對(duì)人事檔案管理與利用的創(chuàng)新

趙金卓

摘要：人事檔案的管理與利用是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。本文以創(chuàng)新工作機(jī)制為重點(diǎn)，探索、挖掘出人事檔案在管理與利用上的新思路和新做法，提高人事檔案服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理與利用創(chuàng)新

人事檔案真實(shí)地記載和反應(yīng)干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng) 、工作能力等，是干部個(gè)人自身成長歷史的真實(shí)記載，為組織人事工作的決策提供可靠的原始依據(jù)。因此，解放思想，改革創(chuàng)新，探索管理與利用干部檔案信息資源，在改革創(chuàng)新中提升社會(huì)效益，是檔案工作者探索重要課題。

一、人事檔案在管理的創(chuàng)新

（一）宏觀管理創(chuàng)新。宏觀管理包括人事檔案工作的當(dāng)前發(fā)展方向和未來發(fā)展趨勢、人事檔案工作的宏觀決策以及人事檔案人員職業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。重點(diǎn)要把握：1、長遠(yuǎn)目標(biāo)的創(chuàng)新。把當(dāng)前的工作與人事檔案工作的方針、政策、法律法規(guī)結(jié)合起來，把近期發(fā)展目標(biāo)與未來發(fā)展需要的結(jié)合起來。2、大局觀念的創(chuàng)新。要走出人事檔案工作單純是檔案部門誤區(qū)，把人事檔案工作定位在全校各項(xiàng)工作需要的基礎(chǔ)之上。3、深層次編研加工的創(chuàng)新。人事檔案不但要管好，更要開發(fā)和利用好。重視開展人事檔案資料的編研加工，通過去粗取精、去偽存真，把人事檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的利用價(jià)值。4、人才培養(yǎng)的創(chuàng)新。把人事檔案工作的著眼點(diǎn)放在以人為本、精心培養(yǎng)造就一支“政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正的”高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍上。同時(shí)，打破人事管理制度上的僵化機(jī)制，大膽引入競爭機(jī)制，營造良好的用人、育人、留人的和諧環(huán)境。5、全方位開發(fā)利用的創(chuàng)新。要改變過去重管輕用的傳統(tǒng)做法，逐步做到管理和利用同步進(jìn)行，開發(fā)與利用，加強(qiáng)專業(yè)檔案和特色檔案的依法管理與開發(fā)利用。

（二）微觀管理創(chuàng)新。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，是一系列密不可分的工作程序，每一程序都有很強(qiáng)的規(guī)定性。人事檔案工作的實(shí)際出發(fā)，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，一改傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，既兼顧計(jì)算機(jī)和手工管理，又兼顧檔案室和檔案館的有機(jī)銜接，其實(shí)質(zhì)就是對(duì)檔案整理程序規(guī)定的一種創(chuàng)新。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案載體已呈現(xiàn)出多樣化的趨勢，在辦公自動(dòng)化條件下，對(duì)管理與利用的研究，還要在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新和完整。只有管理與利用的創(chuàng)新，檔案工作才能高效運(yùn)轉(zhuǎn)，檔案事業(yè)才能持續(xù)健康發(fā)展。

（三）制度和理念的創(chuàng)新：細(xì)化檔案管理制度要進(jìn)一步建立干部人事檔案及材料審核把關(guān)、 材料接轉(zhuǎn)、檔案質(zhì)量通報(bào)登記等檔案管理制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正干部人事檔案內(nèi)容失真的問題，以確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，維護(hù)干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性。

1、要從信息資源的角度管理干部人事檔案，用信息管理的理念創(chuàng)新干部人事檔案工作，如建立干部工作業(yè)績、工作能力檔案和及時(shí)更新信息，把干部人事檔案管理部門建設(shè)成為干部工作、人才工作的信息庫和參謀部 。2、提高信息服務(wù)范圍。對(duì)不屬于保密范圍并能公開的部分信息，可建立個(gè)人電子檔案，對(duì)查看個(gè)人工作履歷等基本信息設(shè)立查看權(quán)限，方便個(gè)人或用人單位查詢的同時(shí)，可減輕檔案人員的工作量，也可減少紙質(zhì)案卷因磨損造成的毀壞，提高檔案信息的利用價(jià)值 。

（四） 思想觀念上創(chuàng)新。思想觀念上提升，要有以人為本，品行端正，事業(yè)心強(qiáng) ，愛崗敬業(yè) ，勤奮工作，要有求實(shí)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和開拓創(chuàng)新精神。檔案管理知識(shí)精通，開發(fā)利用能力強(qiáng)。為社會(huì)、為民做實(shí)事、做貢獻(xiàn)的思想境界，檔案不僅是保管好，更重要的是將檔案相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化為知識(shí)，為組織人事工作服務(wù)。掌握本學(xué)科最新研究成果，具有現(xiàn)代化電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用能力。

（五）工作方式和手段創(chuàng)新。隨著市場經(jīng)濟(jì)體 制的不斷改革，為加快干部檔案信息化建設(shè)步伐，在管理 機(jī)制和管理模式上不斷創(chuàng)新，需要我們檔案工作者，深入調(diào)查研究 ，從傳統(tǒng)的檔案管理模式封閉的思想觀念中轉(zhuǎn)向開發(fā)利用檔案信息資源，用好檔案管理系統(tǒng)和信息管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，開發(fā)利用檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，切實(shí)在改革創(chuàng)新中提升社會(huì)效益。

