計算機技術在檔案工作中的應用分析

劉烈韜

摘要:近年來,信息技術的發(fā)展日新月異,對社會生活的方方面面都產生了巨大的沖擊,并促進了社會的整體發(fā)展方面的轉變。檔案工作做為社會生活的一部分,也必然受到影響。電子計算機技術的發(fā)展為檔案工作提供了良好的發(fā)展機遇,成為檔案工作發(fā)展的方向與必然趨勢。只有采取切實有效的措施,加強電子計算機在檔案管理方面的應用,并不斷加以完善,才能有效提高檔案工作的效率與質量,促進檔案信息資源更好的開發(fā)與利用。

關鍵詞:計算機技術檔案應用

中圖分類號:TU7 文獻標識碼:Ａ 文章編號:1674-098X(2012)06(b)-0041-01

1 檔案工作采用計算機技術的必要性分析

作為上個世紀科學技術革命的產物,計算機技術和網絡信息技術在全球范圍內的快速擴張和普及,使現(xiàn)代信息技術對整個社會發(fā)展進步產生了巨大的沖擊效應。同時,也為檔案管理工作的信息化發(fā)展創(chuàng)造了條件和帶來了契機。將現(xiàn)代計算機技術融入我們當前的檔案管理工作中,既是計算機信息技術在文化公共管理領域中的一個具體表現(xiàn),同時也是檔案管理工作在新時期提升整體管理水平,實現(xiàn)自身發(fā)展的一個必要選擇。

將檔案管理和計算機技術結合起來,是信息時代的一大顯著特征,在這個時代,不僅僅是檔案工作要與計算機緊密的結合,我們日常生活和工作中越來越多的事物都會和計算機技術緊密的結合起來。將計算機技術應用于檔案管理工作,能夠使我們當前的檔案管理工作在效率上有較大的提升。這種效率的提升主要表現(xiàn)在兩個方面,一是減輕了人力操作的負擔,在計算機技術參與到檔案工作之前,所有的工作流程和具體的工作內容都需要人工操作來完成,不僅工作量大,而且工作還很繁雜。另一個方面就是傳統(tǒng)方式進行下的檔案工作,無論是整體的管理水平還是在使用時候的便捷程度等有著一定的缺陷。

2 計算機技術在檔案工作中的優(yōu)勢分析

將計算機技術加入到檔案管理的工作中,最重要的原因就是利用計算機技術的優(yōu)勢對現(xiàn)有的檔案管理工作進行調整和改進,使檔案工作的現(xiàn)代化水平更高,能夠更加適應社會主義新時期的發(fā)展趨勢和發(fā)展潮流。計算機技術是一個很廣泛的概念,針對不同的對象,它的特點和優(yōu)勢體現(xiàn)的方式也就不同,針對檔案管理工作,計算機技術的優(yōu)勢主要有以下幾個方面。

2.1 多元化的存儲

存儲是檔案管理工作的一項重要內容,在過去的檔案工作中,對文獻、資料進行存儲,主要是通過庫房的整理和手工操作的模式來實現(xiàn),無論是檔案的分類,還是檔案目錄、結構的編寫,都需要依靠人工的力量來完成。這種檔案存儲無論是介質還是方式都極為單一,可供選擇性和利用價值不強。其次,存儲的介質多樣化。利用計算機來進行存儲檔案,介質的選擇具有多樣性,既可以有計算機硬盤來進行存儲,也可以采用專門的3.5軟盤來進行存儲,甚至可以利用光盤刻錄來對檔案進行存儲,這些不同的介質存儲性能都有量大不易毀損的特性,我們可以根據這些介質的不同來對檔案進行分類保存。

