對建好文物藏品檔案管理系統(tǒng)幾點(diǎn)看法

王麗梅

（七臺河市文物管理站 黑龍江 七臺河 164600）

前言

近代史上，我國大陸的民族瑰寶被西方列強(qiáng)所掠奪，多少后代、多少仁人志士為之惋惜。而每個(gè)時(shí)期都有一些民族敗類忘記祖先，不顧后代，盜掘古墓，販賣文物。改革開放以來，這些現(xiàn)象有增無減。利益驅(qū)動一些不法分子到了喪心病狂的地步，大量珍貴文物被盜失，駭人聽聞。“文物”這個(gè)詞已經(jīng)被越來越多的人們所熟悉和重視。我們文物工作者深感責(zé)任重大，也對我們的文物保護(hù)和保管工作提出了更高的要求。

建立文物檔案是文物安全的第一保證。我們文物保管工作者是怎樣理解檔案表上的每一項(xiàng)要求，來做好建檔工作呢？幾年來我們一直在努力，在探索。下面把我們的工作和思路與大家共同商榷。

挑選器物是建檔前的準(zhǔn)備工作。發(fā)掘出土的器物較多，但由于藏品的保存狀況、本身價(jià)值等不同，一開始不可能將每件文物都建檔，時(shí)間及精力也不允許。最好挑選保存完整、價(jià)值高的文物藏品先建檔，挑選藏品要以國家的定級標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩。

①陶器，挑選本地區(qū)出土、采集的各個(gè)歷史階段的備類器形和具有代表性的器物，盡量不要重復(fù)，不殘破，但有些器物造型特殊，也可修復(fù)后建檔；②銅器，出土較少，一般只要完整就要建立檔案；③瓷器，出土較少，只要有準(zhǔn)確時(shí)代且較完整的就可建檔，有的器物較珍貴稍有殘缺也可建檔；④玉器，出土較少，不論大小件只要完整都需建檔；⑤印章，字跡清晰，無殘缺，均可建檔；⑥其它小件，只要不殘缺，本身價(jià)值高，也可建檔。

一、藏品檔案的種類

（一）藏品本體檔案

藏品的原始記錄、鑒定意見、藏品總登記賬、藏品卡、修復(fù)檔案、保護(hù)檔案、分類賬、目錄、出入庫（館）憑證及調(diào)撥手續(xù)等，還有照片、音像和光盤資料。

（二）藏品參展檔案

藏品有的會出展，有的因?yàn)槟撤N原因不會出展，所以不會成為“展品”，而出展的藏品就獲得了與社會交流的可能，這就包括：展品目錄、點(diǎn)交冊、裝箱單、出入館憑證、有關(guān)展覽現(xiàn)場的照片錄像等資料、展覽的陳列方案、展覽錄像和相關(guān)文件以及相關(guān)學(xué)科、社會各界及新聞媒體對此次展覽的報(bào)道等。

（三）與藏品相關(guān)的業(yè)務(wù)活動檔案

科研項(xiàng)目的開發(fā)與合作、其他學(xué)科對藏品的直接間接研究、新聞媒體對考古發(fā)掘、專題展覽、藏品移交的宣傳報(bào)道等。

因此，可以看出藏品檔案是由圖文聲像所組成的一個(gè)平面資料系統(tǒng)，它是計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)的資料來源。

二、計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)的建立

計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)是以藏品檔案為基礎(chǔ)建立起的一個(gè)立體信息系統(tǒng)。以其藏品卡為主線，兼及其他藏品檔案，可以通過藏品的任何一個(gè)屬性進(jìn)行快速查詢，使其信息得以復(fù)制，免去了許多煩瑣的文書工作，通過使用計(jì)算機(jī)的二級查詢和綜合查詢系統(tǒng)可以方便快捷地達(dá)到這一目的。二級查詢，即在每一次查詢結(jié)果中進(jìn)行第二次查詢。如在第一次查詢中，輸入了藏品的質(zhì)地，屏幕上就會顯示出同一質(zhì)地的藏品，在這一結(jié)果中，再次輸入其級別，就會出現(xiàn)新的同級別的藏品。綜合查詢是在第一次查詢時(shí)就輸入藏品的質(zhì)地和級別，屏幕上就會顯示同一質(zhì)地同一級別的所有文物資料。同樣，還可輸入名稱、來源、紋樣等要素來進(jìn)行查詢。使用者還可以隨時(shí)打印出屏幕中所顯示的信息內(nèi)容，或根據(jù)需求，只選擇其中一個(gè)部分來進(jìn)行打印。因此，計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)是針對藏品的不同屬性，可任意排列組合地自由查詢。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和普及，數(shù)據(jù)化管理已經(jīng)成為現(xiàn)代管理的必要手段。對于藏品檔案，可以使多用戶多線程同時(shí)工作于計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)，可同時(shí)向系統(tǒng)輸入資料，管理人員在做資料的補(bǔ)充和修改時(shí)并不影響其他用戶對資料的瀏覽和查詢。超鏈接的應(yīng)用，方便了藏品信息的查詢，點(diǎn)擊藏品卡中的拓卡號、照片號或記錄編號，就可以閱讀詳細(xì)資料，通過點(diǎn)擊，就可以在藏品卡、藏品修復(fù)檔案、藏品保護(hù)檔案和藏品參展檔案之間進(jìn)行互相切換。

