公路工程檔案管理若干問題的控討

呂惠珍

摘要：由于公路建設(shè)工程檔案管理的重要性，文章對公路工程檔案管理中存在的問題進(jìn)行了探討，并且從管理制度、信息化管理等方面提出了加強檔案管理的若干措施。

關(guān)鍵詞：公路工程；建設(shè)項目；檔案管理

公路工程檔案，是指從建設(shè)項目的立項、審批、勘察設(shè)計、施工、到竣工使用的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件資料。這些工程檔案資料, 對工程質(zhì)量的監(jiān)督及今后的道路規(guī)劃、養(yǎng)護及改建、擴建具有重要的意義[1]。公路工程檔案，是真實記錄公路建設(shè)發(fā)展過程的第一手資料，它即維護著公路歷史發(fā)展歷程的真實性，又對公路的規(guī)劃建設(shè)，對工程質(zhì)量起著重要的指導(dǎo) 、監(jiān)督、保證作用，而且還是今后道路規(guī)劃、維修及改建、擴建等不可缺少的科學(xué)依據(jù)。因此，如何健全和完善公路建設(shè)項目的工程檔案管理工作，是擺在我們公路檔案管理人員面前的重要課題。

根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)改委聯(lián)合發(fā)布的5重大建設(shè)項目檔案驗收辦法6規(guī)定：項目檔案是工程竣工驗收的重要組成部分, 未經(jīng)項目檔案驗收或驗收不合格的建設(shè)項目, 不得進(jìn)行或通過整個建設(shè)項目的竣工驗收。由此可以說, 公路工程檔案管理對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權(quán), 充分體現(xiàn)了項目檔案在建設(shè)項目竣工驗收中的重要性。此外, 公路工程檔案對建設(shè)項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建有著十分重要的作用, 工程檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目發(fā)揮最大效益。因此, 做好公路工程檔案管理工作對公路檔案管理人員來說是十分必要的。

一、公路工程檔案管理過程中存在的問題

公路基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，公路等級的不斷提高，公路建設(shè)項目的跨越式發(fā)展，對公路建設(shè)項目的檔案管理工作也提出了相適應(yīng)的要求。一般而言，公路工程建設(shè)的完成耗時長，公路建設(shè)的每個階段 都有各自的檔案，致使公路工程檔案管理呈現(xiàn)復(fù)雜性、多樣性和成套性的特點。并且，由于可研、立項、招標(biāo)、工期和管理等方面原因，工程檔案的收集、整理與歸檔工作總被拖曳滯后，最終有可能導(dǎo)致公路工程建設(shè)資料的不完備。目前嘗存在如下亟待解決的問題：

1、公路工程檔案沒有設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，或?qū)⒐こ虣n案由技術(shù)管理部門代管，大多是普通辦公室，沒有防盜門窗，沒有報警防火措施，防蟲、防腐、消毒等設(shè)施沒有配備，對檔案安全造成威脅。

2、公路工程檔案信息意淡薄，有些單位仍處于封閉的工作狀態(tài)，習(xí)慣于只管檔案，人求我供，不求不供的被動工作狀態(tài)，即所謂的你來借、我來拿，坐門等客、看攤守堆[2],沒有形成檔案信息資源共享的理念。

3、公路工程檔案的收集整理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，建立統(tǒng)一的檔案整理標(biāo)準(zhǔn)是各公路部門首先要做的。比如以《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》為參考的單位，使其檔案收集整理不斷規(guī)范，盡可能使檔案的查閱、管理和驗收達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

4、檔案工作落實不到位，如有些單位的檔案管理，只注重了形式，為了應(yīng)付上級部門的檢查，使檔案工作不能落實到實處。一是，檔案機構(gòu)設(shè)置及人事安排不到位。二是，相關(guān)的規(guī)章制度不健全，崗位設(shè)置不嚴(yán)密、檔案管理方法和操作流程不規(guī)范

5、公路工程檔案收錄的內(nèi)容包含許多工程專業(yè)知識，比如施工圖紙、技術(shù)系數(shù)。這就要求檔案管理員不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識技能，還要能夠理解公路工程的專業(yè)術(shù)語并能將相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行基本分析。目前，缺乏能夠滿足兼?zhèn)涔方ㄔO(shè)與檔案管理兩個層面專業(yè)知識技能的復(fù)合型人才。

6、具體操作上還存在規(guī)范化的問題，對項目文件字跡、圖樣，各種表格、簽字手續(xù)等還仍隨意性很大，有用圓珠筆、鉛筆簽字的現(xiàn)象，不能不引起足夠的重視。

7、所有現(xiàn)場指令、監(jiān)理工程師通知、工程完成進(jìn)度月報表、整改和反饋，內(nèi)容的詳實和完整，都是不可忽視的問題。

二、解決公路工程檔案管理問題的方法

（一）增強管理意識，規(guī)范檔案管理

1、從源頭上抓起，首先要提高單位領(lǐng)導(dǎo)的工程檔案管理意識，領(lǐng)導(dǎo)主抓，員工盡力。工程檔案人員要在工程檔案的數(shù)據(jù)化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面探索新的應(yīng)用模式, 早日使工程檔案實現(xiàn)文檔一體化,充分體現(xiàn)出專業(yè)水準(zhǔn)和與時俱進(jìn)的創(chuàng)新精神, 為查閱者提供方便、快捷的服務(wù)[3]，單位工程檔案管理，應(yīng)按單位實際建立硬件設(shè)施和合適的薪酬獎罰制度，從源頭方向形成有效約束體制，加大檔案管理各環(huán)節(jié)的指導(dǎo)和監(jiān)管力度。

