系統(tǒng)科學(xué)方法與現(xiàn)代檔案管理的關(guān)系

吳亞娟

（伊春市計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站 黑龍江 伊春 153000）

系統(tǒng)科學(xué)方法是按照系統(tǒng)科學(xué)的理論和觀點(diǎn)，把研究對象視為系統(tǒng)來認(rèn)識和解決實(shí)踐中各種問題的方法的總稱。系統(tǒng)科學(xué)方法要求我們，把研究對象及其內(nèi)部要素看作一個整體，運(yùn)用普遍聯(lián)系和永恒發(fā)展的眼光將其看成一個動態(tài)過程，把握研究對象的內(nèi)外環(huán)境之間的相互關(guān)系，以便從整體上，更科學(xué)、有效地認(rèn)識和改造對象。常用的系統(tǒng)科學(xué)方法有信息方法、控制方法、系統(tǒng)分析方法及功能模擬方法等?？茖W(xué)研究的方法，是人類長期進(jìn)行科學(xué)研究的結(jié)晶。系統(tǒng)科學(xué)對方法論雖然產(chǎn)生的實(shí)踐不久，但它是科學(xué)方法論發(fā)展的一種方向，反映了現(xiàn)代科學(xué)研究方法的特征。既然現(xiàn)代檔案管理是一個復(fù)雜的人造系統(tǒng)，具有系統(tǒng)的各種特性，就應(yīng)該也可以運(yùn)用系統(tǒng)科學(xué)方法論來指導(dǎo)我們的研究工作。系統(tǒng)學(xué)的主要任務(wù)是考察系統(tǒng)與系統(tǒng)之間、系統(tǒng)各部分之間必然出現(xiàn)的相互聯(lián)系，并試圖確定它們的性質(zhì)、行為、發(fā)展、消亡和再生。系統(tǒng)科學(xué)方法論的產(chǎn)生，為發(fā)展和提高現(xiàn)代檔案學(xué)研究水平找到了一種科學(xué)的方法。這些系統(tǒng)科學(xué)方法在筆者的檔案管理工作中發(fā)揮著巨大的作用。從檔案管理的角度看，檔案工作主要包括檔案的收集、整理、挖掘、保護(hù)、規(guī)劃及其利用。當(dāng)我們把檔案管理看做一個系統(tǒng)時，系統(tǒng)的幾個主要特點(diǎn)就是我們在實(shí)際工作中必須要注重和遵循的。其中，整體性、層次性、開放性等系統(tǒng)的三個突出特點(diǎn)在現(xiàn)代檔案管理工作中發(fā)揮了重要的作用。

一、現(xiàn)代檔案管理

檔案管理現(xiàn)代化是社會現(xiàn)代化的重要組成部分。如果從過程的角度理解，檔案管理現(xiàn)代化是檔案部門主動連接新科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，為促進(jìn)社會現(xiàn)代化而進(jìn)行的變革傳統(tǒng)檔案歸現(xiàn)代檔案管理的過程?，F(xiàn)階段檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵應(yīng)包括：檔案管理觀念現(xiàn)代化、檔案管理發(fā)展水平現(xiàn)代化、檔案管理裝備現(xiàn)代化、檔案管理人員現(xiàn)代化等五個方面。

檔案管理現(xiàn)代化是讓檔案管理從傳統(tǒng)邁向現(xiàn)代，而與現(xiàn)代社會同步。但由于現(xiàn)代社會的特征是自由化、民主化、多元化、人體化、科技化、本土化、國際化與未來化，因此，檔案管理現(xiàn)代化當(dāng)以這些特征作為努力方向。檔案管理現(xiàn)代化是一個改革、創(chuàng)新、發(fā)展的過程，也是一個系統(tǒng)工程；既是長期的，又是動態(tài)的，在本質(zhì)上表現(xiàn)為對社會的順應(yīng)和超越。

