企業(yè)知識門戶建設(shè)應(yīng)以檔案管理為基礎(chǔ)

薛曄

隨著知識經(jīng)濟的發(fā)展，智力資產(chǎn)以知識為核心，已經(jīng)成為企業(yè)核心競爭力的決定因素。企業(yè)越來越重視知識體系，即隱藏在本公司內(nèi)部的知識和外部可以利用的知識，以及如何管理這些知識。傳統(tǒng)企業(yè)向知識管理型企業(yè)轉(zhuǎn)化過程中，除了是對企業(yè)的生產(chǎn)方式、工作流程的改變，更重要的是企業(yè)自上而下思想觀念的變化，而思想觀念的改變來自知識共享過程中帶來的真正的效益和效率，這種效率使各部門和單位成為一個團結(jié)和諧的共同體,使員工能夠進行自發(fā)的、自如的知識交流與創(chuàng)造。在向知識管理模式轉(zhuǎn)換的過程中，知識管理體系中一個重要組成部分不可忽視，那就是公司內(nèi)部知識——企業(yè)檔案中隱藏的信息和知識。

企業(yè)創(chuàng)立、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、轉(zhuǎn)制等過程中產(chǎn)生的具有憑證和法律作用的檔案，是已經(jīng)成熟的重要的知識和信息的體系。傳統(tǒng)檔案更多是實體檔案，利用過程需要跨越部門、實體調(diào)檔、借閱簽名或文印室復(fù)印、歸還等一系列手續(xù)。但隨著辦公自動化的應(yīng)用，大量電子文檔產(chǎn)生，實現(xiàn)網(wǎng)上借閱等功能，檔案利用的便捷方式一方面使檔案自身價值得到充分發(fā)揮，另一方面數(shù)字化文檔也為檔案資源成為知識管理體系重要組成部分創(chuàng)立可能條件。

一、檔案提供知識基礎(chǔ)

一個企業(yè)要有效管理知識這種資產(chǎn)需要大量投入金錢和勞動力,但很多管理者忽視了一點,就是利用已有的知識管理部門與基礎(chǔ),如果能有效地利用現(xiàn)有部門和人員,就能大大降低知識管理的成本與風(fēng)險。知識管理無論從其目的、管理活動還是其具體技術(shù)來看,都與檔案工作具有相似性,涉及到各部門業(yè)務(wù)工作的檔案部門是知識管理中不該遺忘的中堅力量,在任何一個企業(yè)中要實施知識管理,沒有檔案工作的參與支持,都是不可想象也無法實現(xiàn)的。從知識管理的對象來看,檔案是一個公司必須擁有的基礎(chǔ)知識源,是企業(yè)顯性知識的重要組成部分；從知識管理活動來看,要建成知識管理系統(tǒng),必然涉及知識的收集、識別、分類、整合、檢索、傳遞,而檔案部門及檔案工作人員在長期的檔案工作實踐中早已積累了這方面的知識,他們熟悉信息來源的渠道、善于對知識進行識別、知識的檢索與分配；從知識管理具體技術(shù)來看,文檔管理技術(shù)是處理顯性知識的關(guān)鍵技術(shù),這同樣是檔案工作者再熟悉不過的技術(shù)。

二、檔案管理促進知識積累、沉淀

知識管理中，雖然強調(diào)隱性知識占企業(yè)知識體系的大部分，但是，隱性知識存儲于員工個人的頭腦中，難于管理。隱性知識只有通過外部化、文件化才能產(chǎn)生價值，“外部化”就是我們通常所說的隱性知識顯性化，也就是通過記錄將頭腦中的知識“物化”于文件、檔案中。員工在工作中會自然地運用其隱性知識來認(rèn)識問題、解決問題，而對員工工作過程和結(jié)果進行客觀的記錄，形成文件，就可以將其隱性知識部分“物化”于文件之中。這些文件被歸檔保存下來，就實現(xiàn)了知識的沉淀。檔案管理強調(diào)客觀地記錄員工各項活動的全部過程和結(jié)果，防止組織記憶丟失。例如，公司規(guī)定，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或員工外出考察后，要形成考察報告、照片及考察資料電子化上交檔案室，通過日積月累，形成了考察成果的文檔基礎(chǔ)，考察更有目的，產(chǎn)生效益，考察成果成為知識資產(chǎn)。檔案管理使文檔處于集中統(tǒng)一控制之下，使松散的知識集中統(tǒng)一，使知識得以沉淀和積累，為知識管理提供了知識資源基礎(chǔ)。

