如何做好照片檔案的電子化管理

竇麗娟 姬良波

（黑龍江省趙光農(nóng)場 黑龍江 北安 164021）

照片檔案是指國家機(jī)構(gòu)，社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價值的，以形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。照片檔案是每個企業(yè)、單位不同發(fā)展時期客觀而鮮活的歷史記錄，它從不同側(cè)面反映了企業(yè)、部門走過的漫長里程。照片檔案不僅對國家和社會有重要保存價值，更在企業(yè)單位的運(yùn)行、經(jīng)營和發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，這些珍貴的歷史鏡頭利用價值和再利用率越來越高。然而傳統(tǒng)照片檔案的管理已經(jīng)適應(yīng)不了信息時代的發(fā)展，照片檔案提供利用受到了一定程度的制約。那么照片檔案怎樣管理才能更好的得到充分利用，才能充分實(shí)現(xiàn)資源的共享，與現(xiàn)代化相接軌呢？這就要求我們把照片檔案進(jìn)行電子化管理。下面就怎樣做好照片檔案電子化管理闡述一下自己的觀點(diǎn)。

一、照片檔案電子化管理勢在必行

照片檔案電子化是指用數(shù)碼照相設(shè)備拍攝直接形成的靜態(tài)圖像文件或利用掃描儀將紙質(zhì)照片、底片掃描后形成的靜態(tài)圖像文件轉(zhuǎn)換成以數(shù)碼形式存儲于磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像，并按照電子檔案要求進(jìn)行的歸檔圖像文件。

（一）傳統(tǒng)照片檔案保管的弊端

1、傳統(tǒng)的照片檔案是以相紙、膠片等材料為載體，對環(huán)境的要求高，耐久性差，均會隨著時間的推移而出現(xiàn)褪色、發(fā)黃、圖像模糊等現(xiàn)象。

2、傳統(tǒng)的照片檔案管理方法是按不同的機(jī)構(gòu)、年份劃分，利用人工將照片夾在相冊中的，查找利用起來非常麻煩，若年份、內(nèi)容不清楚，想利用那就需要一冊一冊的查、一頁一頁的找，更是大海撈針。

3、隨著企業(yè)對外宣傳力度的加大，照片檔案更是企業(yè)的寶貴財(cái)富，為了更好地保存好這些歷史形象的儲存記錄，留住歷史的每個瞬間，更好地傳承企業(yè)優(yōu)秀文化歷史底蘊(yùn)，就必須保護(hù)這些傳統(tǒng)的照片檔案。

（二）照片檔案電子化管理的優(yōu)點(diǎn)

1、檢索快捷，提高工作效率。照片檔案電子化管理檢索起來非常方便，只需輸入要查詢的照片內(nèi)容，隨時隨地都可以找到需要的照片檔案，立查即可，這樣為檔案工作人員節(jié)省大量查閱時間，降低了勞動強(qiáng)度，提高了工作效率。

2、成像、傳輸快，提高檔案利用率。從利用這個角度看，只要有通訊網(wǎng)絡(luò)，照片檔案不受時空限制，既可以直接拷貝，還可以以郵件形式迅速傳出，便于利用，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，適應(yīng)了現(xiàn)代社會高效率快節(jié)奏的要求。

3、保存安全方便，節(jié)省檔案庫房存儲空間。照片檔案電子化管理，使得檔案的載體變成光盤、磁盤或移動硬盤。這些載體不僅容量大、占用空間小、存放方便，能夠節(jié)省庫房存儲空間，而且保存與復(fù)制不存在變質(zhì)等問題。

傳統(tǒng)的照片檔案既在檔案利用過程中存在復(fù)制繁鎖、檢索查找不便、破損照片修復(fù)方法復(fù)雜等問題，還在利用照片質(zhì)量上存在問題，所以說，傳統(tǒng)的照片檔案管理方法顯然已經(jīng)不適應(yīng)檔案發(fā)展的需要，已經(jīng)嚴(yán)重影響了照片檔案的再次利用，已經(jīng)不同程度地制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。那么如何做好照片檔案的管理呢？這就要求實(shí)現(xiàn)照片檔案的電子化管理。

所以說照片檔案電子化管理勢在必行。那么如何做好照片檔案的電子化管理呢?筆者認(rèn)為可以從以下幾個方面著手進(jìn)行。

二、照片檔案實(shí)現(xiàn)電子化的方法

（一）傳統(tǒng)的照片檔案實(shí)現(xiàn)電子化的方法

1、將傳統(tǒng)的照片檔案利用掃描儀（數(shù)碼相機(jī)）逐張掃描（拍照）轉(zhuǎn)換成以數(shù)碼形式存儲于計(jì)算機(jī)或磁盤的靜態(tài)圖像，即轉(zhuǎn)換成數(shù)碼照片檔案，存放在計(jì)算機(jī)中。

2、按照原傳統(tǒng)的照片檔案歸檔方法，按照卷號順序、按年度、機(jī)構(gòu)或問題制作照片檔案目錄，編制目錄時新型的照片檔案的文字說明與原照片文字說明要一致，不得有絲毫差錯。

