論通過采購信息化提升采購管理水平的必要性

任志強

[摘 要]筆者根據(jù)采購工作經(jīng)驗，總結了采購過程中容易出現(xiàn)的問題，提出了采購信息化的必要性。進而明確了采購信息化需要實現(xiàn)的目標。最后，論述了采購信息化的實施過程。

[關鍵詞]采購 信息化 步驟

2008年以來，全國煙草行業(yè)全面開展了整頓規(guī)范工作，重點對工程投資、物資采購、宣傳促銷三項進行了檢查（簡稱“三項檢查”）。在“三項檢查”工作中，發(fā)現(xiàn)了一些有共性不規(guī)范現(xiàn)象和問題。

針對這些具體問題，可以通過信息化的手段，來提升采購管理水平。

一、當前采購存在的主要問題

1.由于所有相關采購規(guī)定都是書面的文件，導致在采購具體實施過程中，流程不明確，采購人員有意無意的規(guī)避一些必要的監(jiān)管。出現(xiàn)采購方式的選擇不科學，采購執(zhí)行和審批的職責、權限界定不清楚，沒有實行集體決策，無法保證法規(guī)和監(jiān)督部門全程監(jiān)管等現(xiàn)象。

2.采購過程不公開透明。招標公告不完全，信息披露不充分。公開范圍小，參與供應商數(shù)量少，資質低，無法保證有效競爭，影響采購的質量。

3.采購效率低下。按照傳統(tǒng)采購流程，逐級傳遞、研究、審批，經(jīng)常導致在某個環(huán)節(jié)停滯，嚴重影響采購的效率，無法按時完成采購，影響正常工作?；蛘撸R時采取其他措施，規(guī)避了很多必不可少的環(huán)節(jié)。

4.文件痕跡化管理不到位。采購中各個階段按照規(guī)定必須保存的文檔，經(jīng)常由于執(zhí)行人為了追求效率而忽略，造成無法追溯考證，出現(xiàn)責任無法追究。合同管理的過程中，缺少法規(guī)部門參與審核，合同約定的內容過于簡單，給采購單位帶來潛在質量缺陷卻無法索賠的風險。評標過程中，缺少必要的記錄，涂改現(xiàn)象時有發(fā)生。僅僅依靠責任心，無法保證痕跡化工作到位，很多環(huán)節(jié)存在管理漏洞，有發(fā)生作弊和腐敗的可能。

5.采購專業(yè)化程度不高，各部門多頭采購。由于很多負責采購的人員不是專職，還有其他工作，對于國家有關采購管理的法規(guī)和本單位的采購制度缺乏系統(tǒng)的學習和了解，缺少采購有關詢價、談判等各種技能，在面對大型的、復雜的采購項目時候，往往由于經(jīng)驗不足，無法保障采購質量，比如出現(xiàn)供應商資質不合格，故意更換投標主體，發(fā)票名稱與合同單位不符等低級錯誤。

二、采購管理信息化的目標

針對以上問題，可以通過采購過程信息化，來有效避免以上問題發(fā)生，達到以下目的。

1.通過采購信息化管理，采購過程更加規(guī)范。預算可以得到有效控制，超出預算則無法進行采購；通過合理設置權限，避免出現(xiàn)越權采購，違規(guī)采購現(xiàn)象的發(fā)生；系統(tǒng)可以根據(jù)設定的金額等條件，自動選擇采購方式，避免人為隨意簡化采購程序的現(xiàn)象。

2.由于信息化的公開性，可以擴大采購的招標范圍，增加采購的競爭力度，從而提高招標質量；采購所要披露的信息包括政策法規(guī)、制度規(guī)定、招標信息、詢價采購信息、中標信息、專家?guī)斓葍热?，參與采購各方通過網(wǎng)絡信息共享可以適時地獲取所需信息，增加采購透明度；可以在信息系統(tǒng)中使用數(shù)據(jù)管理技術，積累采購歷史數(shù)據(jù)，對投標商建立質量信用跟蹤評估體系等，為以后的招投標工作做出有效的參考。

3.采購工作信息化之后，可以實現(xiàn)支付結算網(wǎng)絡化，管理、監(jiān)督信息化。隨著網(wǎng)上銀行的發(fā)展，采購單位、用戶、供應商之間結算也可以實現(xiàn)網(wǎng)絡化；在信息系統(tǒng)中使用數(shù)據(jù)采掘、決策支持等技術，歷史數(shù)據(jù)進行深入的處理，使采購工作的管理實現(xiàn)信息化、智能化；由于網(wǎng)絡的開放性、共享性，采購監(jiān)管部門可以全程跟蹤網(wǎng)上采購的全過程，實現(xiàn)網(wǎng)上監(jiān)管，上級部門和其他相關部門也可以實現(xiàn)網(wǎng)上監(jiān)督。

4.采購工作信息化，可以有效地提高工作效率，節(jié)約采購成本。采購工作網(wǎng)絡化以后，縮短了采購各方的時空距離，從而縮短了采購周期。除了必要的內部牽制，采購部門可以保持最低的工作人員人數(shù)，降低了人工成本。由于職責明確，辦公時限明確，項目一旦啟動，沒有特殊原因，無法推脫責任，可以顯著提高辦公效率。

三、采購信息化的主要內容和實施步驟

1.提高采購信息化工作的認識。通過采購信息化，將使采購過程達到科學、公開、透明、高效的目的。在企業(yè)原有信息化的基礎上，僅僅通過在軟硬件方面的適當投入，就可以有效避免前述所出現(xiàn)的問題，無疑是一項很好的通過技術進步促進管理進步的創(chuàng)新項目。

2.加強對采購單位資產配置標準的研究，編制出有效的采購預算。針對項目性采購難以論證的難點，應逐漸從程序性論證向實質性論證轉變，增強預算的科學性，減少決策失誤。避免出現(xiàn)程序合理，但是資金效率很低情況的發(fā)生。

3.通過流程梳理再造，加強完善制度建設。應對原有一系列關于采購管理的文件進行梳理，確定科學、合理、高效的采購流程，然后按照有關規(guī)定，設置相應人員的管理權限。系統(tǒng)應涵蓋采購各個環(huán)節(jié)，包括預算管理、計劃管理、合同管理、專家?guī)旃芾?、代理機構管理、供應商管理、報表管理、信息綜合查詢等子系統(tǒng)。

4.外部網(wǎng)站建設。除了具有信息發(fā)布和信息采集功能外，還能實現(xiàn)網(wǎng)上采購、網(wǎng)上支付、安全認證等功能。確保實現(xiàn)制度公開、信息公開基礎上，把采購網(wǎng)站建設成為政務公開和采購信息公開的窗口、在線監(jiān)管和網(wǎng)上辦事的平臺、服務采購單位和供應商的橋梁、上下部門之間聯(lián)系和開展工作的紐帶。

5.內部數(shù)據(jù)庫建設。應包括規(guī)章制度庫、供應商庫、采購部門庫、采購商品庫、專家?guī)?、標書模板庫。將原有紙面的檔案信息，全部數(shù)字化，信息化，支持隨時的進行檢索、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。

6.加強信息安全。堅持“兩手抓”原則，即一手抓技術，一手抓管理。技術重創(chuàng)新，管理重實效。利用先進技術和專業(yè)設備構筑安全防御體系，構成可信應用環(huán)境，保證數(shù)據(jù)信息和物理設備的安全性。

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