運用時間管理，做好高校院系辦公室秘書工作

孫俊 陳京苗 朱芹 馮可欣

[摘 要]高校院系辦公室秘書日常工作繁重而瑣碎，為了提高工作效率，獲得更高的工作滿意度，應(yīng)該學(xué)會使用時間管理工具與技巧進行自我管理，從而提高工作效率。

[關(guān)鍵詞]高校院系辦公室；時間管理；效率；秘書工作

[中圖分類號]G472 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432（2012）40-0114-03

1 高校院系辦公室工作的特點

高校院系辦公室秘書作為高校管理中的基層人員，是一個必不可少的人群，往往人數(shù)不多，卻承擔(dān)著較多較重而瑣碎的行政與管理工作，如教學(xué)、財務(wù)、科研、文書、安全保衛(wèi)等工作，每天還要處理大量諸如統(tǒng)計數(shù)據(jù)、整理文檔、撰寫材料、接聽咨詢電話、接待來訪人員等工作。而在實際工作中，高校辦公室秘書還面臨許多突發(fā)事件的處理與執(zhí)行，例如，教學(xué)評估、學(xué)位申報、接待、信訪與處理等繁重的工作。這些工作類型繁多，缺乏關(guān)聯(lián)性、連續(xù)性。高校辦公室這種工作性質(zhì)導(dǎo)致辦公室工作人經(jīng)常加班，精神與身體長期超負(fù)荷運轉(zhuǎn)；而同時高校以教學(xué)為中心的主導(dǎo)思想又決定了辦公室人員只能作為教輔人員，在高校的地位只能處于服務(wù)的性質(zhì)，工資待遇相對較低、勞動強度大、工作時間長，從而較嚴(yán)重地影響了他們的生活質(zhì)量和幸福感，甚至影響了他們對工作的認(rèn)可。

另外，辦公室工作人員常常情不自禁掉入時間陷阱。譬如坐在辦公桌前做白日夢、發(fā)呆、跟同事閑聊等等這些浪費時間、毫無效率的活動。而有時辦公室人員因為工作壓力大，注意力總是被周圍的雜志、電腦和不相干的報紙給分散了，有時一些突發(fā)事件需要辦公室人員去處理，所以工作往往拖拖拉拉到最后才完成，從而嚴(yán)重影響了工作效率，浪費了大量寶貴的時間。

而時間是一種珍貴的無形資源：我們無法購買、討要、借用、偷竊、儲存和延長；相反，它容易消逝，不可替代。無論我們是渺小還是偉大，貧窮還是富有，我們每天只有24小時，每周只有168小時。

2 時間管理的必要性

一切的管理如要實現(xiàn)，都需要時間管理，現(xiàn)代時間管理學(xué)也應(yīng)運而生。“現(xiàn)代管理學(xué)之父”德魯克就曾說過“不能管理時間，便什么也不能管理”。高校辦公室工作人員作為高?；鶎臃?wù)人員，要從繁忙的工作中解放出來，杜絕陷入時間陷阱，為了提高工作效率和管理效能，就應(yīng)該學(xué)會科學(xué)的原則和策略，對自己進行管理，對自身時間進行有效地管理，合理、科學(xué)地利用時間，成為時間的主人。

高校院系秘書承擔(dān)的工作任務(wù)繁雜瑣碎，如果不能對時間進行有效管理，往往就會造成疲于奔命、大事抓不了、小事抓不到的浪費時間的現(xiàn)象，從而造成時間浪費工作效率低下等問題的廣泛存在。

造成辦公室時間浪費的原因是多方面的，從客觀上說，可能因為工作確實繁雜瑣碎，但主觀上來說可能在于管理者缺乏明確的目標(biāo)，沒有科學(xué)區(qū)分時間的輕重緩急，沒有對工作任務(wù)進行優(yōu)先排序，根本原因則在于沒有學(xué)會使用時間管理工具對自己的日常工作進行有效的管理，從而浪費大量的時間而效果卻甚微。

為了避免時間浪費、提高高校院系辦公人員的工作效率，就必須要對自身的時間進行管理。

管理大師德魯克就認(rèn)為，要成為有效管理者就是從有效利用時間開始的?！皳?jù)我觀察，有效的管理者不是從他們的任務(wù)開始，而是從掌握時間開始的?！钡卖斂诉€提出管理時間的三個步驟：記錄時間、安排時間和集中時間，是管理者有效性的基礎(chǔ)。

3 高校院系辦公室人員工作時間管理的方法

只有掌握了自己的時間，才能掌握自己的未來。時間管理，是管理者落實工作目標(biāo)、提高工作效率的重要方法和手段，也是自我管理的重要組成部分。作為高校辦公室工作人員面對大量煩瑣的常規(guī)工作和非常規(guī)工作，要迅速、高質(zhì)量完成工作，就必須學(xué)習(xí)時間管理理論、運用時間管理，從而對工作時間進行有效的控制、安排和計劃。

