跨區(qū)域自然科學(xué)重大科考活動檔案管理方法研究

摘 要：跨區(qū)域重大活動涵蓋我國的政治、經(jīng)濟(jì)、宗教、體育、科學(xué)等各個領(lǐng)域，由于各個領(lǐng)域所發(fā)生的活動不同，收集、整理和管理檔案的方法也不相同。研究科學(xué)領(lǐng)域中跨區(qū)域自然科學(xué)重大科考活動檔案管理方法有助于加強(qiáng)今后該領(lǐng)域檔案收集、整理和管理工作。

關(guān)鍵詞：跨區(qū)域；自然科學(xué)；重大科考活動；檔案管理

自然科學(xué)也稱為“資源科學(xué)”，[1]“新中國最早組織的綜合考察始于1951年。為了配合西藏和平解放，中央人民政府向西藏派出了一支包括地質(zhì)、地理、氣象、水利、土壤、植物、農(nóng)業(yè)、牧業(yè)、社會、歷史、語言、文藝及醫(yī)藥衛(wèi)生等專業(yè)在內(nèi)的西藏工作隊(duì)，對西藏自然條件、自然資源及社會人文狀況等進(jìn)行了將近3年的考察研究，揭開了中國綜合考察發(fā)展史的第一頁”。中國科學(xué)院成立之初，竺可楨對自然地理調(diào)查與自然保護(hù)工作非常重視。他一再強(qiáng)調(diào)，綜合考察工作首先是認(rèn)識自然，然后，才有可能利用自然；而這項(xiàng)工作必須將自然界作為一個整體，通過綜合研究才有可能取得科學(xué)的結(jié)果。如今，中國科學(xué)院在自然科學(xué)這一領(lǐng)域已經(jīng)發(fā)展成為一個比較完整的、學(xué)科齊全的綜合研究體系。本文通過對跨區(qū)域自然科學(xué)重大科考活動檔案管理方法進(jìn)行研究，為今后加強(qiáng)跨區(qū)域自然科學(xué)重大科考項(xiàng)目檔案管理工作找出可借鑒的管理途徑。

1 跨區(qū)域自然科學(xué)重大科考活動（以下稱“活動”）檔案的形成特點(diǎn)

自然科學(xué)重大科考活動檔案與其他領(lǐng)域活動檔案具有相同的特征。但由于它形成于科學(xué)領(lǐng)域，在內(nèi)容上廣泛記載和集中反映與科研緊密相關(guān)的信息，這是由特定的社會環(huán)境、社會實(shí)踐活動所決定的。在科研實(shí)踐活動中產(chǎn)生并形成的活動檔案，就其本質(zhì)來講，它是科研過程中的真實(shí)記錄，同時，也是科研歷史不可缺少的組成部分，但它又區(qū)別于科研檔案的形成特點(diǎn)。

1.1 科研檔案與科考活動檔案的區(qū)別。自然資源綜合考察是了解自然的一種科學(xué)工作，它要組織起包括社會科學(xué)在內(nèi)的多學(xué)科，從多方面進(jìn)行比較論證，提出多種方案，供計(jì)劃部門充分利用自然資源，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益作為決策根據(jù)。因此，研究活動檔案的管理，首先，要弄清科學(xué)考察中科研檔案與科考活動檔案的形成關(guān)系，從中找到交叉點(diǎn)和區(qū)別點(diǎn)，區(qū)分二者的關(guān)系，最終，找出活動檔案管理的有效途徑。

1.1.1 科研檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、文字材料、照片、影片、錄像、錄音等科技文件材料。科研檔案最突出的特點(diǎn)就是專業(yè)性，專業(yè)性特點(diǎn)又集中表現(xiàn)在形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)兩方面。中國科學(xué)院2006年4月1日制定并實(shí)施新的歸檔范圍。

