淺談如何成功實施人力資源外包

[摘要]人力資源職能外包絕不是簡單的“包出去”工作，如果沒有深入研究企業(yè)及員工的情況，缺乏與外包商的談判協(xié)商，忽視外包過程的監(jiān)控和評價，人力資源外包就不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。成功實施人力資源外包，需要企業(yè)仔細(xì)分析備選的外包方案，清楚哪些職能可以外包，哪些不能，需要正確制定外包計劃并按照步驟實施，這樣能幫助企業(yè)降低成本，并獲得更高的人力資源服務(wù)。

[關(guān)鍵詞]人力資源外包人力資源職能對策研究

人力資源管理部門要從低層次的、重復(fù)性、事務(wù)性的工作中解脫出來，開展與企業(yè)戰(zhàn)略相關(guān)的人力資源管理核心業(yè)務(wù)，真正實現(xiàn)其職能。這就使得人力資源管理外包成為可能。

一、人力資源外包的概念及其具體內(nèi)容

（1）人力資源外包的概念

外包直譯為“外部資源”，是指組織將其特定的工作職能轉(zhuǎn)包給組織外部優(yōu)秀的專業(yè)化資源來完成的一種管理模式。

人力資源外包是指企業(yè)根據(jù)需要將人力資源管理中非核心部分的工作或全部工作外包出去，交給專業(yè)化的機構(gòu)或組織進行管理。人力資源外包不是簡單的代加工性質(zhì)的外包，它是指策略地整合利用組織外部的專業(yè)化資源，更經(jīng)濟有效地解決組織內(nèi)部人力資源管理中所涉及的工作，使組織充分發(fā)揮自身核心競爭力，實現(xiàn)效率最大化。

（2）人力資源外包的具體內(nèi)容

企業(yè)需要根據(jù)自身的發(fā)展戰(zhàn)略和實踐需要確定外包內(nèi)容。不同的企業(yè)選擇的人力資源職能外包的內(nèi)容不同。為保證人力資源外包工作的順利進行，企業(yè)需要對外包內(nèi)容進行嚴(yán)格界定并進行監(jiān)控。人力資源職能外包主要包含以下內(nèi)容：常規(guī)人員配置、臨時人員和高級管理人員的招聘、員工租賃、企業(yè)的人員重置、培訓(xùn)外包、雇員援助計劃（EAP）以及國際外派人員服務(wù)。此外人力資源外包的內(nèi)容還包括繼任計劃和組織發(fā)展、福利、高級管理人員薪酬、工資發(fā)薪資方案設(shè)計等。

二、人力資源外包的優(yōu)勢及存在的風(fēng)險

隨著企業(yè)對人力資源管理工作認(rèn)識的不斷加深，以及人力資源管理的迅速發(fā)展，“人力資源外包”這一當(dāng)前國際流行的思潮已逐漸被越來越多的企業(yè)所接受。采用人力資源外包可以通過合理的運用外部資源，促使企業(yè)對內(nèi)部資源進行最合理、最有效的配置，從而發(fā)揮企業(yè)外部資源和內(nèi)部資源的協(xié)同作用，建立企業(yè)競爭優(yōu)勢。

（1）人力資源外包的優(yōu)勢

不論是對新成立的公司和處于高速發(fā)展階段的公司還是對大中型的成熟企業(yè)，人力資源外包都有其自身獨特的優(yōu)勢：

1.能夠使人力資源部門更加專注于其核心能力，而不必花時間在可以外包的重復(fù)性的日常事務(wù)中，從而提升人力資源管理的質(zhì)量和核心競爭力；

2.通過將工作交給更加有效的專業(yè)化機構(gòu)或組織來完成，可以減少成本，舒緩資金壓力。例如，很多企業(yè)不愿意購買昂貴的計算機技術(shù)和軟件來管理其福利計劃，就可以將外包作為替代大量技術(shù)投資的積極方案；

3.通過外包可以獲得一流的技術(shù)和人才而不必?fù)碛兴?，從而避免了人事方面棘手問題的發(fā)生以及因大量投資于人才帶來的不確定風(fēng)險。例如減少了在薪資發(fā)放、福利管理以及工作人員補償?shù)认嚓P(guān)法律方面的負(fù)擔(dān)；

4.人力資源外包促使社會分工進一步細(xì)化，有利于提高社會整體運作效率。

（2）人力資源外包的風(fēng)險

當(dāng)然人力資源外包不是萬能的，它也有其潛在的風(fēng)險：

1.由于人力資源外包使得部分或全部工作流失到外部，這對于員工而言是一種變革，如果員工不了解這種變革，會認(rèn)為這將影響到他們的職位，那么員工會進行抵制，從而給管理的正常運轉(zhuǎn)帶來不確定風(fēng)險；

