做好檔案鑒定銷毀工作提高企業(yè)檔案管理水平

巨衛(wèi)紅（南京市自來(lái)水總公司，江蘇南京，210002）

館藏檔案的鑒定與銷毀是檔案管理工作中不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，是提高檔案管理水平的一個(gè)重要保證。當(dāng)前，大多數(shù)企業(yè)的檔案工作者都非常重視檔案的現(xiàn)代化管理、數(shù)字化運(yùn)用，對(duì)檔案的收集與利用都做得十分細(xì)致和到位，但對(duì)于已經(jīng)入庫(kù)多年案卷的時(shí)效性、實(shí)用性的鑒定和對(duì)保管期限已滿的案卷的鑒定與銷毀，卻成了檔案管理工作中相對(duì)薄弱的環(huán)節(jié)。如何提高館藏案卷的質(zhì)量，優(yōu)化檔案庫(kù)藏，擴(kuò)大檔案信息的儲(chǔ)存量和強(qiáng)化館藏檔案的生命力，保證所提供的檔案信息內(nèi)容準(zhǔn)確、全面，可利用的價(jià)值高、時(shí)效強(qiáng)，是當(dāng)前我們檔案工作者不容忽視且必須認(rèn)真思考與解決的問(wèn)題。

一、做好館藏檔案的鑒定與銷毀工作是提高企業(yè)檔案管理水平的重要保證

1.做好企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作有利于提高館藏案卷的質(zhì)量和利用價(jià)值。

眾所周知，評(píng)價(jià)一個(gè)企業(yè)檔案管理水平的高低與館藏是否豐富，并不是其館藏的案卷數(shù)量越多越好，信息量越大越好，而是要看館藏案卷可供利用的信息的價(jià)值大小。定期對(duì)館藏案卷進(jìn)行有計(jì)劃的鑒定，及時(shí)把已變更的、失效的案卷或案卷中的部分已失去價(jià)值的檔案信息剔除，可以保證案卷內(nèi)容的準(zhǔn)確性、時(shí)效性，同時(shí)也提高了案卷的質(zhì)量與利用價(jià)值，避免了提供失效或不準(zhǔn)的檔案信息，給企業(yè)或社會(huì)造成不必要的損失。

我們南京市自來(lái)水總公司是市政建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，地下管線的管理與施工是我們企業(yè)工作的重點(diǎn)之一，而管線檔案的管理就是我們企業(yè)檔案工作的核心部分。定期地、有計(jì)劃地對(duì)管線竣工等館藏檔案進(jìn)行鑒定和剔舊，做好查全補(bǔ)遺，以新替舊，是保證本企業(yè)館藏檔案完整、準(zhǔn)確、時(shí)效性強(qiáng)的重要手段之一。

2.做好企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作有利于增強(qiáng)館藏案卷的生命力與活力。

企業(yè)館藏檔案中，有部分保管期限已滿或即將到期的案卷。在對(duì)這類檔案的鑒定過(guò)程中，有一些案卷或案卷中的部分信息，經(jīng)過(guò)重新鑒定后還有利用價(jià)值，這類檔案信息將被保留下來(lái)，對(duì)其重新設(shè)立保管期限并再經(jīng)分類建檔保存。通過(guò)這一做法，不僅避免了有價(jià)檔案信息的流失，也賦予了這類檔案新的生命力，同時(shí)對(duì)于企業(yè)檔案館編研工作，從事組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記編寫等也提供了方便。長(zhǎng)此以往，企業(yè)館藏的檔案信息得以最大限度的發(fā)揮效用，檔案的利用率大大提高，館藏檔案變得更加有生機(jī)和活力。

3.做好企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作有利于企業(yè)檔案館節(jié)約資源優(yōu)化管理。

及時(shí)做好企業(yè)館藏檔案的鑒定和銷毀工作，可以解決館藏?cái)?shù)量日益見(jiàn)多，而館藏質(zhì)量難以保證的問(wèn)題，同時(shí)也可以減少不必要的人力、物力和財(cái)力投入，節(jié)省資源，減輕庫(kù)房壓力。同時(shí)通過(guò)對(duì)館藏案卷的有效保護(hù)，也有利于優(yōu)化檔案館資源，提高企業(yè)檔案管理水平。

