如何做好種子樣品的管理工作

韓洪亮等

在種子的檢測過程中，樣品的管理至關(guān)重要。因此種子的檢測單位必須對樣品的接收、流轉(zhuǎn)、檢驗、保管和處理及樣品的惟一標(biāo)識等各個環(huán)節(jié)實施有效的質(zhì)量控制，從而保證樣品的代表性、有效性和完整性同時也要做好樣品的安全保密工作。

在種子樣品的管理工作中首先要明確職責(zé)：業(yè)務(wù)室負(fù)責(zé)樣品的接收、制備、標(biāo)識、存儲、保留和清理；負(fù)責(zé)將樣品及有關(guān)資料傳遞到檢測室；負(fù)責(zé)填報保留樣品和過期樣品清理審批單并按單清理過期樣品；檢測室負(fù)責(zé)領(lǐng)取、檢驗、歸還樣品并在持有樣品期間保證樣品安全性；技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)過期樣品清理工作的審批。種子樣品的管理工作可按以下方面進(jìn)行：

一、種子樣品的接收

1.委托樣品的接收

（1）接收送檢樣品時，應(yīng)根據(jù)送樣人的檢驗?zāi)康?、要求，查看樣品狀況（包裝、外觀、作物種類、品種數(shù)量、重量、等級等）并清點樣品，認(rèn)真檢查樣品及其資料是否完整，樣品的性質(zhì)和狀態(tài)是否適宜于要求的檢測，有些樣品還應(yīng)檢查采用的包裝或容器是否可能造成樣品質(zhì)量指標(biāo)的變化；若符合要求，由送樣人填寫《委托檢驗協(xié)議書》。同時應(yīng)與送樣人商定檢畢樣品處理方式。

（2）客戶寄來的樣品由收件人到業(yè)務(wù)室辦理委托手續(xù)，并負(fù)責(zé)與客戶聯(lián)系；

（3）樣品管理員對送樣人填寫的《委托檢驗協(xié)議書》及樣品的情況進(jìn)行核對確認(rèn)后，在“檢驗樣品登記表”上登記。

2.扦樣樣品的接收

（1）扦樣人員應(yīng)對樣品在運輸中的防護(hù)負(fù)責(zé)，保證樣品的完整性。扦樣人員回單位后立即將隨身帶回的樣品及扦樣單交給業(yè)務(wù)室，樣品管理員憑扦樣單驗收樣品；

（2）寄運來的抽檢樣品領(lǐng)回后，由樣品管理員會同扦樣人員進(jìn)行驗收，驗收時應(yīng)對照扦樣單，檢查樣品包裝、數(shù)量、外觀及封條的完整性、符合性以及運輸過程中有無損壞；

（3）樣品管理員在接收扦樣樣品時，如查驗結(jié)果與扦樣不符，或樣品不符合有關(guān)規(guī)定要求，有異常情況，應(yīng)立即將情況報告質(zhì)量負(fù)責(zé)人，詢問扦樣人員或與被檢方聯(lián)系，取得進(jìn)一步說明和認(rèn)可后再進(jìn)行收樣。

二、種子樣品的分取和制備

1.接收的送驗或扦樣樣品傳遞到檢測室前，樣品管理員按照農(nóng)作物種子檢驗規(guī)程進(jìn)行處置，對送驗樣品充分混合，分取規(guī)定重量的試驗樣品，更換包裝，分類編號，傳遞到檢測室；

2.樣品制備要有充分的保障措施，如水分測定的樣品要裝在防濕容器里，處置要快速，盡量減少在空氣中的暴露時間，不要裸手接觸種子，防止水分流失和增加水分；分樣工具要清潔干凈，防止種子混雜。

3.試驗樣品的分?。簷z驗機(jī)構(gòu)接到送驗樣品后首先將送驗樣品充分混合，然后用分樣器經(jīng)多次對分法或抽取遞減法分取供各項測定用的試驗樣品，其重量必須與規(guī)定重量相一致。重復(fù)樣品須獨立分取，在分取第一份試樣后，第二份試樣或半試樣須將送驗樣品一分為二的另一部分中分取。

三、樣品的識別

1.樣品的識別包括不同樣品的識別和樣品不同狀態(tài)的識別；

2.不同檢驗樣品用樣品編號識別，樣品編號是檢驗樣品的惟一識別標(biāo)識（如有需要，如真實性和品種純度鑒定可填寫樣品名稱），由樣品管理員統(tǒng)一編排。

3.樣品不同狀態(tài)，用“未檢、在檢、檢畢”標(biāo)志加以識別；

4.樣品在不同的試驗狀態(tài)或樣品的接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處置等階段均保持清晰的樣品編號，保證檢測室內(nèi)樣品編號的惟一性。

四、種子樣品的流轉(zhuǎn)

