淺談如何提高企業(yè)檔案的案卷質(zhì)量

任慶華

摘要：本文對(duì)如何提高企業(yè)檔案的案卷質(zhì)量進(jìn)行了簡(jiǎn)要論述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案案卷質(zhì)量

企業(yè)檔案是為企業(yè)提供可利用資源的有效形式，而企業(yè)檔案是否能夠滿足企業(yè)利用的需要?jiǎng)t取決于企業(yè)檔案的案卷質(zhì)量。企業(yè)檔案的案卷質(zhì)量不僅關(guān)系到企業(yè)檔案的實(shí)用價(jià)值，更關(guān)系到企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。目前，很多企業(yè)不能及時(shí)對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，案卷分類不清晰，檔案工作人員壓力過大，控制案卷質(zhì)量的意識(shí)不夠，這些問題都影響企業(yè)檔案的案卷質(zhì)量。因此，為了提高企業(yè)檔案的案卷質(zhì)量，有效控制影響企業(yè)檔案案卷質(zhì)量的各種因素，我們要采取各種有效措施加強(qiáng)管理，逐步提高案卷質(zhì)量。

1 加強(qiáng)案卷管理基礎(chǔ)工作，提高案卷質(zhì)量

企業(yè)的文件材料是形成企業(yè)的檔案基本因素，也是做好企業(yè)案卷管理的基礎(chǔ)工作。因此，我們首先要強(qiáng)化企業(yè)對(duì)文件材料的收集和管理，確保文件材料的完整和準(zhǔn)確，這樣才能從根本上提高案卷的質(zhì)量。

1.1 全面提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力 很多企業(yè)的文件材料管理人員是兼職且綜合能力不強(qiáng)，必須提高相關(guān)檔案人員的素質(zhì)才能保證文件材料的質(zhì)量，從而確保檔案工作的順利開展。檔案人員要首先處理好文件的立卷歸檔工作，增強(qiáng)工作責(zé)任感，自覺及時(shí)的將各種文件準(zhǔn)確的收集和整理，為企業(yè)的檔案管理做好前期的準(zhǔn)備工作。具體來說，要做好以下幾點(diǎn)：一是要及時(shí)的對(duì)所有外來文件進(jìn)行登記，規(guī)范文件的登記手續(xù)，讓所有文件都有帳可查；二是對(duì)于需要加蓋公章的文件材料、財(cái)務(wù)報(bào)表等，必須在蓋章后存有足夠的備份才可以向其他部門發(fā)出；三是要不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)掌握各種活動(dòng)和會(huì)議的信息，并主動(dòng)的收集視頻、音頻資料作為文件材料；四是要經(jīng)常在企業(yè)檔案部門的指導(dǎo)下，開展各式各樣的活動(dòng)，對(duì)案卷中存在的問題進(jìn)行及時(shí)有效的溝通，交流經(jīng)驗(yàn)，解決問題，并將所有會(huì)議資料或文件材料整理進(jìn)行歸檔，為今后的檔案案卷管理打下基礎(chǔ)，確保案卷的及時(shí)性、有效性和完整性。

1.2 嚴(yán)格遵守立案程序和要求 檔案的案卷質(zhì)量的提高需要各個(gè)步驟都有嚴(yán)格的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和完善的程序要求，立案作為檔案管理的第一步，必須要注意操作標(biāo)準(zhǔn)和要求。立卷作為文件處理的基礎(chǔ)工作要嚴(yán)格遵守“分類清楚，組卷合理”的原則將各種類別的材料有效整合，確認(rèn)文件的主體、類別、時(shí)間、用途后加上標(biāo)識(shí)，統(tǒng)一歸檔。對(duì)于不用歸檔的文件材料或者可以清除的文件材料要單獨(dú)存放，以免混淆。此外，對(duì)文件材料的歸檔還要遵循一事一卷的標(biāo)準(zhǔn)，就是對(duì)會(huì)議、活動(dòng)、日常工作等形成的文件都要按時(shí)間的順序分門別類的歸置，便于日后的查閱和管理。這樣不僅可以提高檔案的案卷質(zhì)量，也可以節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。

