高職檔案管理探索

【摘要】高職院校檔案管理工作基礎比較薄弱。為進一步加快檔案工作建設進程，從高職院校檔案工作的重要性、現(xiàn)狀和基本做法等方面進行闡述和交流。對高職檔案管理工作進行了研究，提出檔案管理工作中需要注意的問題。

【關鍵詞】高職 檔案 管理

近幾年隨著高職院校的不斷發(fā)展，檔案管理逐步納入重要議事日程。作為高職院校管理的基礎工作，檔案工作相應得到了重視。各校相繼成立綜合檔案室，配備專兼職檔案人員，條件較為成熟的學校實行檔案集中統(tǒng)一管理。

一、高職院校檔案管理的戰(zhàn)略目標

一是以歸檔工作和檔案服務現(xiàn)代化為著眼點，重點推進信息化建設工作；二是以強化檔案工作領導責任、提高檔案意識為著眼點，大力推進檔案法規(guī)執(zhí)行力建設工作；三是以強化科學管理、提升服務質量為著眼點，有效推進管理服務能力建設工作；四是以“收得全、查得到、用得上”為著眼點，全面推進常規(guī)業(yè)務高質量高水平工作；五是以營造健康向上的良好氛圍為著眼點，積極推進校園文化建設。

二、加強高職院校檔案管理的措施

（一）建立健全規(guī)章制度

為加強和規(guī)范檔案管理工作，各院校應根據自身實際制訂出可行的管理制度和管理細則。保證檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化。設置專職檔案管理人員。實行崗位負責制，使管理人員在工作中有章可循。提升檔案管理工作地位，加強檔案重要性的宣傳力度。創(chuàng)造出“人人參與、人人重視”的工作氛圍，牢牢地樹立起重視檔案管理的主觀意識。學生檔案管理要規(guī)范化、制度化。高職院校應當設立專門的學生檔案管理部門，制定學生檔案管理的相關規(guī)章制度和崗位職責。不僅學院學生檔案管理部門要有相關的管理制度，系（部）更應有學生檔案管理的相應規(guī)章制度和崗位職責規(guī)定。各系部都應至少有一個檔案室并配備專門人員負責學生檔案的收集整理，而且要有相應的監(jiān)督措施，以保障學生檔案的完整性。

（二）千方百計增強檔案意識

為了提高教職工的檔案意識，從二方面著手：一是通過利用，促進檔案意識的提高。在平時各種檢查、驗收中通過檔案利用，使教師們看到檔案實實在在的作用。二是進行培訓，通過檔案培訓班普及檔案知識，使一線教師了解檔案、重視檔案;同時利用其他培訓班機會，講解檔案知識，如：利用輔導員黨建、黨務工作培訓會議，講解如何做好基層支部黨建、黨務檔案工作;在畢業(yè)生班主任會議上，講解如何做好學生檔案工作等。同時，把整個學年材料收集完整，制作規(guī)范的系部檔案帶到現(xiàn)場，使教職工有比較直觀、感性的認識。二是強化隊伍建設，提升現(xiàn)代管理手段，形成網絡管理。隨著高職院校科研檔案工作認識程度的加強，科研檔案隊伍建設逐步得到重視，隊伍結構不斷優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)年輕化趨勢，知識層次及專業(yè)素質均有較大幅度提高，為高職院?？蒲袡n案工作正常開展提供了可靠的組織保障；圍繞學校科研中心工作和重點科研項目，根據科研檔案需求信息，編制適合當前科研研究發(fā)展的檔案編研資料，著眼于現(xiàn)代管理，提高系統(tǒng)整體水平。在保障和保密的基礎上主動服務，深化科研檔案編研的層次；管理形式和管理手段上因人員層次的提高使現(xiàn)代化設備得以及有效利用，人員和科研管理技術得以顯著提升。

（三）建立有效的激勵機制

穩(wěn)定檔案管理隊伍建立檔案管理有效激勵機制的核心問題是增強檔案管理人員工作的主動性、事業(yè)心和成就感。激勵機制的建立必須因地制宜，因人、因事、因時而定：一是要根據不同人的不同需要以及同一人在不同時期的不同需要來建立激勵機制；二是要根據不同的任務來確立激勵機制。激勵機制包括考核、評價、獎勵、懲罰等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)又可以運用不同手段和方法，相應也會產生不同的效果。激勵機制要做到物質激勵和精神激勵相結合，物質性的激勵要量化、可操作，要逐漸打破對檔案管理人員按級別、工齡等“資歷”考評、獎勵、晉升的方法，將檔案管理工作作為院校專業(yè)技術管理工作列入績效考核內容，其考核津貼及其職稱晉升與檔案管理工作業(yè)績、工作量、工作性質緊密結合起來，逐步建立健全對檔案管理人員進行“專業(yè)業(yè)績”考核。如對檔案兼職管理者，可根據檔案整理與收集、工作效率、管理手段與技術改進、檔案研究成果等各項指標對檔案工作人員進行考核，根據考核結果進行考評和獎勵，這樣就能調動兼職檔案管理人員的主動性、積極性，讓他們用心用腦，盡職盡責地工作。高職院校要建立檔案管理團隊崗位職責、職稱職務聘任制度，逐漸將檔案管理團隊的成員轉變?yōu)闄n案系列的職稱聘任制度，激勵管理團隊的專業(yè)化、職業(yè)化方向發(fā)展。同時重視對檔案管理軟硬件建設，要對檔案管理隊伍實行優(yōu)惠政策，改善檔案工作環(huán)境，加大對檔案工作硬軟件設備的投入，加大對檔案管理工作的宣傳力度，營造檔案管理隊伍的文化氛圍，給檔案管理人員以精神上的富足感。

（四）提高兼職檔案管理人員的素質

提高檔案人員的素質可以從以下三個方面入手:一是加強檔案管理人員的職業(yè)道德教育;二是創(chuàng)造條件，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務素質，通過系統(tǒng)進修、培訓、講座等多種形式為兼職檔案管理者提供繼續(xù)教育的機會，將兼職檔案管理者的培訓進修納入學院師資培訓整體計劃;三是建立科學的檔案管理者素質評價體系，檔案管理人員素質評價體系主要包括基本素質評價、職責評價與績效評價，通過建立科學的檔案管理人員素質評價體系，有效地激發(fā)檔案管理人員的榮譽感和成就感，自覺提高素質，從而提高教學檔案管理隊伍的整體素質。

（五）爭取多方支持，加大資金投入

檔案工作是傳承辦學歷史的重要載體，也是學院重要的辦學資源，它在學院教學、科研、基礎建設及各項事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮的作用越來越明顯，越來越重要。檔案現(xiàn)代信息化建設需要投入必要的資金，因此，領導需要對檔案信息化建設有足夠的重視和支持。和其他工作一樣，檔案信息化需要人、財、物作為基礎，離開這一基礎，檔案信息化就無法開展，從這一方面來說，領導重視是做好此項工作的關鍵。當然有了學院的資金支持，還要積極建立與社會各行業(yè)、各部門之間的互動機制，不斷拓寬資金來源渠道。

參考文獻

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作者簡介：周麗（1975-），女，湖北黃岡浠水人，黃岡職業(yè)技術學院館員，主要從事檔案研究。