二、企業(yè)檔案管理中鑒定與銷毀工作面臨的問(wèn)題與原因

1.館藏檔案鑒定與銷毀工作不及時(shí)，庫(kù)房容量不夠，企業(yè)檔案館藏優(yōu)化不到位

我們南京自來(lái)水總公司是具有80多年歷史的老企業(yè)。企業(yè)檔案館藏?cái)?shù)量較大，由于各個(gè)時(shí)期的歷史背景以及人們的思想認(rèn)知不同，對(duì)各種類型檔案的價(jià)值認(rèn)識(shí)和重視程度也有所不同，在入庫(kù)保存的大量案卷中，一些失去保存價(jià)值的案卷或文件信息被無(wú)限期地保留下來(lái)。還有部分保管期限已滿卻未被及時(shí)鑒定的案卷也只好無(wú)限期地滯留在館內(nèi)，而一些有價(jià)值的檔案信息卻被掩埋其中。隨著時(shí)間的推移，館藏檔案漸漸變得臃腫繁雜，利用率隨之降低。而又因不能做到及時(shí)銷毀保管期限已滿的檔案，檔案庫(kù)房變得容量不夠，得不到吐故納新，使得館藏檔案優(yōu)化很難到位。

2.保管期限的規(guī)定不嚴(yán)密，檔案的生存期難以鑒定

我國(guó)的鑒定理論一直以來(lái)都側(cè)重于對(duì)鑒定的原則、一般分析方法、保管期限和保管期限表以及鑒定工作組織的研究，而對(duì)檔案鑒定中的一些基本理論和應(yīng)用技術(shù)研究得不夠，這在實(shí)際工作中就顯得空泛，缺乏足夠的實(shí)用性，可操作性不強(qiáng)。2006年12月8日，國(guó)家檔案局審議通過(guò)了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文件檔案保管期限規(guī)定》，這一規(guī)定雖然在內(nèi)容上有所調(diào)整，在實(shí)際工作中只起到指明方向的作用。但因范圍大，而變化幅度不大，細(xì)節(jié)不夠具體，很難完全應(yīng)用到日常工作中。因此，目前企業(yè)檔案的保管期限的規(guī)定都存在著一些問(wèn)題，寧長(zhǎng)勿短，生怕劃錯(cuò)，就高不就低，本屬于短期保管的檔案，也盡量往長(zhǎng)期中期組卷等等，這樣既影響了案卷質(zhì)量，也給鑒定工作帶來(lái)了難度，不利于檔案優(yōu)化原則。

3.沒(méi)有穩(wěn)定的鑒定工作小組

企業(yè)檔案鑒定工作的開(kāi)展，其重要一環(huán)就是鑒定工作小組的建立。而企業(yè)館藏檔案專業(yè)性強(qiáng)、學(xué)科雜，必須建立起一支有權(quán)威、學(xué)術(shù)性強(qiáng)的鑒定工作小組，才能滿足企業(yè)館藏檔案的鑒定要求。這就必須在企業(yè)中選出一批各專業(yè)學(xué)科的帶頭人、學(xué)術(shù)專家。由于這些專家都是企業(yè)的精英，日常工作繁忙，流動(dòng)性大，甚至于身兼數(shù)職，要他們長(zhǎng)期與檔案部門合作，為館藏檔案做鑒定，也不是一件容易的事，它需要有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)有力的支持與重視。因此企業(yè)檔案鑒定時(shí)，往往是先由檔案部門工作人員，將保管期限已滿，或已有替代案卷的檔案挑選出來(lái)，再臨時(shí)成立一個(gè)由企業(yè)內(nèi)各學(xué)科專家和檔案人員組成的鑒定工作小組，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。長(zhǎng)此以往就造成了企業(yè)館藏檔案鑒定工作不定期，連帶銷毀案卷不及時(shí)，檔案館負(fù)荷過(guò)重的現(xiàn)象。

4.費(fèi)時(shí)費(fèi)事，見(jiàn)效不快

現(xiàn)階段的企業(yè)檔案價(jià)值鑒定主要有兩個(gè)鑒定程序。第一，是在文件立卷歸檔之時(shí)，由文書部門或業(yè)務(wù)部門分別對(duì)文件進(jìn)行保存價(jià)值的鑒定，這是整個(gè)文件生命周期中最主要和最重要的一次鑒定關(guān)。第二，是檔案在其保存期滿之時(shí)，由檔案鑒定工作小組對(duì)立卷歸檔時(shí)確定的保管期限進(jìn)行檢查，適當(dāng)調(diào)整部分檔案的保管期限，確定哪些可以銷毀并登記造冊(cè)。這樣的鑒定程序在一定程度上保證了館藏檔案的質(zhì)量。但這項(xiàng)工作極其耗費(fèi)時(shí)間，對(duì)鑒定工作者要求極高，難度很大，工作量大，取得的效果也不明顯。常常是檔案館花大量的人力、物力、時(shí)間在對(duì)館藏文件進(jìn)行排查、剔舊、鑒定，工期很長(zhǎng)，卻沒(méi)什么業(yè)績(jī)，還要承擔(dān)鑒定失誤的責(zé)任，檔案工作者有勞而無(wú)功的思想情緒，影響了他們的工作熱情。