2、強化檔案人員的工作意識，努力做到以積極認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度工作，提高檔案工作的整體質(zhì)量和效率。檔案人員要加強自身的業(yè)務(wù)能力，應(yīng)積極地參加檔案管理、工程技術(shù)等業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面掌握檔案管理和工程技能知識，確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案人員也要加強與一線施工的工程技術(shù)人員的聯(lián)系，積極提供有效服務(wù)，從而通力合作，共同做好工程的檔案工作。

3、檔案管理部門，應(yīng)經(jīng)常性深入基層，監(jiān)督檢查指導(dǎo)。檔案管理部門應(yīng)經(jīng)常性地組織人員深入到建設(shè)單位和施工工地進(jìn)行監(jiān)督檢查指導(dǎo)服務(wù)，把監(jiān)督檢查指導(dǎo)工作貫穿于建設(shè)工程的全過程，及時糾正檔案資料收集不齊全，書寫材料不規(guī)范等現(xiàn)象的發(fā)生，把好檔案管理質(zhì)量關(guān)，才能有效的提高建檔歸檔質(zhì)量。

（二）從單位實際出發(fā)，健全工程檔案管理制度

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其《檔案法實施辦法》、《國家重點建設(shè)項目檔案驗收規(guī)范》、《公路工程竣工文件材料立卷歸管理辦法》，公路主管部門應(yīng)結(jié)合單位實際，制定出本單位公路工程檔案的管理辦法，使檔案管理人員能切實保證工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)以及安全保管和有效利用，更好的為公路工程建設(shè)項目服。務(wù)必確保檔案工作可納入公路工程計劃和崗位責(zé)任制中；并且實現(xiàn)檔案工作與公路工程建設(shè)進(jìn)度同步，與公路工程工作檢查同步，與公路工程竣工驗收同步。建立一個切實可行的公路工程建設(shè)項目檔案工作監(jiān)督體系。

（三）推進(jìn)工程檔信息化管理，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能

傳統(tǒng)的工程檔案管理是基于人工的管理過程, 管理效率低下, 檔案檢索、查找和利用十分不便。在編制竣工檔案過程中需投入大量的人力、物力, 編制周期長、出錯率高, 編制完成的工程檔案基本上只有紙文檔, 無法提供作為信息化基礎(chǔ)的電子文檔資料, 很多的資料、檔案都成了死資料，以使調(diào)閱受限。因此，推進(jìn)工程檔案信息化管理，是時代發(fā)展的需要。檔案信息資源開發(fā)利用必須以一定的信息資源為基礎(chǔ)，因此，在檔案信息資源的開發(fā)利用中，必須堅持資源建設(shè)與開發(fā)利用并重的原則，通過檔案信息資源建設(shè)保障可持續(xù)性地開發(fā)利用[5]。工程檔案人員要在工程檔案的數(shù)據(jù)化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面探索新的應(yīng)用模式, 早日使工程檔案實現(xiàn)文檔一體化, 為查閱者提供方便、快捷的服務(wù)。

（四）確保工程檔案的完整性，重視檔案信息資源的開發(fā)利用

檔案信息資源的開發(fā)利用必須以一定的信息資源為基礎(chǔ)，因此，在檔案信息資源的開發(fā)利用中，必須堅持資源建設(shè)與開發(fā)利用并重原則，通過檔案信息資源建設(shè)保障可持續(xù)地開發(fā)利用[4]。目前，我國的檔案信息資源開發(fā)利用仍處于起步階段，嘗未形成科學(xué)成熟的體系，檔案信息資源的開發(fā)利用工作成為一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在管理過程中, 工程檔案頻繁傳遞和變更, 容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化, 因此，工程檔案管理人員要及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄,才可能有效地了解檔案的來龍去脈, 防止其丟失、損毀、失效, 確保檔案的完整性和有效性, 確保各部門獲取及時、有效的檔案資料或信息。

此外，工程檔案的開發(fā)利用，是工程檔案管的最終目的。要做好檔案利用工作，發(fā)揮檔案的利用效果，就需要編制好檢索工具，完整、簡便的檔案檢索工具是檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)。具體做好如下工作：

1、突出服務(wù)性，注重工程檔案實用效果。工程檔案可以適當(dāng)開放，通過科技咨詢、信息交流和科技推廣等業(yè)務(wù)，才能發(fā)揮工程檔案的實用效果。充分發(fā)揮工程檔案在工程建設(shè)、生產(chǎn)( 使用) 管理、工程維修和改建擴建中的作用。

2、加強工程檔案的編研，不斷探索與創(chuàng)新。圍繞工程項目，重點攻關(guān)課題, 對工程檔案中原始資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行歸納、綜合、計算、分析、篩選及加工, 把零散的信息變成系統(tǒng)的、實用的編研成果, 努力提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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