基層社保檔案管理工作初探

楊景明

社保體系建設(shè)是構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，健全的社保體系是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推進(jìn)器，也是社會(huì)穩(wěn)定和諧的安全網(wǎng)和減震器。我國(guó)社會(huì)保障工作正在向法制化、社會(huì)化、規(guī)范化、廣泛化方向發(fā)展。社保檔案管理工作，是社會(huì)保障工作的一個(gè)重要內(nèi)容，也必然需要進(jìn)行創(chuàng)新。

一、社保檔案的特點(diǎn)

社保檔案是指人事勞動(dòng)和社會(huì)保障部門(mén)、民政部門(mén)及相關(guān)社會(huì)群團(tuán)組織、企業(yè)、事業(yè)單位，在進(jìn)行勞動(dòng)就業(yè)管理、社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦、處理民政事業(yè)、推廣勞動(dòng)者權(quán)益、扶助社會(huì)弱勢(shì)群體過(guò)程中形成的專業(yè)社保檔案，作為一項(xiàng)專業(yè)的管理工作，社保檔案具有以下的特點(diǎn)：

全民性。全民性是指社保檔案涉及我國(guó)社會(huì)各方面的人員，覆蓋社會(huì)每個(gè)角落。現(xiàn)在我國(guó)的養(yǎng)老、醫(yī)療等社保措施主要針對(duì)城市居民，伴隨著我國(guó)社會(huì)保障體制的改革，我國(guó)參與社會(huì)保障體制的人口將逐漸擴(kuò)大到農(nóng)村，最終目標(biāo)是全社會(huì)的所有公民，每個(gè)人在辦理社會(huì)保障時(shí)都會(huì)形成社保檔案。

動(dòng)態(tài)性。動(dòng)態(tài)性是指社保檔案是與社會(huì)發(fā)展同步進(jìn)行，隨時(shí)處在動(dòng)態(tài)地變化之中。每個(gè)人在其參與社會(huì)保障后，其社保檔案也會(huì)隨著工作單位的變動(dòng)而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項(xiàng)社會(huì)保障數(shù)據(jù)也會(huì)依據(jù)職工的實(shí)際情況而相應(yīng)變化，有些社會(huì)保障保險(xiǎn)項(xiàng)目，如住房公積金、醫(yī)療保險(xiǎn)等還會(huì)經(jīng)常發(fā)生支用、給付等情況，這些變化情況都要在其社保檔案中形成相應(yīng)的記錄，社會(huì)保障工作的這種動(dòng)態(tài)變化決定了社保檔案的動(dòng)態(tài)性。

普惠性。普惠性是指社保檔案是以人為基本服務(wù)對(duì)象來(lái)建立和辦理的。個(gè)體的人是社保檔案的最基本的形成單位，在參與社會(huì)保障后，每個(gè)人都會(huì)形成相應(yīng)的檔案，社保檔案是個(gè)人參與社會(huì)保障原始憑證，也是維護(hù)個(gè)人權(quán)益的重要證據(jù)。如干部的人事檔案一樣，隨著人的變化，個(gè)人社保檔案也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的變化，這些檔案記錄一直要保存到當(dāng)事人亡故之后。以人為本，記錄一生，服務(wù)一生。

標(biāo)準(zhǔn)性。標(biāo)準(zhǔn)性是指社保檔案是按國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī)與相應(yīng)規(guī)范來(lái)辦理的。具體表現(xiàn)在：一是辦理活動(dòng)的規(guī)范，即各類社會(huì)保障保險(xiǎn)都有統(tǒng)一的辦理程序、繳付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)；二是形成材料有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，即各類社會(huì)保障保險(xiǎn)都有規(guī)范的記錄卡，登記清冊(cè)及報(bào)表，不論是哪個(gè)單位的職工，其形成的相關(guān)材料具有一致性。

二、社保檔案管理工作中存在的問(wèn)題

社保檔案是實(shí)現(xiàn)社會(huì)保障信息交流與共享的保證，是人民維護(hù)自身合法權(quán)益的重要憑據(jù)，也是社保部門(mén)進(jìn)行科學(xué)管理、提高工作效率的必要條件，社保檔案管理應(yīng)與社保體制發(fā)展相適應(yīng)，并能促進(jìn)社保事業(yè)的發(fā)展。但是，在目前的社保檔案管理工作中還存在許多問(wèn)題，影響了社保事業(yè)的健康發(fā)展

1.部分領(lǐng)導(dǎo)干部和單位對(duì)社保檔案重視程度不夠，檔案工作人力物力財(cái)力投入不足

由于社保檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對(duì)社保檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位的情況，普遍存在，有些部門(mén)沒(méi)有專門(mén)的檔案室，該歸檔的檔案沒(méi)有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重。

2.檔案管理機(jī)制不順，社保檔案管理政出多門(mén)

社保檔案由于涉及的面比較廣泛，不同的類別社保檔案分別歸屬不同的部門(mén)管理，一個(gè)人的保險(xiǎn)資料分別保存在不同的機(jī)構(gòu)，且管理方法各異，沒(méi)有一個(gè)完整的檔案信息中心能夠查詢到一個(gè)人的全部社保檔案信息。

3.社保檔案管理的相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范亟待健全

社保檔案管理缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動(dòng)部與國(guó)家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。

