淺談如何做好水電工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作

徐 莉 郭惠民（華東宜興抽水蓄能有限公司，江蘇宜興，214205）

抽水蓄能工程建設(shè)具有規(guī)模大、周期長、參建單位多等特點(diǎn)，為工程建設(shè)檔案的收集、整理、保存直至歸檔帶來一定難度，面對這一特殊情況，筆者結(jié)合整個(gè)工程施工與管理的實(shí)踐，試對相關(guān)單位在工程檔案管理，特別是在工程建設(shè)期如何做好參建各方工程檔案管理工作談幾點(diǎn)想法。

一、水電建設(shè)工程檔案管理現(xiàn)狀與存在問題

近期以來，水電建設(shè)項(xiàng)目發(fā)展較快，流域或區(qū)域性開發(fā)的工程項(xiàng)目不少，工程建設(shè)多采取“小業(yè)主、大監(jiān)理”的建設(shè)管理模式，工程建設(shè)中參建各方由于忽視檔案方面的管理，存在的不足與問題確實(shí)不少，常出現(xiàn)工程建完了，竣工資料卻寥寥無幾、遲遲歸不了檔的現(xiàn)象。主要表現(xiàn)在：

1.建設(shè)單位專業(yè)人員不足或跨行業(yè)管理，工程建設(shè)單位開始往往不重視檔案，不知如何管理，甚至無人過問，建設(shè)過程中沒有真抓實(shí)管，使得建設(shè)單位對于檔案管理工作要么被動應(yīng)付，要么抓而不緊。

2.工程監(jiān)理單位現(xiàn)多由設(shè)計(jì)等單位組成，人員又多是從社會招聘或?qū)W校新分配的學(xué)生。由于原單位所從事的工作性質(zhì)或經(jīng)歷不同，對工程竣工資料收集整理方式方法理解不一，管理方式也不一。更突出的是監(jiān)理單位力量不足，人員素質(zhì)參差不齊，管起來或不到位或流于形式，沒有很好履行監(jiān)理的督促審查職能。

3.施工單位一是有經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員不足，或是流動性大、資料管理人員經(jīng)常調(diào)換，影響竣工資料收集、整理及歸檔工作；二是一些低資質(zhì)包工隊(duì)或?qū)訉臃职鼛韺⒐べY料整理不重視、不及時(shí)、不規(guī)范或管理工作跟不上，以至資料可能存在失真現(xiàn)象等等。

二、加強(qiáng)水電建設(shè)工程檔案工作的對策思考

1.各級領(lǐng)導(dǎo)重視是前提

這里說的各級領(lǐng)導(dǎo)是指工程建設(shè)各參建單位主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人；足夠的重視是指不但要言論上經(jīng)常講，而且個(gè)人對此項(xiàng)業(yè)務(wù)要知曉。特別是分管領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人，既要真抓實(shí)干，又要勤督促檢查，決不能只是說說了事，要善于發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)加以解決，解決不了的要及時(shí)匯報(bào)。工程建設(shè)過程中，每時(shí)每刻都在產(chǎn)生著大量的資料，發(fā)現(xiàn)問題不及時(shí)解決，可能致使施工單位的一些檔案資料存在缺陷；如果是監(jiān)理單位沒有正確掌握要求，可能是幾個(gè)承包商的階段性資料存在問題；如果是建設(shè)單位沒有把握好規(guī)則制度方面的要求，那可能出現(xiàn)的是已完成資料存在大量問題或者須進(jìn)行返工處理的局面。所以說各級領(lǐng)導(dǎo)對竣工資料管理工作要有一個(gè)正確和足夠的認(rèn)識，要將檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行，在工程項(xiàng)目報(bào)批開始，建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)就要有檔案管理意識。

2.檔案人員盡職盡責(zé)是關(guān)鍵

一個(gè)水電工程竣工資料的形成是參建各方許多人員共同努力的結(jié)果，需要參建各方工作人員積極配合，盡職盡責(zé)。

一是工程建設(shè)單位工作人員（包括工程技術(shù)人員及專兼職檔案員）。他們承擔(dān)著本單位檔案的編制以及對各參建單位竣工資料收集整理的指導(dǎo)、督促、檢查職能，因此必須深刻領(lǐng)會檔案工作的重要意義，熱愛檔案工作，熟知檔案管理工作業(yè)務(wù)知識，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)格、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)”的原則，在竣工資料收集、整理、歸檔過程中各負(fù)其責(zé)。

二是監(jiān)理單位工作人員。要按照“小業(yè)主、大監(jiān)理”的工作模式，各級監(jiān)理人員應(yīng)認(rèn)真履行對施工單位竣工資料的監(jiān)督、審查，對監(jiān)理自身形成資料的收集、整理、歸檔職責(zé)。

