對加強(qiáng)水利工程檔案管理的思考

李 爽

（寧安市渤海灌區(qū)中心水利站 黑龍江 寧安 157431）

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從工程項(xiàng)目的提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招（投）標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行（使用）等全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種載體的文件材料。這些文件材料對水利工程建成投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)、維修、改建、擴(kuò)建等技術(shù)工作的決策、設(shè)計(jì)起著重要的憑證和依據(jù)作用，對其他工程也起著借鑒與參考的作用。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案即是建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)記錄，是水利工作重要決策的依據(jù)，又是國家檔案的重要組成部分，即為今后本項(xiàng)目的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)，又要為國家長遠(yuǎn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。因此，確保水利建設(shè)項(xiàng)目檔案的齊全完整和安全管理十分重要。如何加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，管理好、利用好水利工程檔案，使其在水利建設(shè)和水利管理中充分發(fā)揮作用，更好地為水利事業(yè)服務(wù)，成為我們值得探討和深入思考的課題。

1、提高對水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案認(rèn)識(shí)。首先，要提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的認(rèn)識(shí)，糾正重建設(shè)、輕檔案的思想，無論是項(xiàng)目法人、工程技術(shù)人員、監(jiān)管人員、管理人員，還是檔案管理者，都要有組織、有計(jì)劃地學(xué)習(xí)檔案管理方面的法律法規(guī)，并掌握相關(guān)的檔案專業(yè)知識(shí)，做到思想上統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、業(yè)務(wù)上統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、工作上統(tǒng)一要求，充分認(rèn)識(shí)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性，做到上下結(jié)合、步調(diào)一致。其次，要把檔案工作責(zé)任制層層落實(shí)到人，增強(qiáng)搞好工程建設(shè)檔案管理工作的自覺性、使命感和責(zé)任意識(shí)，明確項(xiàng)目法人職責(zé)，構(gòu)建從上到下、分級負(fù)責(zé)、職責(zé)明確、科學(xué)嚴(yán)密的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，形成明確責(zé)任分工、群策群力、千方百計(jì)促進(jìn)水利工程檔案轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，使其在現(xiàn)代水利工作中發(fā)揮重要作用。

2、抓組織落實(shí)，完善工作機(jī)制。各級水利部門應(yīng)把水利工程檔案工作列入重要的議事日程，要確立領(lǐng)導(dǎo)專人負(fù)責(zé)制。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是隨著項(xiàng)目建設(shè)步步延伸，段段相連，環(huán)環(huán)相扣，自始至終逐漸形成的，工程一旦竣工，工程檔案就應(yīng)該齊全完整。要充分做到這一點(diǎn)，在工程項(xiàng)目一開始，就應(yīng)確立領(lǐng)導(dǎo)專人負(fù)責(zé)，成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組，對建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作進(jìn)行通盤考慮，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立制度，制定措施，遵循工程建設(shè)和檔案工作的規(guī)律，堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，保障工程項(xiàng)目檔案工作一開始就步入正軌，真正做到組織落實(shí)，思想到位，對水利工程檔案工作及時(shí)檢查督促，既要隨時(shí)了解掌握水利工程檔案工作發(fā)展動(dòng)態(tài)，超前控制，又要加強(qiáng)橫向、縱向的信息聯(lián)通。完善水利工程檔案為水利服務(wù)的體系，建立激勵(lì)機(jī)制，盡快使工程檔案轉(zhuǎn)化為先進(jìn)的生產(chǎn)力。鼓勵(lì)、引導(dǎo)水利工程檔案組織機(jī)構(gòu)，按市場需求建立開放、推廣、培訓(xùn)、服務(wù)、經(jīng)營為一體的運(yùn)行機(jī)制，開拓服務(wù)領(lǐng)域。

3、堅(jiān)持各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案不僅涉及面廣，竣工圖要求高，而且原件收集歸檔難度大，這些竣工檔案又有著十分重要的利用價(jià)值。因此，必須按《中華人民共各國檔案法》的要求，嚴(yán)格執(zhí)行《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》、《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》等一系列法規(guī)性文件，增強(qiáng)水利建設(shè)單位和施工單位檔案人員和工程技術(shù)人員的檔案意識(shí)和依法治檔的自覺性。由于工程管理者、技術(shù)人員和施工人員對工程項(xiàng)目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們手中，他們又是今后利用工程檔案的主體，應(yīng)更多地依靠他們來保證這些工程檔案的齊全完整。

