如何提高人口和計(jì)劃生育檔案管理水平

崔冬磊

【摘要】人口和計(jì)劃生育檔案是政府制定政策的重要依據(jù)，具有保存和查考利用的價(jià)值。隨著人口和計(jì)劃生育工作的發(fā)展，我國(guó)對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作提出了更高、更嚴(yán)的要求，探索檔案管理工作的新方法、新途徑已經(jīng)成為迫不及待解決的問題。本篇文章從不同方面提出了對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案的管理策略。

【關(guān)鍵詞】人口；計(jì)劃生育；檔案管理；管理策略

當(dāng)前，人口和計(jì)劃生育工作日益規(guī)范，人口計(jì)生檔案管理工作朝著法制化、制度化方向發(fā)展。在新形勢(shì)下，需要進(jìn)一步探索人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的新方法，通過對(duì)此工作的探索實(shí)踐，不僅等夠提高人口計(jì)生檔案的管理水平，更好地開展人口計(jì)生工作，而且有力地促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)社會(huì)的健康、持續(xù)發(fā)展。

一、認(rèn)識(shí)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作的重要性

人口計(jì)生檔案是國(guó)家制定人口和計(jì)劃生育政策的重要依據(jù)，是搞好人口和計(jì)劃生育工作的基礎(chǔ)。要提高人口計(jì)生檔案管理水平就必須充分認(rèn)識(shí)到此檔案的重要性。

人口計(jì)生檔案不僅能夠?yàn)橛g婦女提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，而且有效地服務(wù)于流動(dòng)人口，政府可以通過人口計(jì)生檔案，掌握流動(dòng)人口的動(dòng)向，了解流動(dòng)人口的婚育情況，及時(shí)滿足他們的生育需求。人口計(jì)生檔案還可以通過利用群眾信息需求檔案，了解群眾的需求、疑問、意見或者建議，進(jìn)一步改進(jìn)計(jì)劃生育的工作方法，為群眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高群眾的滿意度。同時(shí)，人口計(jì)生檔案能夠保證群眾的計(jì)劃生育嚴(yán)格執(zhí)法，為人口計(jì)劃生育工作的政務(wù)公開和民主管理提供服務(wù)，保證群眾的知情權(quán)，杜絕不公平、不公正的現(xiàn)象發(fā)生，進(jìn)一步促進(jìn)農(nóng)村的致富，提高農(nóng)村的小康水平。

二、分析并解決人口和計(jì)劃生育檔案管理中的問題

隨著人口和計(jì)劃生育工作的進(jìn)行，人口計(jì)生檔案管理工作出現(xiàn)了一系列的問題，政府工作人員必須認(rèn)真分析其中存在的問題，并找到解決途徑。

當(dāng)前，我國(guó)政府的許多同志存在認(rèn)識(shí)上的偏差，計(jì)生檔案管理思想松懈，工作敷衍了事，弄虛作假，個(gè)別單位造假資料、假文件，嚴(yán)重?fù)p壞了檔案的真實(shí)性。檢查組工作不到位，走馬觀花，導(dǎo)致檔案管理停滯不前。計(jì)生檔案管理人員多為老、弱、病、殘的同志擔(dān)任，工作人員素質(zhì)低，人員不固定，人事調(diào)動(dòng)頻繁，工作被動(dòng)，嚴(yán)重影響了檔案的管理水平。同時(shí)，檔案立卷不規(guī)范，室藏內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，檔案基礎(chǔ)普遍較差。要想把人口計(jì)生檔案管理水平提高一個(gè)檔次，就必須認(rèn)真研究這些問題，解決好這些問題。

三、提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案工作者的文化水平直接影響著檔案的管理水平，要想人口和計(jì)劃生育檔案工作做好，就必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高檔案的管理水平。

當(dāng)前，信息時(shí)代的到來已經(jīng)淘汰了傳統(tǒng)的檔案管理方式，新的檔案管理工作需要高素質(zhì)的復(fù)合型人才，這些人不僅要善于檔案管理，而且要有較高的計(jì)算機(jī)水平，信息處理水平。因此，有關(guān)部門要加強(qiáng)檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，除了聘請(qǐng)高素質(zhì)人才以外，還要重視在職檔案人員的培訓(xùn)，設(shè)立專門的培訓(xùn)班，將培訓(xùn)內(nèi)容與現(xiàn)實(shí)工作相結(jié)合，更要積極鼓勵(lì)檔案工作人員不斷學(xué)習(xí)，提高自學(xué)水平，

通過各種有效途徑，將人口和計(jì)劃生育檔案管理人員的素質(zhì)推上一個(gè)新臺(tái)階。同時(shí)，政府要合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，使不同層次的檔案管理人員相互配合，相互影響，讓整體效能得到最大的發(fā)揮。

在檔案管理基層工作人員提高文化水平的同時(shí)，人口計(jì)劃生育部門的領(lǐng)導(dǎo)也要更新觀念。通過進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人口計(jì)生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，使檔案管理工作與宣傳教育、政策法規(guī)、計(jì)劃生育協(xié)會(huì)等有機(jī)結(jié)合，全力改善檔案管理的工作環(huán)境。

四、實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理

規(guī)范人口計(jì)生檔案工作的程序與方法是檔案管理工作的基礎(chǔ)。檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)方法進(jìn)行。檔案管理工作人員要定期做全面的案卷普查，及時(shí)剔除無用的文件，更新新的檔案。同時(shí)，檔案管理工作人員還需要重新組合案卷，統(tǒng)一分類，規(guī)范案卷。

在檔案的現(xiàn)代化管理中，每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開計(jì)算機(jī)的準(zhǔn)備工作，其中最主要的是著錄工作。在人口計(jì)生檔案管理的準(zhǔn)備工作中，要分輕重緩急，循序漸進(jìn)，分級(jí)次著錄，同時(shí)要分門別類，充分利用檔案目錄的原有信息，減少錄入環(huán)節(jié)，大大提高錄入速度。檔案管理工作人員在進(jìn)行準(zhǔn)備工作時(shí)，也可以用關(guān)鍵詞來代替主體詞，減少查找的時(shí)間。檔案管理的準(zhǔn)備工作做好了，就等于完成了檔案管理整個(gè)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

我國(guó)是世界上的第一人口大國(guó)，人口和計(jì)劃生育檔案管理工作不容忽視。為了適應(yīng)人口計(jì)劃生育工作向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展的趨勢(shì)，人口計(jì)生檔案管理水平必須得到前所未有的提高。只有采取了切實(shí)有效的檔案管理工作措施，才能進(jìn)一步提高檔案管理水平，更好地開展新時(shí)期的人口和計(jì)劃生育工作，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的健康、快速發(fā)展。

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