淺議教學(xué)管理信息化背景下的高校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)

壽海

摘 要 近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)高等院校在教學(xué)管理上給予了硬件和軟件資源的投入，管理模式開始由傳統(tǒng)向著多元化方向發(fā)展，教育信息化管理全面鋪開，但與此對(duì)應(yīng)的教學(xué)秘書的能力素質(zhì)卻明顯不足。本文旨在對(duì)現(xiàn)代信息化背景下教學(xué)秘書能力素質(zhì)進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)解決措施，從而提高高校教學(xué)管理工作的效率。

關(guān)鍵詞 信息化教學(xué)管理 教學(xué)秘書 能力與素質(zhì)

1 高校教學(xué)管理信息化現(xiàn)狀

在高校，教學(xué)管理是學(xué)校運(yùn)作的中心樞紐，教學(xué)教務(wù)管理水平的高低，在某種程度上反映了一所學(xué)校管理水平的整體狀況，對(duì)學(xué)校的教學(xué)工作、管理工作、建設(shè)工作、教育改革等產(chǎn)生重要影響。當(dāng)前，高校對(duì)于教學(xué)管理信息化的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識(shí)不足，教學(xué)管理觀念較陳舊，習(xí)慣于傳統(tǒng)的理論和方法，習(xí)慣于運(yùn)用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行信息收集、管理、反饋和交流，不注重信息化綜合技能的提高，導(dǎo)致教學(xué)管理工作仍然陷于繁瑣、復(fù)雜、混亂的狀態(tài)中。再者，近幾年來高校教學(xué)管理體制和學(xué)生培育機(jī)制的不斷改革和調(diào)整，辦學(xué)形式更加多樣化，高校的教務(wù)部門對(duì)各種教學(xué)信息的處理與分析工作越來越繁重和復(fù)雜，傳統(tǒng)的教務(wù)管理方式已不能適應(yīng)高校教育管理形勢(shì)的發(fā)展和工作的需要。因此，必須運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，摸索一種高校教務(wù)管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化的模式。

一所高校要走在管理的先進(jìn)行列，首先要實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化，就必須要運(yùn)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立計(jì)算機(jī)教學(xué)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理的信息化。高校教學(xué)管理信息化涵蓋高校教務(wù)管理工作的所有環(huán)節(jié)，主要表現(xiàn)在對(duì)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)資源、課表編排、學(xué)籍處理、教學(xué)評(píng)估等一系列教學(xué)管理環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化、程序化的信息管理，形成一個(gè)嚴(yán)密的、有機(jī)的完整體系，能夠?yàn)楦咝＝ㄔO(shè)面向未來的、先進(jìn)的數(shù)字化校園奠定堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)與管理基礎(chǔ)。并由此利用管理數(shù)據(jù)庫將各類原始數(shù)據(jù)進(jìn)行分類收集整理，大大減少了過去人工有紙化收集材料時(shí)的繁瑣和遺漏。

2 教學(xué)秘書崗位與現(xiàn)狀分析

2.1 教學(xué)秘書崗位職責(zé)

（1）上令下達(dá)，要及時(shí)準(zhǔn)確。教學(xué)秘書要將學(xué)校、教務(wù)處等上級(jí)教學(xué)管理部門的各項(xiàng)規(guī)章制度以及相關(guān)規(guī)定，傳達(dá)給分院的各教研室、各位教師以及全體學(xué)生，使教學(xué)工作井然有序。（2）下情上報(bào)，要客觀公正。教師對(duì)學(xué)校和學(xué)院各類通知的疑問，學(xué)生對(duì)任課老師講課的意見等，教學(xué)秘書都要負(fù)責(zé)將這些信息加以收集、整理，按程序上報(bào)給學(xué)院、教務(wù)處或?qū)W校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以備各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)采取有效的措施和相應(yīng)的對(duì)策，解決實(shí)際問題。（3）配合主管領(lǐng)導(dǎo)做好日常教學(xué)管理。一切日常教學(xué)管理工作都必須圍繞著教學(xué)活動(dòng)這個(gè)中心進(jìn)行，從專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)安排細(xì)到停調(diào)課，既實(shí)實(shí)在在又繁重復(fù)雜，而且應(yīng)根據(jù)教學(xué)進(jìn)度表做到有計(jì)劃地安排，不能出現(xiàn)遺漏和差錯(cuò)。（4）各種檔案材料的整理。教學(xué)檔案資料包括教學(xué)計(jì)劃、授課計(jì)劃、試卷、課程論文、畢業(yè)實(shí)習(xí)材料等，既是過程性資料，反映原始狀態(tài)的真實(shí)性，為各類評(píng)估做好積累，同時(shí)也為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)管理提供基本依據(jù)，保證教學(xué)管理順利進(jìn)行。

2.2 教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀分析

2.2.1 教學(xué)秘書人員構(gòu)成

教學(xué)管理崗位人員結(jié)構(gòu)是否合理，直接關(guān)系到學(xué)院日常教學(xué)秩序穩(wěn)定。從學(xué)歷上講，以我校為例，高校教學(xué)秘書崗位學(xué)歷層次主要為本科，比例約占80%，其次為?？萍按T士，各占10%左右；其次，從專業(yè)上講，教學(xué)秘書多為非教育管理專業(yè)畢業(yè)的人員，對(duì)于教學(xué)秘書崗位沒有專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，缺乏理論知識(shí)；再者，從年齡上講，我院的教學(xué)秘書隊(duì)伍年輕，大多為30歲左右，占總?cè)藬?shù)的80%以上，綜上所述，可見教學(xué)崗位的隊(duì)伍“學(xué)歷一般，專業(yè)性不強(qiáng)，閱歷較淺，經(jīng)驗(yàn)缺乏”。

