對(duì)高校學(xué)生檔案管理的思考

任 潔 喬茂有

(長(zhǎng)春理工大學(xué),吉林長(zhǎng)春 130012)

對(duì)高校學(xué)生檔案管理的思考

任 潔 喬茂有

(長(zhǎng)春理工大學(xué),吉林長(zhǎng)春 130012)

高校學(xué)生檔案是干部人事檔案的重要組成部分,是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)記錄,也是用人單位選擇人才的重要依據(jù)資料。然而,高校學(xué)生檔案管理工作中仍然存在著許多不規(guī)范不標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題,從而使學(xué)生檔案不能恰如其分地反映真實(shí)的情況,影響用人單位對(duì)學(xué)生的真實(shí)了解。從筆者多年從事學(xué)生檔案管理的角度,對(duì)高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題提出一些改進(jìn)的想法和建議。

高校;學(xué)生檔案;管理

一、高校學(xué)生檔案存在的重要性

1、學(xué)生檔案具有憑證作用。學(xué)生檔案是干部人事檔案初始材料,它記載著一個(gè)人在學(xué)生時(shí)期的學(xué)習(xí)、生活和基本素質(zhì)的原始記錄,是非常寶貴且不可再生的資源,因此它在一個(gè)人出國(guó)、就業(yè)、考公務(wù)員、升學(xué)深造、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、計(jì)算工齡、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)等等各方面中起著憑證的作用。

2、學(xué)生檔案是作為了解學(xué)生個(gè)體的重要參考材料。學(xué)生檔案當(dāng)中有成績(jī)單、各學(xué)年的總結(jié)鑒定表、入學(xué)登記表、身體檢查表、獎(jiǎng)勵(lì)和處分材料等。從這些材料當(dāng)中能夠真實(shí)客觀地反映出學(xué)生的學(xué)習(xí)情況、政治思想表現(xiàn)、社會(huì)實(shí)踐狀況、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)關(guān)系和家庭背景等等。有利于教師和輔導(dǎo)員對(duì)學(xué)生個(gè)體的全面了解,有針對(duì)性地發(fā)揮學(xué)生潛能,使學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間得到個(gè)性化潛力的開發(fā);也有利于學(xué)校各部門對(duì)學(xué)生情況的了解,例如學(xué)校學(xué)工部門對(duì)學(xué)生家庭的了解,對(duì)真正有困難的學(xué)生針對(duì)性進(jìn)行適當(dāng)發(fā)放助學(xué)金或安排勤工儉學(xué)等項(xiàng)工作,對(duì)學(xué)生進(jìn)行經(jīng)濟(jì)補(bǔ)貼。

3、學(xué)生檔案為用人單位的調(diào)查提供了直接的途徑。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,畢業(yè)生的就業(yè)也發(fā)生了巨大的變化,由原來(lái)的國(guó)家計(jì)劃培養(yǎng),統(tǒng)籌分配方式轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)生與用人單位的互相選擇的就業(yè)機(jī)制。在用人單位的招聘過(guò)程中,他們不僅要看應(yīng)聘者的就業(yè)自薦書和自我介紹,為了能對(duì)應(yīng)聘者有真實(shí)的較為全面了解,最直接有效的方法就是政審應(yīng)聘者的個(gè)人檔案,了解應(yīng)聘者在校學(xué)習(xí)期間的思想道德、知識(shí)能力和個(gè)人素質(zhì)等情況,是高校學(xué)生踏入工作崗位的“準(zhǔn)入證”。

二、目前高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

1、高校學(xué)生檔案管理缺少標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。從建國(guó)到現(xiàn)在為止,國(guó)家針對(duì)高校的學(xué)生管理頒發(fā)了不少文件,如《高等學(xué)校學(xué)生行為準(zhǔn)則》、《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》、《高等學(xué)校校園秩序管理若干規(guī)定》等文件。2008年教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合制定《高等學(xué)校檔案管理辦法》,并以教育部第27號(hào)令的方式頒布實(shí)施,在文件材料的歸檔范圍內(nèi)增設(shè)了“學(xué)生類”檔案。學(xué)生是高校的主體,這一變化充分體現(xiàn)了“以人為本”的理念,是高校檔案工作的一個(gè)進(jìn)步。但直至今天,沒能看到專門針對(duì)高校學(xué)生檔案管理方面的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。高校學(xué)生檔案管理“政”出多門,在缺少“標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范”的約束下,也就沒有統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)。其結(jié)果必然是雜亂無(wú)序,最明顯是交接材料手續(xù)不規(guī)范。多年以后無(wú)法查找。

