辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理

遲春玉

（黑龍江省鐵力市圖書館 黑龍江 伊春152500）

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發(fā)展的歷史過程，客觀地反映問題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)等方面的過程和成果。隨著計算技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化在文書檔案管理領(lǐng)域日益得到廣泛的應(yīng)用,它無論是管理理念、管理手段還是管理方式等,都給傳統(tǒng)的文書檔案管理帶來了前所未有的巨大變革。

一、對文書檔案應(yīng)用辦公自動化進行管理的優(yōu)點

首先，能夠顯著提高辦公效率。在以往的文書檔案管理工作中，工作人員大多是進行手工操作，工作效率很低。而基于計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的辦公自動化具有強大的信息處理能力,它給文件資料的收集、分類、儲存和統(tǒng)計以及查閱等都帶來了極大的便利,有效的提高了辦公效率。計算機文書檔案管理系統(tǒng)一般包括文件管理、檔案管理、資料管理、主題自動標(biāo)引、自動立卷及各種圖形、圖像的原件掃描和多媒體信息光盤存儲、全文錄入、智能模糊檢索等多項功能。計算機管理軟件通過不同功能模塊對文書檔案資料進行邏輯分類、組卷、打印等，使文件材料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得非常方便、快捷。檔案人員和文書人員在同一系統(tǒng)中進行相關(guān)操作，不但減少了許多重復(fù)錄入等工作，同時使文檔工作人員勞動強度大幅度下降。

其次，能夠改善卷宗質(zhì)量。文書人員使用管理系統(tǒng)，可以提高組卷的效率和質(zhì)量。由于這種組卷方法可以做到標(biāo)題準(zhǔn)確，且文件著錄、標(biāo)引規(guī)范，從而克服了組卷的隨意性，使歸檔材料的完整齊全率有了保證。加之公文處理系統(tǒng)的平時登記，就是應(yīng)歸檔文件清單。文書工作人員根據(jù)計算機所列的清單確定歸檔文件，防止了遺漏，確保了案卷的原始性、真實性。使用計算機文書檔案管理系統(tǒng)，既可使目錄的編制更加規(guī)范和便捷，而且還能提高編制速度。

第三，有利于檔案信息資源的共享利用。運用辦公自動化技術(shù)對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。在計算機中可直接讀取原文，減少了檔案取出查找的次數(shù)而造成的磨損，最大限度地延長檔案的使用壽命；隨著計算機辦公自動化技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，進行信息的橫向與縱向記錄比較，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率。文書檔案與檔案管理部門及其它主要部門聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)信息資源的共享和交流。而文書檔案的計算機系統(tǒng)管理是檔案管理現(xiàn)代化的重要方向，也為網(wǎng)絡(luò)時代奠定了堅實的基礎(chǔ)。

第四，文件傳遞的速度和安全性顯著提高。日常公文辦理過程中，傳統(tǒng)文件傳遞一般是靠郵政系統(tǒng)負(fù)責(zé)郵發(fā)或各部門通訊員負(fù)責(zé)傳遞，受到距離長短的限制，從而影響了文件傳遞速度，另外文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生。而在計算機辦公自動化技術(shù)應(yīng)用之后，可直接查找所需的資料，或突破距離、空間限制直接通過網(wǎng)絡(luò)進行文件信息傳遞。克服了以往查閱者在手工查找的過程中翻閱整本案卷中無需的文件，速度既慢，效率又低的缺點，既提高了效率，又起到了一定的保密作用，對解密的檔案可做到資源共享；直接打印原文給查閱者，這樣就避免了復(fù)印時對檔案的損害和可能發(fā)生的泄密情況，大大提高了文件傳遞的安全性和時效性。

二、文書檔案管理應(yīng)用辦公自動化需要注意的問題

雖然應(yīng)用計算機辦公自動化技術(shù)來進行文書檔案管理有很多無可比擬的優(yōu)點，但是隨之也帶來了一些負(fù)面影響。

1、文檔信息真實性的認(rèn)定和維護變得艱難。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，紙質(zhì)文檔的載體和記錄其上的外部特征如字跡、簽字、印章等密不可分，一同構(gòu)成文件原件身份的“證明人”。電子文件保密性受到限制?；陔娮游募奶匦?，因而電子文件非常易于修改，而且修改后可以不留痕跡，可以在不同的計算機和載體之間傳遞和復(fù)制，雖然已有一些技術(shù)在一定程度上可防止電子文件和在“原稿”上增刪減、復(fù)制等，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，人們無法從字跡上分辨其原始性，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的真實性、可靠性、保密性提出了嚴(yán)峻的考驗。

2、文檔信息的網(wǎng)絡(luò)生存環(huán)境使其面臨安全風(fēng)險。由于文檔在計算機中生成，并通過網(wǎng)絡(luò)進行傳輸、處理，因而容易受到來自計算機及網(wǎng)絡(luò)的多重威脅。一方面，互聯(lián)網(wǎng)上的非法訪問難以計數(shù)，現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手防不勝防；另一方面，內(nèi)部人員通過U S B閃存驅(qū)動器、WI F I調(diào)整解調(diào)器、智能電話、藍牙適配器、數(shù)碼音樂播放器、紅外線傳輸、電子郵件、F T P等各種方式將文檔信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)未經(jīng)授權(quán)二次擴散和傳播出去。在內(nèi)外夾擊的“惡劣”網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，文檔信息難以“獨善其身”，文檔管理必然“險象環(huán)生”，時時面臨安全風(fēng)險。

辦公自動化既是高科技產(chǎn)物,又是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,在在此項工作時,需將先進的計算機及其網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫技術(shù)應(yīng)用、安全保密法規(guī)及措施、單位內(nèi)部的各項規(guī)章制度、文書學(xué)、檔案學(xué)、本單位業(yè)務(wù)需求、財力物力合理分配及推廣應(yīng)用、人員培訓(xùn)等多方面統(tǒng)籌考慮、綜合平衡，否則，一個方面存在薄弱或沒有做好，就會影響全系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)工作的正常運行和整體作用的發(fā)揮。

總之，在辦公自動化環(huán)境下為了更好的進行文書檔案管理，就必須轉(zhuǎn)變思想、改變觀念，用信息化、科學(xué)化的頭腦來提高管理水平，做到與時俱進，不斷把新的技術(shù)應(yīng)用于文書檔案管理中，同時采用多種辦法克服辦公自動化帶來的弊端和負(fù)面影響，從而才能不斷提高文書檔案的利用率，使之更好地為日常工作事務(wù)及管理決策層服務(wù)。

[1]張寧紅，淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J]，黑龍江檔案2011年01期.

[2]裴承志，奧多，辦公自動化與文書檔案管理[J]中國冶金教育，2002年02期.