1.3 注重文件材料形成的質(zhì)量 制成文件材料的過程也會(huì)產(chǎn)生不同程度的問題，這些問題不僅會(huì)影響文件材料的質(zhì)量，更會(huì)影響檔案的案卷質(zhì)量。有的文件的時(shí)間不完整，沒有準(zhǔn)確的寫明年月日；有的文件材料的格式不符合要求，經(jīng)常出現(xiàn)沒有作者或者沒有單位名稱，甚至忘記加蓋公章的現(xiàn)象；有些文件的條理不清楚，用詞不當(dāng)，前后矛盾，容易引起歧義，語句、病句隨處可見；有些表格類的文件數(shù)據(jù)不真實(shí)，統(tǒng)計(jì)有誤；還有就是有的文件的耐久性較差，筆跡很容易模糊不清，不能長(zhǎng)久保存，這些問題都會(huì)對(duì)文件材料的質(zhì)量造成影響。

因此，我們必須重視文件材料的形成質(zhì)量，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決。對(duì)文件形成的時(shí)間要做到準(zhǔn)確完整，注明單位、姓名、文件標(biāo)題，并加蓋公章。在內(nèi)容方面，要條理清晰，用詞準(zhǔn)確，語句連貫通順，能夠讓人清楚的明白文件要表達(dá)的中心。最后，在字跡方面，要盡量用不易褪色的筆書寫清楚，由于年久模糊的字跡要及時(shí)的查閱書寫清楚，以免喪失了文件材料的有效性。

2 完善案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，提高案卷質(zhì)量

提高案卷的質(zhì)量，需要有統(tǒng)一規(guī)范的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要對(duì)文件的類別劃分、文件格式、卷內(nèi)排列、整理順序等進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定和管理，這樣才能保證案卷的規(guī)范性和完整性。具體來說，我們可以從以下幾個(gè)方面努力：

2.1 明確立卷部門 文書管理部門應(yīng)該是處理立案的部門，應(yīng)該將企業(yè)的文件材料收集后進(jìn)行整理立案，然后交由檔案部門。然而，有很多單位的文書處理部門只是收集文件材料，把立案的工作交給檔案管理部門，這種做法不符合國(guó)家的相關(guān)規(guī)定，也不利于單位檔案工作的順利開展。立卷應(yīng)該是文書處理部門的基本職責(zé)，也是文書人員的一項(xiàng)基本工作，企業(yè)不能權(quán)責(zé)不清，這樣很容易影響企業(yè)的正常管理。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中會(huì)產(chǎn)生很多的文件資料，這些資料必須有文書處理部門統(tǒng)一整理和立案，才能保證文件的完整性和規(guī)范性，為以后的檔案管理打好基礎(chǔ)。如果將整理和立案交由不同的部門管理，必將引起重復(fù)工作或產(chǎn)生工作漏洞，降低工作效率，也不利于單位的檔案管理。只有由文件處理部門統(tǒng)一對(duì)文件進(jìn)行整理和立案才可以有效地控制文件的收集、整理工作，充分發(fā)揮文書處理人員的業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)，保證立案的質(zhì)量，提高工作效率，從而確保整個(gè)檔案處理工作的順利進(jìn)行，為后面的工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.2 案卷標(biāo)題概括準(zhǔn)確 案卷的標(biāo)題是對(duì)整個(gè)案卷內(nèi)容的高度概括和總結(jié)，通過案卷的標(biāo)題可以準(zhǔn)確的表現(xiàn)出案卷的內(nèi)容和成分，是查找檔案的主要檢索工具和依據(jù)。因此，案卷的標(biāo)題是立卷的重要標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)系到利用者今后是否能有效地了解檔案的內(nèi)容，關(guān)系到案卷的質(zhì)量案卷標(biāo)題的擬寫必須高度概括文件的內(nèi)容，文字簡(jiǎn)練精準(zhǔn)，結(jié)構(gòu)統(tǒng)一達(dá)到文字獄內(nèi)容的高度統(tǒng)一，真正起到畫龍點(diǎn)睛的作用。一般說來，案卷的標(biāo)題首先要注明作者，如果作者不止一個(gè)要分別注明；其次要有揭示文件內(nèi)容的問題，這個(gè)問題要能夠準(zhǔn)確的概括文件的核心內(nèi)容，要集中簡(jiǎn)練的表達(dá)案卷的核心；最后要注明文件名稱，這可以反映出文件的性質(zhì)，對(duì)于判斷文件的可用性具有一定的參考價(jià)值，有些案卷不直接寫明名稱，而是直接用“文件”或“會(huì)議記錄”等名稱代替。