1.1.2 活動檔案是指在自然科學(xué)考察活動全過程中直接形成的對國家具有保存價值的文字、圖片、聲像、電子文件等材料?；顒訖n案的形成與科研檔案有著許多相同之處，但其內(nèi)容卻存在著差異。按規(guī)范要求，科研檔案歸檔材料是由從研究準(zhǔn)備階段開始，到成果推廣結(jié)束整個過程中形成的計(jì)劃、申請、任務(wù)書、觀察、試驗(yàn)、實(shí)驗(yàn)、工作總結(jié)等報告組成，所形成材料都與科學(xué)研究有關(guān)。與科研有關(guān)的考察前期設(shè)想、規(guī)劃，考察地點(diǎn)、時間、路線、人員配備、文獻(xiàn)調(diào)研、綜述報告，科考過程中存在問題進(jìn)行的討論、研究記錄以及提出解決問題的會議記錄等材料，都應(yīng)屬于活動檔案收集范圍之列。

筆者根據(jù)幾年來利用檔案得出體會，活動中所形成的檔案一是科研檔案；二是活動過程形成的文件、材料。我們稱之為“活動過程”檔案，即跨區(qū)域自然科學(xué)重大科考活動檔案。二者之間的區(qū)別，就在于前者是科學(xué)實(shí)驗(yàn)、測試、觀察、考察以及計(jì)算文件、數(shù)據(jù)處理文件、原始數(shù)據(jù)等科學(xué)研究文件材料，后者則是收集、整理記錄整個活動全過程的資料。

1.2 活動檔案形成規(guī)律及存在的問題

1.2.1 活動檔案，它記錄了科研活動歷史的總體特征，是科研歷史記錄的憑證，記載并傳承著該活動的歷史?；顒訖n案形成規(guī)律最大的特點(diǎn)，就是它既伴生于科研活動且形成特有的材料，但又不在科研檔案歸檔范圍之內(nèi)。

1.2.2 筆者從檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)一個問題，活動過程中形成的檔案并沒有得到活動組織者和參與者的重視。在調(diào)檔查閱時，在科研檔案里無法找到這部分材料，有關(guān)組織活動的文件歸屬于文書檔案，其他過程材料就無從查找。

1.3 活動檔案的形成特點(diǎn)?？鐓^(qū)域重大活動具有以下特點(diǎn)，一是長期性，二是長效性，三是長期利用性，四是特殊專業(yè)性。這四個特點(diǎn)應(yīng)對了跨區(qū)域自然科學(xué)重大科考活動的特點(diǎn)，特別是長期性、長效性，表明自然科學(xué)研究必須在某一地區(qū)進(jìn)行長期延續(xù)性研究工作。這就對活動檔案提出了一個保存與利用的關(guān)系的問題，在過去的考察資料中找出當(dāng)前所需的材料，是利用檔案過程中經(jīng)常存在的現(xiàn)象。

2 活動檔案的收集、整理

活動檔案的收集、整理，已是“老生常談”的話題。 [2]“一般重大活動往往成立臨時機(jī)構(gòu)，參與活動人員大多由各單位臨時抽調(diào)。活動結(jié)束人員解散，機(jī)構(gòu)自行取消。人員和機(jī)構(gòu)缺乏長期穩(wěn)定性，給重大活動檔案收集帶來一定困難。”然而，自然科學(xué)重大科考活動與其他領(lǐng)域活動組織不同，有長期的機(jī)構(gòu)“綜考會”，而組織臨時活動，參與活動人員也多是各單位臨時抽調(diào)，給檔案的收集也帶來許多困難。

2.1 野外臺站活動檔案收集、整理。從1949年11月中國科學(xué)院建院至今，已有47個重點(diǎn)建設(shè)的野外觀測試驗(yàn)臺站。野外臺站分屬于生態(tài)系統(tǒng)研究、大氣本底觀測、地磁臺鏈、特殊環(huán)境與災(zāi)害監(jiān)測等四大網(wǎng)絡(luò)，成為具有國際水平的長久性科學(xué)觀測研究基地。野外臺站的建立，意味著科考活動有了長期的規(guī)劃及研究方向。研究收集、整理野外臺站活動資料必不可少，它關(guān)系到野外臺站今后的發(fā)展。