二、人事檔案在利用、開發(fā)上的創(chuàng)新

（一）利用現(xiàn)代化管理手段，發(fā)揮人事檔案的歷史作用。干部人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn) 不斷運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)，開拓創(chuàng)新開發(fā)新手段，加大投入，對(duì)干部人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)。開發(fā)研制部人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng).檔案部門要充分發(fā)揮檔案的歷史效能，堅(jiān)持以人事檔案為基準(zhǔn)，以歷史材料為依據(jù)對(duì)照政策，認(rèn)真核對(duì)，及時(shí)準(zhǔn)確地為相關(guān)職能部門提供有價(jià)值的信息，為正確解決問題提供第一手資料。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)。高校干部人事檔案管理也是一項(xiàng)服務(wù)性工作，檔案管理人員的職責(zé)是收集好、管理好人事檔案，在此基礎(chǔ)上提供檔案給利用者，為學(xué)校的教學(xué)、科研服務(wù)．檔案工作人員是檔案事業(yè)賴以生存和發(fā)展的首要條件，檔案管理人員素質(zhì)的高低也是影響干部檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)的因素之一．管檔人員必須要有過硬的政治素質(zhì)，良好的職業(yè)道德，較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，還要樹立為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)的意識(shí)。

（三）人事檔案信息資源的開發(fā)利用是人才信息資源基礎(chǔ)工作，發(fā)揮干部檔案在選用干部上的基本作用。其目的為檔案利用創(chuàng)造有利條件，以促進(jìn)檔案價(jià)值由靜態(tài)服務(wù)轉(zhuǎn)為動(dòng)態(tài)服務(wù)，用改革創(chuàng)新的思路和措施推進(jìn)工作，既注重加強(qiáng)基礎(chǔ)性工作，重抓創(chuàng)新性工作，運(yùn)用科學(xué)發(fā)展觀分析新問題 ，認(rèn)識(shí)新事物，研究新情況，開展新實(shí)踐，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，改造傳統(tǒng)的檔案管理方式和傳統(tǒng)的服務(wù)項(xiàng)目，提高干部人事檔案工作的質(zhì)量和效率，利用掌握的價(jià)值擴(kuò)充規(guī)律，探索人事檔案服務(wù)的方向、方式 、方法，推出更加科學(xué)、規(guī)范、易行的新服務(wù)項(xiàng)目。干部檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個(gè)重要依據(jù)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)維護(hù)更改干部信息，保證信息的真實(shí)可靠并主動(dòng)提供所需要的依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握干部隊(duì)伍的整體狀況提供第一手可靠的資料，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。有條件的還應(yīng)主動(dòng)向有關(guān)部門推薦優(yōu)秀人才，把資料庫變成人才信息庫，把沉寂的“死”檔案變成有價(jià)值的“活”檔案。

（四）構(gòu)建人事信息溝通平臺(tái) ：由于人事檔案涉及的方面比較多， 并且對(duì)于組織和個(gè)人而言均具有較重要的意義，這就要求組織在進(jìn)行人事檔案管理的過程中，需要擁有良好的人事信息溝通平臺(tái)， 通過人事信息溝通平臺(tái)的構(gòu)建， 及時(shí)獲取和發(fā)布相關(guān)的人事信息， 以確保人事檔案管理工作的有效性、 及時(shí)性、 準(zhǔn)確性。

（五）運(yùn)用科學(xué)手段，是做好高校人事檔案利用工作的必要條件人事檔案是人才信息資料庫" 利用現(xiàn)代化的科學(xué)手段" 可有利于充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢" 取得最佳利用價(jià)值" 同時(shí)也為高校人事檔案信息資源利用和服務(wù)開辟了廣闊的空間和美好的未來! 因此"要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源和信息高速公路的優(yōu)勢，使人事檔案的管理由實(shí)體管理向信息管理"由手工管理向計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變"促進(jìn)人事檔案利用工作再上新臺(tái)階"為高校的建設(shè)和發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)!

三、人事檔案管理目的是提供、利用服務(wù)

（一）發(fā)揮人事檔案的歷史作用。檔案部門要充分發(fā)揮檔案的歷史效能，堅(jiān)持以檔案為基準(zhǔn)，以歷史材料為依據(jù)，對(duì)照政策，認(rèn)真核對(duì)，及時(shí)準(zhǔn)確地為相關(guān)職能部門提供有價(jià)值的信息，為正確解決問題提供第一手資料。

（二）發(fā)揮人事檔案在選用干部上的基本作用。人事檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個(gè)重要依據(jù)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)維護(hù)更改干部信息，保證信息的真實(shí)可靠，并主動(dòng)提供所需要的依據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)全面掌握干部隊(duì)伍的整體狀況提供第一手可靠的資料，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。有條件的還應(yīng)主動(dòng)向有關(guān)部門推薦優(yōu)秀人才．把資料庫變成人才信息庫，把沉寂的“死”檔案變成有價(jià)值的“活”檔案。

（三）發(fā)揮人事檔案在管理工作上的作用。在日常工作中，人事檔案的服務(wù)功能還體現(xiàn)在能為個(gè)人提供歷史憑證，為干部出具歷次任職憑證、工資變動(dòng)憑證、社會(huì)關(guān)系憑證、黨團(tuán)關(guān)系憑證、業(yè)務(wù)職稱憑證、學(xué)歷層次憑證等，為晉升職稱、解決老干部待遇、機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)改革等提供有價(jià)值的服務(wù)。

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