檔案管理利用及信息化建設(shè)

王欣

摘 要 檔案管理工作的最終目的，就是輸出檔案信息.提供給社會(huì)利用。因而，通過檔案提供利用情況的分析研究，一方面能夠反映出社會(huì)活動(dòng)對(duì)檔案信息的需求狀況，另一方面也能夠檢驗(yàn)出檔案信息管理工作的質(zhì)量狀況，對(duì)檔案管理工作提出切實(shí)可靠、具體可行的針對(duì)性要求?？茖W(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來了新的壓力和挑戰(zhàn)，同時(shí)也為檔案工作的發(fā)展創(chuàng)新帶來了機(jī)遇。檔案管理信息化是一種全新的檔案管理模式，其建立于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上，并且逐漸實(shí)現(xiàn)管理工作智能化、技術(shù)化、規(guī)范化的發(fā)展要求。

關(guān)鍵詞 檔案管理 檔案利用 檔案管理信息化

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、 概述

檔案信息的定義是傳統(tǒng)的國(guó)家機(jī)構(gòu)(也可以在社會(huì)組織)在社會(huì)活動(dòng)中形成的各種經(jīng)過鑒定有價(jià)值的文件信息與歷史一記錄，還包括在電子政務(wù)環(huán)境中產(chǎn)生的各種數(shù)字化、電子化的具有保存意義的信息。比如政府部門頒布的一些政策法規(guī)或者統(tǒng)計(jì)類文件等等。豐富的檔案信息，如果僅僅是簡(jiǎn)單的羅列，那么對(duì)政府職能部門的工作幫助甚微。必須經(jīng)過一定的系統(tǒng)分析和統(tǒng)計(jì)挖掘才能真正對(duì)政府職能部門的工作起到一定的指導(dǎo)意義與決策支持的作用。所以檔案信息在管理方面應(yīng)該全方位、深層次、多角度地反映政府的基本職能，同時(shí)通過分析加工來實(shí)現(xiàn)與社會(huì)服務(wù)職能的有效的結(jié)合。總的來說，檔案資源的管理應(yīng)該有如下幾點(diǎn)的基本要求:

(l)提供對(duì)存儲(chǔ)在不同地點(diǎn)的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)和信息查詢、調(diào)閱等基本的功能；

(2)決策支持的作用。一旦領(lǐng)導(dǎo)在決策的時(shí)候需要提供信息與情報(bào)的支持，應(yīng)該能夠很快的得到系統(tǒng)中全面的、有效的信息數(shù)據(jù)；

(3)數(shù)據(jù)挖掘的功能。如何從存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫中的海量數(shù)據(jù)資源進(jìn)行有效提取來及時(shí)滿足需求是在檔案信息管理的時(shí)候應(yīng)該重點(diǎn)考慮的；

(4)對(duì)不同格式的數(shù)據(jù)，如半結(jié)構(gòu)化的、結(jié)構(gòu)化的、非結(jié)構(gòu)化的信息數(shù)據(jù)都要能提供各種訪問操作的功能；

(5)能夠滿足檔案信息資源有效充分地共享交流的需求。

二、 檔案管理系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將分布于不同檔案機(jī)構(gòu)的信息資源進(jìn)行集中、處理、加工，確保數(shù)字檔案信息的長(zhǎng)久保存和獲取，并向社會(huì)廣大用戶提供便捷、高效的在線服務(wù)，最終實(shí)現(xiàn)信息資源共享的一種有序的動(dòng)態(tài)信息空間。

檔案管理系統(tǒng)是現(xiàn)代信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合的產(chǎn)物，是新型文件和檔案管理信息化的必然結(jié)果。與傳統(tǒng)檔案館相比，檔案管理系統(tǒng)具有信息多媒體化、管理計(jì)算機(jī)化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化和存貯多載體化等一系列特點(diǎn)。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用完善并發(fā)展了檔案館的職能，妥善解決了各種檔案原件保護(hù)與利用的矛盾，使珍貴的檔案原件能夠保存得更加長(zhǎng)久；數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)方便、快捷，不僅極大地滿足了利用要求，而且利用者可以不受時(shí)間、地點(diǎn)的局限，隨時(shí)、隨地實(shí)現(xiàn)檔案的異地查找。利用網(wǎng)絡(luò)的交互方式，檔案管理系統(tǒng)能夠向利用者提供更加專業(yè)、更具特色的檔案咨詢服務(wù)，改變了檔案館信息“孤島”的形象，改善了檔案服務(wù)的落后面貌。

三、 檔案利用

檔案利用工作是檔案工作的核心環(huán)節(jié)，也是檔案搜集、整理、保管、鑒定工作的價(jià)值實(shí)現(xiàn)過程，沒有檔案的利用也就無所謂檔案和檔案工作的價(jià)值實(shí)現(xiàn)。對(duì)檔案利用工作進(jìn)行分析，能夠反映檔案基礎(chǔ)工作各個(gè)環(huán)節(jié)的情況，同時(shí)也能反映下一步利用者的利用方向。

從編史修志、學(xué)術(shù)研究、工作查考、個(gè)人待遇、其他幾個(gè)方面進(jìn)行檔案利用分析。

編史修志是檔案利用的重頭戲，利用人次多，利用檔案、資料數(shù)量也多，但在檔案利用中的百分比有下降的趨勢(shì)，并不是編史修志的數(shù)量在減少，而是其他利用檔案的數(shù)量在增加。近年來的趨勢(shì)是以組織、單位編史的逐漸減少，而個(gè)人編史、個(gè)人文集和續(xù)寫家譜、家人傳記的卻在不斷增加，檔案的進(jìn)一步的開放，更加促進(jìn)平民化的檔案利用。

