如何提高企業(yè)辦公室工作效率

【摘 要】很多企業(yè)的辦公室管理中都存在著人員素質(zhì)有待提高、責任心不強、工作壓力大、分工不明確、積極性不高等問題，嚴重影響到企業(yè)辦公室工作效率，因此，提高企業(yè)辦公室工作效率就顯得尤為重要。本文首先分析了企業(yè)辦公室的職能，其次，從加強企業(yè)辦公室制度建設(shè)；實施網(wǎng)上辦公室工程；嚴格督查考核；創(chuàng)新參謀方式等方面就如何提高企業(yè)辦公室工作效率進行了深入的探討，具有一定的參考價值。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；辦公室；工作效率

一、企業(yè)辦公室的職能

一是在企業(yè)中營造出一種文化環(huán)境。企業(yè)辦公室是企業(yè)文化建設(shè)的主體，應(yīng)該努力為企業(yè)營造出一個健康、和諧的學(xué)習(xí)環(huán)境和工作環(huán)境。二是服務(wù)全體員工，協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)輔助決策。企業(yè)辦公室的主要職責就是為廣大員工和領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，企業(yè)要承擔組織員工活動、接待各種來訪、會議安排、重要文件收發(fā)、物資采購、人事聘任等事務(wù)，同時還要當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、獻言獻計，提供必要的建議和信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理企業(yè)日常政務(wù)工作和黨務(wù)工作。三是企業(yè)辦公室起到一個綜合協(xié)調(diào)、檢查監(jiān)督、上傳下達的作用，發(fā)揮著聯(lián)絡(luò)內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、承上啟下的中心樞紐職能。

二、如何提高企業(yè)辦公室工作效率

（1）加強企業(yè)辦公室制度建設(shè)。一是抓好制度建設(shè)，對現(xiàn)有制度進行全面修訂，使制度更加合理、科學(xué)、規(guī)范，以適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。二是抓好調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，當好參謀助手，把調(diào)研工作作為一個重要任務(wù)來抓。根據(jù)全年的中心工作，制定了調(diào)查研究工作計劃。三是加大督查督辦力度。按要求對上級安排的工作及考勤等紀律執(zhí)行情況進行督查督辦，做到每項工作有布置、有檢查、有落實、有考核。四是樹立新觀念，進一步轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，樹立高標準的服務(wù)意識，對外做好橫向協(xié)調(diào)，樹立系統(tǒng)形象，對內(nèi)做好縱向協(xié)調(diào)，將各科室隊的好經(jīng)驗、方法及時推廣普及；二是避免各種文件在我手里延辦；三是避免任何差錯在我手里發(fā)生；四是避免前來辦事的同志在我這里受冷落；五是避免高管局的良好形象在我這里受損。六是嚴格請銷假制度和上班簽到制度。所有企業(yè)辦公室員工不論任何原因需要離開工作崗位的，都必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后方可離崗。上下班實行簽到制，考勤情況作為年終考核、評優(yōu)、晉職晉級的重要依據(jù)，全年累計遲到早退10次以上、曠工3次以上，當年不得參加各類評先活動。（2）實施網(wǎng)上辦公室工程。網(wǎng)上辦公室的啟用，能夠進一步提升企業(yè)辦公室的辦公方式和手段，在提高辦公質(zhì)量和效率的同時，也增強了干部職工的科技意識，推動干部隊伍素質(zhì)進一步提高。網(wǎng)上辦公平臺以內(nèi)部網(wǎng)站為基礎(chǔ)，每個人都有自己的網(wǎng)上辦公室，并設(shè)置口令和密碼，個人可以通過內(nèi)部網(wǎng)站登錄。網(wǎng)上辦公室內(nèi)有日常辦公、審批事項、事務(wù)提醒、系統(tǒng)維護等模塊。通過日常辦公模塊，可以制定工作計劃或總結(jié)、向上級報送資料和報表、接收和處理公文、查閱和發(fā)布通知、接收和發(fā)送郵件、督查督辦等日常事務(wù)；通過審批事項模塊，可以直接從網(wǎng)上申請和批示，既提高了效率，又節(jié)約了費用，審批過程規(guī)范透明；事務(wù)提醒功能可以實時監(jiān)控個人工作進展情況，對于未完成的事項、新發(fā)布的通知、未讀郵件、未處理公文等給予提醒，徹底避免了工作疏漏；通過考勤管理模塊，實現(xiàn)考勤管理網(wǎng)絡(luò)化；網(wǎng)上辦公室內(nèi)還設(shè)置辦公助理，有網(wǎng)絡(luò)會議、內(nèi)部通訊錄、郵政編碼查詢、萬年歷、投票系統(tǒng)等個性化服務(wù)功能；網(wǎng)上辦公室還設(shè)置了檢查考核功能，實時監(jiān)控系統(tǒng)實時監(jiān)督檢測個人工作情況，對不能按時完成工作任務(wù)、沒及時處理有關(guān)事項、工作程序不規(guī)范、不按時考勤等問題，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)會自動進行扣分處理，既客觀又透明。（3）嚴格督查考核。建立、健全督查考核機制，企業(yè)辦公室主任為第一責任人，負責檢查、督促本部門人員嚴格遵守工作紀律，確保各項規(guī)定得到貫徹落實。企業(yè)督查小組將定期不定期對企業(yè)辦公室執(zhí)行工作紀律進行明察暗訪，在督查或群眾舉報中發(fā)現(xiàn)違反工作紀律和擅離職守、貽誤工作的，將按照有關(guān)規(guī)定，追究當事人的責任；對部門負責人明知本部門工作人員發(fā)生違紀的行為不制止、不處理，經(jīng)查屬實的，按照黨風(fēng)廉政建設(shè)責任制及有關(guān)規(guī)定追究領(lǐng)導(dǎo)責任。（4）創(chuàng)新參謀方式。要改變傳統(tǒng)的工作方式，結(jié)合企業(yè)能轉(zhuǎn)型、“四統(tǒng)一”和“四化”建設(shè)目標，培養(yǎng)前瞻眼光、錘煉戰(zhàn)略思維，有針對性地提出富有創(chuàng)意、富有成效的意見和建議，切實做到參到點子上、謀到關(guān)鍵處，力求有更多的成果進入領(lǐng)導(dǎo)視野，轉(zhuǎn)化為領(lǐng)導(dǎo)決策。

參 考 文 獻

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[3]齊文炎，朱輝，閆霞.關(guān)于企業(yè)辦公室工作的創(chuàng)新與思考[J].辦公室業(yè)務(wù).2012（1）：109～113

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