綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究

王雅梅，任昊利

摘要：目前，辦公自動(dòng)化（OA：Office Automation）系統(tǒng)已經(jīng)越來(lái)越多地被廣泛用于企事業(yè)單位中，它采用Internet技術(shù)，基于工作流的概念，使單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息、協(xié)同工作。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)快速的信息傳遞和處理，為單位的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，提高綜合業(yè)務(wù)處理的效率。本文從系統(tǒng)實(shí)用、可靠、先進(jìn)等方面考慮，對(duì)單位綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行了設(shè)計(jì)和研究。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；信息系統(tǒng)；管理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計(jì)

中圖分類(lèi)號(hào)：G642.0 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2012）09-0189-02

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)和多媒體技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化辦公等方式正在成為未來(lái)企業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)[1]。一個(gè)單位通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，能夠迅速獲取單位內(nèi)部的、外部的信息，并為單位的各種運(yùn)作進(jìn)行輔助。另外，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以提高效率，從而使單位內(nèi)部的管理更加科學(xué)、可靠、可控。

一、系統(tǒng)建設(shè)需求分析

目前，單位或企業(yè)內(nèi)部存在各類(lèi)以業(yè)務(wù)處理為主的管理信息系統(tǒng)，由于這些系統(tǒng)在開(kāi)發(fā)工具、數(shù)據(jù)格式、服務(wù)接口和應(yīng)用對(duì)象上有較大差異，再加上信息系統(tǒng)建設(shè)的漸進(jìn)性導(dǎo)致大量信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，形成“信息孤島”。為了充分利用現(xiàn)有各類(lèi)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)綜合業(yè)務(wù)處理、信息查詢(xún)等服務(wù)，需要對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行整合并集成。基本想法是設(shè)計(jì)一個(gè)綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，將各個(gè)分離的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)集成到一起，使各個(gè)部門(mén)的信息資源達(dá)到充分共享，實(shí)現(xiàn)集中、高效、便利的管理。系統(tǒng)集成采用網(wǎng)絡(luò)集成、功能集成、軟件界面集成等多種集成技術(shù)。

單位現(xiàn)有的信息系統(tǒng)包括：文件收發(fā)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)、訂貨信息系統(tǒng)、人事管理信息系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)和合同管理信息系統(tǒng)。這些信息系統(tǒng)目前還是相對(duì)獨(dú)立的系統(tǒng)，通過(guò)綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)把這些系統(tǒng)集成起來(lái)，可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)或系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，大大提高管理的效率和科學(xué)性。

二、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思想

綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的目的是在現(xiàn)有的信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上集成現(xiàn)有信息資源，實(shí)現(xiàn)綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動(dòng)化。綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是基于工作流的一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)各部門(mén)的協(xié)同辦公、辦公信息資源共享、日常行政事務(wù)管理、文電審批和流轉(zhuǎn)管理，以及各種信息的流通與傳遞，使各部門(mén)人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。

常見(jiàn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)分為Clint/Server（C/S）和Brower/Server（B/S）兩種模式，兩者各有各的優(yōu)缺點(diǎn)，從目前的研究和系統(tǒng)的開(kāi)放性、信息交流等方面看，C/S模式存在一定的局限性，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）C/S模式很難為用戶(hù)提供一致的用戶(hù)界面；（2）在C/S模式下，開(kāi)發(fā)的應(yīng)用程序需要在所有的客戶(hù)機(jī)上安裝、配置，才能運(yùn)行，系統(tǒng)要想升級(jí)也要在所有的客戶(hù)機(jī)上進(jìn)行修改程序，造成系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、維護(hù)成本較高；而使用B/S技術(shù)開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)只需安裝、配置在服務(wù)器上，用戶(hù)系統(tǒng)只要安裝有瀏覽器即可使用；（3）在C/S模式下，用戶(hù)不能對(duì)信息及應(yīng)用系統(tǒng)自由訪(fǎng)問(wèn)；（4）C/S模式培訓(xùn)成本高，與B/S模式相比，瀏覽器的技術(shù)簡(jiǎn)單易用，用戶(hù)很容易就會(huì)掌握瀏覽器的用法[2]。

綜上所述，目前大部分用戶(hù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采用B/S模式。

三、主要功能及模塊設(shè)計(jì)

通常，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)按照功能模塊劃分進(jìn)行設(shè)計(jì)，根據(jù)綜合業(yè)務(wù)處理需求設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，分為6個(gè)模塊：系統(tǒng)登錄、文件上傳、系統(tǒng)管理、電子公文、管理個(gè)人信息[3]。

1.系統(tǒng)登錄。進(jìn)入登錄界面，輸入注冊(cè)的用戶(hù)名和密碼信息，登錄到系統(tǒng)后，系統(tǒng)自動(dòng)分配給用戶(hù)一個(gè)權(quán)限，系統(tǒng)提供管理員用戶(hù)和普通用戶(hù)兩種權(quán)限，用戶(hù)根據(jù)使用權(quán)限使用系統(tǒng)功能。