1.樣品按檢驗工作流程圖流轉(zhuǎn)，樣品交接要核查樣品狀況，并在樣品流轉(zhuǎn)卡上注明；

2.樣品管理員對接收的送驗樣品、扦樣樣品進(jìn)行分樣、根據(jù)檢驗項目任務(wù)，按委托方要求或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定完成樣品制備，樣品盛放于專用樣品袋，有密封要求的盛放于專用密封袋中，填寫樣品編號、檢測項目、作物種類（純度檢測要填寫品種名稱）、試驗樣品重量、時間，并在樣品袋背面樣品狀態(tài)“未檢”欄簽字，及時傳遞給檢測室；樣品傳遞到檢測室時，檢測室主任在樣品流轉(zhuǎn)卡上簽收認(rèn)可；

3.檢驗人員領(lǐng)取樣品做檢驗時，應(yīng)在樣品流轉(zhuǎn)卡上填寫樣品交接手續(xù)，同時在樣品袋背面“在檢”欄簽字；

4.樣品在制備、傳遞、檢測過程中應(yīng)避免非檢驗性損壞，并防止丟失。樣品如遇到意外損壞或丟失，立即向室主任、技術(shù)負(fù)責(zé)人報告，按責(zé)任事故處理；

5.樣品檢畢后，檢驗人員應(yīng)將樣品交給檢測室主任，檢測室主任在樣品袋“檢畢”欄簽字，然后將樣品交回樣品管理員入庫保管，樣品交接都應(yīng)在樣品流轉(zhuǎn)卡上簽字。

五、種子樣品的保存

1.樣品分類存放；標(biāo)識清楚，做到帳物一致；

2.樣品儲藏室貯存的樣品均存放在低溫、干燥、密閉的低溫標(biāo)樣箱內(nèi)，保證檢驗樣品在制備、保存和處置過程中不發(fā)生劣變，確保監(jiān)督抽查檢驗備份樣品保存完好；對要求在特定環(huán)境下貯存的樣品，嚴(yán)格控制環(huán)境條件。樣品貯藏室限制外人出入，環(huán)境安全、無腐蝕、清潔干燥、通風(fēng)良好。貯存樣品及低溫標(biāo)樣箱運行情況，由樣品管理員定期進(jìn)行檢查、記錄、維護(hù)；

3.貯存樣品應(yīng)在《剩余、保留樣品保管處理登記表》中登記。

4.樣品保存時間：一般剩余樣品自檢驗報告發(fā)出后15d；保留樣品應(yīng)在適宜條件下（低溫干燥下，一般溫度控制在0-10度，濕度在50%以下）下保存一個生長周期。

六、種子樣品的處理

1.檢畢樣品分類：委托方需領(lǐng)還樣品時，應(yīng)在委托檢驗協(xié)議書上簽注領(lǐng)取量，委托方需領(lǐng)回全部樣品時，應(yīng)在簽注“對本樣品的檢驗報告無異議”后辦理領(lǐng)樣手續(xù)。樣品管理員要通知客戶及時領(lǐng)回；客戶領(lǐng)回樣品時取樣人需帶有效證明，由樣品管理員辦理退還手續(xù)；客戶需提前（在留樣期內(nèi)）領(lǐng)回樣品時，應(yīng)簽注“對本檢驗報告無異議”之后，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可由樣品管理員辦理退樣手續(xù)；客戶暫不領(lǐng)回的已過留樣期的樣品，對長期不取回的樣品，原樣品的接收部門應(yīng)做好記錄，登記造冊，報站長審核批準(zhǔn)后，撤離樣品庫；樣品庫存貯一般不超過一年，仍不領(lǐng)回的按報廢處理；

2.客戶委托處理的或未提出異議的監(jiān)督抽檢和仲裁檢驗樣品，按留樣期滿后處理。監(jiān)督抽查樣品保存期為監(jiān)督抽查結(jié)果發(fā)布后三個月，特殊樣品根據(jù)要求另行商定。檢畢樣品的留樣期同報告的申訴期，留樣期滿后檢畢樣品按以下規(guī)定處理：樣品管理員應(yīng)填寫樣品處理申請單由業(yè)務(wù)室主任審核，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后處理。

3.水分檢測結(jié)束后剩余樣品由檢測人員處理；

4.樣品處理應(yīng)防止環(huán)境污染及造成危害；

5.業(yè)務(wù)室應(yīng)歸檔保存所有樣品處理記錄，保存期同檢驗報告。

七、樣品的保密與安全

嚴(yán)格按照與客戶簽訂的協(xié)議進(jìn)行樣品檢測、貯存和處置，認(rèn)真執(zhí)行《保證公正性和保密程序》，對委托方的樣品、附件及有關(guān)信息妥善保存和保密。有關(guān)信息不得透露給與檢測無關(guān)的人員，留樣期內(nèi)的樣品不得挪作它用。

八、樣品監(jiān)督管理

質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)樣品管理的督查工作，定期抽查樣品管理情況，檢查內(nèi)容主要包括：樣品從接收到入庫、樣品識別、樣品存儲、領(lǐng)樣人簽字及日期的記錄是否齊全、樣品處理是否符合程序規(guī)定等。