談科技檔案的利用與保密的關(guān)系

劉紅娟

隨著我國經(jīng)濟發(fā)展的日新月異、科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，科技檔案的利用與保密工作面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)。如何解決好科技檔案利用與保密工作的關(guān)系，尋找一種既能保護技術(shù)持有單位的權(quán)益，又能綜合利用科技檔案的方法，這是新時期我們所面臨的實際問題。

一、正確認(rèn)識保密與利用的關(guān)系

借閱利用與保密從根本上說，既對立又統(tǒng)一，二者之間是矛盾統(tǒng)一的辯證關(guān)系?？萍紮n案的信息內(nèi)容屬于內(nèi)部信息，在一定時間和區(qū)域范圍都帶有一定的技術(shù)性和保密性，某些檔案還會涉及到國家科技機密和企業(yè)專利等，正確劃定知密范圍、密級，以減少繁鎖的審批手續(xù)，制定嚴(yán)格的借閱制度，即能使利用者全面、完整地利用所需的科技檔案，又能使不宜為服務(wù)用戶提供的信息內(nèi)容得到應(yīng)有的控制。

二、切實做好科技檔案保密與利用工作

1.在保密的前提下開展檔案利用

借閱利用是發(fā)揮科技檔案利用的主要方式，但并不是說可以無條件地借閱利用，而是在保護檔案所有者權(quán)益的基礎(chǔ)上進行的。有時間、地點、范圍限制的利用，才能科學(xué)發(fā)揮科技檔案的技術(shù)效益、經(jīng)濟效益和社會效益，把科技檔案這一信息資源轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力。

做好科技檔案的利用服務(wù)工作，應(yīng)從三個方面著手。一是要提高服務(wù)意識、拓寬服務(wù)領(lǐng)域，在服務(wù)中求發(fā)展、求生存。二是豐富館藏，打好基礎(chǔ)工作。檔案管理人員要做好科技檔案材料的收集工作，不斷豐富館藏檔案內(nèi)容。就科技檔案業(yè)務(wù)工作各環(huán)節(jié)來講，檔案的收集、整理、歸檔、立卷、鑒定和保管等工作，都是為科技檔案的開發(fā)利用打基礎(chǔ)。三是加強科技檔案編研工作。要以現(xiàn)有的科技檔案為對象，經(jīng)過加工，提供簡明扼要、便于查詢的內(nèi)容體系，包括編制科技檔案目錄、編寫科技成果簡介、專題匯編等科技檔案編研資料，使科技檔案利用人員及時了解和掌握科技檔案的線索，隨時可以利用所需的檔案資料。

2.在利用的基礎(chǔ)上加以保密

科技檔案的保密工作，實質(zhì)上就是為了維護成果單位乃至國家的利益。保密制度是涉密人員做好保密工作的依據(jù)，在檔案利用過程中，要建立建全保密制度。檔案部門對原有的科技檔案保密制度要進行完善，制定系統(tǒng)的科技檔案收集、整理、編目、編研、鑒定和利用制度，堵塞一切竊密和泄密的漏洞，充分發(fā)揮保密工作在科技生產(chǎn)活動中的保障作用。各業(yè)務(wù)部門的工作人員既是科技檔案的形成者，又是科技檔案的利用者。因此，在制定科技檔案的保密制度時，業(yè)務(wù)部門的涉密人員在科技檔案的形成和利用過程中，能自覺履行保密義務(wù)，使各職能部門在實施管理中有章可循。要明確規(guī)定在提供利用科技檔案過程中，利用者應(yīng)在規(guī)定的地點查閱檔案，不得隨意帶走、復(fù)印或轉(zhuǎn)借，借閱的檔案要及時歸還，對于借閱他人研究的科研課題檔案，要有課題組、本部門、科研處及相關(guān)的負責(zé)人簽字，檔案管理部門必須嚴(yán)格保證檔案的保密性。在人員調(diào)離、出國、離退休時，須由檔案部門簽字確認(rèn)其是否還清所借檔案，然后再辦理有關(guān)調(diào)出、離退休手續(xù)。這樣做就可以有效地控制因人員流動而帶來的科技檔案的流失，避免給單位造成損失。