試論環(huán)境監(jiān)測工作中Office的幾項深度應用

陳火林 鄺仕升

（江門市環(huán)境監(jiān)測中心站，廣東 江門 529000）

1 引言

在物質生活日益豐富的今天，人們愈來愈注重生活質量的提升，總是追求和向往著更加舒適的生活環(huán)境，而為了治理好我們身邊的各類工業(yè)、農(nóng)業(yè)、商業(yè)等污染，一定少不了各種繁復的環(huán)境監(jiān)測工作，環(huán)境監(jiān)測為環(huán)境治理提供了各種專業(yè)、準確和量化的指標數(shù)值，服務于各類環(huán)境的整治、管理和政策決策。大氣、地表水、飲用水、地下水、湖庫、海洋水、噪聲等經(jīng)過環(huán)境監(jiān)測，創(chuàng)造出了成千上萬的原始數(shù)據(jù)，可供分析、統(tǒng)計、評價、預測各領域的環(huán)境質量狀況，這些過程中常常需要制作各種類型、結構的表格和圖表，此外，在編寫報告及報告書過程中，必定少不了Office這個利器，本人結合自身工作實際，總結和探索了一些環(huán)境監(jiān)測工作中的深度應用，這些應用也同時能被廣泛的應用到其它各類型需要辦公軟件支持的工作領域。

2 office 深度應用

2.1 選定當前頁

我們在編寫各類報告及報告書的過程中，有時候只需要對當前頁進行一些操作，比如：需要從別處一份數(shù)頁的文檔中復制其中一頁至當前的報告書之中，可能該頁內(nèi)容很復雜，比如含有文字、版式各異的圖片、文本框、表格等等元素，常規(guī)的復制一頁的操作也能順利完成目標，本人在下面介紹一種超快的傻瓜式快捷操作，能讓你僅需鼠標輕輕一點，便能實現(xiàn)。新建一個名為SelectCurrentPage的宏，編寫以下代碼：

Sub SelectCurrentPage()

Dim CurrentPageStart As Long,Current－PageEnd As Long,MyRange As Range

Dim Currentpage As Integer,Pages As Integer

On Error Resume Next

Currentpage=Selection.Information(wdActiveEndPageNumber)

Pages = Selection.Information(wdNumberOfPagesInDocument)

CurrentPageStart=Selection.GoTo(What:=wdGoToPage，Which:=wdGoToNext，Name:=Currentpage).Start

If Currentpage=Pages Then

CurrentPageEnd=ActiveDocument.Content.End

Else

CurrentPageEnd=Selection.GoTo(What:=wdGoToPage,Which:=wdGoToNext,Name:=Currentpage+1).Start

End If

SetMyRange= ActiveDocument.Range(CurrentPageStart,CurrentPageEnd)

MyRange.Select

End Sub

將代碼保存至模板文件，右鍵自定義——命令——宏——選中該宏名稱，將其拖動至word的工具欄，生成一個宏按鈕，重命名其為“選中當前頁”，見圖1所示，使用時單擊它即可瞬間實現(xiàn)選中當前頁。

圖1 制作“選中當前頁”按鈕

2.2 打印當前頁

上面我介紹了如何在多頁的文本報告書中快速選中當前頁，下面我將介紹一個使用同樣廣泛的功能——打印當前頁，新建一個名為PrintCurrentPage的宏，編寫如下代碼：

Sub PrintCurrentPage()

Application.PrintOut FileName：= "",Range:=wdPrintCurrentPage,Item:=_

wdPrintDocumentContent, Copies: =1,Pages:="",PageType:=wdPrintAllPages,_

ManualDuplexPrint:=False,Collate:=True,Background:=True,PrintToFile:=_

False,PrintZoomColumn:=0,PrintZoom－Row:=0,PrintZoomPaperWidth:=0,_

PrintZoomPaperHeight:=0

End Sub

將以上代碼保存至通用模板，按2.1中相同的制作步驟，得到一個“打印當前頁”的按鈕，多頁的報告書中如只需打印當前頁，單擊其按鈕即可，無彈窗，直接在后臺執(zhí)行。如圖2所示：

圖2 制作“打印當前頁”按鈕

2.3 嵌入型和非嵌入型圖形的批量互相轉換應用

2.3.1 嵌入型轉非嵌入型圖形

在編寫環(huán)境監(jiān)測的各類報告及報告書中，有時需要同時調整其中所有的圖片大小、版式、對齊方式等屬性，如果圖片有幾十個，那么工作量勢必非常大，我下面介紹下通過宏的方法，實現(xiàn)瞬間批量操作，新建名稱為“嵌入轉非嵌入”的宏，編寫如下代碼：

Sub嵌入轉非嵌入()