2.文件上傳。系統(tǒng)提供給用戶(hù)上傳文件的功能模塊，用戶(hù)可以根據(jù)需要上傳自己的文件，文件的格式可以是文檔、圖片、視頻等。通過(guò)文件上傳模塊，用戶(hù)可以達(dá)到上交、共享信息資源的目的。

3.系統(tǒng)管理。系統(tǒng)管理員和普通用戶(hù)都可以使用系統(tǒng)管理功能模塊，主要包括：用戶(hù)信息、公告信息、文件管理、系統(tǒng)日志等子功能。在用戶(hù)信息模塊中，普通用戶(hù)可以添加和修改自己的信息，如用戶(hù)名、職務(wù)、所屬部門(mén)等，管理員可以對(duì)任何用戶(hù)進(jìn)行刪除和修改。在公告信息模塊中，管理員和發(fā)布信息的用戶(hù)可以發(fā)布、更改、刪除公告信息，其他用戶(hù)可以查看公告的主題、內(nèi)容、日期和詳細(xì)信息。在文件管理模塊中，用戶(hù)可以把文件上傳到服務(wù)器，普通用戶(hù)可以根據(jù)權(quán)限下載文件，以便數(shù)據(jù)的共享和交流。沒(méi)有權(quán)限的用戶(hù)則無(wú)法下載文件，只有文件的擁有者或管理員才可以對(duì)文件進(jìn)行修改和刪除操作。在系統(tǒng)日志模塊中，系統(tǒng)對(duì)所有用戶(hù)在系統(tǒng)內(nèi)所作的操作進(jìn)行記錄，管理員可以查看操作者的名稱(chēng)、改動(dòng)的時(shí)間和所做的事件。管理員還可以調(diào)出所有的修改，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。

4.電子公文。系統(tǒng)提供電子公文模塊，包括：文件發(fā)送、文電處理、電子公文管理、文檔編輯和處理，本模塊是綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的關(guān)鍵內(nèi)容之一。本模塊使用辦公自動(dòng)化技術(shù)、工作流技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子公文集中、高效的管理。系統(tǒng)能夠提供給用戶(hù)多種類(lèi)型的公文模板，并且?guī)椭脩?hù)按照不同公文種類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)，使用戶(hù)可以選定模板很快制作規(guī)范的電子公文。系統(tǒng)按照本單位的組織機(jī)構(gòu)和辦事流程設(shè)計(jì)好了公文流轉(zhuǎn)模式，用戶(hù)可以根據(jù)系統(tǒng)提示進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)。系統(tǒng)可以對(duì)公文的批、辦、閱實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)控并且有催辦功能。

5.個(gè)人信息管理。個(gè)人信息管理模塊是為確保用戶(hù)的信息安全，提供給用戶(hù)的特殊功能模塊，用戶(hù)可以在此模塊中修改、刪除個(gè)人信息，從而實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部人員對(duì)個(gè)人信息的管理和維護(hù)。

四、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)是信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容，它的好壞將影響系統(tǒng)運(yùn)行的效率以及系統(tǒng)使用的效果。綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)涉及到多個(gè)信息系統(tǒng)集成問(wèn)題，因此具有一定的特殊性，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作中占有非常重要的地位。根據(jù)本單位的需求，通過(guò)對(duì)綜合業(yè)務(wù)處理流程和辦公自動(dòng)化特點(diǎn)分析，設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)項(xiàng)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)有：公告信息、審批回復(fù)信息、用戶(hù)信息、郵件信息、系統(tǒng)日志信息、公文流轉(zhuǎn)信息等；實(shí)體有：公告信息實(shí)體、審批回復(fù)實(shí)體、用戶(hù)實(shí)體、郵件實(shí)體、文件實(shí)體、系統(tǒng)日志實(shí)體、公文流轉(zhuǎn)信息實(shí)體[4]。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)采用微軟的SQLserver2005數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)。

五、結(jié)束語(yǔ)

目前，很多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)整合了越來(lái)越多的應(yīng)用，日趨變得復(fù)雜，也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的范疇，集成了人、財(cái)、物、信息、知識(shí)等諸多的資源，逐步成為一個(gè)員工辦公、中層管理、領(lǐng)導(dǎo)決策的知識(shí)協(xié)同平臺(tái)。

本文通過(guò)分析綜合業(yè)務(wù)處理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用需求，提出采用基于B/S技術(shù)架構(gòu)搭建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，設(shè)計(jì)了系統(tǒng)功能模塊，設(shè)計(jì)了系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。搭建的原型系統(tǒng)經(jīng)過(guò)測(cè)試運(yùn)行穩(wěn)定、使用方便，為下一步系統(tǒng)大規(guī)模建設(shè)提供了可靠的保障。

參考文獻(xiàn)：

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