2、學(xué)生檔案材料填寫格式不規(guī)范,內(nèi)容不完整,重要材料不齊全?，F(xiàn)在大部分高校的學(xué)生檔案在入校后先由學(xué)生管理部門進(jìn)行統(tǒng)一收集、整理,再將整理后的檔案統(tǒng)一交到學(xué)校的檔案館。在學(xué)生管理部門收集和整理的過(guò)程中,由于沒有專職管理人員檢查和業(yè)務(wù)上的指導(dǎo),使得學(xué)生檔案出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題。如成績(jī)單無(wú)教務(wù)處印章,復(fù)印件當(dāng)成原件存檔,文字材料紙張規(guī)格不一,書寫不規(guī)范,用圓珠筆書寫,班主任鑒定千篇一律,畢業(yè)生登記表、成績(jī)單等重要材料缺失等等。

3、學(xué)生檔案管理方式落后,電子化進(jìn)程緩慢。1999年,我國(guó)作出擴(kuò)大高等院校招生人數(shù)的決定,高等教育從以前的少數(shù)精英式教育到現(xiàn)在多數(shù)人接受教育的發(fā)展。目前高等學(xué)校的入學(xué)人數(shù)在逐年遞增,由于高校檔案的管理方式和手段落后,給高校學(xué)生檔案管理帶來(lái)許多不便。高校學(xué)生檔案具有歸檔材料種類多、流動(dòng)性強(qiáng)、利用率高、工作量大等特點(diǎn)?，F(xiàn)在多數(shù)高校學(xué)生檔案管理仍處于紙質(zhì)、人工的管理方式上,難以適應(yīng)現(xiàn)代化高等教育迅猛發(fā)展的需要。要想解決這些問(wèn)題,僅靠增加工作人員,增強(qiáng)工作責(zé)任心是不現(xiàn)實(shí)的,必須借助于現(xiàn)代化的工具管理高校的學(xué)生檔案,才能使學(xué)生檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。

三、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案現(xiàn)代化管理的措施

1、加強(qiáng)學(xué)生檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。筆者建議相關(guān)部門在《檔案法》的指導(dǎo)下,從高校學(xué)生檔案工作的實(shí)際情況出發(fā),盡快出臺(tái)一部諸如《高校學(xué)生檔案管理工作細(xì)則》、《高校學(xué)生檔案管理工作條例》或《高校學(xué)生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》等此類法規(guī),確保學(xué)生檔案管理工作有法可依,有章可循。這是與時(shí)俱進(jìn)的迫切要求——隨著中國(guó)高等教育體制的提升,高校學(xué)生檔案成為人事檔案管理工作的重頭戲。從學(xué)生個(gè)人來(lái)講,學(xué)生時(shí)期的檔案是其全部檔案的基礎(chǔ);所以用“法規(guī)”的力量強(qiáng)化人們的檔案意識(shí),從而指導(dǎo)和約束學(xué)生檔案管理及運(yùn)作方式,不僅是檔案工作者的心聲,也是國(guó)家檔案事業(yè)的要求。

2、建立高校學(xué)生檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。

第一,學(xué)生檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的建立?？衫眯@網(wǎng),使學(xué)校管理部門共享學(xué)生的各種信息。當(dāng)學(xué)生入校時(shí),就布置填寫《高校學(xué)生入學(xué)登記表》,經(jīng)有關(guān)部門審核后歸入學(xué)生檔案中,作為學(xué)生檔案的一份主要材料。各學(xué)院管理學(xué)生檔案的專、兼職人員根據(jù)這份登記表,把登記表中的信息全部錄入計(jì)算機(jī),這樣就可方便各有關(guān)部門的利用。各學(xué)院根據(jù)學(xué)生在不同時(shí)期的表現(xiàn),動(dòng)態(tài)地記錄學(xué)生在校期間的表現(xiàn)。在學(xué)生將要畢業(yè)時(shí),再由有關(guān)部門分別錄入學(xué)生的綜合信息,如各科成績(jī)、畢業(yè)論文材料、各種獎(jiǎng)懲信息、情商測(cè)評(píng)、獲得的各種證書、畢業(yè)證書編號(hào)、學(xué)位證書編號(hào)等情況,形成學(xué)生在校期間一套完整的,準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

第二,學(xué)生檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的利用。建立高校學(xué)生檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,是為了滿足用人單位對(duì)高校學(xué)生個(gè)人的信息需求,使用人單位在審查學(xué)生個(gè)人相關(guān)信息時(shí)不再受時(shí)間和地域的限制,在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)一定權(quán)限內(nèi)快速、準(zhǔn)確地查閱。各專業(yè)的老師可以利用數(shù)字化檔案,快速掌握學(xué)生的特點(diǎn),進(jìn)行個(gè)性化教學(xué),可增加學(xué)生學(xué)習(xí)興趣,達(dá)到事半功倍的效果;用人單位也可以利用學(xué)生數(shù)字化檔案,快速地篩選出所需要的人才。如:學(xué)生在實(shí)踐中的動(dòng)手能力、社會(huì)活動(dòng)的組織能力、個(gè)人信用情況、心理承受能力、身體健康情況等等;當(dāng)畢業(yè)生需要查詢自己檔案時(shí),可通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)準(zhǔn)確查知其檔案的下落,減少學(xué)生的查詢成本和檔案館的工作量,提高工作效率。學(xué)生檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是高校檔案未來(lái)發(fā)展的方向,以后必將成為高校檔案事業(yè)賴以生存和發(fā)展的重要支柱。

