墾區(qū)檔案資料工作有關(guān)問題的探討

張春梅

（黑龍江北大荒農(nóng)墾集團總公司北安分公司 黑龍江 北安 164000）

檔案工作與資料工作從廣義上講同屬一個范疇，他們的工作客體都是通常所說的信息。所以各檔案館在做好檔案工作的同時，也兼做了一定量的資料工作。就我們墾區(qū)的檔案館來看，都設(shè)有資料室，收藏和保管著一定量的資料?，F(xiàn)對墾區(qū)檔案館資料室工作的有關(guān)問題作一探討，使檔案部門的資料工作有個長足的進步。

一、資料室工作在檔案館工作中的地位

資料室工作在墾區(qū)檔案館工作中同樣處于極其重要的地位。這是由資料工作本身已經(jīng)發(fā)揮的作用和其潛在效能決定的。

首先，資料可以提高檔案工作人員的專業(yè)水平，完善專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，有利于檔案工作人員向高層次發(fā)展。檔案館的資料室由于收藏了一批與檔案工作密切相關(guān)的資料，因此有利于檔案館人員通過閱讀這些資料，來不斷充實和完善專業(yè)知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平，以利于指導(dǎo)檔案工作實踐。

其次，可以為檔案利用工作提供方便。我們在工作中時常會碰到一份文獻既有資料又有檔案，而在利用時提供資料更為方便的情況。比如我館資料室備有墾區(qū)分局黨委發(fā)文副本，在特定情況下提供利用就較之檔案要方便。因為分局黨委、行政文件多、內(nèi)容雜，所以在立卷歸檔時基本都是按問題分類的。如人事任免、各種批復(fù)等。但按問題分類，在掌握上很難做到標(biāo)準(zhǔn)一致，加上有些內(nèi)容的檔案數(shù)量極少，難免組卷混雜，給提供利用帶來不便。但有了副本歸入資料室，那么只需按利用者提供的大約時間或文號就能很快找到。又如“人事工作文件匯編”、“氣象資料匯編”等資料，在提供利用時更為有利，能夠比較集中全面地提供一方面的文件內(nèi)容和基本情況。

再次，可以對檔案起到拾遺補缺的作用。資料室中的各種內(nèi)部刊物和專業(yè)性雜志，在某種情況下還能補充檔案之不足。

由此看來，檔案館的資料工作對檔案工作的主體和客體都具有十分重要的意義。它在檔案館工作中處于極其重要的地位，應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視。

二、墾區(qū)檔案資料室的室藏結(jié)構(gòu)及其特點

檔案館的資料工作，雖然從屬于資料工作，有其共性的一面，但更應(yīng)有其自身的室藏結(jié)構(gòu)要求，體現(xiàn)出檔案部門資料工作的個性特點。

1、與檔案密切相關(guān)的特點?！皺n案部門的資料工作”相對“資料工作”來講是一個概念。由于它內(nèi)涵的增加，所以它應(yīng)該具有與檔案密切相關(guān)的特點，與之相適應(yīng)的也構(gòu)成了獨特的室藏要求，與檔案密切相關(guān)具體來說有兩個方面。

一是與檔案工作密切相關(guān)。這一特點要求室藏必須具備以下三方面資料：主要的是檔案專業(yè)方面的資料，如《檔案管理學(xué)》、《科學(xué)技術(shù)檔案管理學(xué)》等檔案專業(yè)方面的各類教科書；《檔案工作文件匯編》、《檔案分類法》等黨和國家及本省市有關(guān)檔案工作方面的文件和規(guī)章制度；《檔案管理學(xué)輔導(dǎo)答疑》、《怎樣做檔案館工作》等各種檔案工作的輔助性讀物；《檔案工作》、《檔案學(xué)通訊》及各省市的檔案專業(yè)雜志。這些資料中有的是我國檔案工作的政策和理論依據(jù)，有的是集中某一方面知識并且比較通俗化的資料，有的是新鮮經(jīng)驗、突破性的或是發(fā)展了的檔案學(xué)理論。其次是相關(guān)專業(yè)的各種資料。如文書學(xué)、秘書學(xué)、情報學(xué)、圖書館學(xué)等專業(yè)的各類科教書，《國家行政機關(guān)公文處理辦法》、圖書分類法等國家和省市有關(guān)公文、圖書工作的文件，《秘書工作》、《圖書情報知識》等各類相關(guān)專業(yè)的雜志。這些資料對檔案工作者來說也很有學(xué)習(xí)掌握之必要。因為文書是檔案的前身，檔案是文書的歸宿。要想做好檔案工作，首先必須搞好文秘工作。只有在文秘工作階段打好基礎(chǔ)，才能為檔案工作提供齊全、優(yōu)質(zhì)的歸檔材料。

二是與檔案內(nèi)容密切相關(guān)。檔案館內(nèi)的檔案工作和資料工作可說是一對孿生兄弟。因此就資料內(nèi)容來看也應(yīng)以與檔案內(nèi)容密切相關(guān)的為主。如就圖書而言，應(yīng)以檔案版、內(nèi)部版或根據(jù)檔案匯編出版的以及本墾區(qū)人編著的為主，其他圖書為輔，對文藝性圖書一般不必保存。就資料而言，應(yīng)以各種匯編材料、各種專業(yè)性刊物、內(nèi)部刊物為主（如黨風(fēng)黨紀(jì)、墾區(qū)紀(jì)檢、墾區(qū)審計等），以其他刊物為輔，而《中國青年》、《人民文學(xué)》、《大眾攝影》等刊物可以不必長時間保存。就報紙而言應(yīng)以全國性的、本省市和黑龍江墾區(qū)的為主（如《人民日報》、《光明日報》、《解放軍報》、《解放日報》、《文匯報》、《農(nóng)墾日報》等），以外省的和非一級政府、黨委的機關(guān)報為輔。如此確定主輔關(guān)系是從檔案部門提供利用出發(fā)考慮的。