二、系統(tǒng)的整體性對檔案管理工作的要求

所謂系統(tǒng)，是由若干相互聯(lián)系、相互作用的部分（要素)組成的具有特定結(jié)構(gòu)和功能的有機(jī)整體。系統(tǒng)是各個要素按一定的方式構(gòu)成的有機(jī)整體，系統(tǒng)是諸要素的有機(jī)集合而不是各要素的簡單地機(jī)械相加。因此，各要素一旦構(gòu)成系統(tǒng)，就失去了其作為獨(dú)立要素的性質(zhì)和功能，形成了系統(tǒng)新的規(guī)定性，使得系統(tǒng)表現(xiàn)出整體性的特點(diǎn)，從檔案管理工作來講，系統(tǒng)分析方法是為確定系統(tǒng)的組成、結(jié)構(gòu)、功能及效用而對系統(tǒng)各構(gòu)成要素、過程和關(guān)系進(jìn)行考察的方法，也就是從整體性的觀點(diǎn)來審視整個檔案管理工作，從整體上協(xié)調(diào)各個檔案科室的相互關(guān)系，使其成為具有相互關(guān)聯(lián)、相互制約關(guān)系的有機(jī)整體。

哈肯認(rèn)為：“每個系統(tǒng)都表現(xiàn)出它自己的不可還原的特點(diǎn)”。如果我們想要對它們有更多的了解，就必須把它們當(dāng)做系統(tǒng)，也就是說，當(dāng)作擁有它們自己的特性的整體。用這種方式，我們就能并消除這些系統(tǒng)某些方面的問題。在這種條件下它們有什么樣的行為，他們怎樣進(jìn)化和衰退，在其內(nèi)部，哪一部分或哪個子系統(tǒng)發(fā)揮著控制作用，以及其他問題。檔案的管理工作就是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不同民族、不同種類的檔案資料互相關(guān)聯(lián)，互相制約，從對檔案資料甚至大量文化遺產(chǎn)保護(hù)的角度出發(fā)，應(yīng)該在實(shí)際工作中設(shè)計(jì)和實(shí)施系統(tǒng)工程，從整體的觀點(diǎn)去看待對象，處理問題，這將對檔案整理工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)發(fā)展的效果起到推進(jìn)作用。為此，我們要看到在檔案管理工作中，每個局部的工作都是全局的一部分，各個局部之間不是毫無關(guān)聯(lián)的，而是有機(jī)整體，并且各個局部工作的順利推進(jìn)也能對全局結(jié)構(gòu)合理化和功能效用的充分發(fā)揮起著巨大的推動作用。

三、系統(tǒng)的層次性對檔案管理工作的要求

所謂系統(tǒng)的層次性，—方面是指系統(tǒng)由一定的要素組成，而這些要素又是由更低一層次的要素組成的子系統(tǒng)；另一方面，系統(tǒng)自身又是更大系統(tǒng)的組成要素。它本質(zhì)上揭示了系統(tǒng)之間縱向的或垂直的有序關(guān)系。既然檔案整理工作仍是一個系統(tǒng)，那么就可以分析其內(nèi)部的層次結(jié)構(gòu)，在縱向的構(gòu)成性和橫向的相關(guān)性關(guān)系中理解和把握系統(tǒng)的性質(zhì)及其變化規(guī)律，利用下層系統(tǒng)對上層系統(tǒng)的基礎(chǔ)作用以及上層系統(tǒng)對下層系統(tǒng)的改造、約束作用來控制和改造系統(tǒng)，這必將對檔案的收集和整理研究工作向縱深領(lǐng)域發(fā)展起到促進(jìn)作用。系統(tǒng)論認(rèn)為：“諸多事物能夠被整合成為一個系統(tǒng)整體，必有互補(bǔ)互利、合作共生的重要性，這是產(chǎn)生有序的基礎(chǔ)?！边@點(diǎn)，在檔案管理過程中體現(xiàn)得尤為重要。對檔案的收集，需要檔案館及各級單位積極配合，需要認(rèn)真整理檔案材料，收集整理歸檔后，移交上一級檔案單位。在收集和整理過程中出現(xiàn)的問題要及時與檔案管理機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，保證檔案材料的完善和準(zhǔn)確。系統(tǒng)論認(rèn)為：“外部條件的改變將使系統(tǒng)的某種確定的狀態(tài)變得不穩(wěn)定，并且能夠?yàn)橐环N新的，有時甚至完全不同的狀態(tài)所代替?！睓n案管理工作要求有序進(jìn)行，因此，在實(shí)際工作過程中就要不斷調(diào)整自身以克服系統(tǒng)的確定性，使系統(tǒng)穩(wěn)定地保持或達(dá)到某種特定狀態(tài)或者使系統(tǒng)按某種規(guī)律變化的過程。在筆者工作中對于—些單位處于特殊工作環(huán)境下，譬如沒有足夠的檔案存檔空間，人員編制不到位，人員檔案法制意識淡薄，檔案管理混亂的情況，有必要進(jìn)行指導(dǎo)及特殊情況特殊對待的人性化管理。另外，建立檔案管理制度和檔案管理的規(guī)范化流程，提出其整改意見并同時獲取對方單位的提議及要求。促使檔案管理走向規(guī)范化道路，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的發(fā)展要求，也是保持檔案管理系統(tǒng)有序性的必要環(huán)節(jié)。