三是施工單位工作人員，包括施工單位的基層技術(shù)人員、質(zhì)檢人員、試驗(yàn)人員、物質(zhì)管理人員等。施工一線形成的原始記錄、質(zhì)量檢查形成的記錄表格、各種試驗(yàn)的檢測成果、會議紀(jì)要、設(shè)計(jì)圖紙、批復(fù)報(bào)告等，都是他們通過日常的收集整理而形成的竣工資料。這些人員除要有一定的專業(yè)知識外，更主要的是要具備一種盡職盡責(zé)的精神，要熟悉業(yè)務(wù)流程，要細(xì)心認(rèn)真、勤奮務(wù)實(shí)、持之以恒，要經(jīng)常深入現(xiàn)場了解工程情況?？傊灰懈叨鹊呢?zé)任感，其主管范圍內(nèi)的資料管理工作才能真實(shí)、齊全。

3.規(guī)章制度與工程項(xiàng)目劃分有機(jī)結(jié)合是重點(diǎn)

對于建立健全各種規(guī)章制度，各單位都有較為成熟的做法與范本，但對于一個(gè)水電工程的工程項(xiàng)目劃分和檔案管理制度，則可能因工程建設(shè)前期工作千頭萬緒或人員不到位，承包商、監(jiān)理乃至建設(shè)單位往往忽視了這兩項(xiàng)工作。工程項(xiàng)目劃分與檔案管理制度應(yīng)該是制定的越早越好、越細(xì)越好。

對于工程項(xiàng)目劃分，常規(guī)水電工程已有相關(guān)規(guī)定，只需結(jié)合工程具體情況進(jìn)行明確即可。對于抽水蓄能電站，雖無統(tǒng)一規(guī)定，但許多已建和在建工程的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒。這里關(guān)鍵是一個(gè)早字，在前期工程剛開始就由監(jiān)理組織研究商定，由建設(shè)單位明文下發(fā)，使各參建單位在工程開始就按項(xiàng)目劃分進(jìn)行分類整理，對整體的工程記錄填寫、對竣工資料的整理是大有益處的，避免了今后的返工。

對于檔案管理制度，項(xiàng)目建設(shè)單位要按照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》和《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，在工程建設(shè)初期就制定檔案分類表和檔案管理制度，并下發(fā)各單位執(zhí)行。除明確歸檔資料的項(xiàng)目、類別、內(nèi)容、要求與標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量與時(shí)間外，還應(yīng)細(xì)化到記錄表格的統(tǒng)一、每份資料裝訂順序的明確、臺賬的形式、不經(jīng)常發(fā)生性記錄的填寫，以及設(shè)計(jì)監(jiān)理、環(huán)保資料與監(jiān)理、征地移民資料與監(jiān)理、設(shè)備監(jiān)造監(jiān)理等過去不經(jīng)常發(fā)生而現(xiàn)在大量進(jìn)行，但相關(guān)規(guī)定不甚明確的資料歸檔等。使各參建單位歸檔工作有章可循，歸檔工作不重復(fù)不反復(fù)，以保證建設(shè)資料收集及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，組卷合理有序、規(guī)范統(tǒng)一。

為避免出現(xiàn)“制度不合理、制度不執(zhí)行、制度天天換”現(xiàn)象，建設(shè)單位還要針對工程建設(shè)具體情況在工程實(shí)踐過程中逐步對制度加以修訂和完善。同時(shí)建設(shè)單位檔案人員要對各參建單位檔案人員進(jìn)行檔案管理制度的解析和培訓(xùn)，以加強(qiáng)對制度的理解與執(zhí)行到位。另外，建設(shè)單位還應(yīng)經(jīng)常組織各參建單位檔案人員進(jìn)行崗位及檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)。

4.加強(qiáng)日常管理是保證

一個(gè)水電工程建設(shè)歷時(shí)數(shù)年，竣工資料整理也是長期而繁瑣的工作，檔案管理是長期系統(tǒng)工程，如果僅靠領(lǐng)導(dǎo)會上講講，主管部門發(fā)個(gè)文件就能做好竣工資料管理和順利歸檔工作，那是不可想象的，不僅專項(xiàng)驗(yàn)收和達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檢查時(shí)難以過關(guān)，而且可能影響工程資料的真實(shí)、完整和可追溯性。要實(shí)現(xiàn)竣工資料的真、全、好、快歸檔，加強(qiáng)日常管理，開展多種形式的檢查、交流與及時(shí)糾偏工作是必要的。

