“三化”理念下的高校學(xué)生檔案過程管理

【摘 要】高校學(xué)生檔案管理是畢業(yè)生就業(yè)工作重要的組成部分，學(xué)生檔案材料的歸檔工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益。在嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)下，各用人單位對(duì)學(xué)生檔案完備性要求越來越高。高校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證，對(duì)學(xué)生的就業(yè)有著重要的作用。因此，學(xué)生檔案管理工作是高校的重要基礎(chǔ)工作之一。本人以所分管面上工作——宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理為著手點(diǎn)，從四個(gè)角度對(duì)學(xué)生檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行闡述。首先，提出了高校學(xué)生檔案的創(chuàng)新思路，強(qiáng)調(diào)檔案的階段性過程管理。其次，闡述了高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的舉措，注重將基礎(chǔ)的工作規(guī)范化、精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化。再次，真實(shí)記錄了檔案管理創(chuàng)新實(shí)際的效果。最后，從四個(gè)層面來看檔案創(chuàng)新推廣的價(jià)值所在。

【關(guān)鍵詞】“三化”理念；學(xué)生檔案；過程管理

高校學(xué)生檔案是向用人單位全面推薦和介紹畢業(yè)生情況。目前學(xué)生檔案材料包含的內(nèi)容主要有：畢業(yè)生登記表、入團(tuán)入黨材料、體檢表、學(xué)生成績(jī)表、各種獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、綜合測(cè)評(píng)表等。它是以紙張作為檔案的載體，具有實(shí)體性、原始性和唯一性等特點(diǎn)，是一種寶貴的信息資源，有利于用人單位對(duì)學(xué)生進(jìn)行客觀、真實(shí)而全面的了解。檔案是人事檔案部門對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行轉(zhuǎn)正、定級(jí)、職稱評(píng)定、計(jì)算工齡等問題時(shí)的重要依據(jù)。每個(gè)人在職業(yè)生涯中會(huì)遇到職稱評(píng)定、工齡計(jì)算、工作更換等情況，由于近幾年畢業(yè)生工作流動(dòng)性較大，人事檔案部門只能依據(jù)檔案的記載情況進(jìn)行相關(guān)核算，另外，在辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、出國(guó)深造手續(xù)和考研、考公務(wù)員時(shí)，也要用到檔案。

一、高校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新思路

檔案管理看似一個(gè)程式化刻板的工作，其管理卻應(yīng)該是一個(gè)不斷動(dòng)態(tài)更新的過程。本人的創(chuàng)新思路便是將刻板的工作動(dòng)態(tài)化，全過程、分階段的對(duì)檔案進(jìn)行超前的、過程的、追蹤的管理。具體分以下三個(gè)階段：

（一）檔案超前管理階段。以“三化”理念為指導(dǎo)，強(qiáng)化學(xué)生檔案管理基礎(chǔ)性工作。面對(duì)當(dāng)前的就業(yè)形勢(shì)，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學(xué)生就業(yè)中所起的特殊作用，改變過去畢業(yè)生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學(xué)生進(jìn)校起就做好建檔工作，杜絕因臨時(shí)突擊行為，造成錯(cuò)裝、漏裝和檔案轉(zhuǎn)遞不及時(shí)、不準(zhǔn)確的情況發(fā)生。

（二）檔案過程管理階段。強(qiáng)化服務(wù)功能，通過設(shè)計(jì)完善誠(chéng)信檔案、臺(tái)帳、建立檔案借閱登記表、專遞交接表等方式，創(chuàng)新學(xué)生檔案管理模式。

（三）檔案追蹤管理階段。發(fā)揮檔案管理功能，設(shè)計(jì)2010屆、2011屆《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生信息反饋調(diào)查問卷》及《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)反饋調(diào)查問卷》，作調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、分析，構(gòu)建畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)。

