加快科技檔案信息化建設(shè)為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)

周玉梅

（綏化市節(jié)約用水辦公室 黑龍江 綏化 152000）

檔案信息化建設(shè)是檔案部門的發(fā)展方向和必然，檔案信息其所有權(quán)屬于各級(jí)檔案部門，檔案信息化建設(shè)，既檔案信息基礎(chǔ)資源庫的建設(shè)，建立數(shù)字化的檔案資源庫，建立網(wǎng)絡(luò)發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，收集和整編數(shù)字化的檔案信息。

眾所周知，計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具，科技檔案信息化建設(shè)首要就是要求信息輸入計(jì)算機(jī)，檔案的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，否則輸入的數(shù)據(jù)與信息是“垃圾”，輸出的只會(huì)是更高級(jí)的“垃圾”。所以，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案信息的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列處理性質(zhì)的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案信息化建設(shè)工作水平。

一、科技檔案的概念及特點(diǎn)

科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑涗浐头从晨萍?、生產(chǎn)活動(dòng)的科技文件，是科學(xué)技術(shù)檔案的簡(jiǎn)稱?？萍紮n案具有以下的特點(diǎn)：

（一）專業(yè)性

專業(yè)性是科技檔案最突出的特點(diǎn)之一?？萍紮n案的專業(yè)性特點(diǎn)集中表現(xiàn)在形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)兩個(gè)方面。科技檔案的專業(yè)性特點(diǎn)，不僅使它們同一般檔案相區(qū)別，而且使不同專業(yè)形成的科技檔案彼此之間互相區(qū)別。因此，專業(yè)性特點(diǎn)是實(shí)現(xiàn)科技檔案科學(xué)管理的重要依據(jù)之一。諸如科技檔案工作管理體制的確立，科技專業(yè)檔案館的組建，科技檔案的整理分類等等，都是建立在科技檔案專業(yè)性特點(diǎn)的基礎(chǔ)之上的。

（二）種類和類型的多樣性

種類的多元性和類型的多樣性，是科技檔案的又一明顯特點(diǎn)。在各個(gè)檔案門類中，以科技檔案的種類最為繁多、類型最為復(fù)雜，呈現(xiàn)出多樣化的鮮明性特點(diǎn)。以種類而言，由于科技、生產(chǎn)活動(dòng)的多專業(yè)性，導(dǎo)致了它的伴生物科技檔案在種類上的多元化。以類型而言，科技檔案是所有一切種類的檔案中，類型最為豐富多樣的一種。

（三）成套性

圍繞這一個(gè)獨(dú)立的科研項(xiàng)目的進(jìn)行，規(guī)律性地形成的一系列相關(guān)的科技文件整體。成套性是科技檔案相對(duì)于其他檔案最鮮明的特點(diǎn)。

（四）現(xiàn)實(shí)性

科技檔案的現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)是指它具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性。想比于其他檔案，如政務(wù)檔案，科技檔案的現(xiàn)實(shí)使用性在歸檔后仍然很強(qiáng)。

二、科技檔案提供利用的方式方法

在科技檔案提供利用上有各種各樣的方式方法，科技檔案利用服務(wù)方式是實(shí)現(xiàn)科技檔案利用的重要手段?？萍紮n案利用服務(wù)方式，就是檔案室向利用者提供科技檔案材料的方法。從利用科技檔案的實(shí)際情況來看，主要有以下幾種：

（一）閱覽是檔案室提供利用服務(wù)的主要方式

閱覽是檔案室提供利用服務(wù)最普遍的方式，其特點(diǎn)是利用者直接到檔案室閱覽?？萍紮n案是原始記錄材料，多為單份，有些檔案在內(nèi)容上還具有機(jī)密性，這就決定了檔案原件不外借，主要在閱覽室內(nèi)供利用者閱覽。閱覽利用一般有兩種情況：一是所查問題比較簡(jiǎn)單，看一下就能解決；二是查閱數(shù)量大、范圍廣，借出利用不方便，采用閱覽方式比較好。

（二）外借服務(wù)是科技檔案提供利用服務(wù)不可缺少的方式

檔案一般不借出檔案室，由于借出的檔案完全脫離了檔案工作者的監(jiān)督，容易發(fā)生意外，但由于情況特殊，為了解決一定的問題，需要檔案材料借出利用，例如我們經(jīng)常遇到的需要檔案原件作為憑證，或者需要底圖以及其它不便在閱覽室利用檔案時(shí)可以暫時(shí)外借。外借服務(wù)也是提供科技檔案利用的一種方式，但對(duì)外借檔案一定要從嚴(yán)掌握，一般不輕易借出，對(duì)檔案借出利用，一定要嚴(yán)格審批手續(xù)，并提出相應(yīng)的要求，主要有：第一，利用者要事先提出借檔案申請(qǐng)，說明借出檔案的充足理由和調(diào)卷范圍。第二，借出檔案要進(jìn)行認(rèn)真的登記，注明借出時(shí)間、借出人姓名、借出檔案的名稱、件數(shù)等。第三，借檔人應(yīng)負(fù)責(zé)保護(hù)檔案的完整與安全，不得轉(zhuǎn)借拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)記等。