第一，記錄時間、了解自己時間的應(yīng)用。

管理好時間的第一步首先應(yīng)該是了解自己日常時間的運用和分布情況，從中發(fā)現(xiàn)問題，找到自己的優(yōu)缺點，然后發(fā)揚優(yōu)點、改正缺點，制定出適合自己的時間安排策略。因此，我們應(yīng)該詳細(xì)記錄每天的時間使用情況，每天向院系領(lǐng)導(dǎo)匯報工作花了多少時間，每天辦文花了多少時間，財務(wù)報銷花了多少時間……從而明了自己每天時間的使用情況和分布特點，查明自己花費時間在重要事情和一般事情上的比重。找出浪費時間的根源，堅定做好時間管理的想法。

第二，拒絕拖延，是贏得時間管理的法寶。

我們經(jīng)常深陷拖沓或者做事不分輕重緩急的習(xí)慣。拖沓是一種很普遍的浪費時間的行為。在高校辦公室工作人員中，有些人在一天工作開始時滿腔熱情，給自己一天的工作訂下了遠(yuǎn)大的目標(biāo)，決心從早上八點時開始努力工作，一天完成很多任務(wù)。但是，身邊太多的事情使他找到了各種各樣拖延工作的借口，結(jié)果可想而知，一天下來一事無成，結(jié)果就造成時間的浪費，不僅使得個人毫無成就感，而且可能會影響后續(xù)工作的開展，甚至對院系常規(guī)工作的正常運行造成負(fù)面影響和不可挽回的損失。正如人們所說的“壞習(xí)慣就是躺在溫床上，上去容易，下來難”。這樣看來，為了制定有效的時間管理辦法，我們很重要的一步就是拒絕拖延，找出自己弱點，找出干擾自己的外界因素，把它們記錄下來并時刻提醒自己。

第三，明確自己的目標(biāo)，制訂時間安排表。

雖然有人說，計劃不如變化，雖然高校院系辦公室工作人員不是學(xué)校的決策者，工作性質(zhì)相對比較被動，但是如果我們沒有明確的目標(biāo)和計劃，那時間更是無法管理。因為時間管理的目的，就是讓我們在更短的時間內(nèi)達成更多的目標(biāo)，否則我們只能被動地應(yīng)付工作，讓自己成為了工作的奴隸。確定目標(biāo)制訂有效的計劃，我們就可以掌握工作的主動性，可以有效開展工作，從而提高工作的效率。不過，在安排計劃時要保證計劃要有操作性、切實可行，難度系數(shù)不適合都會對工作的開展和效率產(chǎn)生負(fù)面影響。

作為院系辦公室秘書，要根據(jù)學(xué)校學(xué)院年度和學(xué)期工作計劃，根據(jù)自己的崗位需求和工作性質(zhì)，確定好自身的工作范圍，全面羅列自身崗位每年必須完成的最可能進行的工作，而有些常規(guī)工作更是便于安排。再將自己的工作細(xì)化到學(xué)期、月、周、日，合理安排和分解任務(wù)，層層細(xì)化，從而制訂自己詳細(xì)的工作計劃安排。因為復(fù)雜的工作，都是由簡單的工作組成，如能很好的做到任務(wù)分解，將顯而易見節(jié)省大量的時間。這里可以參考目前比較流行的“番茄工作法”，或者采用管理學(xué)者艾倫稱作“瑞士奶酪”的技巧，將其分解為若干小塊，先易后難，從簡單的地方突破，每次做一點，最后積少成多，這必然能取得較好的工作效果。

第四，帕累托原則的運用。

帕累托法則是以意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托命名的，該法則稱80%的工作可以用20%的努力完成，剩下的20%的工作才是最占用我們時間和精力的部分。因此，對于這最重要的部分我們要投入更多的時間、精力和資源。我們?nèi)粘９ぷ髦心男┦侵匾纳贁?shù)呢，這就需要對我們手頭的工作進行必要的排序，確定優(yōu)先次序。

第五，要對工作進行合理的排序。

要想不成為時間的奴隸，我們有必要對工作進行排序，但是我們不能先做喜歡的、熟悉的、容易做的事情，我們應(yīng)該把重要的事情放在第一位。至于緊急的事情，則要根據(jù)具體情況決定。首先，需要界定好自己的工作范圍，很多人整天忙得團團轉(zhuǎn)，實際上處理的不是自己的工作而是別人的工作，因為無原則地接受工作，所以每個人都認(rèn)為可以將工作交給他做。為了區(qū)別重要的和不重要的事情，我們可以把工作進行區(qū)分：重要/不重要和緊急/不緊急，以此來劃分四種不同的工作任務(wù)。