各參建單位內(nèi)部要有明確規(guī)定，定期、逐項(xiàng)進(jìn)行檢查，特別是工程建設(shè)初期或某一工程部位、某一工序剛剛開始施工之初，先在技術(shù)交底時(shí)講清要做哪些檢測項(xiàng)目、要填寫哪些表格及怎么填寫、哪些記錄歸檔等，然后在施工過程中按要求做好檢查工作。

監(jiān)理單位除現(xiàn)場工程師要清楚竣工資料相關(guān)規(guī)定要求外，應(yīng)設(shè)置一名或多名全面負(fù)責(zé)竣工資料管理的專業(yè)人員，除做好本單位竣工資料工作外，還應(yīng)配合現(xiàn)場工程師就各施工單位資料管理各級責(zé)任人到位情況、相關(guān)制度落實(shí)情況、現(xiàn)場原始記錄填寫、收集與整理情況、竣工圖修改、試驗(yàn)檢驗(yàn)資料保存等工作進(jìn)行定期全面檢查，目的是把問題消滅在萌芽之中，避免同類問題重復(fù)發(fā)生。另外，監(jiān)理單位組織每個(gè)分部或單位工程驗(yàn)收，對其工程竣工資料的完整和真實(shí)性是一次很好的檢查機(jī)會，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)或通報(bào)，并要求施工單位限期整改。

建設(shè)單位更要將檔案管理工作深入到工程建設(shè)的各個(gè)層面和環(huán)節(jié)，將檔案管理工作納入工程建設(shè)計(jì)劃和各級領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制中。工程建設(shè)之初，可以成立以工程各參建單位負(fù)責(zé)人組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。成立由各參建單位檔案人員及工程技術(shù)人員組成的檔案工作組，負(fù)責(zé)竣工資料收集、整理、檢查、歸檔的具體工作。工作組應(yīng)每月開展互查活動，重點(diǎn)檢查各參建單位檔案工作開展情況、試驗(yàn)檢驗(yàn)項(xiàng)目開展情況、質(zhì)量評定情況、各種原始記錄的真實(shí)性及資料收集整理的完整性與及時(shí)性，以及檢查監(jiān)理工程師的履職情況。檢查時(shí)不但檔案管理人員要參加，而且專業(yè)技術(shù)人員也要參加，二者的緊密配合對保證竣工資料的齊全、完整、真實(shí)尤為重要。同時(shí)由于資料檢查中發(fā)現(xiàn)的工程管理問題及時(shí)得到反饋和解決，又反促了工程建設(shè)的質(zhì)量、安全、進(jìn)度管理。

另外，建設(shè)單位檔案人員要對各參建單位的檔案工作及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，幫助協(xié)調(diào)解決問題，如若施工單位對檔案工作不重視，檔案人員開展工作不力，建設(shè)單位應(yīng)主動了解情況并幫助協(xié)調(diào)解決。

5.做好竣工資料歸檔前的復(fù)查工作

當(dāng)工程建設(shè)期間沒能對工程資料進(jìn)行很好的日常檢查、當(dāng)工程建設(shè)后期一些參建單位由于人員變化而影響竣工資料整理、當(dāng)相關(guān)檢查驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)工程資料存在較多問題時(shí)，監(jiān)理或建設(shè)單位組織一次竣工資料詳查是有必要的。

組織竣工資料系統(tǒng)復(fù)查一要有計(jì)劃安排，二要有各專業(yè)人員參加，三要有固定的時(shí)間地點(diǎn)。復(fù)查時(shí)被查單位相關(guān)人員也要參加，小的問題當(dāng)場解決，大的問題做好記錄并交代清楚。復(fù)查結(jié)束提出問題清單交被查單位限期整改。

6.利用檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)雙軌制

為方便今后檔案的查詢利用，工程建設(shè)初期，建設(shè)單位不僅要抓紙質(zhì)檔案的管理，同時(shí)還應(yīng)重視電子檔案的管理，檔案管理目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)和電子檔案雙軌制。建設(shè)單位應(yīng)安裝檔案管理軟件，并為各參建單位安裝檔案管理軟件，要求各參建單位移交的檔案必須是紙質(zhì)與電子檔案一一對應(yīng)。建設(shè)單位檔案人員通過動態(tài)監(jiān)控檔案軟件可以實(shí)時(shí)掌握參建單位日常歸檔情況，能對歸檔進(jìn)度和出現(xiàn)的問題及時(shí)督促整改。通過緊跟歸檔進(jìn)度，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)與歸檔工作同時(shí)進(jìn)行，保證工程檔案的真實(shí)、齊全、完整、準(zhǔn)確。