2.人力資源外包可能導(dǎo)致企業(yè)的核心機密外泄。在合作過程中，企業(yè)需要與承包商進行溝通，可能會透漏企業(yè)的相關(guān)信息，例如企業(yè)文化建設(shè)、產(chǎn)品技術(shù)創(chuàng)新、競爭對手的情況、市場需求及發(fā)展趨勢等等；

3.人力資源外包不一定能提供更高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)。由于承包商的水平良莠不齊，加上市場信息的不對稱性等，企業(yè)選擇人力資源外包不一定能獲得成功，很有可能是花費了資金卻沒有達(dá)到期望值。

三、典型案例分析：聯(lián)想招聘中華人才網(wǎng)“代庖”

中國聯(lián)想集團計劃招聘2004年度應(yīng)屆畢業(yè)生2200名，主要缺口是下屬各分公司。即使對于聯(lián)想這樣的大公司來說，2000多人的招聘任務(wù)也是一項異常艱巨的任務(wù)。由于人數(shù)龐大和以往工作繁重的教訓(xùn)，聯(lián)想決定采用外包的形式來完成此次招聘。其過程如下：

（1）選擇外包的人力資源職能

聯(lián)想人力資源部門在經(jīng)過慎重分析后決定將信息發(fā)布、宣講和推廣、簡歷接收、第一輪篩選等費時費力的非核心環(huán)節(jié)外包給第三方機構(gòu)來做。

（2）外包商的選擇

對于外包商的選擇，聯(lián)想采取了招標(biāo)的方式。經(jīng)過10月份的招標(biāo)之后，中華英才網(wǎng)被確定為此次招聘的外包單位。

（3）外包的實施

按照雙方認(rèn)可的流程，1月份，聯(lián)想校園招聘工作正式啟動，除了在相關(guān)網(wǎng)站進行招聘信息發(fā)布外，在一些目標(biāo)大學(xué)，例如吉林大學(xué)、北郵、成都科大等，都舉行了大規(guī)模的巡講活動，而巡講的組織、宣傳和協(xié)調(diào)工作，都由中華英才網(wǎng)來完成，聯(lián)想公司只需派出主講員即可。之后是最為瑣碎的簡歷接受和篩選。通過第一輪的篩選，一個星期后，一萬份簡歷按地域送到了真正的用人單位—聯(lián)想人力資源部和各地分公司的人力資源部手上，這些部門將按照其用人標(biāo)準(zhǔn)，進行第二輪的選撥，安排筆試和面試工作，從這個階段開始，直至最后的招聘合同的確定，新員工的培訓(xùn)等一系列真正涉及核心的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，決策的重心開始轉(zhuǎn)移公司方。但外包的故事沒有就此結(jié)束，據(jù)中華人才網(wǎng)校園招聘事業(yè)部經(jīng)理劉芳介紹，中華人才網(wǎng)亦提供跟蹤服務(wù)，如新人走上工作崗位后的半年或一年內(nèi)，進行回訪，對招聘工作進行總結(jié)和修正。自此，招聘外包才真正宣告結(jié)束。

聯(lián)想的外包工作成功了，但并不是每個外包決策都能達(dá)到期望的效果。如何選擇外包方案？什么能外包，什么不能外包？如何正確實施外包？這些問題對于不斷發(fā)展的中國企業(yè)來說，是亟待解決的。

四、企業(yè)成功實施人力資源外包的對策研究

聯(lián)想的外包是比較成功的，但是我們應(yīng)該看到還有一些企業(yè)在發(fā)展過程中常會被各種人事問題所困擾，大量繁雜的操作程序使他們疲于應(yīng)付甚至不知從何做起。對于這些問題，找一家可靠的專業(yè)化機構(gòu)進行“人力資源外包”就能迎刃而解。

（1）人力資源外包的選擇方案

對于企業(yè)而言，在尋求有關(guān)外包問題的答案時，會有很多選擇。企業(yè)可以結(jié)合自身的實際情況以及打算外包的人力資源工作去進行選擇，一般來說有幾下幾種外包選擇。

1.全面人力資源職能外包。對于規(guī)模較小的企業(yè)，全面人力資源外包比較適合。

2.部分人力資源外包。企業(yè)可以選擇保留一些人力資源職能并將其他職能外包出去的做法，或許會使成本效益更佳。

3.人力資源工作人員外包。有些企業(yè)保留了所有的人力資源職能，但要求外包商提供維持企業(yè)內(nèi)部人力資源職能正常運作的人員，這實際上是一種雇員租賃的方法。