二、創(chuàng)新舉措——以宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理為例

（一）提出并運(yùn)用檔案“三化管理”、“超前管理”、“過程管理”、“追蹤管理”理念，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用。學(xué)生檔案管理的“三化”，即規(guī)范化、精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化。規(guī)范化是以統(tǒng)一的辦法和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行管理；精細(xì)化是在規(guī)范化的前提下精益求精和創(chuàng)新，完善檔案管理；動(dòng)態(tài)化是對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行及時(shí)更新，隨時(shí)能夠體現(xiàn)學(xué)生現(xiàn)實(shí)的表現(xiàn)情況。

（二）制定實(shí)施《宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理辦法》、建立《五系學(xué)生檔案管理臺(tái)帳》、建立《學(xué)生檔案借閱登記表》、建立《五系畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表》。具體的做法為：按照宿遷學(xué)院學(xué)生檔案管理的要求，結(jié)合五系一直以來學(xué)生檔案管理的做法，經(jīng)系部例會(huì)討論，制定《宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理辦法》。本辦法共五章，二十五條，從總則、系部檔案管理職責(zé)、歸檔材料、檔案管理要求、學(xué)生檔案查（借）閱五個(gè)大的方面作了規(guī)定。建立學(xué)生檔案柜標(biāo)簽，按年級(jí)、專業(yè)、班級(jí)順序存放學(xué)生檔案，便于識(shí)別及統(tǒng)一管理。從2005級(jí)開始建立全系學(xué)生檔案管理臺(tái)帳。按照檔案袋的目錄內(nèi)容，以班級(jí)為單位學(xué)號(hào)為順序制作全系每一個(gè)班級(jí)的檔案臺(tái)帳。臺(tái)帳最初是在新生入學(xué)時(shí)同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺(tái)帳中顯示備注出來并標(biāo)注分?jǐn)?shù)。建立學(xué)生檔案借閱登記表。因用人單位政審、應(yīng)征入伍等情況需使用時(shí)，在“檔案借閱登記表”上說明理由，并經(jīng)借閱單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)后借出，并按期歸還。建立五系畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞交接表。使檔案保管轉(zhuǎn)遞責(zé)任到人，確保學(xué)生檔案的安全。實(shí)行對(duì)學(xué)生檔案的動(dòng)態(tài)管理。臺(tái)帳及檔案的更新通常在在每次評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)以后、學(xué)生受處分后、以及畢業(yè)班畢業(yè)前幾個(gè)時(shí)段。

（三）設(shè)計(jì)《五系學(xué)生誠(chéng)信檔案》，并動(dòng)態(tài)記錄，最終歸檔。誠(chéng)信檔案包含學(xué)生親筆簽名的誠(chéng)信承諾書，個(gè)人基本情況（專業(yè)班級(jí)、政治面貌、貧困生認(rèn)定信息、助學(xué)貸款信息等），誠(chéng)信記錄（四學(xué)年的學(xué)風(fēng)考風(fēng)情況、拖欠費(fèi)用情況、償還貸款情況、日常行為情況、其他表現(xiàn)情況及誠(chéng)信情況總記錄）。

（四）設(shè)計(jì)2010屆、2011屆《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生信息反饋調(diào)查問卷》及《宿遷學(xué)院五系畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)反饋調(diào)查問卷》，并作調(diào)查、統(tǒng)計(jì)、分析，給系部學(xué)生檔案管理、教學(xué)及就業(yè)指導(dǎo)工作作參考，為進(jìn)一步完善各項(xiàng)工作提供依據(jù)。

三、創(chuàng)新效果—以宿遷學(xué)院五系學(xué)生檔案管理為例

（一）自系部檔案考核以來，五系學(xué)生檔案2008屆—2011屆畢業(yè)生檔案考核出錯(cuò)率為0。

（二）五系在2008—2009學(xué)年、2009—2010學(xué)年獲學(xué)生檔案管理?xiàng)l塊工作先進(jìn)。

（三）目前，已完整保存五系2005級(jí)—2008級(jí)四屆全體畢業(yè)生檔案臺(tái)帳，正更新完善2009級(jí)—2012級(jí)四屆在校學(xué)生檔案臺(tái)帳。建立2010屆、2011屆畢業(yè)生信息反饋電子檔案系統(tǒng)。