2.1.1 野外臺站遠(yuǎn)離本單位，但隸屬于本單位的管理。制定規(guī)章制度，敦促野外臺站管理者對檔案形成過程進(jìn)行監(jiān)督，加強(qiáng)歸檔人員的歸檔意識，有利于活動檔案的收集工作。

2.1.2 加強(qiáng)臺站兼職檔案員的檔案意識，促進(jìn)野外臺站檔案管理。這就需要檔案管理部門對野外臺站檔案的管理工作進(jìn)行長期的監(jiān)督、培訓(xùn)。對產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行項(xiàng)目生命周期內(nèi)有效的動態(tài)過程控制，建立有序、可控及可追溯的文件控制體系，使在野外臺站形成的檔案材料就地消化，進(jìn)行存檔。將數(shù)字化檔案異地備份本研究所，確保檔案材料萬無一失。

2.2 綜合考察活動中檔案的管理。[3]“①重大活動中，檔案收集制度不夠完善；②重大活動中，相關(guān)單位人員檔案意識不強(qiáng)；③重大活動檔案收集具體實(shí)施中，各個環(huán)節(jié)不夠緊密?！?/p>

2.2.1 自然科學(xué)中的綜合考察活動的特點(diǎn)就是綜合，它既綜合了科研部門的各個研究領(lǐng)域，又綜合了大中院校及社會各界的研究部門。因此，綜合考察活動從組織到完成考察工作具有相當(dāng)大的影響力，也為活動檔案收集工作帶來了諸多不便。筆者認(rèn)為，科考活動中任何檔案的缺失對于組織綜合考察以及參與考察的部門單位而言是一個非常大的損失，特別是在極度艱難的地區(qū)，考察材料的形成和取得非常不易，組織單位對收集資料工作應(yīng)該有一個具體的安排。首先，建立一個專門的考察活動收集檔案管理組織，專門處理和收集活動過程中的材料。其次，制定考察制度，在考察結(jié)束后，所有考察人員主動將考察過程中形成的材料上交檔案管理組織。最后，組織單位鑒定檔案的內(nèi)容，整理并制作考察活動檔案，為所有參加考察工作單位提供翔實(shí)的檔案資料。

2.2.2 加強(qiáng)活動檔案管理有助于今后自然科學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展。過去，由于活動過程資料從考察活動之初就被忽視，許多科研檔案資料找不到“娘家”，研究課題與活動檔案出現(xiàn)“題不對意”的現(xiàn)象。給各單位之間還造成不必要的矛盾。而且，從編研的角度看這些資料的缺失，無論對今后的科學(xué)考察還是對單位或部門的發(fā)展都具有一定的損失。因此，做好活動檔案管理方法研究有利于今后自然科學(xué)領(lǐng)域的發(fā)展。

3 小結(jié)

自然科學(xué)研究，離不開科學(xué)考察，但它形成資料的形式多種多樣，并且，自然科學(xué)的學(xué)科交叉遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了其他領(lǐng)域。研究考察活動檔案管理方法，也是為其他領(lǐng)域跨區(qū)域重大活動檔案管理找到借鑒的途徑，從而制定出一個有效的跨區(qū)域重大活動檔案管理?xiàng)l例，為做好跨區(qū)域重大活動檔案收集、整理和管理工作找到方向、制定標(biāo)準(zhǔn)。

檔案的文化價值就是傳承和記載不同時期發(fā)生的重大事件，并為后人提供佐證。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫鴻烈.成升魁.封志明.[2012-06-09]六十年來的資源科學(xué)：從自然資源綜合考察到資源科學(xué)綜合研究.http://www.csnr.org/n12139139/n12141885/12467820.html.

[2]韓素君.方學(xué)清.張麗萍，談重大活動資料收集［J］.北京檔案，2001(11).

[3]范曉琴.張戰(zhàn)爭，重大活動檔案收集的現(xiàn)狀與對策[J].信息管理，2009第22卷第6期.

（作者單位：蘭州市中科院寒旱所 來稿日期：2012-06-18）