4、發(fā)揮監(jiān)理部門協(xié)調(diào)配合作用，保障水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案立卷歸檔質(zhì)量。按照國家水利部門的有關(guān)規(guī)定，把建設(shè)項(xiàng)目的建檔工作納入工程建設(shè)及管理程序，納入專業(yè)部門和專業(yè)人員職責(zé)范圍，充分發(fā)揮“三個(gè)監(jiān)督機(jī)制”的作用，確?？⒐n案的內(nèi)在質(zhì)量。發(fā)揮“三個(gè)監(jiān)督機(jī)制”即施工現(xiàn)場社會(huì)監(jiān)理部門、指揮部的質(zhì)安部門和施工單位工程材料部門，在工程施工監(jiān)理和質(zhì)檢過程中，對工程各種施工文件材料的形成、收集、整理，共同承擔(dān)檢查和督促責(zé)任，保證竣工資料的完整與準(zhǔn)確。首先，要發(fā)揮社會(huì)監(jiān)理部門的作用。對施工單位在施工過程中的技術(shù)文件、數(shù)據(jù)，要進(jìn)行認(rèn)真鑒定，對竣工圖的編制質(zhì)量要仔細(xì)審核，做到發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正，做到竣工圖編制與工程建設(shè)同步。監(jiān)理部門把好第一關(guān)，能保證施工文件材料的真實(shí)性、可靠性，提高竣工檔案的內(nèi)在質(zhì)量。其次，各指揮部的質(zhì)量安全部門要與施工單位現(xiàn)場協(xié)調(diào)施工計(jì)劃、進(jìn)度，要求各單位做到象抓工程質(zhì)量那樣抓檔案質(zhì)量，創(chuàng)一流的工程，建一流的檔案。第三，要發(fā)揮各施工單位質(zhì)量員、資料員的主觀能動(dòng)性，積極配合工地，做好竣工檔案的收集變更工作。通過三個(gè)機(jī)制的層層把關(guān)，充分發(fā)揮專業(yè)部門與檔案部門的積極性，使工程竣工檔案質(zhì)量得到保證。

5、創(chuàng)新工作方式，注重工作實(shí)效。一個(gè)工程項(xiàng)目大致分為立項(xiàng)階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段等階段，有的工程跨越的時(shí)間也比較長。為了保證工程項(xiàng)目檔案的齊全完整，可分階段，進(jìn)行項(xiàng)目檔案的收集。收集時(shí)要注意方式方法。一是深入現(xiàn)場，收集檔案資料。水利工程檔案的大部分原始資料產(chǎn)生于施工過程的現(xiàn)場，檔案人員應(yīng)親臨施工現(xiàn)場，收集資料。在收集資料時(shí)，必須十分注意資料的精確度仔細(xì)檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。二是主動(dòng)配合，做好溝通銜接工作。檔案人員要積極與駐地監(jiān)理工程師配合，充分發(fā)揮駐地監(jiān)理工程師的作用，掌握工程進(jìn)度、施工人員等素材。三是明確時(shí)限，力保檔案的完整性。檔案管理員必須區(qū)別不同情況，確定相應(yīng)的工作時(shí)限，以保證檔案的完整性。對于那些形成周期短、時(shí)間性強(qiáng)的檔案要做到及時(shí)收集，對于形成周期長的檔案，則應(yīng)明確劃分收集的時(shí)間區(qū)段，避免造成內(nèi)容混淆、遺漏，降低檔案質(zhì)量。在工程項(xiàng)目有關(guān)部門移交時(shí)，要注重工程項(xiàng)目檔案移交手續(xù)，明確工程項(xiàng)目檔案移交的重要性。

6、認(rèn)真組織培訓(xùn)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)。水利工程項(xiàng)目檔案管理的好壞往往取決于檔案人員的素質(zhì)和能力，取決于檔案人員的事業(yè)心和責(zé)任心。由于水利工程項(xiàng)目檔案種類及載體的多樣化，對檔案管理人員知識(shí)、能力等方面提出了新的更高的要求。所以，水利工程檔案管理人員不但應(yīng)具備良好的思想政治素質(zhì)和較高的檔案學(xué)知識(shí)，還應(yīng)對水利專業(yè)的相關(guān)知識(shí)有較多的了解，這樣才能具備相應(yīng)的管理能力。如在繁雜的文件材料中分清性質(zhì)類別，確保文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；能抓住時(shí)機(jī)及時(shí)收集，變單向收集為雙向收集。在工程竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)安排檔案管理人員參加；組織檔案管理人員進(jìn)行短期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范；主管部門也應(yīng)組織不定期的檢查、交流活動(dòng)，不斷拓寬檔案管理人員的視野。從不同的層面提高檔案法律法規(guī)、檔案專業(yè)知識(shí)。同時(shí)，檔案管理人員要抓住工程建設(shè)的前期工作、關(guān)鍵工程施工、工程驗(yàn)收等關(guān)鍵階段，深入施工現(xiàn)場監(jiān)督指導(dǎo)檔案的收集、整理和歸檔工作，促進(jìn)項(xiàng)目管理人員和工程技術(shù)人員不斷強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范檔案管理，做到形成檔案講質(zhì)量、利用檔案講安全，養(yǎng)成及時(shí)歸檔、用完即還的良好習(xí)慣，有效地保證工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整規(guī)范。