四、系統(tǒng)的開放性對檔案管理信息的要求

系統(tǒng)可以分為三種類型：與其環(huán)境之間沒有物質(zhì)、能量、信息交換的孤立系統(tǒng)；與外界環(huán)境沒有物質(zhì)交換但有能量交換的封閉系統(tǒng)；與外界環(huán)境自由地進(jìn)行物質(zhì)、能量和信息交換的開放系統(tǒng)。檔案管理工作系統(tǒng)與環(huán)境存在著信息的交換，因?yàn)闄n案管理工作的重心就是讓珍貴的歷史和個人資料得以持續(xù)存在?？梢哉f，檔案工作尤其是針對珍貴檔案管理工作而言，其管理的目的就是為了使史實(shí)資料更好地為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，是一項(xiàng)功在當(dāng)代利在千秋的事情，檔案管理系統(tǒng)的開放性使檔案工作的“知古鑒今”作用得以更好地實(shí)現(xiàn)。

為了適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)的要求、檔案管理需要信息化轉(zhuǎn)變，這已經(jīng)成為信息化社會發(fā)展的一個重要組成部分。今天，信息化已經(jīng)成為各行各業(yè)提升工作效率的制勝法寶。檔案工作是一項(xiàng)既有著古老傳統(tǒng)又具有現(xiàn)代化需求的社會基礎(chǔ)工作，檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，就要進(jìn)行檔案的信息化和數(shù)字化建設(shè)，通過對各種載體形式的檔案信息獲取、傳輸、加工、處理、利用、反饋等過程，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。加大檔案的接收和征集力度，擴(kuò)大其接收范圍，把檔案收集作為資源重點(diǎn)，要應(yīng)用先進(jìn)的科技手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定和利用，同時對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)、升級和改版，加快檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計(jì)出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式、有計(jì)劃地對電子文件信息資源進(jìn)行開發(fā)、加工并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，在一定范圍實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，為檔案利用者提供高效便捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，徹底改變“重收藏，輕利用”的檔案管理模式。

從未來檔案發(fā)展的角度來看，將常用的系統(tǒng)科學(xué)方法應(yīng)用于現(xiàn)代檔案管理越來越有其必要性和緊迫性。總之，現(xiàn)代的檔案管理是一個系統(tǒng)工程，把系統(tǒng)論的觀念、思想、方法應(yīng)用到現(xiàn)代檔案管理，能夠讓現(xiàn)代檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，更能夠促進(jìn)檔案事業(yè)適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，提高檔案為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)和文化建設(shè)的服務(wù)能力。

[1]史雅娟.檔案管理現(xiàn)代化的障礙[J].蘭臺世界，2004（7）.

[2]錢云祥，陳曉春，陳明.關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化的思考[J].浙江檔案，2002.