（三）復(fù)制服務(wù)是科技檔案提供利用的重要手段

隨著社會(huì)主義事業(yè)的發(fā)展，特別是隨著科技進(jìn)步，利用者對(duì)檔案復(fù)制件的需求日益增長，檔案復(fù)制服務(wù)成為提供利用工作中一種重要的服務(wù)方式。復(fù)印件就是根據(jù)現(xiàn)存檔案文件重新復(fù)制而成的同樣形式、同樣內(nèi)容的文件。復(fù)制件的利用目前比較普遍，也很受利用者歡迎。檔案復(fù)制服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)是：第一，提高了科技檔案的利用率，能滿足各方面的需要。第二，能節(jié)省時(shí)間，方便利用。檔案室采用現(xiàn)代化的復(fù)制技術(shù)，可以減輕過去手抄的繁重勞動(dòng)，利用者邊查閱、邊復(fù)制。第三，用檔案復(fù)制本提供利用，可以減少對(duì)檔案原件的磨損，有利于延長檔案的壽命。

（四）計(jì)算機(jī)網(wǎng)上提供利用的方式使科技檔案利用工作更先進(jìn)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理已由傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)管理向現(xiàn)代化縮微管理及電子文件轉(zhuǎn)化，計(jì)算機(jī)管理檔案的方式與手工管理的方式相比，在利用上具有獨(dú)特的優(yōu)越性，電子計(jì)算機(jī)一般都具有運(yùn)算、記憶、判斷、選擇、控制、接受信息、給出結(jié)果等功能，它在檔案工作中可以廣泛應(yīng)用。計(jì)算機(jī)網(wǎng)上提供利用服務(wù)，將是我們今后檔案工作的發(fā)展方向，檔案工作者應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)上提供利用服務(wù)的技能，并不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，提高專業(yè)服務(wù)水平。

三、加快科技檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，更有效地服務(wù)于生產(chǎn)

（一）在我們的工作中，檔案工作人員根據(jù)需要收集我院形成的大量的電子圖紙和電子文件

檔案館(室)與企事業(yè)單位信息管理部門可加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”。該中心設(shè)在企事業(yè)單位檔案館(室)，是企事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。

電子文件可為以后的水利設(shè)計(jì)、編制提供更方便、更直接的參考依據(jù)。

（二）開展在線服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案利用方式，就是到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件，而在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所代替。檔案部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，使利用者與檔案館之間，利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)他的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)。

（三）檔案編研為科技信息化建設(shè)不可或缺的一部分

隨著檔案信息在社會(huì)中作用的增強(qiáng)，人們對(duì)檔案信息的需求增加。檔案信息資源的加工程度是影響檔案利用的重要因素之一，也是衡量檔案部門開展利用工作水平的重要標(biāo)尺。隨著中國特色社會(huì)主義事業(yè)的發(fā)展，科學(xué)文化事業(yè)的進(jìn)步，檔案利用工作出現(xiàn)了一些新特點(diǎn)，其中之一即是檔案部門對(duì)檔案用戶的服務(wù)質(zhì)量有了更高的要求，檔案用戶不僅要求檔案部門提供檔案原件，而且要求檔案部門提供二次、三次檔案信息。

（四）跟上時(shí)代步伐，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

進(jìn)入信息時(shí)代，知識(shí)更新的步伐進(jìn)一步加快，尤其是在信息行業(yè)，任何入不可能一勞永逸地獲取知識(shí)，而要終生學(xué)習(xí)，檔案信息資源是知識(shí)創(chuàng)新和科技創(chuàng)新的必要條件。當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的高復(fù)雜性和學(xué)科性，使得任何一個(gè)新的突破都需要充分占有該領(lǐng)域的學(xué)術(shù)信息，汲取已有的科技成果。從地區(qū)、系統(tǒng)和國家構(gòu)建創(chuàng)新體系而言，需要以內(nèi)容豐富、服務(wù)高效的信息資源平臺(tái)為基礎(chǔ)，而檔案理所當(dāng)然地是其信息資源儲(chǔ)備的重要組成部分。

檔案信息資源可以滿足日益增長的文化需求。開發(fā)檔案信息資源可以滿足人們傳承中華民族的歷史文化。迫尋家族宗親的血脈淵源的需求；獲取歷史文化知識(shí)，開展學(xué)術(shù)研究，提高自身素質(zhì)的需求以及文化休閑的需求。

[1]任桂淑，趙志天.論我國檔案信息化建設(shè)的管理創(chuàng)新[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010（8）.