2.2 高效的索引檢索

檔案不僅要具有存儲性,而且應該具有實用性。如果檔案單純的只是為了對文獻資料進行保存,對相關歷史進行記錄,那么檔案的實用價值就難以得到體現(xiàn),我們所做的檔案工作,最終仍然是希望它能夠反作用于人類社會的進步。要提高檔案的利用價值,有一個重要的內容就是要使檔案能夠被需要的人快速的檢索到,檢索工作的完善需要在檔案存儲和后續(xù)的管理中貫穿始終,當前我們利用計算機技術進行檔案管理的一大優(yōu)勢就是可以以計算機為硬件載體,利用一些檔案管理的軟件系統(tǒng),來提升檔案管理特別是索引管理的水平。軟件系統(tǒng)也是在計算機技術快速發(fā)展普及下的產物,他們針對不同的工作領域開發(fā)不同類型的軟件系統(tǒng),然后通過在計算機上對這類軟件系統(tǒng)進行安裝,就可以與具體的工作結合起來。目前在我國檔案管理領域中較為有影響的軟件就是“世紀科怡”的檔案管理系統(tǒng),這個系統(tǒng)已經被國家檔案局使用,并且通過實際的運行取得了較好的口碑。

2.3 檔案系統(tǒng)化建設

以前的檔案管理工作,多呈現(xiàn)為一種分散的特征。所謂分散就是參與檔案工作的各個環(huán)節(jié)在實際的操作中其實是分開、沒有聯(lián)系的。當然,按照職能的分工每個工作環(huán)節(jié)有著自己明確的工作任務是無可非議的,但是作為檔案工作的一個整體,這些不同的環(huán)節(jié)在做好自己本職工作的同時也應該意識到這只是整體工作的一部分,這一部分是需要為整體而服務的。系統(tǒng)化建設是計算機技術進入檔案管理工作后的一個重要轉變,利用計算機技術可以將原本獨立的各個環(huán)節(jié)整合起來,使得每一個環(huán)節(jié)的工作結果都能夠通過電腦得以展現(xiàn),這個結果既是這一環(huán)節(jié)的結論同時又是下一環(huán)節(jié)開展工作的依據,這種系統(tǒng)化建設的方式能夠有效的整合當前檔案管理工作分散消極的現(xiàn)狀。

3 如何做好計算機技術在檔案工作中的應用

3.1 加強針對檔案管理的計算機技術開發(fā)

檔案管理工作會隨著時代的進步呈現(xiàn)出越來越多的態(tài)勢和特征,與計算機技術的結合并不是意味著檔案管理工作的一勞永逸,相反,在利用計算機技術以后,對檔案管理工作的應變能力提出了更高的要求。檔案管理工作在未來的發(fā)展,必須依賴于計算機技術的進步,特別是針對檔案管理工作的技術類型的進步,會對檔案工作產生重要的影響。針對檔案管理的計算機技術開發(fā),很重要的一個內容就是關聯(lián)產業(yè)的開發(fā)。所謂關聯(lián)產業(yè),包括軟件系統(tǒng)產業(yè)、硬件設置產業(yè)兩個方面的內容。系統(tǒng)軟件開發(fā)主要指的是與檔案管理相關的軟件開發(fā)產業(yè)應該加強技術開發(fā),提供軟件設施上的支援和配合。因為計算機技術和檔案信息的接軌,必然會涉及到技術上、系統(tǒng)上的接軌,但是當前我們在這方面的軟件系統(tǒng)并不能很好的滿足這一要求,這也是導致當前二者相互作用的效果很不明顯份的一個重要原因。

3.2 加強計算機檔案管理的標準化建設

標準化建設已經成為當前各行各業(yè)自身發(fā)展的一種要求,因為合作與交流的頻繁使得不同的標準之間容易產生分歧和矛盾,統(tǒng)一的標準體系能夠減少這種阻礙。計算機技術下的檔案管理工作同樣需要標準體系的建立。檔案信息管理的主體不同,常常導致的是進行檔案存儲、管理的標準也就不同,這種差異性為檔案管理工作在全國范圍內的開展帶來了困擾。我國的檔案管理機構眾多,在計算機技術參與的背景下,全國范圍內的檔案管理工作應該體現(xiàn)為一種協(xié)同化的趨勢,即逐步實現(xiàn)在全國范圍內建立統(tǒng)一的硬件標準和軟件標準,實現(xiàn)檔案資源在全國范圍的通用。所以針對當前的這種情況,為了減少這種差異性帶來的阻礙,建立一個電子檔案管理工作的統(tǒng)一標準,使不同管理主體的檔案信息管理工作都以這個標準為依據,集中開發(fā),統(tǒng)一使用,將會大大提高檔案信息資源的共享效果,并且為社會公眾帶來方便,更好的體現(xiàn)檔案管理工作的價值。

參考文獻

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