論建設(shè)工程文件檔案資料管理

黃 銳

(大慶地區(qū)防洪工程管理處，黑龍江 大慶 163311)

1 建設(shè)工程文件檔案資料概念

1)建設(shè)工程文件:指在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。

2)建設(shè)工程檔案:指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形成的歷史記錄，也可簡稱為工程檔案。

3)建設(shè)工程文件檔案資料載體。包括:①紙質(zhì)載體:以紙張為基礎(chǔ)的載體形式。②縮微品載體:以膠片為基礎(chǔ)，利用縮微技術(shù)對工程資料進(jìn)行保存的載體形式。③光盤載體:以光盤為基礎(chǔ)，利用計算機(jī)技術(shù)對工程資料進(jìn)行存儲的形式。④以磁性記錄材料為基礎(chǔ)，對工程資料的電子文件、聲音、圖像進(jìn)行存儲的方式。

2 建設(shè)工程文件檔案資料特征

1)分散性和復(fù)雜性。建設(shè)工程周期長，生產(chǎn)工藝復(fù)雜，建筑材料種類多，建筑技術(shù)發(fā)展迅速，影響建設(shè)工程因素多種多樣，工程建設(shè)階段性強(qiáng)并且相互穿插。由此導(dǎo)致了建設(shè)工程文件檔案資料的分散性和復(fù)雜性。這個特征決定了建設(shè)工程文件檔案資料是多層次、多環(huán)節(jié)、相互關(guān)聯(lián)的復(fù)雜系統(tǒng)。

2)繼承性和時效性。隨著建筑技術(shù)、施工工藝、新材料以及建筑企業(yè)管理水平的不斷提高和發(fā)展，文件檔案資料可以被繼承和積累。新的工程在施工過程中可以吸取以前的經(jīng)驗，避免重犯以往的錯誤。同時，建設(shè)工程文件檔案資料有很強(qiáng)的時效性，文件檔案資料的價值會隨著時間的推移而衰減，有時文件檔案資料一經(jīng)生成，就必須傳達(dá)到有關(guān)部門，否則會造成嚴(yán)重后果。

3)全面性和真實性。建設(shè)工程文件檔案資料只有全面反映項目的各類信息，才更有實用價值，必須形成一個完整的系統(tǒng)。另外，建設(shè)工程文件檔案資料必須真實反映工程情況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患。真實性是對所有文件檔案資料的共同要求，但在建設(shè)領(lǐng)域?qū)@方面要求更為迫切。

4)隨機(jī)性。建設(shè)工程文件檔案資料產(chǎn)生于工程建設(shè)的整個過程中，工程開工、施工、竣工等各個階段、各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生各種文件檔案資料。部分建設(shè)工程文件檔案資料的產(chǎn)生有規(guī)律性，但還有相當(dāng)一部分文件檔案資料產(chǎn)生是由具體工程事件引發(fā)的，因此建設(shè)工程文件檔案資料是有隨機(jī)性的。

5)多專業(yè)性和綜合性。建設(shè)工程文件檔案資料依附于不同的專業(yè)對象而存在，又依賴不同的載體而流動。涉及多種專業(yè):建筑、市政、公用、消防、保安等多種專業(yè)，也涉及電子、力學(xué)、聲學(xué)、美學(xué)等多種學(xué)科，并同時綜合了質(zhì)量、進(jìn)度、造價、合同、組織協(xié)調(diào)等多方面內(nèi)容。

3 建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限

建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限見表1。

4 結(jié)語

建設(shè)工程文件檔案資料管理是一項錯綜復(fù)雜的工作，只有掌握了建設(shè)工程文件檔案資料管理的概念和特征，才能更好地適應(yīng)并做好建設(shè)工程文件檔案資料管理工作。

表1 建設(shè)工程文件歸檔范圍和保管期限表

[1] 田世宇，等.建設(shè)工程信息管理[M].北京:中國建筑工業(yè)出版社，2002.