（2）適合外包的人力資源職能

對于企業(yè)來說并不是所有的人力資源職能都可以進行外包，有些人力資源職能如果外包的話，會對企業(yè)的長期穩(wěn)定和發(fā)展造成不良影響。

可以有效外包的人力資源職能有：溝通、薪酬管理、人力資源信息系統(tǒng)、國際/外派人員的管理、組織發(fā)展、規(guī)章約束、安全和風(fēng)險管理以及培訓(xùn)等。

適合在企業(yè)內(nèi)部進行的人力資源職能有員工關(guān)系、人事管理以及人力資源規(guī)劃等。

（3）人力資源外包成功的12個步驟

企業(yè)需要充分權(quán)衡利益與風(fēng)險，考慮外包過程中的各種問題。另外，在思考其業(yè)務(wù)活動中的變化時，要注重程序和時機選擇。成功進行外包項目有12個步驟。

1.確立組織目標(biāo)并達(dá)成一致意見

了解企業(yè)目前和未來預(yù)期的需求，內(nèi)部人員能力的基礎(chǔ)上，可以確定哪些人力資源職能適合外包，從而可以做出明智的決策。

2.進行成本/效益分析

隨著外包活動的經(jīng)驗積累，企業(yè)將快速確定某項具體的人力資源活動的成本/效益分析中包括的因素。并且能準(zhǔn)確判斷外包活動的費用及成本水平是否值得、是否適合。

3.進行研究與規(guī)劃

企業(yè)需要仔細(xì)研究決定外包的每個人力資源職能領(lǐng)域，主要包括：企業(yè)內(nèi)部能力、外包上的可獲得性以及成本/效益分析。

4.確定時間表

接下來企業(yè)可以開始確定外包計劃各階段的時間表，建立要遵循的時間路線，時間表可以隨企業(yè)的計劃改變而修改。

5.選擇最佳的外包商

企業(yè)可以優(yōu)先考慮熟悉的或者曾經(jīng)成功合作過的外包商，如果從未使用過外包業(yè)務(wù)，可以咨詢一下正在做人力資源職能外包業(yè)務(wù)的專業(yè)人員，這樣有利于確立選擇最佳外包商的標(biāo)準(zhǔn)。

6.起草項目計劃書（RFP）并與外包商洽談

寫好RFP的關(guān)鍵要素是企業(yè)要確定詢問的最重要問題，以便獲得有效的信息，對每個外包商的經(jīng)驗、可信度及其以往的成就作出充分判斷，這樣有利于了解哪個外包商更適合承擔(dān)企業(yè)的外包業(yè)務(wù)。

7.挑選最適合本企業(yè)的外包商

企業(yè)收到所有聯(lián)系的外包商對RFP的回復(fù)后，就可以開始挑選剔除，并將注意力集中到最符合本企業(yè)要求的兩到三家外包商身上。可以先做一份用于外包商分析的電子數(shù)據(jù)表，這份數(shù)據(jù)包括本次外包業(yè)務(wù)成功關(guān)鍵的各種項目。

8.協(xié)商簽訂一份完善的合同

合同的重要內(nèi)容之一是費用構(gòu)成。要清楚隱含的費用，大多數(shù)外包商的合同都包含隱含成本，方法是找出可能導(dǎo)致成本變化的因素。

9.與人力資源職能人員以及全體公司員工進行溝通

溝通是外包業(yè)務(wù)取得成功的至關(guān)重要的因素。要從戰(zhàn)略角度討論和評價外包決定將會對企業(yè)全體員工產(chǎn)生的影響。

五、結(jié)論

企業(yè)的競爭歸根到底就是人才的競爭，人力資源是使企業(yè)獲得持續(xù)競爭力的潛在的核心資源。因此，人力資源管理成為現(xiàn)代企業(yè)管理的核心內(nèi)容，人力資源管理在企業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。人力資源管理外包這一新的管理理念和經(jīng)營方式已成為二十一世紀(jì)人力資源管理新的發(fā)展趨勢。成功實施人力資源外包，需要企業(yè)仔細(xì)分析備選的外包方案，清楚哪些職能可以外包，哪些不能，需要正確制定外包計劃并按照步驟實施，這樣能幫助企業(yè)降低成本，并獲得更高的人力資源服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]瑪麗·F·庫克.吳雯芳譯.人力資源外包策略.北京：中國人民大學(xué)出版社，2003.

[2]李富蘭.人力資源管理外包理論與應(yīng)用的研究.博士學(xué)位論文.天津：天津大學(xué)，2007：21.

[3]田新華.企業(yè)人力資源管理外包研究.博士學(xué)位論文.福建：廈門大學(xué)，2009：121-123.

作者簡介：馬麗（1986—），女，陜西寶雞人，廣西師范大學(xué)經(jīng)濟管理學(xué)院企業(yè)管理專業(yè)2010級碩士研究生，研究方向：人力資源管理。