（四）根據(jù)本人幾年學(xué)生檔案管理工作實(shí)際，2012年5月發(fā)表論文《淺談高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新》。

四、高校學(xué)生檔案過程管理的推廣價(jià)值

對(duì)學(xué)生而言，高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)活動(dòng)中的真實(shí)歷史記錄，它真實(shí)而具體地體現(xiàn)學(xué)生在校期間的品德作風(fēng)、學(xué)識(shí)水平、綜合能力及健康狀況等，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各級(jí)組織選拔、任用、考核的主要依據(jù)。本著真實(shí)、誠(chéng)信為本的建檔原則，以方便就業(yè)、服務(wù)用戶為導(dǎo)向，加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理，零出錯(cuò)率保證了檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性，給學(xué)生人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益提供了保障。在現(xiàn)今嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)下給學(xué)生順利就業(yè)提供一些便利。充分發(fā)揮了學(xué)生檔案在就業(yè)服務(wù)中的作用。

對(duì)就業(yè)市場(chǎng)而言，動(dòng)態(tài)化管理保證了學(xué)生檔案的及時(shí)更新，體現(xiàn)學(xué)生入學(xué)以來的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)情況，為用人單位政審、了解情況及畢業(yè)生檔案的完備轉(zhuǎn)遞提供保障。根據(jù)《畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)反饋調(diào)查問卷》反饋，適時(shí)的加入單位共需了解的誠(chéng)信檔案等信息，使檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，符合當(dāng)今用人單位的需求。

對(duì)輔導(dǎo)員而言，《學(xué)生檔案管理辦法》的制定實(shí)施，使檔案管理規(guī)范，有章可循。在基礎(chǔ)工作做好后，檔案常規(guī)管理會(huì)輕松、有條理。專門檔案室及檔案柜的設(shè)置，使學(xué)生檔案存放安全可靠。檔案借閱登記制度的建立，使檔案管理安全規(guī)范、以學(xué)生為本。臺(tái)帳的建立，能夠?qū)θ祵W(xué)生的檔案信息一目了然，可以準(zhǔn)確迅速的查詢?nèi)得總€(gè)專業(yè)、每個(gè)班級(jí)、每位學(xué)生的檔案信息，無需翻閱檔案袋就可以了解每一位學(xué)生目前檔案袋內(nèi)容的完備程度。便于統(tǒng)一管理、查找、調(diào)閱等，這種優(yōu)勢(shì)在畢業(yè)班學(xué)生政審時(shí)體現(xiàn)的尤為明顯。即使在學(xué)生畢業(yè)后，也可以作為檔案查詢的依據(jù)，是一份極有意義的存檔。

對(duì)學(xué)院、系部而言，完備的畢業(yè)生檔案在就業(yè)市場(chǎng)可以提升學(xué)院的形象，反應(yīng)學(xué)院扎實(shí)的基礎(chǔ)性工作。畢業(yè)生信息反饋檔案系統(tǒng)的構(gòu)建，及時(shí)反饋畢業(yè)生信息，根據(jù)所反饋的畢業(yè)生工作后的知識(shí)結(jié)構(gòu)、思想道德、專業(yè)技能、心理素質(zhì)等的具體信息。了解用人單位對(duì)人才的標(biāo)準(zhǔn)和需求，及時(shí)調(diào)整招生計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和手段，主動(dòng)適應(yīng)人才市場(chǎng)，培養(yǎng)學(xué)生基本技能和綜合素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖連勤.高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新[J].黑龍江教育，2010（3）.

[2]徐向玲.增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí) 做好高校學(xué)生檔案管理[J].中國(guó)成人教育，2007（3）.

[3]戴典芬.就業(yè)視角下的高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新研究[J].金陵科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（9）.

作者簡(jiǎn)介：陳丹（1985—），女，江蘇鎮(zhèn)江人，宿遷學(xué)院助教，主要從事高校思想政治教育研究。