2.2.2 教學(xué)秘書崗位存在的問題教學(xué)秘書崗位雖然對(duì)于高校的教學(xué)管理工作起著至關(guān)重要的作用，但存在著以下問題：（1）從業(yè)人員多為非教育管理專業(yè)人員，高職學(xué)校尤為明顯，缺乏秘書學(xué)及教育學(xué)相應(yīng)培訓(xùn)，導(dǎo)致崗位適應(yīng)性不強(qiáng)；（2）教學(xué)秘書工作繁重，但缺乏相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，使得從業(yè)人員積極性不高；（3）教學(xué)秘書處于教學(xué)管理崗位的前線，工作的重要性得不到相應(yīng)的理解，對(duì)教學(xué)秘書造成一定的心理影響；（4）教學(xué)秘書崗位職稱晉升困難，工資待遇較低，隊(duì)伍穩(wěn)定性差，對(duì)高校正常教學(xué)管理秩序產(chǎn)生影響；（5）年輕的團(tuán)隊(duì)雖然更有利于繁重工作的開展，但由于年輕人正處于工作、生活、學(xué)習(xí)的初始階段，對(duì)環(huán)境壓力、心理壓力、人際交往的種種往往處于未成熟階段，起伏比較大，也直接影響到工作的整體狀況。針對(duì)上述問題，高校應(yīng)該重視教學(xué)管理隊(duì)伍的建設(shè)。

3 信息化背景下教學(xué)秘書應(yīng)具備的能力素質(zhì)

（1）教學(xué)秘書應(yīng)具備堅(jiān)定的思想政治素質(zhì)。教學(xué)秘書必須具有擁護(hù)中國(guó)共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持馬列主義毛澤東思想，具有優(yōu)良的政治思想品格，正確的世界觀、人生觀，堅(jiān)定的信念和執(zhí)著的追求，實(shí)事求是的思想作風(fēng)，敢于堅(jiān)持真理，批判錯(cuò)誤，改變守舊的精神狀態(tài)，敢于創(chuàng)新。

（2）教學(xué)秘書應(yīng)該具有豐富的知識(shí)結(jié)構(gòu)。教學(xué)秘書具備的知識(shí)結(jié)構(gòu)包括基礎(chǔ)知識(shí)類，如語文、政治、哲學(xué)等社會(huì)自然科學(xué)類知識(shí)；專業(yè)知識(shí)類，如計(jì)算機(jī)技術(shù)類、各類軟件的應(yīng)用，教育學(xué)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)；其他還需要行政管理、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、運(yùn)籌學(xué)、編輯學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)等相關(guān)知識(shí)。

（3）教學(xué)秘書應(yīng)具備良好的綜合實(shí)踐能力。教學(xué)秘書要求思路清晰，反應(yīng)敏捷，表達(dá)準(zhǔn)確簡(jiǎn)練，有條不紊，具備熟悉各類應(yīng)用文的寫作的文字表達(dá)能力，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確全面的信息調(diào)研能力，能夠聯(lián)系上下，廣交朋友，與各部門打交道的交際能力，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作的要求培養(yǎng)獨(dú)立處理事務(wù)的辦事能力，能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)等各類現(xiàn)代辦公設(shè)備的操作能力。

（4）教學(xué)秘書應(yīng)具備良好的心理素質(zhì)。教學(xué)秘書需要具備良好的心理素質(zhì)，善于自我調(diào)節(jié)和自我控制心理活動(dòng)，經(jīng)常保持心理平衡，以堅(jiān)強(qiáng)的意志和毅力，克服工作中的困難，增強(qiáng)自信心，做好教學(xué)秘書工作。

4 結(jié)語

信息化時(shí)代瞬息萬變，信息技術(shù)日新月異，高等學(xué)校在與時(shí)代接軌的同時(shí)，是否能打造一支適應(yīng)現(xiàn)代數(shù)字化形式下的高校教學(xué)管理團(tuán)隊(duì)，還有許多的路要走，針對(duì)上述問題，我院在這些方面做了一些嘗試，有效促進(jìn)了教學(xué)管理隊(duì)伍的建設(shè)。具體措施有：每年暑假進(jìn)行定期開設(shè)教學(xué)秘書業(yè)務(wù)培訓(xùn)與提高班，提高教學(xué)秘書崗位的業(yè)務(wù)素質(zhì)；在薪資方面，實(shí)行了按崗定酬，同崗?fù)辏苊饬送瑣彶煌暌鸬牟糠置貢男睦砺洳?；學(xué)院每年?duì)幦∪舾蓚€(gè)進(jìn)編名額，來解決教學(xué)管理人員的編制問題等等。這些措施的出臺(tái)與實(shí)施不僅激勵(lì)秘書人員認(rèn)真努力工作，也同時(shí)給予了希望，使得該崗位的秘書人員更加有歸屬感，從而能夠全心全意地服務(wù)于師生，這充分體現(xiàn)了學(xué)院重視教學(xué)秘書崗位的重要性，了解該崗位的樞紐作用對(duì)于高校的發(fā)展的推動(dòng)。當(dāng)然，教學(xué)秘書隊(duì)伍的諸多問題不能在短時(shí)間里全部得以解決，還有待在以后的工作中逐一改善，共同提高。