矛盾過后不可心存疙瘩，以為對方會以另眼看待自己而用敵意或憤恨的眼光對待對方，而應(yīng)及早忘記矛盾，一如既往的尊重對方。

5 結(jié)語

組織協(xié)調(diào)是一種管理的藝術(shù)，監(jiān)理工程師尤其是總監(jiān)理工程師需要掌握領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、心理學(xué)、行為科學(xué)等方面的知識和技巧，學(xué)會激勵(lì)、交際、表揚(yáng)和批評的藝術(shù)、開會的藝術(shù)、談話的藝術(shù)以及談判的技巧，通過組織協(xié)調(diào)，使參建各方減少磨擦，消除對抗，樹立整體思想和全局觀念，最大限度地調(diào)動(dòng)各方面的積極性、主動(dòng)性，使大家能夠協(xié)同作戰(zhàn)，創(chuàng)造出“天時(shí)、地利、人和”的良好環(huán)境和工作氛圍，確保工程項(xiàng)目的目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。

［1］李東巖.組織開好監(jiān)理例會經(jīng)驗(yàn)談[J].建設(shè)監(jiān)理，2010，3.

［2］周振華.淺談監(jiān)理在工程建設(shè)中的組織協(xié)調(diào)作用[J].山西建筑，2011，2.