三、檔案管理促進知識傳播、交流

信息和知識的傳播、交流主要有兩種途徑：一是語言，二是書面。語言交流包括面對面的口頭交流、會議交流和電話交流。書面交流主要是指以文件為載體的交流。書面交流的缺點是過于正式、規(guī)范，不能形成問題的即時互動和反饋;文件所要求的規(guī)范統(tǒng)一的格式與處理程序，無形中又約束員工的知識創(chuàng)新思維。但是，借助現(xiàn)代信息技術(shù)的書面交流，使信息和知識的互動速度加快，減少了信息損耗或失真，同時也便于記錄信息、沉淀知識，這是口頭交流所不具備的優(yōu)點?？梢?，文件仍然是企業(yè)之間和員工之間交流的主要媒介。檔案管理者一向關(guān)注于提高文件流轉(zhuǎn)的效率，通過催辦、督辦等過程，使交流更有效率，這有力地促進了知識的傳播、交流與共享。

四、檔案管理有助理解、挖掘知識

電子文件不僅包含了內(nèi)容信息，還包含了它的背景信息和元數(shù)據(jù)，即文件是由誰、在什么條件下、運用哪些數(shù)據(jù)、采用怎樣的結(jié)構(gòu)形式等方面的綜合信息，這些背景信息是了解、管理和利用電子文件的關(guān)鍵所在，一方面它幫助人們更好地理解文件所蘊藏知識內(nèi)容，另一方面為人們提供尋找知識的線索和評價知識的依據(jù)。背景信息維護了文件、檔案的證據(jù)價值與相互關(guān)系，這種維護證據(jù)價值是檔案人員的特殊權(quán)限范圍，也是使數(shù)據(jù)變成信息、信息變成知識的關(guān)鍵。檔案管理對來源的尊重，對背景信息的強調(diào)，有助于人們理解、挖掘知識，促進知識應(yīng)用。

五、檔案管理有助于保護知識產(chǎn)權(quán)

企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)主要是指企業(yè)擁有的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)等，它是企業(yè)知識創(chuàng)新的成果，是企業(yè)核心的無形資產(chǎn)、知識資本。保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)是維護企業(yè)合法權(quán)益、促進企業(yè)知識創(chuàng)新能力、提高企業(yè)核心競爭力的重要保證，也是知識管理的一項重要內(nèi)容。文件、檔案真實地記錄了企業(yè)進行知識創(chuàng)新活動的過程與結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。當(dāng)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，它們能起到至關(guān)重要的憑證作用。公司的商標(biāo)注冊、土地問題、法律糾紛、房產(chǎn)證辦理、進出口貿(mào)易等各項業(yè)務(wù)中，檔案都是保護企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的有力武器。

知識管理以檔案管理為基礎(chǔ)的同時，企業(yè)檔案工作也要拓展新的思路，吸收新的管理理念、改進工作方法、實現(xiàn)由知識的保管者向知識的提供者的轉(zhuǎn)變。

1.積極進行隱性知識的挖掘。檔案工作者不僅要注重文檔的收集、管理,而且要重視對隱藏在公司內(nèi)部的隱性知識的發(fā)掘,信息技術(shù)的發(fā)展已為隱性知識的顯性化提供了良好的技術(shù)條件,檔案工作人員要對蘊藏在文檔中的，甚至公司管理流程中、公司文化中的隱性知識進行積極的分析、識別,通過網(wǎng)絡(luò)平臺,建立擴大收集知識的渠道,組織各種專題文檔、編研材料,為單位和業(yè)務(wù)部門的發(fā)展提供多方面的幫助。如果檔案工作不僅能提供工作所需求的原始檔案信息,而且可以將那些隱含在公司內(nèi)部的知識挖掘出來,經(jīng)過加工、整合,以知識產(chǎn)品的形式加以提供,使利用到的人感受到這些知識的可貴,那么檔案工作的價值就能更充分地顯現(xiàn)出來。

2.全力推進知識共享。檔案是一種重要的知識資源,這是毋庸置疑的,知識資源只有共享才能最大限度地發(fā)揮它的價值,傳統(tǒng)檔案工作重藏輕用的觀念阻斷了檔案部門和利用者之間的有效溝通,使檔案這種重要的知識資源發(fā)揮不出應(yīng)有的作用,檔案工作因為脫離它的服務(wù)者而失去在社會生活中的應(yīng)有地位。檔案部門應(yīng)從知識管理所描繪的知識高度共享的理想圖景中得到啟示,改變以往圍繞以檔案實體為中心的思考、管理方式,代之以利用者為中心的思維方法和管理方式,以檔案信息資源共享為目標(biāo),大力進行檔案信息資源的開發(fā)、開展檔案利用服務(wù),發(fā)揮館藏優(yōu)勢，促使企業(yè)建立以檔案部門為主的知識中心。

總之，檔案管理與知識管理在管理對象方面重合，管理目的相同，管理流程、管理技術(shù)等方面相近。檔案管理促進了企業(yè)知識的沉淀、積累、傳播、交流、理解和挖掘,加強了對知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密的保護。而知識管理拓展檔案管理的領(lǐng)域,提升了檔案管理的價值。檔案管理作為企業(yè)知識管理的重要元素，它的管理水平將成為評價企業(yè)管理水平的重要因素。