三、改善檔案鑒定與銷毀工作現(xiàn)狀，提高企業(yè)檔案管理工作水平

1.正確認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作的意義和地位

長(zhǎng)期以來(lái)，我們對(duì)鑒定與銷毀工作的意義與地位的認(rèn)識(shí)相對(duì)不足，僅僅將其作為檔案工作的一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，沒(méi)有在檔案工作中突出其特殊的作用，因此并沒(méi)有從根本上改變鑒定工作相對(duì)薄弱的現(xiàn)象。所以，我們必須端正態(tài)度，重新認(rèn)識(shí)檔案鑒定與銷毀工作的重大意義，強(qiáng)化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案鑒定工作重要性的認(rèn)知，將其做為檔案工作的核心加以對(duì)待，同時(shí)把鑒定與銷毀工作納入企業(yè)對(duì)檔案部門工作的考核項(xiàng)目之中，切實(shí)推動(dòng)企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作有計(jì)劃、有目標(biāo)地順利進(jìn)行。

2.建立一支穩(wěn)定的能真正發(fā)揮作用的專業(yè)檔案鑒定工作小組

首先建立起一支有權(quán)威、學(xué)術(shù)性強(qiáng)的鑒定工作小組，它必須由企業(yè)內(nèi)各學(xué)科的學(xué)術(shù)帶頭人和檔案部門的工作人員及企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)組成，只有這樣才能滿足企業(yè)檔案專業(yè)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)要求高的需要，避免鑒定不準(zhǔn)確，給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。其次，在建立好企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作制度的前提下，定期、及時(shí)地組織鑒定工作小組成員開(kāi)展鑒定工作，并把這項(xiàng)工作納入鑒定小組每個(gè)成員的工作日程和考核中去，形成制度，從而促進(jìn)企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作的順利進(jìn)行。第三，對(duì)鑒定工作小組的成員情況也應(yīng)定期審查和考核，做到查勤不缺，杜絕名存實(shí)亡的現(xiàn)象。

3.健全完善企業(yè)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定具有可操作性

首先，制定本企業(yè)《檔案鑒定與銷毀工作制度》，明確規(guī)定鑒定與銷毀工作的流程與職責(zé)，使企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作程序化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。其次，在國(guó)家檔案局通過(guò)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》 的基礎(chǔ)上，并在上級(jí)檔案部門的指導(dǎo)下，根據(jù)本企業(yè)的實(shí)際情況，結(jié)合同行業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)，重新建立或完善本企業(yè)的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期規(guī)定》，使企業(yè)檔案鑒定與銷毀工作有標(biāo)準(zhǔn)可行，有法規(guī)可依。第三，根據(jù)企業(yè)具體的情況采取劃限與標(biāo)時(shí)法相結(jié)合的方式，制定條款詳細(xì)明確的《保管期限表》，標(biāo)明檔案保管的具體期限，可以使檔案人員在具體操作時(shí)更易把握，讓鑒定人員在操作時(shí)有明確的標(biāo)準(zhǔn)可以參照，從而提高檔案鑒定的效率與質(zhì)量。

4.制作替代檔案資料目錄，提高館藏檔案的生命力

眾所周知，檔案部門收集的檔案資料中有部分檔案資料會(huì)有新資料代替舊資料的現(xiàn)象，比如企業(yè)的工作標(biāo)準(zhǔn)或某管線工程在不同時(shí)間、同一地點(diǎn)的工程資料等。像這類檔案資料，在進(jìn)館時(shí)，我們劃定的保管期限通常都是永久或長(zhǎng)期，但當(dāng)我們又收到同樣名稱或同一地點(diǎn)的檔案資料時(shí)，就應(yīng)該專門建立一個(gè)新目錄，將新舊案卷對(duì)應(yīng)地登錄在一起，并將其異同點(diǎn)記錄在案，以便在集中對(duì)館藏檔案鑒定時(shí)起到比照和參考的作用，從而保證鑒定工作的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，避免沒(méi)有保存價(jià)值的檔案無(wú)限期地保存下來(lái)，造成館藏負(fù)擔(dān)加重。

檔案鑒定的任務(wù)是將檔案由龐雜狀態(tài)轉(zhuǎn)化為優(yōu)質(zhì)狀態(tài), 旨在使檔案存儲(chǔ)優(yōu)化,確保重要檔案完整，節(jié)約管理上的人力、物力、財(cái)力，便于重要檔案的保管和利用。因此，檔案鑒定與銷毀工作是檔案工作十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。正確地按照案卷的利用價(jià)值，分別處理，加強(qiáng)鑒定，剔除到期或被代替的案卷，并定期按規(guī)定進(jìn)行銷毀，能擴(kuò)大信息存儲(chǔ)量，優(yōu)化館藏，提高檔案的利用率，避免檔案鑒定工作滯后帶來(lái)的危害。做好企業(yè)檔案的鑒定與銷毀工作是提高企業(yè)檔案管理水平的重要保證，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。