3、歸檔材料科學(xué)化,真實(shí)全面的記錄人才成長(zhǎng)歷程。

學(xué)生檔案的利用價(jià)值在于它的真實(shí)性,客觀性。我國(guó)規(guī)定的學(xué)生檔案歸檔材料已經(jīng)實(shí)施了幾十年了,隨著中國(guó)教育事業(yè)的變革,它要求強(qiáng)化素質(zhì)教育和培養(yǎng)復(fù)合型人才,現(xiàn)在的學(xué)生檔案材料遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能真實(shí)地反映出個(gè)人發(fā)展全貌。為了給用人單位提供全面、真實(shí)、具體的參考資料,學(xué)生檔案當(dāng)中可增加在校期間德、智、體、美、勞、心理狀態(tài),個(gè)性特征,發(fā)展?jié)撃艿炔牧稀Ｈ?

第一,增加誠(chéng)信記錄。誠(chéng)信是人人必備的優(yōu)良品質(zhì),對(duì)于一個(gè)學(xué)生來(lái)講誠(chéng)信更為重要。當(dāng)學(xué)生入學(xué)時(shí)需與校方簽定誠(chéng)信協(xié)議,校方可根據(jù)學(xué)生完成協(xié)議內(nèi)容的程度進(jìn)行評(píng)分,如在考試當(dāng)中是否有抄襲行為、在人際交往和助學(xué)貸款償還中是否有不良記錄等,形成誠(chéng)信檔案。其誠(chéng)信檔案中的分?jǐn)?shù)是100分,此分?jǐn)?shù)不會(huì)增加,但會(huì)隨著學(xué)生做了違反誠(chéng)信規(guī)則的事情而不斷扣分反映學(xué)生的誠(chéng)信程度,成為學(xué)生進(jìn)入職業(yè)生涯的誠(chéng)信資本,也是用人單位選擇準(zhǔn)職工的標(biāo)準(zhǔn)。

第二,關(guān)注學(xué)生的能力。學(xué)生的人個(gè)檔案不僅要反映學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī),而且還要反映學(xué)生的其它方面的能力,如學(xué)生的實(shí)踐能力和創(chuàng)新能力。平時(shí)當(dāng)中應(yīng)注意收集反映學(xué)生成長(zhǎng)進(jìn)步的材料,包括學(xué)生參加學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)情況、組織大型活動(dòng)能力、在校任職情況、個(gè)人作品、榮譽(yù)證書、資格證書等。

第三,建立情商檔案。情商就是認(rèn)識(shí)、控制和調(diào)節(jié)自身情感的能力。一個(gè)人能否成功情商占有重大的作用,有時(shí)甚至超過(guò)智力水平。因此及時(shí)地收集和整理學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的情緒、情感、意志、耐受挫折等方面的材料,可以準(zhǔn)確地分析出學(xué)生個(gè)體性格,采取相應(yīng)地心理輔導(dǎo),有利于學(xué)生的健康成長(zhǎng)。

總之,檔案的利用是高校檔案工作的永恒的主題。在高校當(dāng)中,主要的服務(wù)對(duì)象就是學(xué)生,實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案的現(xiàn)代化管理是高校今后發(fā)展的主要工作之一,從而減少檔案形成過(guò)程中的一些人為失誤,逐步完善學(xué)生檔案在收集和整理過(guò)程中的科學(xué)化、系統(tǒng)化,方便學(xué)生檔案的利用和查找,增加學(xué)生檔案的使用價(jià)值,發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。這是為社會(huì)輸送人才的需要,也是體現(xiàn)高校的整體發(fā)展規(guī)劃,宣傳學(xué)校的窗口。

[1]朱喬芙.管好學(xué)生檔案促進(jìn)學(xué)生就業(yè) [J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2010,(4).

[2]江芳.提高高校學(xué)生檔案管理工作水平 [J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2011,(5).

[3]中華人民共和國(guó)教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》.2008年8月20日.

[4]國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》.1989年10月.

[5]王燕.要實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的規(guī)范化管理 [J].蘭臺(tái)世界,2005,(4).

[6]侯英杰.高校學(xué)生檔案管理改革初探 [J].蘭臺(tái)世界,2008,(2).

[7]崔紅偉.學(xué)生檔案質(zhì)量問(wèn)題及改善途徑 [J].蘭臺(tái)世界,2009,(10).

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1008-7508(2012)05-0108-02

2012-03-31

任潔 (1973～),吉林長(zhǎng)春人,女,長(zhǎng)春理工大學(xué)檔案館,館員;喬茂有 (1953～),吉林長(zhǎng)春人,長(zhǎng)春理工大學(xué)檔案館,副研究館員。