企業(yè)物資采購風險分析及防范措施

張書平

摘要：物資采購是企業(yè)經(jīng)營活動的重要組成部分，也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)。目前，市場經(jīng)濟形勢的復(fù)雜多變，企業(yè)所面臨的物資采購風險不斷增加，如何正確認識物資采購風險，有效進行控制和管理，確保物資采購工作順暢高效，是物資采購人員必須高度重視和認真對待的問題。

關(guān)鍵詞：物資采購；風險管理；防范措施；企業(yè)

中圖分類號：F272文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2012）30-0037-02

企業(yè)物資采購主要是指以生產(chǎn)為目的的原料、主要材料、輔助材料、設(shè)備配件和工具等物資的購買活動，是企業(yè)物資管理的重要環(huán)節(jié)。在當前激烈的市場競爭中，針對物資采購環(huán)節(jié)多、流程長、風險大的實際，必須對物資采購業(yè)務(wù)流程進行全面梳理和風險分析，通過風險識別、風險衡量、風險評估、風險管理決策等方式，有效制定防范措施，及時發(fā)現(xiàn)、防御、控制和轉(zhuǎn)移風險，提高物資采購風險管理水平。

一、物資采購可能出現(xiàn)的問題和風險分析

企業(yè)物資采購存在的風險多種多樣，按風險因素的來源界定，可分為外因型風險和內(nèi)因型風險兩大類：

1.企業(yè)物資采購的外因型風險：是由企業(yè)外部因素引起的可能遭受的損失與威脅。主要有以下五個方面：（1）意外風險。物資采購過程中由于自然因素、經(jīng)濟政策、價格變動因素所造成的風險。（2）價格風險。一方面可能會出現(xiàn)供應(yīng)商操縱投標環(huán)境，相互串通，抬高價格，使企業(yè)蒙受損失；另一方面，在采購過程中，物資跌價引起采購風險。（3）質(zhì)量風險。采購過程中，由于把關(guān)不嚴，出現(xiàn)供應(yīng)商提供的物資質(zhì)量不符合要求的現(xiàn)象?；蛘叱霈F(xiàn)原材料的質(zhì)量問題，而影響產(chǎn)品整體質(zhì)量。（4）技術(shù)風險。在一定時限內(nèi)，采購的物資由于技術(shù)進步或新產(chǎn)品開發(fā)周期太短，在短時間內(nèi)成為落后或淘汰產(chǎn)品，給企業(yè)造成損失。（5）欺詐風險。主要存在以下幾種情況。一是以虛假的合同主體身份與企業(yè)訂立合同，以偽造、假冒、作廢的票據(jù)或其他虛假的產(chǎn)權(quán)證明作為合同擔保。二是接受對方給付的貸款、預(yù)付款或擔保財產(chǎn)后進行逃逸蒸發(fā)。三是供貨方本身是“皮包公司”，將騙來的合同轉(zhuǎn)手倒賣，從中謀利，使所需的物資無法保證。四是供應(yīng)商設(shè)置合同陷阱等。

2.企業(yè)物資采購的內(nèi)因型風險。主要是由于企業(yè)內(nèi)部因素引起的可能遭受的損失和威脅。主要有：（1）計劃風險。缺乏市場跟蹤調(diào)研，對市場變化沒有準確判斷，采購計劃與市場實際出現(xiàn)較大偏離。（2）合同風險。在簽訂合同時，出現(xiàn)合同條款模糊、權(quán)利義務(wù)不明確、重點事項不清、缺乏約束性條款等，一旦發(fā)生糾紛，缺乏可靠依據(jù)，給企業(yè)造成損失。（3）驗收風險。在驗收過程中容易出現(xiàn)在數(shù)量上缺斤短兩、在質(zhì)量上以次充好、在品種上貨不對路等問題，把關(guān)不嚴，就會出現(xiàn)驗收損失。（4）存量風險。沒有準確的存量界定規(guī)定，造成采購量少時，不能滿足生產(chǎn)需要，造成生產(chǎn)中斷；采購量太多，造成積壓，大量資金沉淀于庫存中，形成存儲損耗。（5）責任風險。許多風險歸根結(jié)底是“人”的風險。主要體現(xiàn)為責任意識、能力水平和思想素質(zhì)。由于工作人員缺乏責任心，在整個物資采購環(huán)節(jié)，缺乏考慮，把關(guān)不嚴；沒有掌握物資采購的基本知識和技能，不能應(yīng)對外部一些爾虞我詐的競爭騙局，造成采購損失；采購人員貪圖蠅頭小利，犧牲企業(yè)利益，造成損失等。