2.3 合理組卷，科學(xué)編目 要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和保管，必須合理的組卷，按照不同的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，然后科學(xué)編目，對(duì)分類的檔案進(jìn)行編目，保證檔案的條理清晰，便于查閱和使用。在組卷時(shí)，單位的各部門要權(quán)責(zé)明確，嚴(yán)格按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，讓檔案之間有機(jī)聯(lián)系，形成整體。文件材料在合理組卷、分類后，要逐一的進(jìn)行檢查看案卷的格式安排、時(shí)間、分類、內(nèi)容等是否妥當(dāng)，經(jīng)過全面系統(tǒng)的檢查無誤之后才可以對(duì)案卷進(jìn)行科學(xué)編目。案卷的編目要注意：一是編號(hào)要在文件的右上角注明，要保持編號(hào)的連續(xù)性，杜絕產(chǎn)生漏號(hào)或重復(fù)編號(hào)的現(xiàn)象；二是對(duì)于案卷的封面和文件的目錄要填寫清楚，字跡工整，日期準(zhǔn)確；三是在進(jìn)行案卷最后的裝訂時(shí)，要注意整理完善，材料齊全，然后進(jìn)行裝訂保持案卷的整體美觀。

3 加強(qiáng)各部門協(xié)調(diào)合作，提高案卷質(zhì)量

企業(yè)檔案的案卷質(zhì)量好壞不僅關(guān)系到檔案部門的工作質(zhì)量，更關(guān)系到檔案部門與企業(yè)其他部門的聯(lián)系與合作。很多單位的檔案工作人員缺乏檔案意識(shí)，不能及時(shí)的最好宣傳教育，缺乏與企業(yè)其他部門的有效溝通，長(zhǎng)期的封閉狀態(tài)會(huì)讓檔案工作難以開展，不能得到其他部門的有效協(xié)助。檔案工作人員的工作很被動(dòng)，常常是工作中需要什么才去向其他部門要求，很多工作需要各部門的協(xié)調(diào)才能夠完成。工作的被動(dòng)會(huì)嚴(yán)重影響檔案工作人員的工作積極性，也不利于工作效率的提高。

因此，檔案工作人員必須打破這種封閉的局面，主動(dòng)地與單位的其他部門溝通交流，積極開展業(yè)務(wù)合作。就各部門而言，要將整理好的檔案及時(shí)的移交給檔案部門保管，并做好備份以免丟失，檔案部門也要準(zhǔn)確的材料歸檔整理，方便各部門查閱；就檔案工作人員而言，工作人員要了解和熟悉單位各部門的工作職責(zé)和重要的工作部署，能夠?qū)Ω鞑块T提交的材料進(jìn)行有效地監(jiān)督，并對(duì)材料的內(nèi)容和真實(shí)性做出準(zhǔn)確的判斷。強(qiáng)化各部門的交流與合作不僅可以保證企業(yè)檔案的案卷質(zhì)量，也可以增強(qiáng)企業(yè)的凝聚力和向心力，提高經(jīng)濟(jì)效益。

總之，企業(yè)檔案的案卷質(zhì)量是關(guān)系到企業(yè)生存發(fā)展的重要因素。我們應(yīng)該從影響企業(yè)檔案的案卷質(zhì)量的各因素入手，加強(qiáng)案卷管理的基礎(chǔ)工作，完善案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)企業(yè)各部門的合作，采取科學(xué)有效的方法提高案卷質(zhì)量，滿足利用者的需求。