學(xué)術(shù)研究近年來單位個(gè)數(shù)和人次上在不斷提高，其主力是各研究機(jī)構(gòu)學(xué)者、各大學(xué)教師、博士、碩士、大學(xué)生等。撰寫畢業(yè)論文的學(xué)生占到學(xué)術(shù)研究的85%，而碩士生以上又占撰寫畢業(yè)論文的85%。本科生查閱亦呈現(xiàn)逐年上升的趨勢(shì)。利用高峰多集中在每年的1月和7-8月的寒暑假期間，以利用命歷史檔案、資料居多。

編史修志和學(xué)術(shù)研究都是利用檔案數(shù)量、人次較多的。有時(shí)一兩個(gè)利用單位，就可使一種檔案的利用數(shù)量猛增。如2003年新聞出版局編《新聞出版史》，使得革命歷史、舊政權(quán)資料使用量超出近幾年平均量的3倍。在利用人次上，學(xué)術(shù)研究通常是一人多次，而編史修志是兩人或多人多次，其共同特點(diǎn)是使用檔案、資料數(shù)量大，查到率高（查到率高并不是所需材料都是齊全完整的，而是所需材料面寬，跨度大，大部分利用者總會(huì)或

健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層基礎(chǔ)組織 推進(jìn)社會(huì)消防安全管理創(chuàng)新

——快速發(fā)展中的社會(huì)消防安全管理機(jī)制研究

□ 蔡明棟

摘 要 當(dāng)前，我國(guó)大量發(fā)展中的城鄉(xiāng)結(jié)合部區(qū)域消防安全隱患十分突出。建立健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)消防工作站，全面構(gòu)建網(wǎng)格化社會(huì)火災(zāi)防控體系，將火災(zāi)隱患整改、宣傳教育培訓(xùn)職責(zé)延伸到鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)（村）兩級(jí)，從而為解決發(fā)展中的城鄉(xiāng)結(jié)合部區(qū)域消防安全隱患十分突出的問題，探索出了一條卓有成效的消防社會(huì)化管理之路。

關(guān)鍵詞 鄉(xiāng)鎮(zhèn)基層 基礎(chǔ)組織 消防安全管理

中圖分類號(hào)：C936 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

當(dāng)前我國(guó)大量的發(fā)展中的城鄉(xiāng)結(jié)合部區(qū)域消防安全隱患十分突出。北京市通州區(qū)就是典型的發(fā)展中的城鄉(xiāng)結(jié)合部區(qū)域之一。在通州區(qū)工商部門注冊(cè)的五萬余家企業(yè)中，大部分都是中小型、低端粗放型企業(yè)，經(jīng)濟(jì)擴(kuò)張期特殊的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)導(dǎo)致大量“三合一”“多合一”違章建筑、群租房的存在，加之通州區(qū)國(guó)際新城建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)，大面積拆遷、大量拔地而起的新建工程，這些都給北京市通州區(qū)的消防安全帶來了十分突出的隱患問題。為構(gòu)筑社會(huì)消防安全“防火墻”工程，貫徹落實(shí)劉金國(guó)副部長(zhǎng)提出的“調(diào)動(dòng)一切力量深入推進(jìn)清剿火患戰(zhàn)役”的指示精神，北京市通州區(qū)公安消防支隊(duì)結(jié)合國(guó)際新城建設(shè)實(shí)際，以“創(chuàng)新工作機(jī)制、防控關(guān)口前移”為工作理念，建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)消防工作站，全面構(gòu)建網(wǎng)格化社會(huì)火災(zāi)防控體系，將火災(zāi)隱患整改、宣傳教育培訓(xùn)職責(zé)延伸到鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)（村）兩級(jí)，從而為解決發(fā)展中的城鄉(xiāng)結(jié)合部區(qū)域消防安全隱患十分突出的問題，探索出了一條卓有成效的消防社會(huì)化管理之路。

一、破解難題，推陳出新，推動(dòng)政府超常運(yùn)作

北京市通州區(qū)面積907平方公里，人口129.9萬人（其中流動(dòng)人口約60萬），距市中心15公里。作為典型的城鄉(xiāng)結(jié)合部區(qū)域，在工商部門注冊(cè)的五萬余家企業(yè)中，大部分都是中小型、低端粗放型企業(yè)，經(jīng)濟(jì)擴(kuò)張期特殊的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)導(dǎo)致大量“三合一”、“多合一”違章建筑、群租房的存在，加之北京市通州區(qū)國(guó)際新城建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)，大面積拆遷、大量拔地而起的新建工程，也帶來了十分突出的消防安全問題：一是各級(jí)政府盲目追求經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)，大量引資，造成許多低端產(chǎn)業(yè)落戶，對(duì)社會(huì)單位的消防安全監(jiān)管缺失；二是社會(huì)單位片面追求經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)消防設(shè)施的投入較少，消防安全主體責(zé)任落實(shí)不到位；三是單位員工、城鄉(xiāng)居民、社會(huì)群眾、外來務(wù)工人員消防知識(shí)匱乏、消防安全意識(shí)淡薄、自防自救能力欠缺。北京市通州區(qū)公安消防支隊(duì)13名防火監(jiān)督執(zhí)法人員要擔(dān)負(fù)15個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道辦事處的防火監(jiān)督檢查及各種勤務(wù)、宣傳、培訓(xùn)任務(wù)，警力嚴(yán)重不足，對(duì)于政府消防安全工作人員、公安派出所民警、義務(wù)消防隊(duì)、村安全員等消防輔助人員也難以實(shí)現(xiàn)經(jīng)常的、系統(tǒng)的、深入的培訓(xùn)指導(dǎo)，未建立社會(huì)化消防大格局、網(wǎng)格化防控體系，導(dǎo)致監(jiān)督檢查不到位，成為制約經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的瓶頸性問題。