Dim InlineShape As InlineShape

For Each InlineShape In ActiveDocument.InlineShapes

InlineShape.ConvertToShape

Next

End Sub

保存至通用模板，在工具欄制作一個“嵌入轉非嵌入”按鈕，當報告中含有大量嵌入型圖片時(默認設置下，粘貼后的圖片一般均為嵌入型)，點此按鈕，可實現(xiàn)瞬間批量將該文檔中所有嵌入型圖片轉換至非嵌入型即“浮于文字上方”，為何要進行轉換呢？因為嵌入型圖片時無法多選的，而其它各類版式的圖片均能實現(xiàn)多選，方面批量進行屬性設置，可大大提高工作效率。

特別說明：嵌入型轉非嵌入型，運行宏時應將先整個文檔所有頁縮放至當前窗口中，否則會提示出錯，并且只會轉換當前頁，而非整個文檔。

2.3.2 非嵌入型轉嵌入型圖形

有時為了排版需要，希望將非嵌入型圖片批量轉換為嵌入型圖片，宏代碼如下：

Sub非嵌入轉嵌入

Dim oShape As Shape

ForEach oShape In ActiveDocument.Shapes

oShape.ConvertToInlineShape

Next

End Sub

2.4 批量設置嵌入型圖形尺寸大小

默認情況下，word中粘貼過來的圖片均為嵌入型的，有時需要對其設置統(tǒng)一的尺寸大小，以批量將文檔中所有嵌入型圖片設置尺寸為：高50mm，寬80mm為例，宏代碼如下：

Sub嵌入型尺寸

Dim myInlineShape As InlineShape

For Each myInlineShape In ActiveDocument.InlineShapes

With myInlineShape

LockAspectRatio=msoFalse '不鎖定縱橫比

Height=MillimetersToPoints(50)'設置圖片高度為50mm

Width=MillimetersToPoints(80) '設置圖片寬度為80mm

End With

Next

End Sub

運行此宏即可瞬間完成批量預定設置。補充說明：如果只需對某一些章節(jié)的嵌入型圖片進行批量設置統(tǒng)一的尺寸，可將其先選中后剪切至新建的空白文檔中，運行此宏，完成該部分章節(jié)內(nèi)的批量設置后再復制回原目文檔中即可。

2.5 反向查找

環(huán)境監(jiān)測工作中，我們經(jīng)常用到ctrl+f這個快捷鍵，即“查找”，可是大家一般不知道一個小秘密，那就是word和excel中可以實現(xiàn)反向(逆向)查找，即可以查找上一處(個)，而在 office的查找對話框中，是沒有此按鈕的。為何要反向查找呢？那是因為有時查找的對象數(shù)量很多，由于操作過快或是走神，容易多按一兩下“查找下一處(個)”，跳過了之前真正要找的查找位置或對象，這時，卻發(fā)現(xiàn)無法回撤，怎么辦？方法如下：

Word環(huán)境中：ctrl+f，彈出查找對話框，點擊右側滾動條下端的灰色原點上方的藍色方向朝上的兩個疊加小三角形，即對應“查找上一處”；

Excel環(huán)境中：ctrl+f，彈出查找對話框，按住shift的同時，點擊“查找下一個”，即可實現(xiàn)“查找上一個”。

2.6 動態(tài)圖表

假設有兩列數(shù)據(jù)，A列為濃度，B列為吸光度，A1、B1單元格內(nèi)容分別為標題行中的“濃度”和“吸光度”，但A、B兩列的數(shù)據(jù)對數(shù)不確定，有可能10對、又減為8對甚至又臨時增加為20對，即可以隨時增減，而需要該數(shù)據(jù)區(qū)域對應的圖表能動態(tài)變化，始終保持整個當前數(shù)據(jù)區(qū)域的更新引用，這時動態(tài)圖表就十分有用，制作方法為：

(1)插入——名稱——定義——在“當前工作簿中的名稱”框中輸入“x”——引用位置輸入=offset(sheet1!$a$2,,,counta(sheet1!$a:$a)-1,)——添加；

(2)在“當前工作簿中的名稱”框中繼續(xù)輸入“y”——引用位置輸入=offset(sheet1!$b$2,,,counta(Sheet1!$b:$b)-1,)——添加。

任意選擇一行原數(shù)據(jù)區(qū)域——插入圖表——散點圖——序列——將y值改為=sheet1!y,復制到x值并改為=sheet1!y——確定。

結論

環(huán)境監(jiān)測的后期，需要處理數(shù)以萬計甚至十萬、百萬計的大量數(shù)據(jù)，分析、統(tǒng)計和制作圖表、表格，編寫單項報告、綜合性報告書，均需要office軟件的大力支持，更重要的是熟練地掌握的一些快捷、高效的使用技巧，便能使工作效率成倍增長，本文重點探討和介紹了幾項非常實用的office的深度應用，給環(huán)境監(jiān)測的后期工作提供了很大的便利。

[1]神龍工作室.Word/Excel辦公技巧[M].北京，人民郵電出版社，2010.4：160~168.

[2]ExcelHome.Excel.應用大全[M]北京，人民郵電出版社，2008.3：469~476.