大型水利工程項目檔案管理應(yīng)把好“六關(guān)”

把好“六關(guān)”，抓好大型水利工程全宗檔案管理：

1 強化管理，把好制度建設(shè)關(guān)。一是根據(jù)國家、省、市有關(guān)要求，將重點建設(shè)項目檔案管理工作真正納入規(guī)范化管理軌道，并將重點建設(shè)項目檔案管理列入重點工程的考核、獎勵辦法之中。二是工程項目的各參建和管理單位要建立、健全各項檔案管理制度。規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行；在實踐中認真總結(jié)檔案管理工作，建立和落實崗位責(zé)任制，完善《大型水利工程文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表》等制度。建立內(nèi)部管理參建單位對工程項目檔案管理，年初有計劃，年終有總結(jié)，獎優(yōu)罰劣。

2 廣開渠道，把好檔案收集關(guān)。大型工程項目資料的種類、名目繁多，形式多樣。要制定明確的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。

2.1 協(xié)作左右，建立網(wǎng)絡(luò)。結(jié)合工程管理單位自身的管理體制、組織機構(gòu)的設(shè)置和檔案材料的形成規(guī)律，建立縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系。各部門應(yīng)配備兼職檔案信息員，形成左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，專職檔案管理人員應(yīng)與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強對收集工作的檢查指導(dǎo)，隨時收集與定期收集相結(jié)合。

2.2 主動服務(wù)，盡職盡責(zé)。檔案管理人員應(yīng)主動上門，跟蹤收集，把握資料收集的主動權(quán)，收集反映主要活動和歷史面貌的重要材料。階段工作或年度工作結(jié)束后，專職檔案管理人員應(yīng)主動上門將文件材料收集歸檔，對大量分散的檔案資料進行加工、分析、鑒別、集中歸檔，找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)。

3 把握環(huán)節(jié)，把好檔案質(zhì)量建設(shè)關(guān)。工程項目檔案質(zhì)量是全面反映工程質(zhì)量的重要依據(jù)，是工程驗收的必備條件，是日后維修、改建的重要依據(jù)。

3.1 主動介入。要了解基本建設(shè)每個程序包括的內(nèi)容，提前制定工程檔案的收集范圍和收集要求；掌握工程項目建設(shè)每個階段所形成的文件材料，主動了解工程進展情況，跟蹤現(xiàn)場；對工程檔案工作進行全過程的監(jiān)督指導(dǎo)，從源頭上把好工程質(zhì)量關(guān)；要積極督促配合設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等部門對工程檔案把關(guān)。

3.2 科學(xué)組卷。一個有機聯(lián)系的案卷中，文字材料排列在前，圖樣在后；文字材料按依據(jù)性文件—管理性文件—基礎(chǔ)性文件—設(shè)計文件—施工文件—竣工文件順序排列；組合案卷時，按內(nèi)容、重要程度、時間排列，并適當(dāng)考慮文件材料的數(shù)量和案卷厚度。

3.3 整理立卷。工程項目從提出到項目竣工一般有準備、設(shè)計、施工和竣工驗收階段。在立卷工程中，也基本照這四個階段進行整理立卷，區(qū)別對待。也可按文書檔案、工程檔案、會計檔案、聲像圖片檔案、電子檔案和實物檔案歸類。對施工圖按照“一張施工圖（設(shè)計圖）對應(yīng)一張竣工圖”的原則，并對其分別編號，獨立成卷。圖紙如有變更，應(yīng)標(biāo)注變更依據(jù)和必要的說明，重視圖片、聲像、電子檔案的收集整理。

3.4 梳理查卷。做好“兩查三看”。一查立卷歸檔情況；二查檔案出、入庫是否實行登記制度等。一看是否齊全完整，是否按時歸檔，看實際檔案數(shù)量與目錄是否相符；二看各門類檔案實體是否收集齊全并集中統(tǒng)一管理；三看檔案案卷是否有卷內(nèi)文件目錄，目錄與檔案實體名稱是否一致，是否缺件、缺頁等。

4 認真仔細，嚴把檔案利用關(guān)。檔案管理人員要對不同層次的利用人員規(guī)定不同的審批手續(xù)，確定不同的利用范圍，使利用工作有章可循。做到不失密、不泄密。要經(jīng)常檢查檔案利用制度是否齊全，是否進行檔案利用登記；檔案利用場所是否安裝監(jiān)控設(shè)備；涉密檔案利用是否有批準手續(xù)、登記手續(xù)；已有縮微膠片、復(fù)制件或數(shù)字化檔案是否仍提供原件利用。

5 完善設(shè)施，把好軟硬設(shè)施關(guān)。一是規(guī)范設(shè)立檔案室。二是將檔案管理的相關(guān)制度上墻，整理好的各門類檔案入庫、上架保管。三是購置安裝、標(biāo)準擺放檔案密集架，合理安排檔案庫房結(jié)構(gòu)，做到辦公、利用、庫房“三分開”；配齊檔案柜、防磁柜、空調(diào)等設(shè)備設(shè)施，達到防塵、防光等“十防”要求。四是做好檔案庫房安全工作。

6 嚴格規(guī)范，把好檔案驗收關(guān)。工程項目管理規(guī)定需收集、整理的檔案資料，各單位要毫無保留地收集整理，移交檔案室集中統(tǒng)一管理。凡因檔案資料收集不配合，移交不及時、不完整而發(fā)生的損毀、泄密等問題，要按照法律和有關(guān)規(guī)定，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。檔案工作者要及時介入，積極做好工程項目檔案資料的專項驗收工作，對項目檔案的整理、歸檔工作嚴格把關(guān)，對驗收中發(fā)現(xiàn)的問題要堅持原則，及時提出整改意見，保證重點建設(shè)項目檔案驗收質(zhì)量。

（作者單位：河南省信陽市鲇魚山水庫管理局 來稿日期：2012-06-18）