4.設(shè)施落后，方法陳舊，管理粗放，跟不上社保制度改革的快節(jié)奏

大部分社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)仍然沿用過(guò)去手工操作的陳舊管理模式，效率十分低下，查找資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，搞數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)更為艱難，直接影響了工作的進(jìn)展。同時(shí)，檔案裝具不統(tǒng)一，標(biāo)識(shí)不規(guī)范。在檔案行政管理部門(mén)的協(xié)助下，各地啟動(dòng)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的時(shí)間不一，起點(diǎn)不同，由于沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案裝具不一致，裝具標(biāo)識(shí)不規(guī)范。在工作開(kāi)始初期，根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)的建議，部分地區(qū)在社保業(yè)務(wù)檔案管理方面基本采用文書(shū)檔案管理的通用做法，與《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》(3號(hào)令)的規(guī)定有較大的差距。

5.社保檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高

社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會(huì)也不多；雖然一些社保機(jī)構(gòu)有較多高學(xué)歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者往往業(yè)務(wù)水平偏低，影響了檔案管理工作。

三、加強(qiáng)社保檔案管理的措施和方法

根據(jù)社保檔案的特點(diǎn)和社保工作的發(fā)展，改進(jìn)和完善我國(guó)的社保檔案工作，將是社保工作和檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，筆者認(rèn)為，當(dāng)前社保檔案工作可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行一些改進(jìn)：

1.加強(qiáng)宣傳，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，加大投入力度

在全社加大社保檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社保檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會(huì)保障意識(shí)，加大對(duì)社保檔案工作的重視程度，積極爭(zhēng)取各級(jí)黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實(shí)解決社保檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫(kù)房緊張等實(shí)際問(wèn)題，為建設(shè)和完善社保檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

2.完善管理機(jī)制，健全管理體制

理順社保工作管理機(jī)制，盡可能將社保的職能工作，集中在一個(gè)職能單位完成，即實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育等社會(huì)保障工作的統(tǒng)一管理，推行一條龍式的服務(wù)模式，避免社會(huì)各保障職能部門(mén)間交叉重復(fù)而造成的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)社保檔案的集中管理，充分體現(xiàn)社保檔案的人本性特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)社保檔案“記錄一生，服務(wù)一生”的管理目標(biāo)。

3.加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

大力加強(qiáng)社保檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)，實(shí)行社保檔案的管理科學(xué)規(guī)范。加強(qiáng)對(duì)社保檔案的形成、整理、保管、利用各工作環(huán)節(jié)的研究，制定操作性強(qiáng)、科學(xué)統(tǒng)一的社保檔案管理規(guī)范，努力促進(jìn)社保檔案信息資源的整合與共享，提高社保檔案的管理效率，使其成為開(kāi)展社會(huì)保障工作的有力工具。

4.努力創(chuàng)新管理模式，創(chuàng)造性地開(kāi)展社保檔案工作

在以人為本的指導(dǎo)思想下，樹(shù)立檔案為人服務(wù)的新觀念，努力開(kāi)創(chuàng)新的管理模式。如長(zhǎng)春市社保局建立了退休人員檔案管理中心，解決了退休人員的養(yǎng)老金發(fā)放、社保檔案管理問(wèn)題；南寧市推出了社保檔案托管服務(wù)。這些新的服務(wù)形式的開(kāi)創(chuàng)，進(jìn)一步推動(dòng)了社會(huì)保障工作社會(huì)化的進(jìn)程，使社保檔案的管理不再依賴于企業(yè)，使職工不再為企業(yè)的破產(chǎn)和自己的退休而擔(dān)心社保檔案的管理問(wèn)題，同時(shí)也給社保檔案管理帶來(lái)了新的活力。在社會(huì)保障工作社會(huì)化的大背景下，數(shù)量龐大的社保檔案管理必然會(huì)成為社會(huì)保障部門(mén)的一項(xiàng)重要開(kāi)支，單純由政府出資來(lái)建立的社保檔案信息中心已經(jīng)很困難，社保部門(mén)可以以公共產(chǎn)品理論為指導(dǎo)，積極探索新的形式，如采取政府相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，第三方出資建立的方式，建立社保檔案信息中心，實(shí)現(xiàn)社會(huì)檔案的保管、利用集中統(tǒng)一管理。

5.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)

要推進(jìn)社保業(yè)務(wù)檔案管理信息化，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案管理信息化與社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)處理信息化實(shí)時(shí)對(duì)接，做到業(yè)務(wù)檔案歸檔實(shí)時(shí)化，管理電子化。通過(guò)采取自動(dòng)化手段，改進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理、服務(wù)方式，在實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理和不斷提高業(yè)務(wù)檔案服務(wù)效能的同時(shí)，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案主動(dòng)防范風(fēng)險(xiǎn)、保證社保經(jīng)辦整體安全的職能，以實(shí)現(xiàn)建設(shè)統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理體系模式，不斷提高社保業(yè)務(wù)檔案管理水平。積極利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，社保部門(mén)可以實(shí)現(xiàn)所有社保繳費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)征收、保費(fèi)的網(wǎng)絡(luò)支付，可以利用社保檔案信息網(wǎng)了解社保工作狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，提高工作效率；用戶可以通過(guò)社保檔案信息中心的網(wǎng)站，輸入自己的社保號(hào)就可以查詢到自己的社保繳費(fèi)等情況，輕松完成繳費(fèi)、支付等所有的工作環(huán)節(jié)；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以和商業(yè)銀行的信用檔案系統(tǒng)、公安的戶籍檔案系統(tǒng)等進(jìn)行信息交互，實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息資源共享。因此，各地社會(huì)保障部門(mén)要重視社保檔案的信息化建設(shè)，加大投入力度，努力建設(shè)社保檔案信息網(wǎng)絡(luò)。

6.加強(qiáng)社保檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

各地要組建專門(mén)的檔案管理隊(duì)伍，根據(jù)工作需求，配備專門(mén)的社保業(yè)務(wù)檔案管理人員，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)社保檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的整體素質(zhì)，以提升社保業(yè)務(wù)檔案的管理水平。