3、傳統(tǒng)的照片檔案與新型的照片檔案要同時存檔。筆者認(rèn)為，傳統(tǒng)的照片檔案是不同的歷史時期形成的、真實(shí)的、原始資料，即便是電子化管理，其歸檔方法仍按原傳統(tǒng)照片歸檔方法進(jìn)行，不得擅自打亂重排，要尊重歷史。

（二）新型的照片檔案實(shí)現(xiàn)電子化的方法

要想實(shí)現(xiàn)新型的照片檔案的電子化管理，就要實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片向數(shù)碼照片檔案的轉(zhuǎn)化。

1、數(shù)碼照片、數(shù)碼照片檔案和新型的照片檔案的含義

（1）數(shù)碼照片：用掃描、數(shù)碼照相設(shè)備獲得的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的靜態(tài)圖像文件。（2）數(shù)碼照片檔案：法人、其他組織和個人在各項(xiàng)社會活動中形成的，對國家和社會有保存價值的數(shù)碼照片。數(shù)碼照片檔案一般由數(shù)碼照片和對該照片的文字說明兩部分組成。（3）新型照片檔案是指運(yùn)用數(shù)碼影像技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的照片檔案。

2、新型的照片檔案的形成方法

（1）收集：在收集數(shù)碼照片時，不要幾年一起收，最好是隨時隨地收集，收集的照片，原則上應(yīng)為原件，以確保其原始性。修改過的照片不能作為檔案歸檔。（2）整理：整理出主題鮮明，好辯認(rèn)的數(shù)碼照片歸檔。（3）分類：數(shù)碼照片要按照其形成年度-機(jī)構(gòu)（專題）進(jìn)行分類。（4）排列：每一年度要建立一個照片檔案文件夾。文件夾下再按機(jī)構(gòu)（時間、重要程度等），以黨、政、工、輕、婦等先后順序進(jìn)行排列。（5）編號:照片檔案文件夾內(nèi)的每一張數(shù)碼照片按其排列順序編號，即形成數(shù)碼照片號，命名規(guī)則為:年度—張?zhí)枺?0110001.jpg，前4位表示年度，后4位表示張?zhí)?。?）編制照片檔案目錄：數(shù)碼照片檔案的整理應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》，每一張照片都應(yīng)有簡要、準(zhǔn)確的文字說明，并能準(zhǔn)確概括照片所反映的內(nèi)容。否則，再珍貴的照片，隨著時間的推移其使用價值也將大為遜色。（7）刻錄光盤：數(shù)碼照片文件存在電腦里，會占居大部分空間，從而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)反應(yīng)速度變慢，存儲的照片檔案也存在安全隱患，為了保證照片檔案的安全，從長遠(yuǎn)觀點(diǎn)看整理好的數(shù)碼照片檔案應(yīng)脫機(jī)保存，應(yīng)將照片檔案刻錄在光盤或存放在移動硬盤上。

第一，數(shù)碼照片檔案的存儲應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。軟磁盤不能作為數(shù)碼照片的存儲載體。最好采用只讀光盤為存儲載體。第二，同一個年度的數(shù)碼照片檔案應(yīng)刻錄在一張光盤中。第三，數(shù)碼照片光盤刻制內(nèi)容包括光盤說明文件、數(shù)碼照片文件目錄、數(shù)碼照片文件夾。第四，使用不含溶劑墨水的軟性標(biāo)簽筆在光盤表面上書寫光盤標(biāo)簽。第五，照片檔案刻錄成光盤就應(yīng)做防寫處理，避免擦劃、觸摸記錄涂層。

三、照片檔案電子化管理的具體方法

照片檔案的保管應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求。

（一）照片檔案應(yīng)一式三套。一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。

（二）存放時遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離。

（三）環(huán)境溫度應(yīng)控制在17-22℃；相對濕度選定范圍為35%-45%。

（四）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放且避免擠壓，有條件的單位可以購買防磁柜等現(xiàn)代化設(shè)備保管光盤。

（五）切勿使盤片與化學(xué)溶液接觸，以免產(chǎn)生化學(xué)反映直接損壞光盤。

（六）正確使用光盤。不用臟手拿光盤，以免臟物附在光盤上。手拿光盤時用兩個手指夾住光盤的中心孔和外緣，不要在光盤表現(xiàn)留下指紋。

（七）要建立定期檢查制度。計(jì)算機(jī)或移動硬盤要不定期抽查，光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施。

隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，檔案工作越來越得到社會各方面的支持和重視，照片檔案的利用越發(fā)彰顯出突出的地位和作用。檔案部門為更好地為社會發(fā)展提供全面、及時、有效的服務(wù)，就必須建立與之相適應(yīng)的檔案管理體系，使檔案管理與單位各項(xiàng)工作同步推進(jìn)、同步發(fā)展。照片電子化管理最大的優(yōu)點(diǎn)就是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速流動，有利于照片檔案信息資源的開發(fā)利用。照片檔案電子化管理將徹底改變其利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。檔案部門通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)開展檔案利用服務(wù)已成為檔案工作適應(yīng)信息時代發(fā)展的要求的必然結(jié)果。