在藏品卡里有一欄為“來源“，填寫的內(nèi)容一般為“某年某月某某移交”或“某年某月某某捐贈”，在計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)中可把這一欄分為“入館時(shí)間”和“來源”，這樣輸入人員和使用者就可以針對藏品的入館時(shí)間和來源進(jìn)行輸入和查詢。同樣，可以對藏品卡中的其他欄目進(jìn)行細(xì)化，使得藏品查詢起來更加方便，而計(jì)算機(jī)的大容量是實(shí)現(xiàn)這一要求的保障，既方便了查詢，又是對藏品卡的補(bǔ)充和完善。

三、藏品檔案與計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)相互依存

藏品檔案與計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)所使用的信息載體不同，它們的工作重點(diǎn)也不一樣。檔案工作的重點(diǎn)在于資料的搜集、分析和整理上，而計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)的重點(diǎn)在于信息的查詢與“資源共享”上。兩者優(yōu)勢互補(bǔ)、相互依存，共同服務(wù)于藏品檔案的科研工作及各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動，兩者都是需要及時(shí)補(bǔ)充、更新資料，進(jìn)行長期維護(hù)的資料系統(tǒng)。如果說藏品檔案工作面對的是大量煩瑣的文書工作，那么計(jì)算機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)面對的難題則是藏品定名、分類、數(shù)據(jù)采集的規(guī)范化，如果沒有規(guī)范化.就談不上藏品管理計(jì)算機(jī)化，如果同一類藏品使用的是不同的名稱，這會使查詢的結(jié)果不準(zhǔn)確，給藏品的統(tǒng)計(jì)及管理帶來困難，但我們相信，隨著計(jì)真機(jī)藏品檔案管理系統(tǒng)在規(guī)范、科學(xué)的基礎(chǔ)上的發(fā)展，使這一問題逐步得到解決，促進(jìn)藏品檔案數(shù)字化的建設(shè)，達(dá)到“資源共享”目標(biāo)。

首先，藏品檔案的建立，有利于藏品的保護(hù)和管理。利用藏品檔案信息，可以隨時(shí)了解掌握藏品的保存狀況，提高藏品的管理效率，并且可以緩解藏品“藏”與“用”的矛盾?？蒲腥藛T和陳列展覽人員可以根據(jù)檔案記錄來進(jìn)行研究工作和決定陳展所需文物，避免了過去研究和陳展過程中對藏品的多次提取，極大地滿足了對藏品的研究，減少了藏品的自然或人為的損壞。藏品檔案信息化工作，為藏品的管理增添了新的內(nèi)容，利用電子計(jì)算機(jī)管理藏品信息，已在越來越多的文物保護(hù)單位成為現(xiàn)實(shí)。在信息的查詢、檢索、保管、提取等方面更為準(zhǔn)確、省時(shí)，提高了藏品管理水平，帶動了科研工作，促進(jìn)了藏品檔案業(yè)務(wù)工作的開展，為陳列展覽提供了更為便利的藏品信息。

其次，藏品檔案信息化的建立，提高了保管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)與研究水平。藏品檔案信息化工作與開展藏品研究有著密切的關(guān)系，對發(fā)掘體現(xiàn)藏品的內(nèi)涵價(jià)值，有著重要的關(guān)系。它既是藏品深化研究的過程，又是藏品研究成果的體現(xiàn)。由于藏品檔案內(nèi)容全面、具體，要完成一份合格的藏品檔案，則要求檔案具體完成人——保管員有著豐富的文物知識，熟悉藏品的有關(guān)資料并熟練掌握文物庫房的工作等程序。在建檔過程中，對檔案要求填寫的每一部分內(nèi)容，都要認(rèn)真查對，毫不茍且。例如：對于征集入庫的藏品，首先要借助于藏品總賬、分類賬等原始資料，進(jìn)行反復(fù)細(xì)致核對，查證實(shí)物是否與記載相符，還要根據(jù)實(shí)際情況，到其流傳的地點(diǎn)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查。對見于著錄者，則要翻閱大量的文字資料、期刊、書籍，爭取將該藏品的研究文章和著作收錄殆盡。對于那些性質(zhì)、用途不明的藏品，則應(yīng)根據(jù)考古發(fā)掘的同類藏品進(jìn)行比較研究，力求填寫正確?？傊⒁环萃暾细竦牟仄沸畔n案，關(guān)鍵在于編寫工作的質(zhì)量好壞，而編寫過程是研究記錄的過程，這就極大地提高了保管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和鑒別能力。

總之，建好藏品檔案是我們的職責(zé)，但文物本身蘊(yùn)藏著深奧的文化底蘊(yùn)，我們需要不斷地學(xué)習(xí)增長知識面。隨著社會的進(jìn)步和科學(xué)的日益發(fā)達(dá)，文物保管工作將進(jìn)入現(xiàn)代化，藏品保管電腦化，即用電腦為藏品保管工作服務(wù)，這將極大地提高我們的保管工作。檔案的建立直接輸入電腦，不但為我們的保管工作提供了方便，而且也為今后的展出及研究提供了極大的便利。

[1]郭思潔，孫立平.我們對藏品日常管理工作的認(rèn)識及做法[J].北方文物，1998（4）.

[2]聶莉.博物館的藏品檔案與計(jì)算機(jī)藏品管理系統(tǒng)[J].中國博物館，2003（1）.