2、突出地方性的特點。墾區(qū)檔案館是地方的特殊綜合性檔案，它“負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案?！彼９艿馁Y料也應(yīng)緊緊圍繞有利于反映分管范圍內(nèi)歷史面貌這一主題。為了使保管資料能從多側(cè)面地反映出本地區(qū)的歷史面貌，在為本墾區(qū)各項事業(yè)利用服務(wù)中與檔案起到交相輝映的作用，室藏應(yīng)具有以下幾個方面資料：一是本地區(qū)的各種雜書和家剩宗譜。如我們就存有《北安墾區(qū)志》、《北安分局大事記》等等。二是本地籍人出版的著作和書畫。一個地區(qū)由于歷史悠久，必然會出現(xiàn)一些名人佳作。這些資料從不同角度反映了一個地區(qū)的歷史風(fēng)貌也應(yīng)視作室藏結(jié)構(gòu)之一。墾區(qū)收集、整理、編寫、出版了《美麗的北安墾區(qū)》、《北安墾區(qū)歷史沿革》等多部書籍、畫冊。三是有關(guān)描寫和報道本墾區(qū)內(nèi)容事件的各種書刊。如《趙光烈士》就是根據(jù)趙光地區(qū)我黨打擊土匪史實背景創(chuàng)作的。四是本地名、特、優(yōu)產(chǎn)品資料。比如墾區(qū)木耳、白瓜籽、猴頭、蘑菇等。五是上級出版的有本區(qū)內(nèi)容的資料。

檔案館資料室的室藏結(jié)構(gòu)要做到具有地方特色，這一工作深度較大、難度較高。從地方性這一要求的角度來看，大致是以上五個方面，但每一方面都還可以深入開掘。目的在于使資料室真正能從多方位地反映出本墾區(qū)的風(fēng)貌。

3、具有連續(xù)性的特點。檔案館的資料室與高校資料室有所不同。高校的老師和學(xué)生到資料室查閱資料時，有針對性地、甚至是專指性地要找哪一份資料的情況并不多見，一般都是圍繞某一專題，或課程查閱某一方面的資料。選材面較寬，即在同類型資料中帶有很強的選擇性和互補性。而到檔案館來利用資料的就不同，大部分都具有很強的針對性，甚至是專指性的。利用者要的是本墾區(qū)某人寫的一本書，你給他其它書籍對他來講并不需要。如果利用者要的是某日某報，你拿不出此報，那么給他再多的其它日期有的本報，對他來說也是不感興趣的。

因此，我們檔案部門的資料在采購各種資料時，一定要注意其連續(xù)性。由于到檔案館資料室利用資料有專指性的特點，所以從某種意義上說保存的資料寧愿種類少一些也切忌一類資料缺乏連續(xù)性。

三、資料室工作中存在的問題及對策

檔案館的資料工作與檔案工作一樣，長期以來是處于封閉、半封閉的狀態(tài)之中的。這種狀態(tài)對充分發(fā)揮資料的作用是極為不利的。長年來，資料室里除了檔案人員在接待利用過程中提供一些相關(guān)資料外，主動前來查找的往往只有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)來借閱部分歷史書籍和工具書。還有就是辦公室等部門來查閱一下報紙。因此使檔案館的資料工作出現(xiàn)了以下三個問題：

1、室藏資料不豐，提供利用面不廣。由于大家對資料室了解甚少，因此一方面不能充分利用現(xiàn)有資料，另一方面也不知為豐富室藏作努力。解決這一問題的辦法只能是加強宣傳，廣開門路，擴大資料的收集范圍。并且形成一種制度、使檔案館資料室的資料得到源源不斷的補充。

2、資料保管的多，利用的少。在我區(qū)保管的資料中，用的最多的是檔案專業(yè)資料。檔案局、館的同志經(jīng)常從中獲得知識、用以指導(dǎo)工作。而其他資料用得很少。解決這一問題的方法只能是資料的開放。要做好資料的開放工作，首要的是編制開放目錄。資料開放目錄形式的指導(dǎo)思想應(yīng)是簡明、確切。如對報紙，可每種報紙每月制一卡，而將每月中的社論、重要文章和有關(guān)本區(qū)內(nèi)的或是本區(qū)人物寫的文章逐一制卡；對各種專業(yè)刊物，可先每期制一卡，在隨后將本期刊物中的法規(guī)性、理論性、經(jīng)驗性和本縣人物撰寫的文章制篇卡；對“報刊復(fù)印資料”也先每期制一卡，所后跟著排列全文登載的（除一些報道性文章外）文章的篇卡。其次還要搞好宣傳報道工作。可以通過廣播電視臺向大家宣傳并介紹資料的大概情況及利用方法和時間，尤其是要加強對墾區(qū)機關(guān)的宣傳。隨著資料室的開放，資料的利用率定會上升，保管的價值就能得到升華，而資料室的地位也會隨之提高。

3、人員不落實，工作不規(guī)范。由于檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，業(yè)務(wù)范圍廣大，檔案館人員嚴(yán)重不足。因此，各館資料室普遍沒有專人負(fù)責(zé)，只有兼職人員。這樣對資料室管理，提高資料工作水平很不利。墾區(qū)各級檔案館資料室配備一名專職人員該放到日程上來了。一個檔案館不能只考慮檔案工作，同時必須考慮作為孿生兄弟的資料工作。