二、企業(yè)采購風險的預(yù)防措施和控制

任何事物都有風險，采購風險無論是外因型或是內(nèi)因型歸根結(jié)底，都是可以通過一定手段和有效措施加以預(yù)防和規(guī)避的。

1.建立完善物資采購管理流程。要從建立完善物資需求提出，到采購計劃、合同簽訂（采購方式、采購渠道、采購價格）、貨物運輸、產(chǎn)品驗收入庫等環(huán)節(jié)的管理制度入手，完善《物資采購管理辦法》，通過強化采購策略研究，采取科學、理性的采購方式，加大過程控制等管理措施，實現(xiàn)物資的“安全、及時、經(jīng)濟”供應(yīng)，堵塞各種漏洞。重點做到三個明確：明確采購目的。采購的物資必須是企業(yè)所需要的，采購部門在采購過程中不應(yīng)一味的追求價格最低化，應(yīng)對所要采購的物資的質(zhì)量和效用進行通盤考慮，在為企業(yè)節(jié)約資金的同時，保證采購質(zhì)量。明確供應(yīng)商資格。訂立采購合同前，須對參加投標的所有供應(yīng)商進行資格審查，包括資格預(yù)審、資格復(fù)審和資格后審，以便在采購初期就能把由供應(yīng)商方面的不確定因素帶來的采購風險控制在最小。明確保證金制度。設(shè)立投標保證金，防止投標方在開標后撤回其投標，設(shè)立履約保證金，防止供應(yīng)商不能履行合同而給企業(yè)帶來損失等。另外，還要建立和完善采購信息公開制度和程序公開制度，方便供應(yīng)商及時了解情況。

2.加強職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)提高。定期開展業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)和各項專業(yè)技能訓(xùn)練，使采購人員掌握物資質(zhì)量標準和性能，了解物資采購管理基本知識和經(jīng)濟合同法律知識，具有較強的計劃和協(xié)調(diào)能力；學習財務(wù)知識和談判技巧，提升應(yīng)對內(nèi)外部各種風險能力，適應(yīng)復(fù)雜多變的物資采購工作。加強思想道德教育和違法違紀警示教育，用典型的違法違紀采購案例教育物資從業(yè)人員識別商業(yè)陷阱，提高抵抗商業(yè)賄賂能力，提高從業(yè)人員廉潔自律意識和職業(yè)道德素養(yǎng)，構(gòu)筑牢固的職業(yè)道德防線，做到廉潔采購、依法采購、陽光采購，依法辦事。

3.切實加強物資采購的管理監(jiān)督。防范物資采購風險，重點要強化管理和監(jiān)督。首先，建立物資采購人員績效考核辦法，完善考核和激勵約束機制，修訂完善《物資采購業(yè)務(wù)監(jiān)督辦法》，采取定期開展工作檢查、專業(yè)化分工、崗位輪換等有效措施，強化對采購人員的管理，增強企業(yè)內(nèi)部的風險防范能力。其次，加強對物資采購招標和簽約監(jiān)督。檢查采購招標是否按照程序進行，是否存在違反規(guī)定的行為；是否每年對供應(yīng)商進行一次復(fù)審評定；合同條款是否有悖于政策、法律，合同條款是否齊全、權(quán)利義務(wù)是否正確、手續(xù)是否具備等。其三，對物資采購全過程、全方位的審計。重點加強對物料需求計劃、物資采購計劃、合同簽證、合同臺賬、合同匯總、合同執(zhí)行及信息反饋的審計。依據(jù)審查程序和要求，了解采購工作是否規(guī)范、措施是否到位、是否存在偏離實際等情況，通過審計鑒定，及時發(fā)現(xiàn)和糾正在物資采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購過程有序高效運行。

4.加強現(xiàn)代信息技術(shù)在采購決策中的應(yīng)用。信息的充分掌握可以提高決策方案的正確度，降低決策風險。信息資料常常分布在不同的時間和空間中，作為采購人員要有敏銳的洞察能力。首先，充分利用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)，并與現(xiàn)行的ERP管理模式相結(jié)合搜尋、收集各種與風險有關(guān)的信息資料，要按照及時、完整、準確的原則進行，盡可能拓寬信息渠道，保持信息暢通。其次，對掌握的信息進行分析處理，找出其中有用的部分，為正確決策提供參考，為采購風險控制打下堅實基礎(chǔ)。

5.建立與供應(yīng)商合作共贏的大聯(lián)盟。要有效控制采購風險，關(guān)鍵是與供應(yīng)商建立并保持良好的合作關(guān)系，建立穩(wěn)定的原材料供應(yīng)渠道。在合作關(guān)系的建立上，首先，對供應(yīng)商進行考察，掌握供應(yīng)商的品牌、信譽、規(guī)模、銷售業(yè)績、研發(fā)等情況，做出整體評估。其次，對所需產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)量、用戶情況、價格、付款期、售后服務(wù)等進行逐一交流，建立協(xié)約關(guān)系，形成聯(lián)盟雙方共同抵御市場風險，實現(xiàn)互惠雙贏。

6.建立健全風險評估系統(tǒng)。建立風險預(yù)警系統(tǒng)，全面歸納影響企業(yè)采購的風險因素，深入剖析各種風險因素的屬性、發(fā)生頻率、發(fā)生概率和影響度，科學確定風險評估指標和評估方法，以及各指標的權(quán)重和分值。通過對風險值較大要素設(shè)定警戒值，進行重點監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)征兆，準確預(yù)報風險。建立風險應(yīng)急系統(tǒng)，采用備選方案的形式預(yù)先準備，當風險發(fā)生后，可依據(jù)實際情況選擇與之對應(yīng)的應(yīng)急措施，以便及時補救，變被動為主動，達到風險最小化。

[責任編輯 劉嬌嬌]