根據(jù)工作任務(wù)，確定優(yōu)先次序。根據(jù)時間管理理論的ABCD法則，將各種任務(wù)分類：A類，重要又緊急的任務(wù)，如對于教學(xué)秘書而言，教學(xué)工作才是最重要的。這部分工作非常重要而又緊急，所以需要快速完成，但匆忙完成該任務(wù)會引發(fā)嚴(yán)重的負(fù)面效果。所以，這些有價值的問題要早安排早籌劃，花更多的精力與時間在當(dāng)天將它們完成。

B類，重要不緊急的任務(wù)。譬如，秘書自己的學(xué)習(xí)培訓(xùn)、專業(yè)成長等。盡管這些工作很重要，卻可以暫時忽略，因為任務(wù)并不緊急。這些工作，可以將它們推后幾天處理。但是若只是盯著眼前事，這些任務(wù)就是不斷被推遲從而變成了A類，給自己工作帶來被動。

C類，不重要但緊急的工作，如接待不速之客、文件、電話、出席某些必要而不重要的會議。這些工作雖然不重要，但是因為緊急，我們常常將過多的注意力放在這些短暫的工作上，因而這些工作常常成為我們浪費時間的元兇。人們總是在緊急的情況下作出讓步，從而讓緊急的事情阻礙了重要的事情的進行。

D類，既不重要也不緊急的任務(wù)，因為這樣的性質(zhì)，這些任務(wù)常常被忽視甚至遺忘，但是拖延和時間的推移會讓這些事情變得緊急，而緊急情況下，人容易作出錯誤的決定。

第六，學(xué)會運用辦公室中節(jié)省時間的小竅門。

在日常的辦公室工作中，總能找到一些節(jié)省時間的小竅門，掌握這些竅門可以使我們能夠更高效地開展工作，提高辦事效率。

（1）集中一天中的前兩個小時的黃金時間處理手頭的工作，并且辦事時盡量做到不接電話、不開會、不接待、不受干擾，這樣可以事半功倍。

（2）立刻回復(fù)重要的郵件，將不重要的刪除。

（3）做個每天的任務(wù)清單和近期工作安排，將重要的事情和約定記載在日志內(nèi)，按照計劃行事。

（4）把瑣碎的工作寫在記錄本上，以便利用零碎的時間來做。

（5）學(xué)會高效利用零碎時間，譬如等車時間、排隊時間、會前時間可以用來寫點東西或構(gòu)思一個文件，不要發(fā)呆或做白日夢。

（6）巧妙并勇于回避干擾，高校院系辦公室作為院系工作的窗口，承擔(dān)著接電話和接待的任務(wù)，但有時卻會遇到來客喋喋不休地講話，應(yīng)該禮貌而果斷地結(jié)束談話。

（7）前一天下班前列出第二天的工作清單，以便第二天清早就能很快地投入到工作中。

（8）精簡文件。高校辦公室承擔(dān)著公文收發(fā)、傳達、存檔和寫作的諸多任務(wù)，從而導(dǎo)致大量文件的產(chǎn)生，如果文件不能及時、合理的整理、分類、歸檔、就可能造成自己在文件中翻滾，給自己日常工作造成被動。

（9）整理好我們的桌子，保持整潔。辦公室井然有序，在一個干凈、有序的環(huán)境中，大多數(shù)人能夠提高工作效率。如果平時疏于或拙于整理辦公室，致使辦公室雜亂無章，桌子上堆滿大量文件并不意味你工作勤奮，紛繁復(fù)雜的文檔與瑣事只會繼續(xù)分散我們的注意力，還可能會浪費大量時間尋找所需文件或用品，不僅浪費時間造成效率低下，甚至影響心情，降低效果。

第七，適當(dāng)增加休閑時間，平衡生活與工作。

如果我們在工作上感到壓力，抽出一些時間休息一下或者做一些自己感興趣的事情。沒有平衡就意味著沒有希望，參加一些戶外運動，釋放憂郁、煩惱，平衡一下我們的精神狀態(tài)，正是通過有效的時間安排與掌控，我們就可以游刃有余地支配時間，不斷提高自己的能力。

4 結(jié) 論

一個人越是善于利用時間，就越能發(fā)揮能力，工作起來就越能游刃有余。大文豪莎士比亞就曾經(jīng)說過“放棄時間的人，時間也放棄了他”。所以，對于工作時間，作為高校院系基層辦公人員有必要想辦法掌控、管理自己的時間，從而提高工作效率和對工作的滿意度，而不是讓自己淪為時間的奴隸。

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[作者簡介]孫?。?974—），女，安徽桐城人，碩士，講師，上海金融學(xué)院會計學(xué)院院辦秘書。研究方向：行政管理；陳京苗（1979—），河北石家莊人，碩士，助理研究員，上海金融學(xué)院會計學(xué)院秘書。研究方向：教學(xué)管理；朱芹（1986—），女，上海市人，本科，上海金融學(xué)院會計學(xué)院秘書。研究方向：行政管理；馮可欣（1989—），男，上海市人，本科，上海金融學(xué)院會計學(xué)院秘書。